Griffiejaarplan 2024

Griffieplan 2023 – 2024 september 2023

Griffieplan 2023-2024 1.

Inleiding

Voor u ligt het eerste griffieplan van deze raadsperiode. Het griffieplan biedt de raad en de griffie de mogelijkheid prioriteiten voor deze raadsperiode te benoemen. Het griffieplan is zo kort en bondig mogelijk geschreven. Uitgebreidere informatie vindt u in de bijlagen. Deze extra informatie is echter niet noodzakelijk om het griffieplan te lezen. Uit het griffieplan wordt duidelijk waar de prioriteiten liggen tot en met 2024.

2.

Reguliere werkzaamheden

De lijst van reguliere werkzaamheden van de griffie vindt u in bijlage 1.

3.

Werkzaamheden vanwege wettelijke en technologische verplichtingen

De gemeenteraad heeft wettelijke verplichtingen waar hij aan moet voldoen. Hierbij kan gedacht worden aan verplichtingen vanuit de AVG (privacy), de Archiefwet en de Gemeentewet. Wetgeving is altijd in beweging en zal leiden tot nieuwe verplichtingen maar wellicht ook tot nieuwe mogelijkheden (bijvoorbeeld de mogelijkheid tot digitaal vergaderen voor de toekomst). De griffie leunt voor technische applicaties op de ICT-afdeling van de organisatie en op NotuBiz. Er gaat waarschijnlijk met een nieuw zaaksysteem gewerkt worden binnen de gemeente Rhenen, dit zal ook voor de werkzaamheden binnen de griffie gevolgen hebben. Het is nog niet duidelijk wanneer dit zal gebeuren.

4.

Uitkomsten gesprekken fracties en enquête: doorontwikkeling raad

In dit griffiejaarplan vertellen we u waarmee de griffie het komende jaar aan de slag gaat naast de reguliere werkzaamheden en de werkzaamheden die voortkomen uit wettelijke verplichtingen en technologische ontwikkelingen. Uit de gehouden enquête naar aanleiding van de gesprekken met de fracties is een aantal zaken gekomen die wij als griffie als opdracht oppakken. De uitkomsten van de enquête laten goed zien dat er verschillen zijn tussen de fracties. Ook is de uitkomst vaak dat ongeveer net zoveel van u iets wel wil als niet wil. De griffie heeft geprobeerd hier een weg in te vinden en de uitkomst is dit griffieplan. Hieronder wordt uitgelegd wat wij als griffie gaan oppakken (met een jaartal erbij wanneer de griffie dit plant te doen) en hierbij wordt verwezen naar de uitkomsten van de enquête. In principe geldt dit griffieplan voor de jaren 2023 en 2024, maar her en der wordt ook een doorkijkje gegeven naar 2025 en 2026. Een tabel met de geplande werkzaamheden staat in bijlage 2. Een geschreven versie van de uitkomsten van de enquête vindt u in bijlage 3. Een visualisatie van de uitkomsten van de enquête vindt u in bijlage 4. Vergadersysteem We hebben uit de resultaten van de enquête over ons vergadersysteem begrepen dat voor de meesten van u grote wijzigingen niet wenselijk zijn en dat u over het algemeen tevreden bent met het huidige vergadersysteem.

Een meerderheid vindt het niet wenselijk om de vergaderdagen te

veranderen. Ongeveer de helft vindt dat er te weinig tijd zit tussen de fractievergaderingen en raadsvergadering om moties en amendementen goed en tijdig te kunnen opstellen en delen, de andere helft vindt dit niet. Hoe we hier een oplossing voor kunnen vinden is dus een uitdaging. Een deel van de oplossing zit waarschijnlijk in het elkaar eerder informeren over moties en amendementen (actiepunt voor griffie en fracties 2023-2024) want daar is een grote meerderheid het wel mee eens. Voor het vergaderschema 2025 (zomer 2024) zal voor zover mogelijk rekening gehouden worden met deze uitkomsten, waarbij eventueel met enkele varianten gewerkt wordt. Informatievoorziening Een belangrijk element van het raadswerk is goede informatievoorziening. De griffie gaat in gesprek met de organisatie om te kijken hoe raadsvoorstellen en achterliggende stukken verbeterd kunnen worden (2023-2024). Een duidelijke meerderheid geeft aan dat hier behoefte aan is. Uit raadsvoorstellen over onderwerpen die eerder consulterend zijn behandeld in de commissievergadering, moet bijvoorbeeld duidelijk blijken wat is opgehaald tijdens de consultatie en hoe een en ander is verwerkt (2023-2024). Ook moet uit de raadsvoorstellen duidelijk blijken waar de raad precies over gaat (2023-2024). De insteek is om samen met de organisatie te zorgen voor steeds betere raadsvoorstellen (2024).

