Griffiejaarverslag 2024

Griffiejaarverslag In dit verslag leest u welke werkzaamheden de griffie in 2024 verricht heeft. Vanwege de burgemeestersprocedure was 2024 een bijzonder jaar en dit heeft duidelijk effect gehad op de werkzaamheden van de griffie. U leest hieronder eerst een korte toelichting op de burgemeestersprocedure. Vervolgens nemen wij u mee langs de door ons geplande werkzaamheden voor het afgelopen en hoe deze zijn uitgevoerd. Daarna volgen enkele voorbeelden van zaken die wij los van het griffiejaarplan hebben opgepakt. Aan het eind van het verslag vindt u een bijlage met door ons verzamelde cijfers over de afgelopen jaren zoals het gebruik van raadsinstrumenten door fracties en de kijkcijfers op rhenen.raadsinformatie.nl. De werkzaamheden die wij om welke reden dan ook niet (geheel) hebben kunnen oppakken in 2020 zijn opgenomen in het griffiejaarplan 2025 zodat ze in beeld blijven. Burgemeestersprocedure Een nieuwe burgemeester vinden is een mooi maar intensief traject dat deels ook in wetgeving is vastgelegd. De planning ervan is erg afhankelijk is van de agenda van de Commissaris van de Koning. Het traject vraagt veel van de leden van de vertrouwenscommissie en de griffier. Het absolute zwaartepunt van het traject lag in september.

Toen moest gekozen worden wie uitgenodigd werden voor gesprekken, werden twee ronden gesprekken gevoerd op een locatie buiten Rhenen en moest uiteindelijk een besluit genomen worden door de raad op advies van de vertrouwenscommissie. Uitgevoerde werkzaamheden uit het griffiejaarplan 2024 Het grootste deel van de werkzaamheden van de griffie bestaat uit basiswerkzaamheden voortkomend uit de vergadercyclus, vragen van raadsleden en soms extra niet geplande werkzaamheden door onverwachte gebeurtenissen. In het griffiejaarplan wordt jaarlijks een overzicht gemaakt van de geplande extra werkzaamheden. Uit de geplande extra werkzaamheden in het griffiejaarplan voor 2024 is in 2024 het volgende gerealiseerd: 1. Inzet op tijdig informeren over moties en amendementen Hier is vaak aandacht voor gevraagd. Moties en amendementen worden vaker al vroeger gedeeld, niettemin komen de meeste moties en amendementen nog steeds pas na de fractievergadering. Het is noodzaak hier continu aandacht voor te blijven vragen zodat iedereen zich goed kan voorbereiden op de raadsvergaderingen. 2. Vergaderschema met verschillende varianten voorstellen In het presidium van september zijn drie varianten van het vergaderschema voorgelegd. Uiteindelijk heeft het presidium gekozen voor een variant waarin twee keer in 2025 een week extra tijd zit tussen de commissievergaderingen en de raadsvergadering.

Doel hiervan is om te testen of dit ook leidt tot het eerder aanleveren van moties en amendementen. De twee testmomenten zijn de vergadering van de Perspectiefnota en die van de Begroting. 3. In overleg met organisatie raadsvoorstellen verbeteren De organisatie heeft een nieuw format voor raadsvoorstellen opgesteld in overleg met de griffie. Hierover heeft ook een bijeenkomst met de raad plaatsgevonden voor de zomer. Het nieuwe format wordt gebruikt vanaf zomer 2024. Doel hiervan is om de raad te faciliteren in de

besluitvorming. De beslispunten worden bijvoorbeeld meer uitgeschreven en daarmee wordt duidelijker waarover precies besloten wordt en dit maakt het makkelijker een voorstel eventueel te amenderen. 4. Alle bijeenkomsten, ook extern, in Notudoc plaatsen in plaats van het document opkomende evenementen voor eenduidig overzicht Dit wordt vanaf begin 2024 uitgevoerd door de griffie. In het laatste presidium van het jaar is dit geëvalueerd, en we blijven dit op deze manier doen. 5. Onderzoek mogelijkheden toevoegen van collegevoorstellen en achterliggende stukken bij de besluitenlijst van het college Dit punt is vrij snel gerealiseerd. Vanaf begin 2024 ontvangt de raad via de verzamelmail de besluitenlijst van het college van de week ervoor. Hierbij zijn ook de stukken die bij de besluiten horen gevoegd en dus krijgt de raad niet langer alleen sec de besluitenlijst te zien. Deze nieuwe werkwijze konden we snel starten, maar omdat het technisch toch een behoorlijke uitdaging is, is dit wel arbeidsintensief voor de griffie en merken we dat we soms technische problemen hebben. De inzet is om met de koppeling van het nieuwe zaaksysteem met Notubiz deze stukken op een minder arbeidsintensieve manier en zonder technische problemen voor de raad beschikbaar te stellen. 6. Bezoeken aan organisaties en bedrijven organiseren drie keer per jaar Vanaf begin 2024 is hier een start mee gemaakt.

