GRIFFIEWERKPLAN 2021 concept versie 0115

Griffiewerkplan Rhenen 2021

Voorwoord Voor u ligt het Griffiewerkplan voor 2021. Het geeft een overzicht met welke werkzaamheden uw raad door ons dagelijks wordt ondersteund en welke specifieke zaken in 2021 aan de orde komen binnen het Team Griffie. Vanwege de COVID-19 pandemie en de onregelmatige wisseling van consequenties daarvan zal niet op voorhand tot in detail kunnen worden gezegd of en hoe sommige activiteiten kunnen plaats vinden. De in 2020 ingezette ontwikkeling richting meer digitaal en online zal in 2021 worden doorgezet. Dit geldt ook voor de voorbereiding van verschillende activiteiten richting de gemeenteraadsverkiezingen. Als u vragen heeft, dan horen we dat graag en kunt u als raadslid en fractievolger ons bereiken per mail, whatsapp of een afspraak maken via teams. Indien noodzakelijk en mogelijk is een afspraak op het gemeentehuis een optie, binnen de op dat moment geldende regels.

Met vriendelijke groet,

Cybelle Apell (raadsgriffier, 32 uur per week) Kim Koopman (plaatsvervangend griffier/ commissiegriffier/ raadsadviseur, 28 uur per week) Elisah van der Wal (griffiemedewerker, 24 uur per week)

2

Inhoudsopgave 1

2

3

Griffiewerkplan 2021 ........................................................................................................................ 1 1.1

Algemeen................................................................................................................................. 1

1.2

Basiswerkzaamheden griffie.................................................................................................... 1

Specifiek voor 2021 .......................................................................................................................... 2 2.1

Corona ..................................................................................................................................... 2

2.2

Voorgenomen activiteiten ........................................................................................................ 3

Vooruitblik 2022................................................................................................................................ 5

3

1 Griffiewerkplan 2021 1.1 Algemeen Bij de start van 2021 is veilig werken een belangrijk uitgangspunt. De griffie volgt hierbij de aanbevelingen vanuit de rijksoverheid en werk zo veel mogelijk thuis. De focus ligt primair op de ondersteuning van het primaire proces en dat is zorg dragen dat de gemeenteraad besluiten kan nemen. Daar is voor nodig dat de raad kan overleggen en toegang heeft tot relevante informatie. Dat geldt voor de huidige raadsperiode maar ook voor de komende. In 2021 wordt eveneens de komende raadsperiode voorbereid. Dat gaat om algemene ondersteuning bij de verkiezingen, algemene ondersteuning van het inwerken van de nieuwe raadsfracties en ondersteuning bij het nadenken over hoe de uitslag van de verkiezingen kan leiden tot een breed gedragen programma voor de komende raadsperiode.

1.2 Basiswerkzaamheden griffie De werkzaamheden op de griffie zijn grofweg onder te verdelen in enkelvoudige werkzaamheden op de korte termijn, meer complexe werkzaamheden op de middellange termijn en op de lange termijn. Het gaat bij enkelvoudige werkzaamheden bijvoorbeeld om: -

-

het verwerken van de via het zaaksysteem, of per e-mail aangeleverde agendaverzoeken van raadsfracties of college, inclusief achterliggende stukken, in een concept-agenda van de raadscommissies met inhoudelijke toelichting, het maken van de actielijst n.a.v. de raadscommissies (inclusief toezeggingen), het adviseren van een fractie over voorgenomen moties/ amendementen/ schriftelijke vragen. Het verwerken van alle technische vragen en antwoorden en monitoren van de afhandeling. Het op het raadsinformatiesysteem plaatsen van alle toezeggingen, moties en amendementen, schriftelijke vragen en monitoren van de afhandeling daarvan. Overige enkelvoudige werkzaamheden op de korte termijn zijn bijvoorbeeld de verwerking van de stroom van uitnodigingen, oproepen en informatie richting de raad. Dit gebeurt in de leesmap, de wekelijkse verzamelmail, de raadswebsite/ app, outlook, mozard, gemeentepagina en de gemeentelijke website.

Verder gaat het om zaken als: -

contact met insprekers, organiseren van ontmoeting tussen raadsfracties en inwoners, organiseren van ontmoeting tussen raadsfracties onderling,

1

-

organiseren van inhoudelijke verdieping voor de raad, naar behoefte, verwerken van ingekomen post, afhandelen van facturen, tussentijdse installatie en afscheid van een fractievolger, raadslid of wethouder, plaatsen van informatie van de rekenkamer op de website en de leesmap, organiseren van ontmoeting tussen rekenkamer en de raadsfracties, wekelijks afstemmingsoverleg tussen griffier, secretaris en burgemeester, Agendacommissie: voorbereiden van, aanwezigheid bij, verwerken in Notudoc. Presidium: voorbereiden van, aanwezigheid bij, notulen maken, eventuele uit presidium voortkomende acties uitvoeren.