Het Reglement van Orde wordt aangepast indien nodig (mogelijk vanwege een wetswijziging, en regels omtrent verduidelijking consultatie kunnen dan meegenomen worden). Wij zetten ons in voor een goede informatievoorziening op Notudoc, zodat daar zoveel mogelijk informatie terug te vinden is (doorlopend). Een wens van de meerderheid is alle bijeenkomsten en uitnodigingen in Notudoc te plaatsen en dus niet meer te werken met het aparte document 'opkomende evenementen'. Via Notudoc kan iedereen dan bijeenkomsten desgewenst in de eigen agenda zetten. We gaan kijken of het mogelijk is bijvoorbeeld met kleurtjes te werken om ondanks de vele bijeenkomsten alles overzichtelijk te houden in Notudoc (2023-2024). Eind 2024 kan het presidium dan aangeven of we deze werkwijze willen handhaven. De griffie zal daarnaast onderzoeken of de collegevoorstellen met achterliggende stukken van de besluitenlijst van het college kunnen worden toegevoegd bij de ingekomen stukken (2023). De uitkomst van deze vraag was dat ongeveer 50% hier behoefte aan heeft. Niettemin lijkt het de griffie in het kader van transparante besluitvorming goed om hier op in te zetten. Insprekers en contact met de samenleving Uit de gehouden enquête blijkt dat over het algemeen niet erg de behoefte gevoeld wordt meer ruimte te geven aan insprekers door middel van extra bijeenkomsten of extra spreektijd.

Het merendeel van de raad vindt dat de raad en fracties al goed bereikbaar zijn voor inwoners. Er is geen meerderheid voor het organiseren van een motiemarkt of iets soortgelijks. Door de meesten van u wordt daarnaast geen behoefte gevoeld om beeldvorming los te koppelen van de oordeelsvorming. Alleen in bijzondere gevallen zal beeldvorming eventueel in een aparte vergadering plaats kunnen vinden (zoals bij de Visie op Rhenen gebeurd is). Niettemin geeft u aan dat experimenteren met andere soorten bijeenkomsten wel degelijk kan. De griffie zal in overleg met het presidium bekijken welke onderwerpen hiervoor geschikt zijn en ook kijken hoe we dit op een manier kunnen doen zodat het laagdrempelig is voor inwoners (2024). De griffie gaat voor de raad bezoeken aan organisaties en bedrijven organiseren: drie keer per jaar. Een schouw van een van de kernen van Rhenen kan ook een van die bezoeken zijn (2024). Het merendeel van u gaf aan dat u geen prioriteit geeft aan het organiseren van cursussen en/of trainingen om inwoners voor politiek te interesseren los van de verkiezingen. De griffie zal wel in de eerste helft van het jaar vóór de verkiezingen hier een rol in pakken (2025). U bent verdeeld over of de griffie moet zorgen voor meer kennis over de gemeenteraad bij de inwoners. De uitslag is daarbij ongeveer 50/50.

Vanuit de griffie heeft het dan ook geen prioriteit om hier extra op in te

zetten. In het kader van de verkiezingen in 2026 kan dit wellicht wel meegenomen worden in de activiteiten in aanloop naar de verkiezingen. Onderzoek technische verbeteringen We gaan onderzoeken of schriftelijke en technische vragen via webformulieren of Notudoc kunnen lopen in plaats van het gebruik van de huidige formats in Word (2023-2024). Voor dit punt was de uitslag van de enquête ook 50/50. Toch wil de griffie hier op inzetten, omdat dit ook voor de griffie tot meer efficiëntie zou leiden indien het lukt. Doordat niet iedereen nu op de juiste manier de vragen aanlevert, kost het extra tijd om de vragen goed te verwerken. Zoals bij veel onderwerpen gaf ook de vraag over de wens meer hybride vergaderen mogelijk te maken een ‘50% (ja graag) - 50% (nee, ik vergader liever fysiek)’ uitslag (overigens mag hybride vergaderen op dit moment níet bij commissie- en raadsvergaderingen). Ten aanzien van het uitzoeken of Notudoc een soort dashboard kan worden, geeft slechts 50% aan dat dit wenselijk is. Een groot project hiervoor zal dan ook niet opgestart worden. Wel zal altijd gekeken worden waar kleine zaken veranderd kunnen worden die het werken voor u makkelijker maken (doorlopend).