Er hebben werkbezoeken plaats gevonden bij de VSB-locatie en het AZC Leersum, er is een bezoek geweest met uitleg over het onderhoud van de buitenruimte in combinatie met ZAAP, en met de werkgroep Sociaal Domein zijn bijeenkomsten georganiseerd met ouderen in alle kernen. In het vergaderschema voor 2025 zijn ook weer drie werkbezoeken ingepland. 7. Onderzoek naar vervanging van Word-formats door webformulieren voor technische en schriftelijke vragen Notubiz bleek dit niet te kunnen leveren. Dit blijft wel een wens voor 2025. 8. Doorlopend verbeteringen waar mogelijk in Notudoc Dit wordt doorlopend opgepakt. Zo is dit jaar de informatievoorziening completer geworden op rhenen.raadsinformatie.nl. Informatie die eerder op de gemeentelijke website stond is op deze site van de raad geplaatst. Vanuit www.rhenen.nl wordt hiernaar doorverwezen. Wij en andere gemeenten hebben Notudoc gevraagd ook met AI te gaan werken. Vanuit Notudoc wordt dit nu opgepakt en uitgerold. Het is nog niet duidelijk welke mogelijkheden dit precies gaat bieden voor de gemeenteraad. 9. Nieuw zaaksysteem gemeente Rhenen: implementatie binnen griffie en zorgen voor behartigen belangen raad De griffie heeft met een vertegenwoordiger deelgenomen aan een werkgroep voor de aanbesteding voor het nieuwe zaaksysteem om ervoor te zorgen dat waar mogelijk ook de belangen van de raad en de griffie meegenomen werden.

Dit actiepunt loopt door in 2025 want het nieuwe systeem zal pas in 2025 gaan draaien en moet in de eerste helft van 2026 geïmplementeerd worden inclusief koppeling met Notubiz. 10. Experiment met andere soort bijeenkomsten met inwoners in overleg met presidium, laagdrempelig voor inwoners

Eind 2024 werd een motie aangenomen over inwoneragendering. De griffie heeft hiervoor een initiatiefvoorstel gemaakt op verzoek van de raad. In dat raadsvoorstel is aangegeven dat dit voorstel door de griffie gezien werd als uitvoering van dit punt uit het griffiejaarplan. 11. Jaarlijks jaarverslag en griffiejaarplan Jaarlijks wordt dit jaarverslag opgesteld en wordt een griffiejaarplan opgesteld voor de werkzaamheden voor het komende jaar. 12. Start met voorbereidingen verplichte archivering uitzendingen vergaderingen voor als elektronisch depot beschikbaar komt bij het Regionaal Archief (RAZU) Gedurende het jaar zijn al vele vergaderingen gecheckt: staan alle agendapunten goed, werkt de ondertiteling etc. Ook de AVG is hierbij een belangrijk aandachtspunt. De vergaderingen moeten allemaal goed staan om op een gegeven moment ‘bevroren’ te worden en overgezet naar het edepot. Het e-depot wordt ontwikkeld door de RAZU maar bestaat nog niet. In 2025 gaan wij door met deze werkzaamheden. Dit wordt gedaan op momenten dat het even rustig is met de overige werkzaamheden. Het gaat om uitzendingen vanaf 2009. 13. De gemeenteraad AVG proof maken/houden De raad heeft het besluit genomen om de Functionaris Gegevensbescherming ook voor de raad aan te stellen. Dit is een eis in het kader van de AVG.

Het anonimiseren van stukken die openbaar geplaatst worden op Notubiz vraagt gedurende het jaar veel aandacht en inzet vanuit de griffie. In mails aan insprekers wordt altijd expliciet aangegeven dat zij zichtbaar in beeld komen. Als zij dit niet willen, dan kunnen ze dit aangeven bij de griffie. Namen van insprekers worden verwijderd nadat de commissievergadering voorbij is. Op de deuren van de raadszaal hangt een waarschuwing dat video-opnames gemaakt worden. In 2025 wordt een verdere verdiepingsslag gemaakt met de FG en de medewerker gegevensbescherming om zeker te weten dat aan de AVG voldaan wordt. Voorbeelden van niet van tevoren geplande werkzaamheden in 2024: •

