Gemeente Rhenen - BL 2021 - versie was getekend

Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Rhenen Postbus 201 3910 AE RHENEN Datum

Ons kenmerk

1 december 2021

2021-BL-30005301

Onderwerp

Boardletter 2021 Geachte leden van de gemeenteraad, Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2021 hebben wij in de maand november 2021 de interimcontrole voor uw organisatie uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving. Naar aanleiding van deze interimcontrole informeren wij u in deze boardletter over onze belangrijkste bevindingen. Wij vertrouwen erop met deze rapportage een zinvolle bijdrage te leveren aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van het planning & controle-instrumentarium binnen de gemeente Rhenen. In deze boardletter hanteren wij de volgende indeling: 1. Inleiding 2. Conclusie en samenvatting 3. Kwaliteit van de bedrijfsvoeringsprocessen 4. Actualiteiten en aandachtspunten

Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Met vriendelijke groet, Astrium Overheidsaccountants B.V.

was getekend drs. N.E. Lansbergen RA EMITA RE

Astrium Overheidsaccountants B.V. Edelgasstraat 57, 2718 SX Zoetermeer www.astrium.nl

was getekend W.L. Schuitemaker RA

Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl

IBAN NL10RABO0322622360 BTW nr. NL810591625B01 KVK: 34168056

Boardletter

Gemeente Rhenen - 2021 1

1.

Inleiding

In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Rhenen brengen wij u in deze boardletter verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze tussentijdse (controle) werkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. De uitvoering van deze controle heeft, als gevolg van de op dat moment geldende Covid-19-maatregelen, geheel op afstand en digitaal plaatsgevonden. Ondanks eventuele beperkingen als gevolg van de Covid-19 maatregelen, is het gelukt om de controle overeenkomstig de planning af te ronden. Dit positieve resultaat kon bereikt worden door onder andere het volgende: • Vanaf de start van de samenwerking tussen uw organisatie en Astrium is direct gekozen voor het via een online portal delen van de voor de controle benodigde controle-informatie. • Goede voorbereiding vanuit gemeente Rhenen. • Goede samenwerking en communicatie tussen de betrokken medewerkers van gemeente Rhenen en Astrium. • Ervaring uit voorgaand jaar waarin we ook al de interimcontrole voornamelijk op afstand hebben uitgevoerd. De bevindingen in deze boardletter stellen u in staat om, daar waar nodig, maatregelen te treffen om de interne beheersing te verbeteren en daarmee de betrouwbaarheid van de financiële informatie te borgen en/of te optimaliseren.

Als medegebruiker van uw financieel informatiesysteem richten wij ons bij de interim-controle voornamelijk op de opzet, het bestaan en de werking van het stelsel van administratieve organisatie en maatregelen van de interne beheersing.

Ons tussentijds onderzoek strekt zich niet verder uit dan noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2021. Daarbij beoordelen wij voornamelijk de opgenomen maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing binnen de belangrijkste processen, die zijn gericht op het waarborgen van een betrouwbare informatievoorziening zowel binnen uw organisatie als naar buiten toe aan derden. Wij beseffen ons dat onze boardletter in beginsel positief-kritisch is. Wij rapporteren immers voornamelijk over de eventuele leemten of mogelijkheden ter verbetering van de financiële en administratieve processen, de administratieve organisatie daarvan en daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Wij geven in onze boardletter (op hoofdlijnen) aan op welke wijze verbeteringen van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing kunnen worden doorgevoerd. Wij lichten u graag ons zienswijze toe ten aanzien van beheersmaatregelen in relatie tot de aanbevelingen en oplossingsrichtingen zoals beschreven in deze boardletter. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2021 van de gemeente Rhenen en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie.

De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit onze reguliere controles. De managementletter is besproken met vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder. Daarnaast wordt de inhoud van de managementletter middels deze boardletter op 6 december 2021 besproken met de commissie bestuur en financiën van de gemeente Rhenen.