5.

Vooruitkijken

De werkzaamheden op de griffie zijn soms onvoorspelbaar: politiek kan hectisch zijn, nieuwe wetten worden uitgevaardigd, Woo-verzoeken worden ingediend en juridische procedures worden opgestart. Prioriteiten kunnen daarmee veranderen. Een ding is wel zeker: in 2026 zijn weer gemeentelijke verkiezingen. In de bijlage is een schema opgenomen met de werkzaamheden die de griffie in 2023, 2024 en in enkele gevallen verder vooruitkijkend op wil gaan pakken. Nieuwe, extra, werkzaamheden zullen zeker in de praktijk ontstaan. De inzet blijft natuurlijk altijd wel om waar mogelijk de genoemde projecten voortvarend op te pakken en tijdig af te ronden.

6.

Tot slot

We willen u bedanken voor de waardevolle inbreng waar dit griffieplan op gebaseerd is. De griffie zet in op een goede informatievoorziening en een wijze van vergaderen die voor iedereen fijn werkt, en waar mogelijk met betere (technische) ondersteuning die aansluit bij de wensen van de gemeenteraad.

Bijlage 1 Reguliere taken van de griffie: • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Voorbereiden van, en (inhoudelijke) ondersteuning tijdens, raads- en commissievergaderingen; Voorbereiden van, en (inhoudelijke) ondersteuning tijdens, vergaderingen van de agendacommissie en het presidium; Voorbereiden van, en (inhoudelijke) ondersteuning tijdens, vergaderingen van de verschillende werkgroepen, werkgeverscommissie, vertrouwenscommissie; Ondersteunen van raadsleden en fractievolgers; Intern voor de ambtelijke organisatie, maar ook voor het college en derden/externen een eerste aanspreekpunt zijn voor commissie- en raadsaangelegenheden Bewaken van de door de raad vastgestelde procedures; De informatievoorziening op het raadsinformatiesysteem actueel houden; Zorgen voor uitzetten van en bewaken afhandeling van toezeggingen, schriftelijke en technische vragen en moties; Wekelijkse verzamelmail; Het afhandelen van correspondentie aan de raad; Het beheren van de raads- en griffiebudgetten en het budget van de rekenkamercommissie; Financiële administratie en verwerken declaraties van raadsleden en fracties; Het opstellen en wijzigen van verordeningen; Ondersteuning van de rekenkamer(raadscommissie); Het ondersteunen en adviseren van de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de commissievergaderingen en overige bijeenkomsten; Het ondersteunen en adviseren van raadsleden en fractievolgers; Jaarlijkse Heidag organiseren, evenals ontbijt met inwoners,

etentje van de raad en etentje aan begin van vergaderjaar; Contact met de Jongerenraad.

Bijlage 2 Overzicht uit te voeren extra werkzaamheden Vergadersysteem Jaartal

Actie

Inzetten op dat fracties elkaar tijdig informeren over moties en amendementen vanwege 2023-2024 korte tijd tussen fractie- en raadsvergaderingen (actie zowel griffie als fracties) zomer 2024

Vergaderschema opstellen met zoveel mogelijk medeneming wensen uitkomsten enquête, verschillende varianten voorleggen

Reglement van Orde aanpassen indien nodig (mogelijk nodig vanwege wetswijziging, en doorlopend regels omtrent verduidelijking consultatie kunnen bij de eerstvolgende meegenomen worden)

Informatievoorziening Jaartal

Actie

20232024

Verbetering van raadsvoorstellen door overleg met de organisatie, ook duidelijke weergave van resultaten consultatie wordt daarin meegenomen

2024

Alle bijeenkomsten in Notudoc plaatsen in plaats van document opkomende evenementen

2023

Onderzoek mogelijkheden toevoegen van collegevoorstellen en achterliggende stukken bij de besluitenlijst van het college (bij ingekomen stukken)

doorlopend Extra inzet op actueel krijgen en houden informatie en dossiers op Notudoc

Contact met de samenleving en verlagen drempel inspraak Jaartal

Actie

2024

Experiment met andere soort bijeenkomsten met inwoners in overleg met presidium, laagdrempelig voor inwoners

2025 (verkiezingen) Inzet meer bekendheid van de gemeenteraad in de Rhenense samenleving t.b.v. verkiezingen

jaarlijks

Bezoeken aan organisaties en bedrijven organiseren, drie keer per jaar (ook schouw van een van de kernen valt hieronder).