De meer complexe werkzaamheden op de middellange en de lange termijn betreffen zaken als de doorontwikkeling van politiek efficiënt en effectief vergaderen, het opstellen van een scholingsprogramma voor de raad, voorbereiding op de verkiezingen, onderwerpen als integriteit en ondermijning of verdere facilitering van raadsleden op het gebied van ICT, inhoudelijke kennis op maat of het actualiseren van verordeningen die betrekking hebben op het raadswerk. Het gaat daarmee om een scala van werkzaamheden. De genoemde werkzaamheden in dit plan zijn niet compleet. Er zijn regelmatig onvoorziene ontwikkelingen lokaal, regionaal of landelijk waarbij de griffie vroeger of later betrokken wordt en waar inzet wordt gevraagd door een werkgroep of commissie vanuit de raad, een fractie, raadslid, fractievolger, actieve bewoners/ bewonersgroepen, bedrijven of andere organisaties, het college, of buurgemeentes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de RES, MFC Rhenen of de Toekomstvisie/ Omgevingsvisie. Dagelijks wordt ook door verschillende ambtenaren advies gevraagd van de griffie over hoe zij de raad het beste over een onderwerp zouden kunnen informeren of betrekken. Als de situatie zich voordoet dat de gevraagde inzet groter is dan de op dat moment beschikbare capaciteit, ligt de prioriteit bij het primaire werkproces van de raad (het ondersteunen van het nemen van besluiten in de vergadercyclus).

2 Specifiek voor 2021 2.1 Corona Door de Corona-pandemie in Nederland sinds maart 2020 ligt de eerste prioriteit van de griffie bij het op gang krijgen en houden van de primaire werkprocessen van de gemeenteraad. Dit betekent het werken conform de bedoeling van de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming en als om wat voor reden dan ook er fysiek bijeen gekomen wordt, dat dit gebeurt volgens de op dat moment geldende richtlijnen daar voor. Soms kan dit betekenen dat iets niet door kan gaan zoals gepland, dat het anders moet worden vormgegeven dan eerder bedacht of dat het wordt doorgeschoven naar een moment waarop het wel kan.

2

2.2 Voorgenomen activiteiten In dit hoofdstuk worden de onderwerpen toegelicht die door de griffie worden opgepakt in 2021. De volgorde is willekeurig. De ervaring leert dat er in de loop van het jaar nieuwe onderwerpen opkomen, die nog niet in de planning zaten. Bijvoorbeeld door wijziging van wet- en regelgeving, burgerinitiatieven of politieke actualiteiten. De opsomming is daarmee per definitie niet volledig maar indicatief. 1. Doorontwikkeling Politiek Efficiënt en Effectief vergaderen; - Update Handboek voor de raad- en fractievolgers. In 2019 zijn de vergaderafspraken die in 2018 zijn ingevoerd opnieuw tegen het licht gehouden en verder verfijnd. De raad zou hier in 2020 een besluit over nemen maar dit is vanwege corona uitgesteld tot Q1 2021. Aan de hand daarvan zal het handboek worden geactualiseerd. - Periodiek het onderwerp doorontwikkeling bespreken in presidium (terug- en vooruitblik), agendacommissies, overleg burgemeester-gemeentesecretaris-griffier en vertalen naar korteen lange termijn acties. - Ondersteuning raadsleden en fractievolgers digitaal vergaderen. De griffie ondersteunt diegenen die dat nodig hebben in zowel het werken met Notudoc als het werken in Teams. Dit doen we ad hoc reactief en pro-actief door bijvoorbeeld informatie of een oproep in de verzamelmail.

Het kan zijn dat dit onderwerp terug komt in de opleidingsinventarisatie die de fracties in Q1 maken en dan ligt het aanbieden van een verdiepende cursus voor de hand. - Contact met de fracties. In Q3 2021 zal de griffier opnieuw alle fracties aanbieden om (digitaal) langs te komen bij een fractieoverleg om op die manier laagdrempelig fracties de gelegenheid te geven verschillende zaken te bespreken, voor zover daar bij fracties behoefte aan is. 2. Doorontwikkeling zaakgericht werken a) In de organisatie wordt zoveel mogelijk zaakgericht gewerkt. De monitoring en afhandeling van moties, toezeggingen en schriftelijke vragen is voor de raad opgenomen in het raadsinformatiesysteem. In het interne systeem voor zaakgericht werken (Mozard) zijn deze werkzaamheden niet opgenomen. Het risico is daarmee dat de afhandeling buiten beeld kan raken. De griffie zal in 2021 de interne stuurgroep, als aanjager, wijzen op deze ontbrekende schakel in het werkproces bestuurlijke besluitvorming in het zakensysteem Mozard. b) Er zijn in 2019 meerdere overleggen geweest tussen de twee leveranciers en onze ict-adviseur over verschillende praktische aspecten wat betreft de ontsluiting van documenten richting de raad. Eind november is duidelijkheid over de mogelijkheden en wat daar voor nodig is. In Q12020 zou met alle gebruikers en met de budgethouders kosten en baten afwegen.

