GRIFFIEJAARVERSLAG 2020 definitief

Griffiejaarverslag In dit verslag leest u welke werkzaamheden de griffie in 2020 verricht heeft. Vanwege de coronapandemie was het jaar 2020 een bijzonder jaar en dit heeft duidelijk effect gehad op de werkzaamheden van de griffie. U leest hieronder eerst een korte toelichting op de effecten van de corona-pandemie. Vervolgens nemen wij u mee langs de door ons geplande werkzaamheden voor dit jaar en hoe deze zijn uitgevoerd. Daarna volgen enkele voorbeelden van zaken die wij los van het griffiejaarplan hebben opgepakt. Aan het eind van het verslag vindt u een bijlage met door ons verzamelde cijfers over de afgelopen jaren zoals het gebruik van raadsinstrumenten en de kijkcijfers op rhenen.raadsinformatie.nl. De werkzaamheden die wij om welke reden dan ook niet (geheel) hebben kunnen oppakken in 2020 zijn opgenomen in het griffiejaarplan 2021 zodat ze in beeld blijven. Corona De Corona-pandemie in Nederland zorgde ervoor dat sinds maart 2020 de prioriteit kwam te liggen bij het op gang krijgen en houden van de primaire werkprocessen van de gemeenteraad. Dit binnen de context van telkens veranderende maatregelen en dito landelijke (tijdelijke) regelgeving en besluitvorming. In deze periode heeft onverwacht ook de procedure voor een nieuwe wethouder plaatsgevonden, wat voor de griffie extra werkzaamheden heeft betekend.

Het is gelukt om de bestaande vergaderstructuur en –planning grotendeels overeind te houden en de verschillende gremia te kunnen organiseren op een manier die, binnen de technische mogelijkheden, zo veel mogelijk aansluit bij de Rhenense praktijk en dit met beperkte kosten. Dit heeft veel inzet gevraagd binnen de griffie (regelmatig aanpassen planning, aanpassen aan steeds veranderende regelgeving, verdiepen en eigen maken digitaal vergaderen en thuiswerken, contacten met ICT en Notubiz, afstemming met de raad, organisatie, college en derden). Na drie maanden werd een modus operandi gevonden voor het “Nieuwe Normaal” en werden de werkweken weer redelijk normaal. In de herfst werd een nieuwe lockdown afgekondigd. Dit had wederom gevolgen voor de wijze van vergaderen. Dit keer wisten we echter al hoe dit aan te pakken waardoor de overgang redelijk soepel verliep. De techniek blijft heel belangrijk bij digitale vergaderingen en laat ons helaas af en toe in de steek. Zo was er geen beeld aan het begin van de vergadering op 7 juli en tijdens commissievergaderingen bleek dat het helaas (en ondanks meerdere pogingen en van tevoren oefenen) niet lukte om op een goede manier hybride te vergaderen tijdens de commissievergaderingen. Dat wil zeggen dat op het moment dat de commissie fysiek vergadert, de digitale inspreker vrijwel niet te verstaan is.

Niet in de raadszaal maar ook niet voor mensen die de uitzending via rhenen.raadsinformatie.nl bekijken. Bij raadsvergaderingen is hybride vergaderen sowieso (nog) niet toegestaan.

Werkzaamheden uit het griffiejaarplan 2020. Het grootste deel van de werkzaamheden van de griffie bestaat uit basiswerkzaamheden voortkomend uit de vergadercyclus, vragen van raadsleden en soms extra werkzaamheden door actualiteiten. In het griffiejaarplan wordt jaarlijks een overzicht gemaakt van de geplande extra werkzaamheden. Uit het griffiejaarplan 2020 is in 2020 het volgende gerealiseerd:

1. Doorontwikkeling Politiek Efficiënt en Effectief vergaderen; -

Update Handboek voor de raad- en fractievolgers. In 2019 zijn de vergaderafspraken die in 2018 zijn ingevoerd opnieuw tegen het licht gehouden en verder verfijnd. De raad zou hier in 2020 een besluit over nemen op basis van een raadsvoorstel van de griffie op basis waarvan vervolgens het handboek zou worden geactualiseerd. Het vaststellen van de nieuwe verordening is echter meerdere malen uitgesteld en de verwachting is nu dat dit pas begin 2021 zal gebeuren.

-

Periodiek wordt het onderwerp doorontwikkeling besproken in presidium (terug- en vooruitblik), agendacommissie, het overleg burgemeester-gemeentesecretaris-griffier en worden zaken vertaald naar korte- en lange termijn acties.