Onderzoek technische verbeteringen Jaartal

Actie

Onderzoek naar vervanging van Word-formats door webformulieren of Notudoc voor 2023-2024 schriftelijke vragen en technische vragen. Onderzoeken welke kleine zaken veranderd kunnen worden in Notudoc zodat het beter werkt. doorlopend

Wettelijke verplichtingen/ technologische verplichtingen Jaartal

Actie

2024/2025 Gemeenteraad AVG proof maken Start met voorbereidingen verplichte archivering uitzendingen vergaderingen voor als 2024/2025 elektronisch depot beschikbaar komt bij het Regionaal Archief Mogelijk nieuw zaaksysteem gemeente Rhenen: implementatie binnen griffie en zorgen voor 2024/2025 behartigen belangen raad

Verkiezingen Jaartal

Actie

2025

Start voorbereidingen verkiezingen

Bijlage 3 Uitkomsten enquête Een meerderheid vindt dat (met afgeronde percentages): • alle bijeenkomsten in Notudoc zouden moeten staan (niet in document opkomende evenementen) (60%); • de consulterende status van bijeenkomsten verduidelijkt moet worden (75%); • de griffie mag experimenteren met andere soorten bijeenkomsten (80%); • de griffie inzet zou moeten plegen op het verbeteren van raadsvoorstellen (85%); • voornemens voor moties en amendementen eerder aan elkaar bekend gemaakt zouden moeten worden (90%); • Daarnaast heeft een meerderheid een voorkeur voor een proactieve, sturende, stevige invulling van de griffiersfunctie gericht op het verbeteren van het functioneren van de raad.

Een meerderheid vindt ook dat: • het vergadersysteem nu goed werkt (75%); • de vergaderdagen niet veranderd zouden moeten worden (70%); • de beeldvorming niet los van de oordeelsvorming georganiseerd moet worden alleen in bijzondere gevallen (75% zegt niet wijzigen of alleen in bijzondere gevallen); • de raad al voldoende bereikbaar is (70%); • een informatiemarkt organiseren door de griffie niet nodig is (35 % wil dit niet 30% heeft geen mening, 30% wil dit wel); • meer eten met inwoners, zoals inwonersontbijt, niet nodig is (40 % wil dit niet 25% heeft geen mening, 30% wil dit wel); • de griffie geen cursussen voor inwoners hoeft te organiseren om mensen te interesseren voor de politiek als er geen verkiezingen aan komen (80%).

Verder is de raad over veel zaken erg verdeeld: • 50 % wil wel en 50% juist niet inzetten op meer hybride vergaderen (hybride vergaderen mag overigens niet bij commissie- en raadsvergaderingen); • 50 % wil wel en 50% wil niet meer tijd tussen de fractievergadering en de raadsvergadering; • 30% wil niet, 35% wil wel dat alle werkbijeenkomsten genotuleerd worden, 35% heeft geen mening; • 50% vindt het wel en 37% vindt het niet nodig dat achterliggende stukken van de besluitenlijst toegevoegd worden bij de ingekomen stukken, de rest heeft geen mening; • 50% wil wel en 50% wil niet dat de griffie tijd besteed aan het verbeteren van de kennis over de gemeenteraad in de samenleving; • 50% vindt dat meer spreektijd voor insprekers moet kunnen na instemming agendacommissie, 50% niet; • 50% vindt dat de griffie moet zoeken naar een laagdrempeligere manier voor insprekers om zich te kunnen laten horen, 40% wil dit niet, de rest heeft geen mening; • 50% vindt dat de griffie moet kijken of er digitale formats kunnen komen voor schriftelijke en technische vragen, 50% niet; • 50% wil dat griffie uitzoekt of Notudoc een soort dashboard kan worden, 30% heeft geen mening, de rest wil het niet; • 30 % wil wel een motiemarkt of iets dergelijk organiseren, 40% niet, 30% heeft geen mening.

Bijlage 4 Visuele uitkomst enquête.