Een pilot Mozard-Notubiz is in 2020 niet doorgegaan. Dit onderwerp is doorgeschoven naar 2021. c) De raadsdossiers op de website van de gemeente Rhenen worden niet consequent geactualiseerd. Daarnaast zijn ze niet goed vindbaar. De organisatie heeft aangegeven dat de website zal worden verbeterd en dit onderwerp hier in worden meegenomen. De griffie blijft aanjager, met name voor de informatievoorziening in de twee participatietrajecten Toekomstvisie/ Omgevingsvisie en Herinrichting Nieuwe Veenendaalseweg en de Pilot Omgevingsvisie Remmerden. In afwachting van deze verbetering van de website is in 2020 gestart met het aanmaken van dossiers op de raadswebsite. In 2020 is met name gezorgd dat raadsinformatie over Corona en de ontwikkeling van het Gastland daar is terug te vinden. In 2021 zullen de dossiers verder worden gevuld en uitgebreid. 3. Regionale samenwerking In het presidium is 7 oktober 2019 gekozen voor een selectie van samenwerkingsverbanden of instellingen. Deze worden gevraagd in deze raadsperiode een presentatie te geven over hun doelstelling en werkwijze in het algemeen en wat dit betekent voor Rhenen in het bijzonder. De griffie stuurt actief op spreiding in het jaar en op een bestuurlijk logisch moment in de planning, inclusief informatie over aanlevering van stukken.

Het gaat om de OdrU, VRU, FoodValley, Rhenam, Museum, GGD, IW4, NPUH, AVU en eventueel nog een andere organisatie of instelling,

3

afhankelijk van de actualiteit. In 2021 zal in ieder geval Rhenam en IW4 langs komen. De overige organisaties worden meegenomen in de planning. 4. Herbenoeming Het Koninklijk Besluit tot Herbenoeming is eind 2020 genomen. Dit betekent dat op 3 februari de burgemeester door de Commissaris formeel wordt geïnstalleerd ten overstaan van een deel van de raad. Er zal geen formele receptie en dergelijke plaats vinden in verband met de pandemie. 5. Er is in 2020 een inventarisatie gemaakt met de evaluaties en aanbevelingen van de Rekenkamer Rhenen. In 2021 zal bekeken worden of er specifiek voor de raad nog aanbevelingen zijn blijven liggen die moeten worden opgepakt.. 6. Vormgeven adequaat bruikleensysteem tablets voor raadsleden en fractievolgers. Begin 2019 zijn vanuit het Rijk aanpassingen gemaakt in de rechtspositieregeling voor raadsleden en fractievolgers. Dit, in combinatie met een evaluatie, heeft geleid tot een actualisering van de bestaande afspraken (Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Rhenen 2019). Een voor alle gemeenteraden in Nederland onverwacht onderdeel van die nieuwe Rechtspositieregeling is dat gemeentes niet langer een BYOD-regeling voor tablets voor raadsleden mogen hanteren. Er was veel protest hiertegen in 2019 maar dit heeft tot nu toe niet geleid tot wijziging.

In 2020 is dit onderwerp door de griffie, in overleg met de ambtelijke organisatie, opgepakt zodat er in ieder geval bij aanvang van de nieuwe raadsperiode een adequaat systeem is. In verband met corona zijn er een aantal praktische punten zoals een definitieve bruikleenovereenkomst vanuit de organisatie nog niet opgepakt. Dit zal in 2021 door de griffie opnieuw onder de aandacht worden gebracht. 7. Ondersteunen Raadswerkgroep Audit/ Doorontwikkeling P&C- producten. Mede op aanbeveling vanuit de Rekenkamer is in 2020 een klankbordgroep bij dit onderwerp betrokken bij de doorontwikkeling van de Planning & Control-cyclus van de gemeente Rhenen. Het onderwerp zal terugkomen ter consultatie in de raadscommissie Bestuur en Financiën in 2021. 8. Heidag 2021, bijvoorbeeld over duurzame innovaties. Of de Heidag in 2021 door kan gaan in fysieke vorm en over welk onderwerp zal in het Presidium worden besproken. De fysieke mogelijkheid hiertoe zal op zijn vroegst najaar 2021 zijn.. 9. Ontwikkelen integraal lange termijn opleidingsplan voor raadsleden en fractievolgers. De griffie zal een voorzet doen voor een meerjaren opleidingsplan voor raadsleden en fractievolgers, naast de digitale beschikbaarheid op de website van cursussen. Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn bijvoorbeeld dilemmatrainingen, trainingen voor vergaderen of debatteren, update handboek voor de raad.