2. Bezoek griffie aan fracties In verband met Corona zijn er in 2020 geen bezoeken geweest aan fracties die hebben aangegeven daar behoefte aan te hebben. Deze uitvraag zal het derde kwartaal van 2021 opnieuw aan de orde komen.

3. Doorontwikkeling zaakgericht werken -

In de organisatie wordt zoveel mogelijk zaakgericht gewerkt. De monitoring en afhandeling van moties, toezeggingen en schriftelijke vragen is voor de raad opgenomen in het raadsinformatiesysteem. In het interne systeem voor zaakgericht werken (Mozard) van de gemeentelijke organisatie zijn deze werkzaamheden niet opgenomen. Het risico is daarmee dat de afhandeling buiten beeld kan raken bij medewerkers. De praktijk is nu dat de griffie veel tijd kwijt is aan het in beeld brengen van de onbehandelde moties, toezeggingen en schriftelijke vragen en het zorgen dat ze alsnog worden afgehandeld door de organisatie. De griffie heeft in 2020 meerder malen gesproken met de beheerders van het systeem Mozard om dit systeem in te richten voor de afhandeling van moties, toezeggingen en schriftelijke vragen. Er is een start gemaakt met de inrichting hiervan. De griffie blijft als aanjager functioneren om te zorgen dat e.e.a. in 2021 daadwerkelijk geïmplementeerd wordt.

-

Er zijn in 2019 meerdere overleggen geweest tussen de twee leveranciers (Notubiz en Mozard) en onze ICT-adviseur over verschillende praktische aspecten wat betreft de ontsluiting van documenten richting de raad. Nu moeten de stukken telkens nog handmatig overgezet worden van het systeem Mozard naar Notudoc. In Q1van 2020 zou aan de hand van de pilot in Veenendaal in Rhenen worden gewerkt aan de integratie van deze systemen. In verband met Corona is deze pilot in 2020 niet van start gegaan.

-

De raadsdossiers op de website worden niet consequent geactualiseerd. Daarnaast zijn ze niet goed vindbaar. De organisatie heeft aangegeven dat de website zal worden verbeterd en dit onderwerp hierin wordt meegenomen. De griffie blijft aanjagen. Om de raad van goede informatie te voorzien is in 2020 geregeld dat in Notudoc zogenaamde ‘dossiers’ gemaakt kunnen worden door de griffie. Deze kunnen worden ingezien door de raadsleden

en fractievolgers. Dit was al pre-corona afgerond maar heeft een poosje niet gefunctioneerd vanwege technische problemen aan de kant van Notudoc. Nu functioneert het en worden de dossiers door de griffie steeds verder gevuld. Ook de verzamelmails inclusief bijlagen worden hierin gezet zodat ze makkelijk terug te vinden zijn.

4. Regionale samenwerking -

Eind 2019 heeft het presidium een lijst opgesteld van verbonden partijen/organisaties waar de gemeente mee samen werkt en de partijen genoemd waar het graag meer informatie van krijgt. Deze partijen zijn gevraagd een presentatie te geven over hun doelstelling en werkwijze in het algemeen en wat dit betekent voor Rhenen in het bijzonder. De griffie stuurt actief op spreiding in het jaar en op een bestuurlijk logisch moment in de planning, inclusief informatie over aanlevering van stukken. Het gaat om de OdrU, VRU, FoodValley, Rhenam, Museum, GGD, IW4, NPUH, AVU en eventueel nog een andere organisatie of instelling, afhankelijk van de actualiteit. Meer dan de helft van de organisaties zijn bij een commissievergadering aanwezig geweest in 2020. Vanwege corona en de soms te volle commissieagenda’s is het niet gelukt om álle organisaties in 2020 bij een commissievergadering aanwezig te laten zijn. Begin 2021 zullen de OdrU, GGD, NPUH en Rhenam de commissies daarom nog bezoeken.

5. Vertrouwenscommissie/herbenoeming burgemeester. De griffier heeft dit proces inhoudelijk, procedureel en facilitair begeleid. Begin 2021 wordt de burgemeester herbenoemd.

