Informatienota Boardletter 2023

Informatienota college / raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

19 januari 2024 Moes Dahri 1156503 drs. J.G. Boerkamp College Rhenen Openbaar (Concept) Boardletter 2023

Het college neemt kennis van: Het college besluit: • •

kennis te nemen van de (concept) Boardletter 2023 de informatie via de griffie toe te voegen als achtergrondinformatie bij het agendapunt Boardletter door de accountant.

Aanleiding/korte voorgeschiedenis Recent is door de accountant de boardletter uitgebracht na de tussentijdse controle. In de Boardletter staan aanbevelingen voor de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. De boardletter is ook door Exilo beoordeeld en de aandachtspunten hebben we in deze informatienota laten terugkomen. Naar aanleiding van de bevindingen van de accountant in de jaarstukken 2022 (in juni 2023) zijn we gestart met een verbetertraject samen met Exilo. De gesprekken van de interim controle waren in november 2023. Hierdoor zijn een aantal punten die genoemd zijn door de accountant ook opgenomen in het verbeterplan.

•

Pagina 6: Hier rapporteert de accountant “Belangrijk aandachtspunt richting de jaarrekeningcontrole is dat wij tijdig over de juiste en kwalitatief toereikende controle informatie kunnen beschikken. ➢

•

Pagina 7: “De deadline om het netwerk op orde te krijgen is 1 januari 2024 in verband met de huidige licenties. Dit betekent dat de gemeente op IT-gebied ‘’offline’’ gaat als deze deadline niet behaald wordt. ➢

•

We zijn vroegtijdig gestart met de voorbereiding en brengen eventuele knelpunten in afstemming met de accountant in beeld. Bijvoorbeeld de voorzieningen en de grondexploitaties.

Is met succes afgerond en dus behaald.

Pagina 7: “Als onderdeel van de CAO 2023 is de RVU (Regeling Vervroegde Uittreding) geïntroduceerd. De organisatie heeft inmiddels geïnventariseerd welke medewerkers willen

deelnemen aan deze regeling. Voor de jaarrekening is het nog van belang om de juiste financiële vertaling te maken. ➢

Na inventarisatie is gebleken dat op dit moment nog niemand zich heeft aangemeld voor deze regeling.

•

Pagina 11: hier staat: “De frauderisicoanalyse is momenteel in voorbereiding. ➢ Het klopt dat dit document er nu nog niet is. Wel zijn er op verschillende plaatsen in de organisatie preventiemaatregelen in het proces genomen om fraude tegen te gaan. In Q1 2024 zullen we een frauderisico analyse opstellen.

•

Pagina 8, 11 en 12: hier staat genoemd dat er geen M&O beleid is. ➢

De gemeente is momenteel bezig om de M&O beleid vorm te geven. Naar verwachting zal dit in boekjaar 2024 verder geformaliseerd worden. Het is overigens geen wettelijke verplichting maar een aanbeveling.

•

Pagina 18: Bij monitoring van dubieuze activiteiten op het netwerk (bv. aanvallen van buiten af): Dit kost de gemeente veel resources wat niet efficiënt en effectief is. ➢ Uiteraard vinden er controles plaats, maar door de ontvlechting was daar minder aandacht voor geweest. In 2024 is in de begroting een budget vrij gemaakt om gebruik te gaan maken van SIEM & SOC oplossing.

•

Pagina 18: bij informatiebeveiliging staat dat er een nieuwe concept beleid voor 2023 is, maar dat deze niet is vastgesteld. ➢

•

Pagina 18: “is geen sprake van een geformaliseerde back-up & recovery procedure bij gemeente Rhenen ➢

•

Het informatiebeleidsplan wordt op dit moment opgesteld. Dit plan gaat begin februari consulterend richting het college en vervolgens richting de raad. In de commissievergadering van 11 maart zal het informatiebeleidsplan verder toegelicht worden richting de raad.

Wij voeren elke dag, en zelfs in het weekend, een volledige back-up uit naar een veilige locatie. Deze strategische back-upinfrastructuur, die al vele jaren wordt onderhouden, maakt gebruik van geavanceerde technologie van VEEAM, een bewezen en betrouwbare oplossing in de sector. Hoewel we momenteel geen formele procedure hebben vastgesteld voor het beheer van onze back-ups, erkennen we het belang van transparantie en accountability.. De gevolgde procedure zullen we daarom gaan formaliseren.

Pagina 23: bij punt 6: klopt dit echt dat de betaalbestanden nog aangepast kunnen worden? ➢

Klopt dat deze aangepast kan worden bij een betaalbatch, maar dan veranderd ook de bijbehorende SHA code. Deze SHA wordt zichtbaar gecontroleerd bij het doorzetten bij de bank.