Informatiebeleidsplan Gemeente Rhenen 2024-2028

Informatiebeleidsplan 2024-2028 Professioneel en toekomstgericht informatiemanagement

Lisanne van Dolderen, Babet Veldhuizen Versie 1.1 (definitief) Augustus 2024

Samenvatting Het dagelijkse werk bij de gemeente Rhenen wordt grotendeels ondersteund door informatievoorziening. Het informatiebeleidsplan schetst een visie op de ontwikkeling van de informatievoorziening voor de komende 4 jaar (2024-2028). Hierin houden we rekening met de effecten van belangrijke ontwikkelingen (zoals cloudgang en AI) en wetgeving (zoals de Woo, omgevingswet), de vereisten op het gebied van informatiebeveiliging (zoals BIO, NIS2) maar ook de wensen vanuit de inwoner en de organisatie. De gemeente Rhenen moet aan de slag met professionalisering van de informatievoorziening en de transitie van een uitvoeringsorganisatie naar een regie en datagedreven organisatie. Onze ambitie is met informatievoorziening waarde te leveren voor de inwoner en organisatie op een duurzame manier. We realiseren de visie via 5 sporen:

De dienstverlening is alleen duurzaam als we zorgen voor de basis op orde met professioneel informatiemanagement. Dit betekent wel dat we minder maatwerk en minder ad-hoc leveren. Dit geeft meerwaarde voor inwoners en medewerkers door een stabiele dienstverlening en bruikbare informatievoorziening die klaar is voor de toekomst.

1

Inhoudsopgave Samenvatting ..................................................................................................................... 1 Voor we beginnen – Begrippenlijst ........................................................................................ 3 1.

Inleiding .................................................................................................................. 5

1.1 Aanleiding en doel ....................................................................................................... 5 1.2 Positionering informatiebeleidsplan ............................................................................... 5 1.3 Sporen ...................................................................................................................... 6 1.4 Leeswijzer .................................................................................................................. 7 2.

Visie ........................................................................................................................ 8

2.1 Organisatievisie .......................................................................................................... 8 2.2 Visie informatievoorziening........................................................................................... 8 3.

Ontwikkelingen ........................................................................................................ 11

3.1 Nieuwe wet- en regelgeving ........................................................................................ 11 3.2 Technologische ontwikkelingen .................................................................................... 12 3.3 Maatschappelijke trends ............................................................................................. 16 4.

Realisatie ................................................................................................................ 18

4.1 In het kort ................................................................................................................ 18 4.2 Algemeen - professioneel informatiemanagement .......................................................... 19 4.3 Digitale dienstverlening .............................................................................................. 21 4.4 Informatieveiligheid en informatiebeheer ...................................................................... 22 4.5 Datagedreven werken ................................................................................................. 23 4.6 Hybride (samen)werken .............................................................................................. 24 5.

Uitvoeringsplan ........................................................................................................ 26

5.1 Kader (plateauplanning) ............................................................................................. 26 5.2 Randvoorwaarden slagen plateauplanning ..................................................................... 26 5.3 Kalender ................................................................................................................... 27 5.4 Investeringsbegroting ................................................................................................. 27

Voor we beginnen – Begrippenlijst Applicaties: Alle softwaretoepassingen of computerprogramma’s die door de gemeente Rhenen worden gebruikt om taken uit te voeren die relevant zijn voor de inwoners en organisatie. Deze toepassingen kunnen variëren van software voor het beheren van gemeentelijke diensten en administratieve processen tot tools voor het verbeteren van communicatie met inwoners of het bijhouden van burgergegevens. Ook websites, apps, programma’s vallen in dit informatiebeleidsplan onder de richtlijnen voor de term applicaties. Cloud Computing Cloud: computing is een model voor het leveren van computermiddelen en diensten via het internet. Het omvat het op aanvraag beschikbaar stellen van rekenkracht, opslag, databases, netwerkdiensten en andere IT-middelen. Gebruikers kunnen toegang krijgen tot deze resources via internet, waardoor ze flexibiliteit hebben zonder de noodzaak om fysieke hardware te bezitten of te beheren. Cloud computing maakt het mogelijk om schaalbare en kostenefficiënte oplossingen te creëren, waarbij gebruikers alleen betalen voor de resources die ze daadwerkelijk gebruiken. Het omvat verschillende service modellen zoals Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) en Software as a Service (SaaS).

Informatiebeheer: Informatiebeheer is het brede aandachtsgebied dat gaat over het opslaan van overheidsinformatie, het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk houden van overheidsinformatie, het waar nodig vernietigen van informatie en tenslotte het (voor raadplegen, gebruiken, bewerken en verwerken) ontsluiten van informatie. Onder andere dossiervorming en archivering vallen er onder. Informatiebeveiliging: het beschermen van informatie en informatiesystemen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, onthulling, onderbreking, aanpassing of vernietiging ten einde beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid te bewerkstelligen. Het gaat hierbij niet alleen om technologische maatregelen (de ICT component), maar ook om organisatorische maatregelen en het beleggen van verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging in de organisatie en daarnaast het vergroten van awareness onder de medewerkers op dit gebied. Informatiemanagement: onder informatiemanagement verstaan we het vertalen van de informatiebehoeften vanuit verschillende bedrijfsprocessen in de organisatie naar een goede en toekomstbestendige informatievoorziening en ICT landschap. Informatiemanagement professionaliseert de vraagkant van ICT en valt daarom in de regel niet onder een ICT-afdeling maar onder de gebruikersorganisatie.

Informatievoorziening: houdt zich bezig met het Verzamelen, Vastleggen, Verwerken en Verstrekken van gegevens. Wanneer dit goed op orde is kan een volgende ‘V’ worden toegevoegd: Voorspellen. Met onze informatievoorziening beschrijven we het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van die organisatie. De informatiebehoefte van een organisatie kan drieledig worden ingedeeld: • Operationele informatie, voor het verrichten van de feitelijke handelingen en het beheersen van de bedrijfsprocessen; • Besturingsinformatie, voor de besturing van de organisatie; • Verantwoordingsinformatie, informatie over verrichting en besturing. Infrastructure-as-a-Service (IaaS): IaaS staat voor Infrastructure as a Service. Het is een vorm van IT-dienstverlening waarbij organisaties virtuele rekenkracht, opslag en netwerkbronnen huren in plaats van fysieke hardware aan te schaffen en te onderhouden. Met IaaS kunnen gebruikers IT-infrastructuur resources op aanvraag schalen en beheren, waardoor ze flexibiliteit en kostenefficiëntie krijgen. 3

Platform-as-a-Service (PaaS): dit is een categorie binnen de IT-dienstverlening waarbij een leverancier een platform biedt aan ontwikkelaars om applicaties te bouwen, implementeren en beheren, zonder zich zorgen te hoeven maken over de complexiteit van de onderliggende infrastructuur. PaaS voorziet in een geïntegreerde omgeving met ontwikkelingshulpmiddelen, middleware en andere services die nodig zijn voor het bouwen van applicaties. In tegenstelling tot Infrastructure as a Service (IaaS), waarbij gebruikers toegang hebben tot virtuele machines en infrastructuurresources, richt PaaS zich meer op het vereenvoudigen van het ontwikkelingsproces. Software as a Service (SaaS): software die als een online dienst wordt aangeboden. De klant hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract per maand per gebruiker, eventueel in combinatie met andere parameters. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en beheer, de gebruiker benadert de software over het internet bij de SaaSaanbieder.