6. Geheimhoudingsprotocol De geplande toelichting op het geheimhoudingsprotocol dit voorjaar in de Commissie Bestuur & Financiën is vanwege corona niet doorgegaan. De informatienota is wel in de leesmap van 4 februari 2020 ter informatie opgenomen. Verder heeft de griffie als aanjager gefunctioneerd richting organisatie/ college om de in de periode 2014-2019 opgelegde en door de raad bekrachtigde geheimhoudingen te heroverwegen en een raadsbesluit voor te bereiden om waar mogelijk de geheimhouding eraf te halen. Dit besluit is in november 2020 aan de raad voorgelegd. De officieel bekrachtigde geheimhoudingen worden bijgehouden door de griffie en er wordt toezicht op gehouden vanuit de griffie dat niet onnodig geheimhouding wordt opgelegd in het kader van een zo transparant mogelijke besluitvorming.

7. Verordening Onderzoeksrecht De in 2019 opgestelde Verordening Onderzoeksrecht is begin 2020 ter besluitvorming aangeboden aan de raad. De daadwerkelijke behandeling is echter steeds uitgesteld. Waarschijnlijk zal er begin 2021 een besluit over genomen worden.

8. Bruikleensysteem tablets Begin 2019 zijn vanuit het Rijk aanpassingen gemaakt in de rechtspositieregeling voor raadsleden en fractievolgers. Dit, in combinatie met een evaluatie, heeft geleid tot een actualisering van de bestaande afspraken (Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Rhenen 2019). Een voor alle gemeenteraden in Nederland onverwacht onderdeel van die nieuwe Rechtspositieregeling was dat gemeenten niet langer een BYOD-regeling voor tablets voor raadsleden mochten hanteren. Er was veel protest hiertegen in 2019 maar dit heeft tot nu toe niet geleid tot wijziging. In 2020 is dit onderwerp door de griffie, in overleg met de ambtelijke organisatie, college en presidium, opgepakt zodat in ieder geval bij aanvang van de nieuwe raadsperiode een adequaat systeem en budget is. In de tussenperiode worden op

verzoek vanuit de afdeling ICT tablets in bruikleen gegeven. De definitieve bruikleenovereenkomsten moeten nog opgesteld worden door de organisatie.

9. Raadswerkgroep Audit/Doorontwikkeling P&C-producten Mede op aanbeveling vanuit de Rekenkamer is een raadswerkgroep ingesteld waarbij bij dit onderwerp betrokken raadsleden/ fractievolgers fungeren als een klankbordgroep bij de doorontwikkeling van de Planning & Control-cyclus van de gemeente Rhenen. De griffie faciliteert en ondersteunt deze bijeenkomsten.

10. Heidag 2020 over duurzame innovaties. De Heidag in 2020 zou in het teken staan van technische innovaties die relevant zouden kunnen zijn bij het nadenken over politiek-bestuurlijke knelpunten bij het vormgeven van een duurzame regionale energiestrategie en de kaderstelling bij de omgevingsvisie en de toekomstvisie. De Heidag is op het allerlaatste moment niet doorgegaan omdat een corona lockdown werd afgekondigd. Op het moment dat er weer mogelijkheden zijn zal dit opnieuw gepland gaan worden.

11. Rekenkamer De benoeming van de voorzitter van de Rekenkamer is stilzwijgend verlengd in 2020. De aanbevelingen van de Rekenkamer tijdens de huidige raadsperiode zijn geïnventariseerd met daarbij ook hoe deze zijn opgepakt door raad en college. De uitkomsten hiervan worden begin 2021 besproken in het presidium. Daar zullen eventuele vervolgstappen bepaald worden.

12. Ontwikkelen integraal lange termijn opleidingsplan voor raadsleden en fractievolgers De griffie zou in 2020 een voorzet doen voor een meerjarenopleidingsplan voor raadsleden en fractievolgers, naast de beschikbaarheid op de website van digitale cursussen. Onderwerpen die daarbij aan de orde zouden komen, waren bijvoorbeeld dilemmatrainingen, trainingen voor vergaderen of debatteren. Hiermee is een kleine start gemaakt pre-corona. Dit zal in 2021 verder opgepakt worden zodat er in ieder geval voor de nieuwe raadsperiode een plan ligt.

13. Burgerinitiatief In november 2020 heeft het presidium een memo van de griffie behandeld over mogelijkheden voor het verbeteren van burgerparticipatie. De ideeën die tijdens de bespreking naar voren zijn gekomen worden verwerkt en zullen in 2021 aan het presidium voorgelegd worden.

14. Verdieping Pilot Omgevingsvisie Remmerden/Omgevingsvisie Rhenen / Toekomstvisie In 2020 is gestart met de Pilot Omgevingsvisie Remmerden en is een besluit genomen over het traject Omgevingsvisie/ Toekomstvisie. In de 2e helft van 2020 is de raadswerkgroep Omgevingswet ingesteld. De bedoeling van deze raadswerkgroep is onder andere om goed betrokken te worden bij de Pilot en de omgevingsvisie. Vanwege het feit dat de Omgevingsvisie en de Toekomstvisie grotendeels samen opgaan, komt ook de Toekomstvisie in deze raadswerkgroep ter sprake.