Veel inzet griffier door onder druk staande relatie met accountant door het niet halen van de deadline voor het aanleveren van de Jaarrekening bij de provincie en extreem veel geclaimd meerwerk

•

Instellen auditcommissie naar aanleiding van aangenomen motie

•

Burgemeestersprocedure

•

Initiatiefvoorstel inwoneragendering naar aanleiding van aangenomen motie

•

Gestart met werkzaamheden voor het ontvangen van scholen bij de raad (Democracity van ProDemos)

•

Notubiz is volgens de accountant in 2023 onrechtmatig geweest en dit heeft tot extra werkzaamheden geleid. Vanuit de griffie wordt gewerkt aan een oplossing.

Zaken waar in 2024 (vrijwel) niet aan toegekomen werd 1. Extra inzet op actueel krijgen en houden informatie en dossiers op Notudoc We merken dat we hier niet goed aan toekomen. Dit maakt het voor raadsleden en fractievolgers lastiger om zaken te vinden op Notubiz. De ontwikkelingen ten aanzien van AI gaan echter snel. Er zijn ondertussen meerdere partijen die een tool aan raadsinformatiesystemen kunnen linken. Ook Notubiz zelf is hier mee aan de slag. Samen met Notudoc wordt in 2025 gekeken op welke manier hun AI tool van waarde kan zijn voor de Rhenense raad.

Bijlage 1 De Rhenense gemeenteraad in cijfers

Toezeggingen 78

74 58

2022

2023

2024

Amendementen 61

38

32 23

19

17 7

11

6

5

2022 Totaal

2023 Aangenomen

Verworpen

10 3 2024 Ingetrokken

Moties 24

22

17

15

14 7

6

5

4

5

5 2

2022

2023

Totaal

Aangenomen

2024

Verworpen

Ingetrokken

Schriftelijke vragen 76

72

47

2022

2023

2024

Raadsvoorstellen 68

66 50

62 44

2023 Totaal

23

22

18

2022

39

Hamerstukken

2024 Bespreekstukken

Ingekomen stukken 529

433

2022

409

2023

2024

Kijkcijfers 1101 991

710

635

249 70

105

80

Commissie Bestuur & Commissie Financien (29/01) Samenleving (30/01) Live

Commissie Ruimte & Economie (31/01) On demand

Raadsvergadering (06/02)

952

899

668 560

321 142

99 15 Commissie Bestuur & Commissie Financien (11/03) Samenleving (12/03) Live

Commissie Ruimte & Economie (14/03)

Raadsvergadering (19/03)

On demand 735

680

498

106

64 0

98

0

Commissie Bestuur & Commissie Financien (15/04) Samenleving (16/04)

Live

Commissie Ruimte & Economie (17/04)

Raadsvergadering (23/04)

On demand

*Geen commissie B&F

687

649

542

180 91 0

83

0

Commissie Bestuur & Commissie Financien (27/05) Samenleving (28/05) Live *Geen commissie B&F

Commissie Ruimte & Economie (29/05) On demand

Raadsvergadering (04/06)

687 599 460

429

131

83

60

55 Commissie Bestuur & Commissie Ruimte & Financien (01/07) Economie (03/07) Live

Commissie Samenleving (03/07)

Raadsvergadering (09/07)

On demand 753

411

446

387

149

141

131

411

Commissie Bestuur & Commissie Financien (16/09) Samenleving (17/09)

Live

Commissie Ruimte & Economie (19/09)

Raadsvergadering (24/09)

On demand

1213 907 729

404 290

230

169 43

Commissie Bestuur & Commissie Financien (21/10) Samenleving (22/10) Live

Commissie Ruimte & Economie (23/10) On demand

*Commissie B&F op twee avonden (i.v.m. uitloop)

Raadsvergadering (05/11)

1450 1181

596 327

297

204

88

58

Commissie Bestuur & Commissie Ruimte & Financien (02/12) Economie (03/12) Live

Commissie Samenleving (04/12)

Raadsvergadering (10/12)

On demand

*Commissie R&E op twee avonden (i.v.m. uitloop) *Raadsvergadering op twee avonden (i.v.m. uitloop)

754

600

172

225

99 34 Profielschets burgemeester (25/04)

Aanbeveling burgemeester (26/09) Live

Installatie burgemeester (21/11)

On demand

Totaal 9047

5235 3620

3369 749 Commissie Bestuur & Financien

3459 1357

577 Commissie Samenleving Live

Commissie Ruimte & Economie On demand

Raadsvergadering