1. Inleiding 1.1 Aanleiding en doel Wij leven op dit moment in een tijd die aangeduid wordt als informatiesamenleving. Dit betekent dat informatie een centrale rol speelt in verschillende aspecten van het dagelijks leven. Zowel privé als op het werk wordt iedereen ondersteund door informatie en applicaties. Ook in het dagelijkse werk bij de gemeente Rhenen is een goede informatievoorziening een noodzakelijk randvoorwaarde om goed werk te kunnen leveren. Denk alleen maar aan de applicaties die we gebruiken om ons werk te doen, het netwerk dat regelt dat iedereen bij de juiste applicaties kan, databases en servers waar we onze informatie bewaren en dataverbindingen met onze inwoners, bedrijven, andere overheden en ketenpartners om gegevens uit te wisselen. Dit heeft ook als gevolg dat wij steeds afhankelijker worden van onze informatievoorziening. Deze wordt complexer en omvangrijker, en stelt hogere eisen aan de beheerorganisatie. Informatievoorziening is daarmee een cruciaal onderdeel van de organisatie geworden. Hoewel informatievoorziening wordt beschouwd als een ondersteunend bedrijfsproces - het is geen doel op zich-, bepaalt het wel of en hoe we onze dagelijkse werkzaamheden kunnen uitvoeren. Een duidelijke visie op de ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de gemeente Rhenen is van groot belang. Deze visie stellen wij vast in het informatiebeleid.

Het informatiebeleid bepaalt hiermee de koers die noodzakelijk is voor een toekomstbestendige informatievoorziening. Hierin houden we rekening met de effecten van belangrijke ontwikkelingen en nieuwe wetgeving, de vereisten op het gebied van informatiebeveiliging maar ook de wensen vanuit de inwoner en de organisatie. Het informatiebeleidsplan stelt duidelijke kaders aan de ontwikkeling van het informatielandschap voor de komende vier jaar (2024-2028) in de gemeente Rhenen. Daarbij staat de gemeente Rhenen specifiek voor een aantal uitdagingen rondom de professionalisering van de informatievoorziening en de transitie van uitvoerings- naar regie en datagedreven organisatie. Het informatiebeleidsplan geeft een invulling aan de volgende onderwerpen: 1. Zicht op wat er speelt in de organisatie en wat er op onze gemeente afkomt; 2. Richting geven aan ontwikkelingen en op basis van vastgelegde kaders prioriteren en keuzes maken; 3. Een gezamenlijke en integrale verantwoordelijkheid voor een professionele informatievoorziening; 4. Een professionele projectaanpak: duidelijk opdrachtgeverschap, en een financiële en capaciteitsplanning; 5. Draagvlak voor de ontwikkelingen in onze informatievoorziening. Daarbij willen we aan de voorkant veiligstellen dat het informatiebeleid haalbaar, proportioneel en realiseerbaar is. Rhenen is een kleine gemeente met ambities.

De gestelde ambities moeten aansluiten bij deze schaal. 1.2 Positionering informatiebeleidsplan Het informatiebeleidsplan is in de praktijk nauw verweven met het bestuursprogramma, de organisatievisie en de (digitale) ontwikkelingen die landelijk en daarbuiten spelen. Ook andere beleidsstukken zoals de ‘visie en strategie data’, de digitale bewaarstrategie en het informatiebeveiligingsplan hangen hier nauw mee samen. Deze verwevenheid komt duidelijk naar voren in het 9-vlaksmodel van Rik Maes. Hier wordt duidelijk dat de informatievoorziening zowel afhankelijk is van de organisatie (de besturingsdomeinen) als de automatisering en ICT. Het informatiebeleidsplan raakt daarom zowel de technische infrastructuur als bijvoorbeeld de beleidsstukken van gerelateerde domeinen zoals informatiebeheer en informatiebeveiliging en privacy. 5

De focus van dit informatiebeleidsplan ligt met name op de toegevoegde waarde van de informatievoorziening. Informatievoorziening richt zich niet alleen op middelen of ICT maar op het geheel van mensen, middelen en maatregelen gekoppeld aan de informatiebehoefte van de organisatie. Hiermee richt het zich dus op zowel de strategische kaders en uitgangspunten als op de informatiearchitectuur. De cirkel in onderstaande figuur geeft dat schematisch weer.

1.3 Sporen Het is belangrijk om voor ogen te houden dat alle veranderingen en investeringen een voordeel opleveren voor de inwoners en ondernemers van Rhenen. Op basis van deze constatering zijn er vijf sporen opgesteld waarlangs het informatiebeleid in hoofdstuk 3 verder wordt uitgewerkt:

Concreet gaan we per spoor in op de volgende onderdelen: • Digitale dienstverlening: gericht op een klantgerichtere dienstverlening en meer participatie door en met inwoners; • Informatiebeveiliging en informatiebeheer: gericht op professioneel informatiebeheer en maatregelen voor informatieveiligheid; • Datagedreven werken: gericht op meer inzicht in prestaties en betere sturingsinformatie;

• •

Hybride (samen) werken: gericht op een productieve werkplek, digitaal samenwerken en een efficiënte ICT-inrichting die dit ondersteunt; Professioneel informatiemanagement: randvoorwaarde om bovenstaande doelen te realiseren;

1.4 Leeswijzer Dit document is tot stand gekomen door middel van interviews met alle teams van de gemeenten Rhenen, kennis uit praktijkervaringen bij andere gemeenten, beleidsdocumenten en rapporten van andere gemeenten, de VNG en binnenlands bestuur, input en feedback van de ambtelijk opdrachtgever, de kwartiermaker datagedreven werken, de adviseur informatiebeheer, de CISO, de regisseur ICT, het IMT en andere sparringpartners binnen gemeente Rhenen. De opbouw van het document is als volgt: de Visie (H.2) beschrijft de uitgangspunten voor de inrichting van de informatievoorziening van de gemeente Rhenen. Het hoofdstuk Ontwikkelingen (H.3) richt zich op de ontwikkelingen op het snijvlak van ICT, informatiebeheer en informatiemanagement. Hierbij gaan we zowel in op wetgeving als technologische ontwikkelingen en maatschappelijke trends. De Realisatie (H.4) richt zich op de uitvoering van de visie. Waar staan we nu per spoor en wat gaan we per spoor realiseren om de visie te realiseren? Dit resulteert in een uitvoeringsplan gebaseerd op de principes van portfoliomanagement.

7

2. Visie In dit hoofdstuk schetsen we de kaders en uitgangspunten van in onze ogen een goede informatievoorziening. Hier gaan we komende jaren naartoe werken. 2.1 Organisatievisie De visie op informatievoorziening heeft veel invloed op de organisatie. Het zegt namelijk iets over hoe we samenwerken met elkaar. Daarom is het belangrijk om de organisatievisie als eerste uitgangspunt te nemen. We stellen ons flexibel op, we hebben vertrouwen in elkaar, we zoeken intern en extern de samenwerking op en we voelen ons verantwoordelijk voor goede en betrouwbare informatievoorziening. Een open houding en goede samenwerking met de samenleving is belangrijk voor de gemeente. We willen informatie delen met inwoners en meenemen in ontwikkelingen (waarderend vernieuwen). Werken vanuit de bedoeling betekent dat we collega’s en raadsleden altijd helpen bij informatievraagstukken of bij problemen in de voorzieningen, zodat zij vervolgens onze inwoners goed van dienst kunnen zijn. Tegelijkertijd verwachten we ook betrokkenheid en adoptievermogen van de organisatie. We willen integrale samenwerking op alle niveaus en een breed gedragen verantwoordelijkheid voor een goede informatievoorziening. 2.2 Visie informatievoorziening

