Griffieplan 2025 def
Tekst van het document
Griffieplan 2025 tot en met verkiezingen 2026
Griffieplan 2025 tot verkiezingen 1.
Inleiding
Voor u ligt het griffieplan voor 2025 tot en met de verkiezingsdag in 2026. Het griffieplan biedt de raad en de griffie de mogelijkheid prioriteiten voor het komende jaar te benoemen. Het griffieplan is zo kort en bondig mogelijk geschreven. Uit het griffieplan wordt duidelijk waar de strategische en operationele prioriteiten liggen in deze periode. In dit griffieplan is uitgegaan van de bestaande capaciteit binnen de griffie.
2.
Reguliere werkzaamheden
Binnen de reguliere werkzaamheden hebben de werkzaamheden rondom de vergadercyclus de meeste prioriteit. Daarnaast moeten alle werkzaamheden op de griffie met betrekking tot de raadsinstrumenten (zoals technische en schriftelijke vragen, moties en amendementen) tijdig worden uitgevoerd. Ook moet de informatievoorziening richting de raad (en Rijnpost) op peil blijven. Andere werkzaamheden moeten hier soms tijdelijk voor wijken. De lijst van reguliere werkzaamheden van de griffie vindt u in bijlage 1. Deze lijst is aangevuld met taken die sinds het vorige griffiejaarplan regulier zijn geworden: zoals het drie keer per jaar een werkbezoek organiseren, het plaatsen van alle uitnodigingen in NotuBiz en het aan de raad toesturen van de openbare besluitenlijst van het college inclusief achterliggende stukken. De reguliere operationele taken zijn hiermee uitgebreid ten opzichte van vorig jaar. Inzet van de griffie is dan ook om op andere vlakken de structurele administratieve lasten te verlagen om binnen de huidige capaciteit goed de taken te kunnen uitvoeren. Daarnaast willen we in 2025 een belangrijke reguliere taak vaker oppakken: strategische advisering.
3.
Werkzaamheden vanwege wettelijke en technologische verplichtingen
De gemeenteraad heeft wettelijke verplichtingen waar hij aan moet voldoen. Hierbij kan gedacht worden aan verplichtingen vanuit de AVG (privacy), de Archiefwet en de Gemeentewet. Daarnaast gaat met een nieuw zaaksysteem gewerkt worden binnen de gemeente Rhenen in 2025. Dit heeft voor de werkzaamheden op de griffie gevolgen omdat dit systeem ingericht moet worden ook voor zaken die naar de gemeenteraad gaan. Bovendien moet een koppeling gerealiseerd worden tussen het nieuwe zaaksysteem en NotuBiz om te voorkomen dat teveel handmatig informatie overgezet moet worden. Het handmatig overzetten is foutgevoelig en kost veel tijd.
4.
Actiepunten 2025/begin 2026
Hieronder vindt u de (strategische) actiepunten voor het komende jaar tot en met de verkiezingen. De werkzaamheden die na de reguliere werkzaamheden de meeste prioriteit hebben, zijn in groen aangegeven: de verkiezingen en wettelijke verplichtingen. Deze onderwerpen zijn namelijk beide urgent en belangrijk. De overige actiepunten zijn wel belangrijk maar minder urgent.
Wettelijke verplichtingen/ technologische verplichtingen Jaartal
Actie
2025
Aanbesteding accountant. Tijdsbesteding griffie: Hoog
Gemeenteraad AVG-proof maken/houden. Met Functionaris Gegevensbescherming 2025/2026 verdiepingsslag AVG maken. Tijdsbesteding griffie: gemiddeld Nieuw zaaksysteem gemeente Rhenen: implementatie binnen griffie, koppeling tussen zaaksysteem en Notubiz. Tijdsbesteding griffie: Hoog
2025
Notudoc is volgens de vorige accountant onrechtmatig. Er is contact met Notudoc en accountant. Uitkomst kan zijn dat NotuBiz niet onrechtmatig is maar ín het slechtste geval ook dat wel onrechtmatig is. Tussentijds opzeggen contract kan niet dus van opnieuw aanbesteden dit jaar zal geen sprake zijn. Gesprekken met Notudoc gestart in 2024. Dit 2024/2025 moet afgerond worden in 2025. Tijdsbesteding griffie: Laag want geen aanbesteding. Doorloop uit 2024: doorgaan met voorbereiden verplichte archivering uitzendingen vergaderingen voor als elektronisch depot beschikbaar komt bij het Regionaal Archief Onderzoek of Notubiz als ‘bron van waarheid’ benoemd kan worden waardoor de vergaderingen niet meer dubbel verwerkt hoeven te worden (in Notubiz en 2025/2026 zaaksysteem).Tijdsbesteding griffie: wordt gedaan als er tijd is tussen de bedrijven door.
Verkiezingen Jaartal
Actie
2025
Samen met andere gemeente cursus Politiek Actief organiseren of met raadsleden zelf een avond organiseren voor belangstellenden. Tijdsbesteding griffie afhankelijk van hoe ingestoken wordt.
2025
Inzet meer bekendheid van de gemeenteraad in de Rhenense samenleving t.b.v. verkiezingen in overleg met presidium. Tijdsbesteding griffie afhankelijk van hoe ingestoken wordt.
2025
Voorbereiden verkiezingsjaar, debatten voorbereiden, stemwijzer/kieswijzer of vergelijkbaar. Tijdsbesteding griffie: Hoog
2025/2026 Overdracht richting nieuwe raad. Tijdsbesteding griffie: Hoog 2025/2026 Opzetten inwerkprogramma nieuwe raad Tijdsbesteding griffie: Hoog
Vergaderen Jaartal
Actie
2025
Doorloop vanuit 2024: Blijven inzetten op dat fracties elkaar tijdig informeren over moties en amendementen vanwege korte tijd tussen fractie- en raadsvergaderingen (actie zowel griffie als fracties). Vraagt niet veel tijd griffie, vraagt wel structureel aandacht.