De start is een inventarisatie van de opleidingsbehoeftes vanuit de fracties. Hier is mee gestart eind 2020 . 10. Burgerinitiatief. Met de nieuwe vergaderafspraken zijn de mogelijkheden voor inspraak verbeterd. Een mogelijke doorontwikkeling zou het onderwerp burgerinitiatief en/of burgeragendering kunnen zijn zodat inwoners zelf de mogelijkheid krijgen om een agendapunt in te dienen ter bespreking in de raadscommissie. In het verleden (2006-2010) heeft de gemeente Rhenen een Verordening Burgerinitiatief gehad. Op dit moment is daar formeel niets over afgesproken. De mogelijkheid om dit in Rhenen te introduceren zal besproken worden met het presidium en eventueel via hen ter besluitvorming worden aangeboden aan de raad. Er kan hierbij gebruik worden gemaakt van de modelverordening van de VNG. Dit onderwerp is in 2020 in het presidium besproken maar had toen vanwege corona geen prioriteit. Het kan eventueel worden opgestart in 2021. 11. Verdieping Pilot Omgevingsvisie Remmerden/Omgevingsvisie Rhenen / Toekomstvisie. In 2020 zal gestart worden met de Pilot Omgevingsvisie Remmerden en in 2021 zal de raad een besluit nemen over het kader van het traject Omgevingsvisie/ Toekomstvisie. Er is een raadswerkgroep bij betrokken. Wellicht dat de raadswerkgroep wordt omgezet naar een raadscommissie.

4

12. Voldoen aan de minimale eisen van de Wet Digitale Toegankelijkheid. (zie bijlage werkplan raadscommunicatie). De gemeente moet voldoen aan de eisen van de Wet Digitale Toegankelijkheid, ook de informatie van de raad. In het presidium is uitgesproken dat Rhenen hierbij niet voorop hoeft te lopen maar wel moet voldoen aan de minimumeisen. De raadswebsite van Rhenen voldoet aan de minimumeisen. De uitvoering en implementatie van verbeteringen hierop is onderdeel van de periodieke gesprekken met de accountmanager en de griffie. 13. De volgende gemeenteraadsverkiezingen zijn in 2022. De voorbereidingen voor de keuze in opkomst bevorderende activiteiten zoals debatten, digitale stemwijzer, mogelijke inzet op het betrekken van specifieke doelgroepen, het nadenken over het in te richten proces na de verkiezingen (bijvoorbeeld raadsprogramma), inwerkprogramma, budget en dergelijke start eind 2020/ begin 2021. Hierbij wordt rekening gehouden met de ontwikkelingen van de coronapandemie. 14. Vergroten communicatie raad- inwoners. Hier is in het presidium in 2020 al even over gesproken. Veel ideeën en wensen kunnen worden vormgegeven als er minder beperkingen zijn vanwege de pandemie.

Zoals een fietstocht door het Binnenveld langs locaties voor duurzame energie, op bezoek bij bedrijven en instellingen, ‘speakers corner’ tijdens een evenement in Rhenen (cuneradag), op bezoek bij de Raad. Wat wel doorgaat is de cursus Politiek Actief voor inwoners die interesse hebben in lokale politiek. Deze start in Q1.

3 Vooruitblik 2022 In 2022 zijn de gemeenteraadsverkiezingen. Dit betekent veel activiteiten vooraf zoals organiseren van een of meer verkiezingsdebatten. Na de verkiezingen begint de vormgeving van de nieuwe raad. De geloofsbrieven van alle gekozen raadsleden, voorgedragen fractievolgers, de installatieprocedure maar ook de verdeling van de verschillende functies binnen de raad. Denk aan commissievoorzitters, afvaardiging Regiocommissie, Werkgeverscommissie etc. Alle fracties zullen naar behoefte worden ingewerkt. Voor de algemene onderwerpen zal gekeken worden of ook deze keer kan worden samengewerkt met omliggende raden. Voor de verdieping zal dit waarschijnlijk lokaal worden vormgegeven. Lopende dossiers worden vanuit de organisatie overgedragen en toegelicht. De nieuwe raad zal op de een of andere manier het eens moeten gaan worden over wat ze de komende raadsperiode wil gaan doen, in ieder geval een meerderheid. Nieuwe wethouders worden gescreend, voorgedragen en geïnstalleerd. Een nieuwe periode breekt aan.

5