Onze ambitie is met informatievoorziening waarde te leveren voor de inwoner en organisatie op een duurzame manier. De dienstverlening is alleen duurzaam als we zorgen voor de basis op orde met professioneel informatiemanagement. Dit betekent wel dat we minder maatwerk en minder ad-hoc leveren. Dit geeft meerwaarde voor inwoners en medewerkers door een stabiele dienstverlening en bruikbare informatievoorziening die klaar is voor de toekomst. Dit geeft de volgende uitgangspunten voor onze informatievoorziening en daarbij behorend professioneel informatiemanagement: Professioneel informatiemanagement • We hebben een passend applicatielandschap dat het dagelijks werk binnen de gemeente Rhenen ondersteunt. o We stemmen wensen qua efficiëntie, kwaliteitsverbetering of wettelijke vereisten af met de gebruikers. o We verwachten dat gebruikers en proceseigenaren hierin het voortouw nemen. • De informatievoorziening is volledig in beeld en we hebben de regie op wijzigingen. Besluiten gerelateerd aan de aanpassingen van het applicatielandschap of architectuurlandschap worden centraal genomen. o Wij hebben het applicatielandschap volledig in beeld. o Wij hebben zicht op alle (af)lopende contracten en leveranciers. o Wij geven richting, stellen kaders en maken keuzes voor de korte en lange termijn. o Wij toetsen o.a.

op meerwaarde, kosten, veiligheid, beheerbaarheid, archiefwaardigheid, standaardisatie, locatie, risico's en bruikbaarheid. • Alles wat we nieuw ontwikkelen moeten we kunnen beheren, besturen en gebruiken. Vernieuwingen worden pas ingezet als de kennis, processen en hulpmiddelen er zijn. En de vernieuwing is pas afgerond bij een goed geïnstrueerde en opgeleide gebruikersgroep. We leveren geen maatwerk, tenzij. Beheer is centraal, tenzij. • We hebben grip op de structurele en incidentele ICT uitgaven.

•

•

•

•

We zorgen ervoor dat we aan wet- en regelgeving voldoen, maar hoeven hierin niet voorop te lopen. Rhenen kiest ervoor om in deze opgaven vooral volgend te zijn en te kijken waar de meerwaarde zit voor de inwoner. We volgen ontwikkelingen in de ICT en we kijken waar nieuwe technieken waarde toevoegen en durven ook te experimenteren. Maar ook hier hoeven we niet voorop te lopen. We zoeken de samenwerking met andere gemeenten op. We bepalen per onderdeel welke ambitie mogelijk en gewenst is. We staan positief tegenover Cloud ontwikkeling maar blijven hierin kritisch. We bekijken per applicatie de toegevoegde waarde in zowel beheersbaarheid, informatiebeveiliging als kosten. Rondom de hardware maken wij keuzes voor de toekomstige inrichting van de ICT in Rhenen. We hebben door het management goedgekeurde en vanuit verschillende disciplines getoetste beleidsplannen op deelonderwerpen, zoals Artificial Intelligence, Informatiebeveiliging, Datagedreven werken, Informatiebeheer, Inkoop, Cloudstrategie, Teams.

Digitale dienstverlening • De dienstverlening naar onze inwoners is digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet. De papieren stroom blijft nog bestaan. • De dienstverlening is toegankelijk, eenvoudig en eigentijds. • De informatievoorziening is bruikbaar, betrouwbaar en beschikbaar voor al onze inwoners en onze medewerkers. o Storingen hebben we in beeld en lossen we binnen een vastgestelde termijn op met open communicatie. Informatieveiligheid en informatiebeheer • We gaan verantwoordelijk, zorgvuldig en efficiënt om met gegevens en informatie van de inwoner en organisatie. o Wij hebben onze bronnen van waarheid en opslagplaatsen voor data aangewezen en volgen onze digitale bewaarstrategie. o Wij werken zaak- en procesgericht en dragen zorg voor een actuele, transparante en duurzame toegankelijkheid van archiefwaarde informatie. o We maken alle medewerkers bewust van het principe ‘Gegevens zijn openbaar, tenzij'. • We werken informatieveilig: o We voldoen minimaal aan landelijke privacywetgeving (AVG) en Informatieveiligheid (BIO). o Toegangsbeveiliging is in principe ‘nee, tenzij’ volgens een vastgestelde autorisatiematrix. o We investeren in bewustwording en digitale vaardigheden om de kans op datalekken en inbreuken te verkleinen. o We investeren in technische infrastructuur om onze omgeving veilig te houden.

o We werken alleen samen met betrouwbare leveranciers en partners. Datagedreven werken • We gaan data gebruiken bij het sturen van beleid, het monitoren van de uitvoering, en het verantwoorden van de resultaten. • Datagedreven werken is geen doel op zich. Er is altijd sprake van een bijdrage aan een maatschappelijke doelstelling of een slag in effectiviteit of efficiëntie. • Elke collega heeft begrip van de mogelijkheden van datagedreven werken en kan dit in zijn of haar eigen werk toepassen. • We kiezen voor een ambitieniveau tussen early adopters en gemiddeld. Hybride (samen)werken • We werken integraal en projectmatig samen.

9

• •

•

We werken digitaal en tijds-, device- en plaatsonafhankelijk samen. We werken in de Microsoft suite samen. o Alle collega’s weten hoe we Outlook en Teams optimaal kunnen gebruiken. o Alle collega’s starten deze applicaties standaard bij het inloggen op de laptop. o We kijken naar de mogelijkheden van andere Microsoft applicaties en communiceren wat we wel en niet gebruiken. We bieden passende devices aan die hybride samenwerken ondersteunen. o Deze hoeven niet het nieuwste model te zijn. o Deze moeten wel voldoen aan de nieuwste updates.

Met deze uitgangspunten hopen wij vorm te geven aan een efficiënte en eenvoudige inrichting van de informatievoorziening in de gemeente Rhenen. Het is belangrijk dat deze bekend zijn binnen de organisatie en uitgedragen en getoetst worden vanuit het management. De verwachte ontwikkelingen voor de komende jaren op het gebied van ICT en bijbehorende wetgeving worden in het volgende hoofdstuk besproken.

3. Ontwikkelingen De wereld staat niet stil, en zeker niet de wereld van ICT en informatievoorziening. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Digitalisering en automatisering zorgen voor een steeds grotere afhankelijkheid van organisaties van hun ICT. Het tempo van vernieuwing neemt exponentieel toe, en er is geen reden om aan te nemen dat dit tempo afzwakt. Om richting te geven aan ontwikkelingen, keuzes te maken en projecten te definiëren, is het van belang zicht te hebben op deze trends. In dit hoofdstuk worden de meest relevante benoemd, met een onderverdeling in nieuwe wetgeving, technologische ontwikkelingen en maatschappelijke trends. 3.1 Nieuwe wet- en regelgeving Er komt een rijk palet aan (landelijke en Europese) informatiewetgeving op gemeenten af. Dit leidt tot veranderingen in verplichtingen en taken van overheden en brengt informatievraagstukken met zich mee. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste wetgeving, op chronologische volgorde op basis van ingangsdatum: Naam wet

Omschrijving wet

Wet Open Overheid (Woo) Ingangsdatum: 1 mei 2022 (actieve openbaarmaking volgt nog). Single Digital Gateway Ingangsdatum: Annex 1 - 22 december 2022 Annex 2 - 12 december 2023

De Wet open overheid heeft als doel overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo is de opvolger van de Wob.