2

2. Conclusie en samenvatting

3

2.1

Conclusie ‘administratieve organisatie en interne beheersing’

Op basis van de uitgevoerde interimcontrole 2021 concluderen wij dat de administratieve organisatie en interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Ten aanzien van de processen waarbij in het proces zelf nog onvoldoende interne beheersingsmaatregelen zijn ingebouwd zijn op een goede manier aanvullende verbijzonderde interne controlewerkzaamheden ingeregeld of vormgegeven. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kunnen wij hierdoor goed gebruik maken van deze uitgevoerde of deels nog uit te voeren aanvullende werkzaamheden. Wij constateren dat ook in het boekjaar 2021 hard is en wordt gewerkt aan het verder verbeteren en optimaliseren van de kwaliteit van de operationele bedrijfsvoeringsprocessen binnen uw organisatie. Waarbij wel heel nadrukkelijk de nadruk blijft liggen op het voor u leidende principe van “werken vanuit de bedoeling”. Wij zien dat in veel aspecten van de organisatie terug en komt ook nadrukkelijk naar voren in de gesprekken met de medewerkers van uw organisatie. Ondanks de beperkingen van Covid-19 heeft de organisatie toch mooie stappen daarin kunnen zetten. Desondanks constateren wij ook dat een aantal punten uit de managementletters over voorgaande jaren nog niet is opgevolgd en open blijft staan. Dit betreft aanbevelingen waarvan u in een eerder stadium hebt aangegeven het hiermee eens te zijn en deze op te gaan volgen.

Wij vragen uw aandacht voor de nog niet opgevolgde aanbevelingen zoals opgenomen in hoofdstuk 3, en hier alsnog de komende periode mee aan de slag te gaan.

Uit diverse gesprekken is gebleken dat de personele bezetting krap is, waarbij voor diverse functies geldt dat sprake is van afhankelijkheid van externe inhuur. Dit heeft zowel een langdurig karakter en betreft ook vervanging bij ziekte en het niet in kunnen vullen van vacatures. Wij vragen uw aandacht voor deze situatie en een analyse te maken waar de organisatie kwetsbaar is en in (te) hoge mate afhankelijk van externe inhuur. De medewerkers die wij gesproken hebben, zijn betrokken bij de organisatie en geven blijk van een intrinsieke motivatie om de administratieve organisatie en interne beheersing van de organisatie verder te optimaliseren. Dit blijkt concreet uit het daadwerkelijk oplossen van diverse bevindingen vanuit de managementletter 2020 alsmede het kritisch blijven analyseren van de bestaande processen en procedures, zoals naar voren is gekomen tijdens de diverse besprekingen die wij gevoerd hebben. Voorbeelden daarvan zijn de wijze waarop de gemeente stappen heeft gezet in een structurele doorontwikkeling van de verbijzonderde interne controle, mede ook in het kader van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het boekjaar 2022. De uitkomst van onze interimcontrole is dat wij nog wel enkele verbeterpunten hebben geconstateerd ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing. Deze verbeterpunten zijn in hoofdstuk 2.2 nader uitgewerkt.

4

2.2

Samenvatting boardletter

De boardletter is in de tabel hieronder samengevat. Daarin is naast onze bevindingen ook de reactie van het college daarop opgenomen. Per bevinding is een prioriteit meegegeven, die als volgt is bepaald: Prioriteit

Toelichting

▲

Bevinding is van groot belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Naar onze mening moet deze bevinding direct opgepakt worden. Indien deze bevinding niet wordt opgevolgd zullen aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden benodigd zijn, dan wel kan dit impact hebben op de strekking van onze controleverklaring.

▲

Bevinding is van belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Opvolging is naar onze mening gewenst om aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden te voorkomen.

▲

De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing is op orde. Met opvolging van deze bevinding kan de kwaliteit van de AO/IB verder worden geoptimaliseerd en kunnen efficiencyslagen worden behaald. Deze bevinding heeft geen impact op de accountantscontrole.