15. Voldoen aan de minimale eisen van de Wet Digitale Toegankelijkheid De gemeente moet voldoen aan de eisen van de Wet Digitale Toegankelijkheid, ook de website van de raad. In het presidium is uitgesproken dat Rhenen hierbij niet voorop hoeft te lopen maar wel moet voldoen aan de minimumeisen. In 2020 is met Notudoc een contract afgesloten voor het ondertitelen van de raadsvergaderingen. Vanaf 2021 worden ook de commissievergaderingen ondertiteld. Voor beide soorten vergaderingen geldt dat ze achteraf ondertiteld worden, dus niet live. Ook is aandacht voor het digitaal toegankelijk aanleveren van

stukken die op de website geplaatst worden. Als dit op de juiste manier gebeurt dan kunnen de stukken door een stem voorgelezen worden voor blinden en slechtzienden. De website www.rhenen.raadsinformatie.nl staat op de wachtlijst om getoetst te worden op de toegankelijkheid. De uitkomst hiervan wordt (verplicht) op de website geplaatst. De verwachting is dat dit, vanwege de wachtlijst, pas in 2021 kan plaatsvinden.

16. Proactief monitoren nakomen van toezeggingen, schriftelijke vragen, moties en amendementen. Hier is in 2020 zwaar op ingezet door de griffie. Voor de langere termijn is de bedoeling om toezeggingen en schriftelijke vragen te integreren in het zaaksysteem van de gemeente zodat ze direct bij de desbetreffende ambtenaar terecht komen en op zijn/haar werklijst komen te staan.

17. Vrijwilligersvergoeding fractievolgers Er is een verkenning opgesteld over de vergoeding van fractievolgers als vrijwilligersvergoeding en welke gevolgen dit belastingtechnisch heeft. Zodra in samenwerking met personeelszaken nog enkele wat complexere belastingtechnische zaken zijn opgehelderd, zal dit memo in het presidium voorgelegd worden.

18. Jaarlijks jaarverslag en griffiejaarplan Jaarlijks wordt dit jaarverslag opgesteld en wordt een griffiejaarplan opgesteld voor de werkzaamheden van het komende jaar. Voorbeelden van niet van tevoren geplande werkzaamheden zoals: 

Er is een raadswerkgroep omgevingswet in het leven geroepen. Deze wordt ondersteund vanuit de griffie.



Er is een memo geschreven voor het presidium over de vergoeding van fractievolgers in raadswerkgroepen naar aanleiding van het instellen van de raadswerkgroep omgevingswet



Er is een raadswerkgroep participatie ingesteld, ondersteund vanuit de griffie.



De voorbereiding van de installatie van de nieuwe wethouder Barth van Eeten, ter vervanging van Simone Veldboer kostte in verband met corona-maatregelen en gewijzigde regels veel tijd van de griffie.



Het voorbereiden en organiseren van een gezellige digitale avond voor de raadsleden en het college en wat lekkers voor de fractievolgers, in plaats van het gebruikelijke diner aan het einde van het jaar

Cijfers over de afgelopen jaren Gebruik raadsinstrumenten toezeggingen amendementen moties totaal Moties vreemd Vragenhalfuurtje Schriftelijke vragen 0

20 2020

40 2019

60

80

2018

Kijkcijfers raadsvergaderingen Kijkcijferrecord on demand Kijkcijferrecord live Raadsvergadering on demand gemiddeld Raadsvergadering live gemiddeld 0 2020

500 1000 1500 2000 2500 3000 2019

2018

Kijkcijfers commissie Bestuur & Financiën kijkcijferrecord on demand kijkcijferrecord live aantal kijkers on demand gemiddeld aantal kijkers live gemiddeld 0 2020

100

200

2019

300

400

500

600

700

2018

Kijkcijfers commissie Samenleving kijkcijferrecord on demand kijkcijferrecord live aantal kijkers on demand gemiddeld aantal kijkers live gemiddeld 0 2020

200

400

2019

600 2018

800 1000 1200 1400

Kijkcijfers commissie Ruimte & Economie kijkcijferrecord on demand kijkcijferrecord live aantal kijkers on demand gemiddeld aantal kijkers live gemiddeld 0 2020

500 2019

1000 2018

1500

2000