Wet Digitale Overheid (Wdo) Ingangsdatum: Gefaseerde invoering vanaf 1 juli 2023. Omgevingswet Ingangsdatum: 1 januari 2024

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) Ingangsdatum: 1 juli 2024 NIS2 Ingangsdatum: 17 oktober 2024

De Single Digital Gateway (SDG) geeft burgers en bedrijven makkelijk toegang tot digitale overheidsdienstverlening in de Europese Unie. Dat gebeurt met het portaal (gateway) Your Europe. Deze centrale toegangspoort verwijst gebruikers door naar de juiste websites in de verschillende lidstaten. Via dit portaal kunnen burgers en bedrijven op een eenvoudige manier betrouwbare informatie vinden over overheidsdiensten, -producten en -procedures in Europa. De Wet digitale overheid regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de (semi)overheid. Daarmee wordt bedoeld dat burgers elektronische identificatiemiddelen (eID) krijgen met een substantiële of hoge mate van betrouwbaarheid. De Omgevingswet regelt alles voor de ruimte waarin we wonen en werken. De wet bundelt wetten en regelingen over onder meer ruimte, wonen, infrastructuur, milieu, natuur en water. Het Digitaal Stelsel (DSO) ondersteunt de uitvoering van de omgevingswet. Om te kunnen werken volgens de Omgevingswet moeten overheidsorganisaties de systemen aan moeten sluiten op onderdelen van het DSO. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen.

Zij krijgen daarmee het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. De Network and Information Security (NIS2) directive is een richtlijn gericht op verbetering van de digitale en economische weerbaarheid van Europese lidstaten. De NIS2-richtlijn richt zich op risico’s die netwerk- en informatiesystemen bedreigen, zoals cyberbeveiligingsrisico’s. De komst van de richtlijn moet bijdragen aan meer Europese harmonisatie en een hoger niveau van cybersecurity bij bedrijven en organisaties. De NIS2 is de opvolger van de eerste NIS-richtlijn, ook wel bekend als de NIB, die in

11

Archiefwet 2021 Ingangsdatum: 1 januari 2025 Data Act Ingangsdatum: Medio 2025

AI Act Ingangsdatum: 9 december 2023 aangenomen in Europa. Ingangsdatum nog niet bekend.

Nederland in 2016 is opgenomen in de Wet Beveiliging Netwerk- en Informatiesystemen (Wbni). De Archiefwet 2021 strekt tot modernisering van de Archiefwet 1995, die beter aansluit bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. Belangrijke wijzigingen zijn o.a. het verplicht aanstellen van een archivaris en een verkorte overbrengingstermijn van archieven. De EU Data Act is een belangrijke stap om de data-economie als geheel beter te laten werken. De Data Act gaat ervoor zorgen dat je in de gehele EU bijvoorbeeld grip op je eigen gegevens houdt zodat je deze gegevens op de door jou gewenste manier kan gebruiken. Zo komen er regels in de EU over wie er toegang heeft tot en gebruik mag maken van data uit slimme apparaten. Hierdoor krijgen consumenten en bedrijven meer zeggenschap. Ook kunnen ze makkelijker overstappen tussen clouddiensten en diensten van verschillende Cloud aanbieders met elkaar verbinden. Deze AI-verordening, de allereerste uitgebreide AI-wet ter wereld, bevat regels voor het gebruik van artificiële intelligentie in de EU. Een baanbrekende wet die het gebruik van AI, algoritmes en machine learning beperkt, en eist dat risico’s voor mens en maatschappij worden geminimaliseerd. In aanvulling hierop komt er ook een verplichting voor het algoritmeregister.

Betekenis voor Rhenen De gemeente Rhenen ziet zichzelf als een slimme volger. We lopen niet voorop met de implementatie van nieuwe wetgeving, maar we kiezen voor het ambitieniveau passend bij een kleine gemeente en passen daar onze projectstrategie op aan. Daarbij is het de ambitie om in ieder geval aan het verplichte basisniveau van de wetgeving te voldoen. We moeten ook controleren of we aan alle al bestaande wetgeving (blijven) voldoen die hierboven niet genoemd is. De implementatie van de verschillende wetgeving vraagt veel van medewerkers. Het zijn omvangrijke transities, waarbij met name gedragsverandering van de medewerkers een belangrijke rol speelt. De impact van deze wetgeving op de informatievoorziening en de gehele organisatie is dan ook merkbaar.

3.2 Technologische ontwikkelingen Technologische ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op. Net als bij de implementatie van nieuwe wetgeving positioneert de gemeente Rhenen zich als slimme volger, waarbij het bij elke nieuwe ontwikkeling onderzoekt of het een meerwaarde kan zijn voor onze gemeente. Is dit het geval, dan zullen we deze vernieuwing niet uit de weg gaan. We willen ook zeker niet achterlopen. We sluiten aan op in de praktijk bewezen standaarden, technieken en methoden. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste trends: Beweging naar de cloud Cloud computing is het via een netwerk (internet) op aanvraag (on demand) beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens (SaaS, maar ook IaaS of PaaS; zie begrippenlijst). Een organisatie neemt de functionaliteit af, en niet de techniek waarop die functionaliteit draait. Er is al enige tijd een beweging van organisaties ‘naar de Cloud’. Leveranciers van software bieden hun oplossing (steeds vaker uitsluitend) als Cloud-dienst aan. Daarbij bieden leveranciers van applicaties deze applicatie inclusief dienstverlening aan als Cloud-applicatie. Dat betekent ‘functionaliteit uit het stopcontact’. De leverancier ontzorgt door het uitvoeren van (technisch) applicatiebeheer. Functioneel beheer doen organisaties (deels) zelf.

Gemeenten hebben, in vergelijking met andere organisaties, uitzonderlijk veel applicaties; de beweging naar de Cloud en SaaS is voor hen extra relevant. In de praktijk ontstaan er bij gemeenten -zeker door de tijd heen- mengvormen: een ‘hybride’ Cloud waarbij gemeenten SaaSapplicaties integreren in hun eigen locatie staande fysieke ICT-infrastructuur (on premise); dan wel dat deze integratie wordt verzorgd door de Cloud leverancier. ‘Cloud’ wordt hiermee, door de markt afgedwongen dan wel gekozen vanuit een Cloud-strategie, een steeds groter onderdeel van de ICTinfrastructuur binnen de overheid.

Betekenis voor Rhenen De beweging naar de cloud is voor Rhenen al in volle gang. De servers zijn tijdens de ICT-ontvlechting met Veenendaal verplaatst naar het datacenter BIT in Ede en hardware staat middels een leasecontract ook op locatie bij Telindus in Utrecht. Diverse (kern)applicaties zijn inmiddels overgegaan naar SaaS of de planning is dat deze transitie op korte termijn gaat gebeuren, zoals RxMission, Centric-applicaties, WMO NED en het nieuwe zaaksysteem. Daarnaast wordt er ook gebruik gemaakt van diverse Microsoft-cloudproducten, zoals Teams, die plaats- tijds- en deviceonafhankelijk gebruikt kunnen worden. De beweging naar de cloud is zodoende merkbaar in de gehele organisatie en heeft ook grote impact op de ICT-afdeling. Per saldo neemt het werk bij de gemeente weliswaar af door verSaaSing van applicaties (systeembeheer, technisch applicatiebeheer), maar er komt ook werk voor terug: met name regie over connectiviteit, leveranciersmanagement en SLA-management (met oog voor privacy en informatiebeveiliging). Door deze transitie beweegt de gemeente zich steeds meer van een traditionele beheerorganisatie naar een regie- en inkooporganisatie. Daarvoor zullen (regie)rollen moeten worden ingevuld, zoals een portfoliomanager en een ICT-architect.

De afbakening van iedere rol dient zo te worden gekozen, dat een logische bundeling van activiteiten en verantwoordelijkheden ontstaat, passend bij de transitie die de gemeente wil doormaken.