Verwijzing boardletter 5.2 Niet volledig bijgewerkt verwerkingenregister

Prioriteit

▲

Bevinding en advies

Reactie college

Wij constateren dat het huidige verwerkingenregister niet volledig is bijgewerkt. De Autoriteit Persoonsgegevens toetst hierop en kan sancties opleggen op het moment dat deze niet worden nageleefd. De gemeente heeft hiervoor een projectteam samengesteld dat bezig is met de actualisatie van het verwerkingenregister. Wij adviseren u om topprioriteit te geven aan de opvolging van het projectplan dat nu is opgesteld en beschikbare capaciteit op te schalen, zodat waar mogelijk op hele korte termijn een zodanige inhaalslag te maken dat het verwerkingenregister actueel is.

Het bijwerken van het verwerkingsregister loopt op dit moment. In oktober 2021 is het project gestart. Dit wordt nu samen met het Flexteam uitgevoerd. Daarbij is nadrukkelijk aandacht voor het op structurele wijze inbedden van de werkzaamheden in de organisatie. Op deze manier wordt vermeden dat steeds weer een inhaalslag moet worden gemaakt. Het is de verwachting dat deze werkzaamheden in januari 2022 zijn afgerond.

5

Verwijzing boardletter

Prioriteit

5.3 Frauderisico analyse

▲

5.4 Controle op prestatielevering inkoop

▲

5.5 Periodieke analyse gebruikersaccounts

▲

5.6 Functiescheiding in het autorisatieproces bij inkopen

▲

Bevinding en advies

Reactie college

De gemeente heeft nog geen structureel vastgelegde frauderisico analyse in één overzichtelijk document. Wij adviseren de gemeente op korte termijn een organisatie brede frauderisico analyse op te stellen en deze periodiek tussentijds te actualiseren vanuit het perspectief van het ‘in control’ willen zijn benaderen. De organisatie heeft nog geen formeel beleid opgesteld omtrent het controleren en het vastleggen van de prestatielevering in het inkoopfactuur verwerkingsproces en het kunnen aantonen van prestatielevering is niet in het proces gestandaardiseerd. Het risico bestaat dat dit leidt tot onjuiste of onrechtmatige betalingen en daarmee ook de lasten. Wij adviseren topprioriteit te geven aan het herzien van het beleid omtrent zichtbaar vaststellen en aantonen van prestatielevering en dit nieuwe beleid te implementeren bij de afdelingen zodat met een uniform proces wordt gewerkt. De gemeente heeft geen gestandaardiseerde procedure ten aanzien van het periodiek analyseren van gebruikersaccounts in de diverse applicaties binnen de gemeente. Wij adviseren om een periodieke analyse te maken op actieve gebruikersaccounts en dit op een gestandaardiseerde wijze uit te voeren en hierover te rapporteren.

Het klopt dat dit document er nu nog niet is. Wel zijn er op verschillende plaatsen in de organisatie preventiemaatregelen in het proces genomen om fraude tegen te gaan. In 2022 zullen we een frauderisico analyse opstellen.

Er wordt geen functiescheiding afgedwongen in het systeem tussen het plaatsen van een inkooporder, het zichtbaar vaststellen van de prestatielevering en de autorisatie van de inkoopfactuur op het moment dat sprake is van facturen kleiner dan € 10.000. Wij willen u in (her)overweging meegeven om, ondanks het principe van werken vanuit de bedoeling, te allen tijde functiescheiding aan te brengen in het

Dit risico is aanwezig. De drempelwaarde van € 10.000 is systematisch afgedwongen bij de goedkeuring van de inkoopfactuur. Om op elke inkoopfactuur het 4-ogen principe toe te passen legt een extra werkdruk bij de kredietbeheerders wat wij niet wenselijk achten. Wel zullen we in de nog te formaliseren nieuwe budgethoudersregeling ook naar

We zullen in de hernieuwde budgethoudersregeling hier een passage voor opnemen zodat de kaders helder zijn waar iedere kredietbeheerder zich aan dient te houden. Daarnaast zullen we hier ook aandacht aan blijven geven om zo het risico te verminderen. Onder andere tijdens de verbijzonderde interne controles.