Reglement van Orde aanpassen indien nodig. Tijdsbesteding griffie: Gemiddeld. Geen hoge doorlopend prioriteit omdat voor nu opgevangen wordt met informele werkafspraken.
Informatievoorziening Jaartal
Actie
2025
Optimaliseren werkwijze realiseren besluitenlijst met achterliggende stukken van het college in verzamelmail/NotuBiz (dit heeft samenhang met de koppeling tussen Notubiz en het nieuwe zaaksysteem). Vraagt nu (te) veel capaciteit bij griffie en is foutgevoelig, moet verbeterd worden. Tijdsbesteding griffie hoog tijdens inrichten nieuwe zaaksysteem.
2025
De ontwikkelingen ten aanzien van AI gaan snel. Er zijn ondertussen meerdere partijen die een tool op raadsinformatiesystemen kunnen plakken. Ook NotuBiz zelf is hier mee aan de slag. In overleg met NotuBiz worden de mogelijkheden verkend. Als implementatie dan zullen hier ook kosten aan verbonden zijn en dit zal dus gepaard gaan met een verzoek om budget. Tijdsbesteding griffie laag maar hoog door implementatie als keuze is om met AI tools te gaan werken
Onderzoek technische verbeteringen Jaartal Actie
2025
Onderzoek naar vervanging van Word-formats door webformulieren of Notudoc voor schriftelijke vragen en technische vragen. Tijdsbesteding griffie: laag maar hoger als implementatie.
2025
Onderzoek naar wat mogelijk is ten aanzien van AI/andere programma’s om de vindbaarheid van documenten in het raadinformatiesysteem te verbeteren (zie ook onder kopje informatievoorziening) en politiek relevante statistische informatie uit het raadsinformatiesysteem te halen. Zie ook onder kopje ‘informatievoorziening’.
5.
Vooruitkijkend
De werkzaamheden op de griffie zijn soms onvoorspelbaar: politiek kan hectisch zijn, nieuwe wetten worden uitgevaardigd, Woo-verzoeken worden ingediend en juridische procedures worden opgestart. Prioriteiten kunnen daarmee veranderen. Een ding is wel zeker: in 2026 zijn weer gemeentelijke verkiezingen. Het jaar 2025 zal dan ook vooral in het teken staan van de voorbereidingen van de verkiezingen.
6.
Tot slot
De griffie zet in op een goede (strategische) advisering aan de raad, optimale ondersteuning en informatievoorziening.
Bijlage 1 Reguliere taken van de griffie: •
• • •
• • • • • • • • • • • • • • • • •
De griffier neem wekelijks als gelijkwaardige gesprekspartner deel aan de trojka, het overleg met burgemeester en gemeentesecretaris. De griffier brengt daarin bestuurlijke aandachtspunten voor de raad in, vraagt aandacht voor de Langetermijn-agenda, monitoring en voortgang van zaken en behartigt de (strategische) belangen van de raad; Voorbereiden van, en (inhoudelijke) ondersteuning tijdens, raads- en commissievergaderingen voor voorzitter(s), raadsleden en fractievolgers; Voorbereiden van, en (inhoudelijke) ondersteuning tijdens, vergaderingen van de agendacommissie en het presidium voor voorzitter(s), raadsleden en fractievolgers; Voorbereiden van, en (inhoudelijke) ondersteuning tijdens, vergaderingen van de verschillende werkgroepen, werkgeverscommissie, vertrouwenscommissie voor voorzitter(s), raadsleden en fractievolgers; Ondersteunen van raadsleden en fractievolgers in het algemeen; Eerste aanspreekpunt intern voor de ambtelijke organisatie, maar ook voor het college en derden/externen voor commissie- en raadsaangelegenheden; Bewaken van door de raad vastgestelde procedures; De informatie op het raadsinformatiesysteem actueel houden; Zorgen voor uitzetten van en bewaken afhandeling van toezeggingen, schriftelijke en technische vragen en moties; Wekelijkse verzamelmail; Het afhandelen van correspondentie aan de raad; Het beheren van de raads- en griffiebudgetten en het
budget van de rekenkamercommissie; Financiële administratie en verwerken declaraties van raadsleden en fracties; Het opstellen en wijzigen van noodzakelijke verordeningen m.b.t. de werkzaamheden van de raad; Ondersteuning van de rekenkamer(raadscommissie); Het ondersteunen en (strategisch) adviseren van de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de commissievergaderingen en overige bijeenkomsten; Het ondersteunen en (strategisch) adviseren van gemeenteraad, raadsleden en fractievolgers; Organiseren: jaarlijkse Heidag, ontbijt met inwoners, etentje van de raad aan het begin van het jaar en etentje met de raad rond de zomer; Anonimiseren ingekomen stukken; Jaarlijks vergaderschema opstellen; Contact met de Jongerenraad (vervallen op dit moment).
Nieuwe reguliere werkzaamheden sinds 2024 • Alle uitnodigingen aan de raad plaatsen in NotuBiz; • Rijnpost: wekelijkse columns raadsleden (eerder via team communicatie), agenda’s raad in de Rijnpost met korte toelichting op de inhoud bij de commissievergaderingen; • In verzamelmail besluitenlijst college met achterliggende stukken en toezeggingen opnemen; • Ondersteuning auditcommissie; • Driemaal per jaar werkbijeenkomsten organiseren.