Artificial Intelligence Kunstmatige intelligentie (ook wel Artificial Intelligence of kortweg AI genoemd) is het concept waarbij machines 'denken als mensen'. Het is een verzamelnaam geworden voor applicaties die complexe taken uitvoeren waarvoor voorheen menselijke input was vereist. Kunstmatige intelligentie is een belangrijke ontwikkeling en gaat wereldwijde een onmiskenbare bijdrage leveren aan een betere overheid, maar heeft ook bedreigingen. Mogelijke positieve gevolgen zijn efficiëntieverbetering, doordat AI ingezet kan worden om processen te automatiseren en efficiënter te maken, of verbeterde dienstverlening, bijvoorbeeld door het bieden van een snelle service aan burgers. Het gebruik van AI brengt bij gemeenten daarentegen zorgen mee op het gebied van privacy en ethiek. Gemeenten zullen te allen tijde zorgvuldig moeten omgaan met de gegevens van hun inwoners en ethische richtlijnen moeten volgen bij het implementeren van AI-systemen. AI-tools bieden enorme kansen, maar er zitten ook risico's aan, zeker voor overheidsorganisaties die veel werken met gevoelige (persoons)gegevens. De uitdaging is om medewerkers verantwoord om te laten gaan met AI-tools en daar ook toezicht op te behouden.

13

Betekenis voor Rhenen De verwachting is dat AI een vogelvlucht gaat nemen, ook in de gemeente Rhenen. Stap voor stap zal AI namelijk een standaard onderdeel worden van de moderne werkplek. Een aantal collega's maakt immers al gebruik van AItools als ChatGPT. Momenteel worden er binnen de gemeente richtlijnen voor het gebruik van AI opgesteld, om ervoor te zorgen dat er op een verantwoorde manier van AItools gebruik wordt gemaakt. Deze richtlijnen focussen zich voornamelijk op het geven van kaders aan de inzet van generatieve AI. Belangrijk is dat er ook nagedacht gaat worden over een visie: hoe wil Rhenen AI inzetten in de toekomst?

Informatieveiligheid en cybercriminaliteit Gemeenten beheren en verwerken gevoelige data, zoals persoonsgegevens van inwoners. Cybercriminaliteit neemt steeds serieuzere vormen aan. Zo zijn er ransomware-aanvallen, waarbij kwaadwillende (statelijke) actoren gegevens versleutelen en losgeld eisen. Dit vraagt gemeentes om hun informatiebeveiliging op een hoger niveau te brengen, zowel qua techniek als qua processen. Het liefst doen we er alles aan door het te voorkomen, o.a. door risico's in beeld te brengen en te mitigeren, of toch de keuze te maken iets niet te doen. Informatiebeveiliging wordt ook steeds meer een verplichting door wetgeving en audits. Daarnaast is bewustwording een belangrijk onderwerp binnen dit domein. Mensen vormen vaak de zwakste schakel in de beveiliging. (on)bewuste onbekwaamheid bij medewerkers kan op verschillende manieren de deur openzetten voor kwaadwillenden. Soms letterlijk door niet alert te zijn op binnensluipers en een deur open te houden, vaak digitaal door te veel toegang te verstrekken, inloggegevens zomaar te verstrekken, zwakke wachtwoorden te kiezen of door de hardening niet op orde te hebben.

Betekenis voor Rhenen Beveiliging van informatie en het weerbaar worden tegen cybercriminaliteit worden steeds belangrijker. De inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners, en ook de eigen medewerkers van de gemeente Rhenen moeten erop kunnen vertrouwen dat zij veilig zaken met de gemeente Rhenen kunnen doen. En zij moeten ervan op aankunnen dat hun gegevens veilig worden opgeslagen en dat hun privacy gerespecteerd wordt. De gemeente Rhenen gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en verwerkt deze volgens de AVG. Daarnaast investeert de gemeente in informatiebeveiliging conform nieuwe wetgeving, zoals NIS2 en de BIO. De gemeente Rhenen voert bewustwordingscampagnes en controles onder de medewerkers uit. De beweging naar Cloud computing houdt in dat er geïnvesteerd moeten worden in het actief voeren van regie op informatiebeveiliging op de cloud computing contracten, zowel de lopende als die nog zullen worden aangegaan (SLA/inkoop management).

Common Ground Common Ground is de informatiekundige visie, vastgesteld door de VNG, waarmee gemeenten collectief de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer gaan inrichten. De huidige manier van digitaal gegevens uitwisselen verloopt traag, is kostbaar en foutgevoelig. Dat maakt het lastig om snel en flexibel in te spelen op de verschillende maatschappelijke opgaven. Common

Ground draait in de basis om een structurele hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier met gegevens om te gaan. De basisgedachte achter Common Ground is dat data wordt losgekoppeld van werkprocessen en applicaties. Deze gegevens worden vervolgens op een gestandaardiseerde wijze ontsloten, uitgewisseld en beschikbaar gesteld in een overheid breed gegevenslandschap. Daardoor wordt data bevraagd bij de bron, in plaats van dat het veelvuldig gekopieerd wordt. Om dit te realiseren wordt er met vier uitgangspunten gewerkt: gegevens worden uniform gemaakt, gegevens worden opgehaald met API's, er wordt gewerkt met één gemeenschappelijke integratielaag en data blijft in de bron. Betekenis voor Rhenen Diverse grote gemeenten zijn in samenwerking met leveranciers aan het experimenteren met Common Ground, zoals Zaakgericht Werken API's. De gemeente Rhenen volgt de landelijke ontwikkelingen nauwgezet, maar is geen voorloper. Wel onderschrijft het de visie van Common Ground en ziet dit model als de toekomst voor de informatievoorziening. Bij de aanschaf van nieuwe applicaties worden de Common Ground-principes daarom in het pakket van eisen opgenomen.

Overige technologische ontwikkelingen Gemeenten staan voor de uitdaging om technologische ontwikkelingen te omarmen om efficiënter te kunnen opereren, diensten te verbeteren en beter in te spelen op de behoeften van hun inwoners. Hieronder zijn enkele belangrijke technologische ontwikkelingen beschreven die relevant kunnen zijn voor gemeenten: • Smart Cities-technologie: Gemeenten kunnen profiteren van technologieën die steden 'slim' maken, zoals het Internet of Things (IoT). Dit kan onder andere slimme straatverlichting, afvalbeheer, en verkeersregulatie omvatten, waardoor de levenskwaliteit verbetert en stadsdiensten effectiever worden. • Blockchain-technologie: Blockchain kan worden toegepast op verschillende gebieden, zoals het verbeteren van transparantie in overheidsprocessen, het beheren van digitale identiteiten en het waarborgen van de integriteit van gegevens. • Robotica en automatisering: Gemeenten kunnen robotica en automatisering gebruiken om repetitieve taken te automatiseren, waardoor personeel meer tijd heeft voor complexere taken en interactie met burgers. • Digital Twins: Digitale tweelingen verwijzen naar virtuele replica's of representaties van fysieke objecten, systemen, processen of entiteiten. Deze digitale tweelingen worden gecreëerd met behulp van gegevens die worden verzameld door sensoren en andere bronnen in real-time.

Het doel is om een nauwkeurige en gedetailleerde digitale kopie te hebben die het fysieke equivalent in de echte wereld weerspiegelt.

Betekenis voor Rhenen De gemeente Rhenen blijft bovenstaande ontwikkelingen nauwgezet volgen. Op dit moment worden innovaties als Smart Cities, Blockchain, Digital Twins en robotica binnen onze gemeente nog beperkt toegepast en staan ze ook niet voor de korte termijn op de planning. Veranderingen in technologie, omstandigheden en/of wetgeving kan hier mogelijk in de toekomst verandering in gaan aanbrengen. De innovaties die we al wel gebruiken moeten we beter in beeld hebben.

15

3.3 Maatschappelijke trends Een maatschappelijke trend is een langdurige en significante verandering of ontwikkeling binnen de samenleving. De technologische vooruitgang van 3.2 is er daar één van. Hieronder zijn een drietal andere maatschappelijke trends benoemd met directe invloed op ICT of informatievoorziening binnen de gemeente Rhenen. Krapte op de arbeidsmarkt In veel sectoren in Nederland is er een tekort aan arbeidskrachten. De ICT is geen uitzondering. Door de toenemende digitalisering en de stijgende dreiging van cyberaanvallen, blijft de vraag naar ICT’ers de komende jaren waarschijnlijk sterk groeien. In ditzelfde maatschappelijke werkveld wisselen ook steeds meer mensen van baan en is de doorloop in veel organisaties hoog. Dit heeft het risico tot kennisverlies tot gevolg, vooral als de kennis niet goed geborgd is.

Betekenis voor Rhenen Ook Rhenen heeft moeite om gekwalificeerd ICT-personeel te vinden. Daardoor zien we in sommige ICT-domeinen afhankelijkheden ontstaan van externe partijen die ons ondersteunen in onze dagelijkse werkzaamheden en bij projecten. Op dit moment heeft een beperkt aantal interne ICT-medewerkers een groot scala aan taken en ervaart daardoor hoge werkdruk. Bij uitval kunnen er problemen in de dagelijkse werkzaamheden ontstaan. Om risico's te mitigeren wordt er door middel van kennisportalen kennis zoveel mogelijk vastgelegd en verspreid en wordt er ook gebruik gemaakt van (vaste) medewerkers van externe partijen, die al jarenlang meedraaien en adequaat kunnen inspringen indien nodig. Ook is de krapte breder in de arbeidsmarkt en heeft dus impact op de manier van werken van de gemeente en de rol die informatiebeleid daarin kan spelen.

Groeiend wantrouwen in instituties Burgers nemen niet meer zomaar alles van de in het verleden onkreukbare instituties aan. Het vertrouwen in de lokale politiek en gemeente neemt bijvoorbeeld ook af. In 2022 gaf 40 procent van de Nederlanders aan geen vertrouwen te hebben in hun gemeente, zo blijkt uit onderzoek van Trouw. Het wantrouwen raakt ook de digitale overheid. Uit onderzoek van KPMG in 2023 blijkt bijvoorbeeld dat meer dan 4 op de 10 Nederlanders negatief zijn over het gebruik van algoritmes door de overheid. Dat kan te maken hebben met de toeslagenaffaire en andere zaken, denken de onderzoekers. Het publiceren van algoritmes in het Algoritmeregister kan mogelijk helpen het vertrouwen te verhogen. De Nationale ombudsman heeft in een reactie Nederlandse overheden opgeroepen om burgers actiever te informeren, over bijvoorbeeld hun recht op toeslagen en regelingen. Steeds meer mensen mijden deze voorzieningen omdat ze de overheid niet meer vertrouwen. Daar kan ook een gebrek aan computervaardigheden, taalproblemen of laaggeletterdheid aan ten grondslag liggen.

Betekenis voor Rhenen De gemeente Rhenen is er voor alle inwoners van de gemeente. We hebben de ambitie om de toegang tot de gemeente zo eenvoudig mogelijk te maken, in begrijpelijke Nederlandse taal en zonder niet-noodzakelijke vragen in het webformulier, conform de wet Digi-toegankelijkheid en de WMEBV. Daarnaast heeft de gemeente als uitgangspunt 'open, tenzij', met betrekking tot ambtelijke en bestuurlijke documentatie en informatie. De projectgroep Woo gaat vanuit het oogpunt van de Wet Open Overheid te komende jaren steeds meer informatie actief openbaar maken. We zullen transparant zijn over het gebruik van algoritmes.

De toekomst van de ‘digitale’ ambtenaar ofwel ambtenaar 4.0 De digitale ambtenaar van de toekomst moet over steeds meer vaardigheden beschikken. Deze ambtenaar moet niet alleen goed zijn in het vak, maar dit ook kunnen vertalen in de werking van een systeem. De ambtenaar moet zich bewust zijn van datagedreven werken en is verantwoordelijk voor de inkoop-, archief- en privacy taken binnen de eigen processen. Daarbij veranderen de werkzaamheden en taken binnen de overheid ook snel door de technologische ontwikkelingen. Mede door ontwikkelingen zoals AI of nieuwe wetgeving zoals NIS2 en de Woo ontstaan er nieuwe banen en taken voor werkenden. Dat gebeurt zowel direct, waarbij nieuwe banen ontstaan om met nieuwe technologie te werken, als indirect, onder andere door de toename in de materiële welvaart. Tegelijkertijd brengt dit ook veranderingen mee in huidige takenpakketten en zal dit soms leiden tot ‘technologische werkeloosheid’ omdat een baan op termijn niet meer bestaat of geautomatiseerd uitgevoerd kan worden.

Betekenis voor Rhenen Digitalisering en technologie veranderen ook het werk van de ambtenaar bij de gemeente Rhenen. Door automatisering en slim gebruik van data veranderen of verdwijnen werkprocessen die jarenlang bestonden, bijvoorbeeld bij DIV. Maar in plaats daarvan komt er bijvoorbeeld een rol als data-analist bij om deze datatransitie in goede banen te leiden. Daarbij zie je dat het takenpakket van teams steeds uitgebreider wordt. Er zijn vaak al kerngebruikers voor een vakapplicatie binnen teams. Tegelijkertijd is er behoefte aan een uitbreiding van de rollen binnen teams met bijvoorbeeld ook een data, privacy, archief, en ICT ambassadeur. We zetten in op digitale scholing van alle medewerkers, afhankelijk van de functie.

17

4. Realisatie In de vorige hoofdstukken zijn het belang en de visie van een goede informatievoorziening geschetst en de ontwikkelingen waar we ondertussen mee te maken krijgen. Hoe we komen tot de realisatie van de visie, staat in dit hoofdstuk beschreven. We volgen in dit hoofdstuk de 5 sporen zoals omschreven in hoofdstuk 1. Hoewel er al veel goed gaat op het gebied van informatievoorziening, zijn er zeker zaken waar we aan willen werken, of die al gaande zijn. Eerst presenteren we de realisatie in het kort in tabelvorm in 4.1: Waar willen we heen en hoe komen we daar? Daarna beschrijven we in 4.2 uitgebreid per spoor eerst waar we nu staan. Vervolgens kijken we vooruit naar de te zetten ontwikkelstappen per speerpunt. 4.1 In het kort Spoor

Waar willen we heen? Applicaties en contracten in beeld en regie op wijzigingen

Professioneel informatiemanagement

Planbare inzet mensen en middelen

Organisatie meenemen

Digitale dienstverlening

Informatieveiligheid en informatiebeheer

Datagedreven werken

Hybride (samen)werken

Langetermijn ICT visie Digitaal, tenzij Interne processen en regie belegd (meetbaar) Verbeterde dienstverlening Goed informatiebeheer

Veilige gegevens Dataprojecten met meerwaarde Datagedreven organisatie De (digitale) werkplek en werkomgeving op orde

Hoe komen we daar? Applicatielandschap in beeld brengen Contract- en leveranciersmanagement inrichten CAB oprichten Rol applicatiebeheer en team data & informatie bepalen Financiën ICT opnieuw vormgeven Projectmatig werken Draagvlak en organisatieontwikkeling creëren IT-servicemanagement best practices implementeren Cloud assessment uitvoeren Uitbreiding digitale dienstverlening Interdisciplinaire werkgroep voortzetten Voldoen aan wetgeving en meten Verbeterpunten verbeterplan informatiebeheer doorvoeren inclusief digitale bewaarstrategie Implementatie BIO Projecten uitvoeren en wensen ophalen Datagedreven teams opleiden Inzet op digitale volwassenheid medewerkers Passende devices, vergaderapparatuur en systemen

4.2 Algemeen - professioneel informatiemanagement Waar staan we nu? (2024) • Applicaties en contracten zijn niet goed in beeld De verantwoordelijkheid ligt laag in de organisatie. Het risico hierbij is dat veel collega's zelf applicaties kunnen aanschaffen en dat dit ook gebeurt zonder toetsing bij ICT. De vrijheid wordt wel als positief ervaren, maar meer integraal samenwerken wordt ook aangemoedigd. Het gevolg hiervan is dat het applicatielandschap en contracten niet goed in beeld zijn en er dus niet (op tijd) gestuurd kan worden op het opzeggen, verlengen of aanbesteden van applicaties. De applicaties zijn onlangs geïnventariseerd in een Excel. De contracten staan op verschillende plekken opgeslagen, waaronder persoonlijke schijven en mailboxen. • Mensen en middelen worden niet goed ingepland Er wordt weinig integraal en projectmatig samengewerkt op het gebied van ICT. Projecten en klussen worden gestart zonder dat alle benodigde mensen en middelen beschikbaar zijn. Dit wordt met de beste intenties gedaan. Applicatiebeheer wordt gedaan door beleidsmedewerkers en -adviseurs naast hun reguliere werkzaamheden. Dit is kostenefficiënt en effectief doordat een collega vaak ook de inhoudelijke kennis heeft. Tegelijkertijd wordt er niet structureel tijd vrijgemaakt voor deze rol en heeft een collega vaak niet de benodigde technische kennis.

Dit brengt risico’s met zich mee in bezetting (werkdruk) maar ook in kwaliteit en applicatie-inrichting en -beveiliging. • ICT processen zijn niet beschreven of niet opgevolgd De kernprocessen voor informatiemanagement zijn (deels) op papier opgezet maar werken nog niet zoals beschreven. Dit komt ook naar voren in de audits. Er is reeds een beleid voor inkoop, AI en datagedreven werken. Een beleid voor Teams en informatiebeheer wordt momenteel opgesteld. • We moeten nog een keuze maken over de toekomstige inrichting van ICT De ICT is in 2023 ontvlochten van Veenendaal en er ligt nu een opgave voor het team op het gebied van werkprocessen en een langetermijnvisie. Er is door Rhenen nog geen definitieve keuze gemaakt over de inrichting van de ICT. Om tijd te kopen om ons hierop te oriënteren is er gekozen voor een tussenoplossing van twee jaar. We hebben gekozen voor een hybride situatie waarbij alle apparatuur die aangekocht zou moeten worden voor het optuigen van de eigen omgeving geleaset is. Hoe realiseren we de visie? (2028) • Applicatielandschap in beeld brengen De beschikbare Excel met applicaties en aanspreekpunten maken we visueel met een architectuurplaat met daarin de applicaties per domein en team en de verbindingen daartussen. Ook zoeken we een tool om per proces de applicaties in beeld te brengen met wettelijke verplichtingen zoals AVG en bewaartermijnen.

Ten slotte kijken we welke applicaties we (op termijn) kunnen opzeggen of opruimen. Een groot deel van de applicaties wordt niet volledig gebruikt. We bekijken kritisch waar we aanwezige software breder kunnen inzetten. Kerngebruikers en beheerders kunnen hier goed bij helpen. We schaffen geen nieuwe software aan als we de functionaliteit al in een andere applicatie in huis hebben. • Contract- en leveranciersmanagement inrichten Contracten gaan we in het zaaksysteem opslaan. We houden een inventarisatie wie wat heeft. Bij ontbrekende contracten worden leveranciers benaderd. Medewerkers worden ingelicht over de nieuwe werkwijze. We stellen een melding in bij het aflopen en plannen evaluatiemomenten in, zowel intern als extern. • Stuurgroep wijzigingen oprichten Er wordt een stuurgroep /Change Advisory Board (CAB) opgericht om nieuwe applicaties en andere wijzigingen te laten toetsen voordat ze worden doorgevoerd. Medewerkers worden ingelicht over de nieuwe werkwijze. De i-adviseur brengt voorgestelde wijzigingen in binnen het overleg waar vanuit verschillende disciplines de wijziging wordt getoetst aan randvoorwaarden. 19

•

•

•

•

•

•

o Is het nodig en is het ook wenselijk? o Is het veilig en voldoet het aan de eisen rondom informatiebeveiliging? o Is er budget voor? o Voldoet het aan de GIBIT inkoopvoorwaarden? o Is er beheer beschikbaar? o Past het binnen de capaciteitsplanning van ICT? o Past het binnen de ICT architectuur? o Is het informatiebeheer geborgd (archief, woo)? o Referentiegemeente (standaardsoftware) o Passend binnen cloudstrategie, securitybeleid, etc.o Prioritering ten opzichte van andere projectwensen. We bespreken hier ook algemene mogelijke wijzigingsprojecten, zoals MFA, SSO en cloudgang. Rol applicatiebeheer en team data & informatie bepalen We gaan in overleg met huidige applicatiebeheerders hoe veel tijd ze kwijt zijn aan beheer en in gesprek over of hun rol van beide partijen wenselijk is. We onderzoeken procesmatig en financieel of applicatiebeheer centraal belegd kan en moet worden. We beschrijven de rollen functioneel en technisch applicatiebeheer en bespreken ook de verwachtingen op gebied van dienstverlening. Ook bepalen we als team data & informatie wat we zelf kunnen en willen faciliteren en wat we van medewerkers vragen rondom beheer en digitale vaardigheden. Financiën ICT opnieuw vormgeven We stellen de budgetten voor ICT opnieuw op samen met financiën volgens ‘zero-basedbudgetting’.

We overleggen maandelijks met een stuurgroep voor een actualisering van de financiële prognose voor het lopende jaar. Bij mogelijke overschrijdingen informeren wij het college en de raad of liever leggen wij hun vooraf een keuze voor. Projectmatig werken We werken projectmatig, professioneel en zorgen voor een duidelijk opdrachtgeverschap en eigenaarschap. Het CAB prioriteert, coördineert en monitort deze verschillende projectvoorstellen en deelt deze met het IMT. Draagvlak en organisatieontwikkeling creëren Draagvlak in de organisatie creëren we door het gezamenlijk vast te stellen van dit informatiebeleid, dat breed te delen en te blijven herhalen. Dit geldt ook voor de te volgen procedures zoals bijvoorbeeld het doen van wijzigingen. De opgaven qua organisatieontwikkeling bespreken we met de organisatieadviseurs en de bestaande vernieuwingsteams. IT-servicemanagement best practices implementeren We hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden. ITIL biedt gedetailleerde best practices en richtlijnen voor tal van IT-beheeractiviteiten, zoals incidentmanagement, probleembeheer, configuratiemanagement en verandermanagement. Deze best practices implementeren we onder leiding van de (tijdelijk ingehuurde) ICTregisseur. Ditzelfde geldt voor de BIO en ISO27001 normen.

Cloudstrategie / toekomst IT bepalen In 2024 gaan wij aan de slag met de voorbereiding van de mogelijke overgang van ICT in 2025. Een grondig Cloud Assessment speelt een cruciale rol in het begrijpen van de mogelijkheden van onze huidige IT-infrastructuur en applicaties in relatie tot de Cloud. Het stelt ons in staat om te identificeren welke onderdelen gemakkelijk kunnen worden gemigreerd, welke een relatief complexere overgang zullen kennen en welke elementen het meest voordelig intern kunnen blijven functioneren. Dit proces biedt ons een duidelijk beeld van de gewenste toekomstige situatie en schetst mogelijke strategieën voor een soepele overgang. Om het meest geschikte scenario te bepalen, zullen we een grondige business case ontwikkelen. Dit omvat een gedetailleerde analyse van kosten, prestaties, veiligheid, schaalbaarheid en flexibiliteit voor elk scenario. De business case zal worden ondersteund door een uitgebreide kosten/baten analyse om de potentiële impact op de organisatie en haar doelstellingen nauwkeurig te begrijpen.

We werken een viertal scenario’s uit: 1. Lease aanhouden 2. Apparatuur overkopen en zelf organiseren 3. Hybrid cloud 4. Volledig cloud 4.3 Digitale dienstverlening Waar staan we nu? (2024) • We bieden onze dienstverlening grotendeels digitaal aan De digitale dienstverlening is redelijk op orde. Een groot aantal processen en producten kan via de website digitaal worden aangevraagd. Voor verschillende vakapplicaties zijn digitale klantportalen beschikbaar. Voor Mozard wordt deze al ingezet. We houden rekening met iedereen en dus ook de inwoners die minder digitaal vaardig zijn of een voorkeur hebben voor een niet-digitale aanvraag. • We meten onze dienstverlening nauwelijks en sturen er niet op Gemeente brede statusinformatie ontbreekt. Hierdoor is sturing op voortgang en beschikbaarheid van dienstverlening moeilijk en blijft klantgerichte dienstverlening achter doordat medewerkers en inwoners geen integraal inzicht hebben in de voortgang van dienstverlening. De regie op eerstelijns klantcontact is versnipperd in de organisatie. De burger zoekt vaak zelf zijn weg in de organisatie. Dit betekent dat we niet alle contactaanvragen in beeld hebben omdat een deel van de vragen rechtstreeks bij de betrokken ambtenaar terecht komt. Ook zijn de online formulieren en afspraken regelmatig niet beschikbaar door storingen. Dit is gevoelsmatig, er wordt geen beschikbaarheid gemonitord.

• De interne processen kunnen efficiënter worden ingericht o Het KCC (op afstand) heeft nog geen toegang tot de gemeente specifieke informatie zoals het zaaksysteem of agenda’s. Hier is Dash voor aangeschaft, maar dit is momenteel nog niet werkend ingericht. In verhouding wordt er veel gebeld naar het klantcontactcentrum in plaats van dat informatie online opgevraagd wordt. Het is onduidelijk of dat is door gewoonte, onduidelijkheid of een gevolg is van de gebruiksvriendelijkheid van de website. o De organisatie is sterk taakgericht en drijft op vakinhoudelijk specialisme. De digitale dienstverlening vraagt echter om een integrale manier van werken. Het is soms onduidelijk wie waar eigenaar van is en waar de gezamenlijke verantwoordelijkheid ligt. Een eerste stap hierin is gezet door de start van de werkgroep digitale dienstverlening. In deze werkgroep komen verschillende disciplines samen (o.a. communicatie, dienstverlening, Woo en informatiemanagement) om gezamenlijk regie te houden op de digitale dienstverlening en de verschillende digitale wetten die ingaan in 2023 en 2024. o De processen zijn voor de medewerkers van KCC en burgerzaken niet altijd efficiënt. Er wordt nog veel via papier gedaan. Omdat het moet, of omdat de inwoner dit wil. Gegevens moeten op meerdere plaatsen dubbel worden ingevoerd en documenten geprint en verstuurd of gescand.

• We voldoen aan wetgeving Voor de invoering van nieuwe wet- en regelgeving die gericht zijn op de dienstverlening, zoals WOO, WEP, WMEBV voldoet Rhenen vaak aan de letter van wet, maar profiteert het niet van de bedoeling van de wet. Er ontbreekt o.a. een helder overzicht van producten en diensten, een volwassen procesgerichte organisatie, voldoende opgeleide medewerkers en eenduidig informatiebeheer. De wetten zetten in op betere dienstverlening; die moet nog ontstaan.

21

Hoe realiseren we de visie? (2028) • Aanpassen organisatie We focussen op een integrale, procesgerichte organisatie. Dit betekent dat we de werkgroep digitale dienstverlening voortzetten. Hierbij maken we duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel of de implementatie van nieuwe wetgeving. • Aanpassen techniek o We voldoen aan de eisen voor de wet digitale toegankelijkheid. Dit betekent dat we op alle websites en apps van de gemeente een toegankelijkheidsverklaring geplaatst hebben. Daarbij hebben we de focus op continue verbetering van de digitale toegankelijkheid van onze dienstverlening. Ook voldoen we aan de vereisten voor DigiD en eHerkenning. o We onderzoeken of we ons aan willen sluiten bij MijnOverheid of dat we de berichtenbox beter op een andere manier kunnen gebruiken. o We focussen op de inzet van gepersonaliseerde diensten en slimme formulieren voor al onze dienstverlening. Dit betekent o.a. inzicht in lopende zaken in ons zaaksysteem of andere vakapplicaties (voortgang en afhandeling) maar ook het ontvangen van een ontvangstbevestiging incl. afschrift van de ingevoerde gegevens. Hiermee voldoen wij aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) die ingaat op 1 juli 2024. o Eén ingang voor alle digitale portalen van de gemeente is helaas niet mogelijk.

Om te zorgen dat onze dienstverlening wel zo efficiënt mogelijk is ingericht onderzoeken we de mogelijkheid om de verschillende toegangsportalen op één plek te centraliseren. We inventariseren wat mogelijk en wenselijk is hiervoor tijdens onder andere de werkgroep digitale dienstverlening. 4.4 Informatieveiligheid en informatiebeheer Waar staan we nu? (2024) • Er zijn veel veranderingen geweest Er hebben veel wijzigingen plaatsgevonden in de bezetting, vooral op managementvlak. Daarnaast zijn de verschillende rollen belegd binnen andere teamsamenstellingen. Ook is er een nieuwe informatieadviseur gestart. In 2023 is de ICT omgeving van de gemeente Rhenen ontvlochten met Veenendaal. Dit betekent dat Rhenen de ICT in eigen beheer heeft. In de basis vraagt dit om nieuwe organisatie brede procesafspraken en een gestandaardiseerde manier van werken inclusief een standaard applicatielandschap. • We werken niet voldoende zaakgericht Het concept ‘zaakgericht werken’ wordt niet breed gedragen in de gemeente en regelmatig omzeild. Vooral de last wordt gezien en niet de meerwaarde. Het huidige zaaksysteem Mozard wordt als lastig ervaren. Het collectief geheugen staat hierdoor onder druk. Ook hebben medewerkers die zaakdossiers aanmaken onvoldoende kennis van of ondersteuning bij het compleet maken van een zaakdossier waardoor de kwaliteit van de informatie onder druk staat.

Een nieuw zaaksysteem staat op het punt aanbesteed te worden. • Informatiebeheer is niet op orde Informatiebeheer staat onder verscherpt toezicht bij de provincie. We willen hier natuurlijk snel vanaf. Afgelopen jaar is een verbeterplan opgesteld en hiervan zijn al enkele punten opgepakt. Er is nog niet altijd duidelijkheid over wat waar bewaard en opgeslagen moet worden. Om hier duidelijkheid over te geven wordt er gewerkt aan een digitale bewaarstrategie. Ook is er geen duidelijk versiebeheer. Er worden bestanden heen en weer gemaild met versies. Dit geeft als risico de juiste versie te missen, het verkeerde bestand of de verkeerde persoon te mailen en dat documenten missen bij uit dienst gaan. • De basis gegevensbescherming is niet op orde. Dit is o.a. gebleken uit de FG meting van december 2023. Denk bijvoorbeeld aan de uitvoer van DPIA’S en gestandaardiseerde processen rondom het verwerkingsregisters of het melden van datalekken.