In 2021 is het project SmartAIM gestart. Dit project had als doel om de in-, uit- en doorstroom van medewerkers verder te optimaliseren. In oktober 2021 is besloten dat SmartAIM niet de passende technische oplossing is voor de gemeente Rhenen. Het voorwerk dat is uitgevoerd kan echter nog steeds worden ingezet. In het eerste halfjaar van 2022 staat dan ook gepland om dezelfde doelstelling in een beter passende oplossing alsnog te realiseren. Er is dan niet langer een periodieke analyse nodig, omdat er een continue synchronisatie plaatsvindt tussen de betrokken systemen (waaronder het HR systeem en de Active Directory).

6

Verwijzing boardletter

Prioriteit

5.7 Dossiervorming backoffice Jeugdzorg

▲

5.8 Zichtbaarheid controles facturen lokale zorg

▲

5.9 Prestatielevering binnen Jeugdzorg

▲

5.10 Formalisatie rechtmatigheidstoezicht zorgaanbieders

▲

Bevinding en advies

Reactie college

inkoopproces, ook voor uitgaven onder de drempelwaarde van €10.000. Alternatief is om hier binnen de verbijzonderde interne controle specifieke controles op uit te voeren.

de drempelwaardes kijken of hier aanpassingen gewenst zijn en dit vastleggen. Periodiek worden de budgetten beoordeeld waardoor afwijkingen met enige omvang boven komen. Ook zullen we enkele aanvullende controles gaan uitvoeren bij de verbijzonderde interne controle.

De organisatie geeft nog onvoldoende invulling aan een gestructureerde vastlegging van de diverse dossierstukken in het traject van aanvraag tot aan beschikking. De documentatie is wel aanwezig maar wordt niet door iedereen op een zelfde wijze vastgelegd. Wij adviseren u op korte termijn aandacht te schenken aan een gestandaardiseerde en gestructureerde wijze van vastlegging van de dossiers in het kader van de Jeugdzorg. Binnen de Jeugdzorg is in beperkte mate sprake van contracten met lokale zorgaanbieders, waarbij vaak ook sprake is dat met deze zorgaanbieders afgerekend wordt op basis van factuurstromen. Controles op deze facturen van zorgaanbieders worden gedaan maar niet zichtbaar gedocumenteerd en daarmee achteraf niet aantoonbaar. Wij adviseren u om de procedures met betrekking tot de controle van facturen van lokale zorgaanbieders aan te passen en daarbij op een beknopte en efficiënte wijze invulling te geven aan de zichtbaarheid van de controles hierop. De gemeente is nog niet toegekomen aan het aanscherpen van de werkwijze en procedures om zelfstandig en tijdig prestatielevering van geleverde Jeugdzorg tussentijds te monitoren. Wij onderkennen de impact op het proces in relatie tot de beschikbare capaciteit en daarmee ook de prioriteit. Echter adviseren wij u wel dit begin volgend jaar op te pakken en hier structureel invulling aan te geven.

De gemeente is bezig met het vastleggen van formeel beleid in het kader van rechtmatigheidstoezicht bij zorgaanbieders. Wij adviseren u hier de komende periode opvolging aan te geven en hier ook de financiële rechtmatigheidsaspecten in mee te nemen.

Aan de uniforme vastlegging wordt op dit moment gewerkt door Jeugd. Het jeugdteam volgt op dit moment een training rondom dossiervorming. Dit zal leiden tot betere vastlegging van dossiers en betere onderlinge vervangbaarheid.

In 2022 zal eerst de gevolgen van het Woonplaatsbeginsel Jeugdwet geïmplementeerd worden. Daarna zal het proces lokale zorg proces onder de loep genomen. En waar nodig aanpassingen gedaan worden is systeem.

De prestatieleveringen kunnen blijken uit de evaluaties met de cliënten. De evaluaties moeten een structureel onderdeel worden in het dossier. Ook zullen er met aanvullende steekproeven tijdens de verbijzonderde interne controles naar zekerheden gezocht worden. We zitten nu in de fase van onderzoek. Hier zullen we kijken wat nodig is om de rechtmatigheid beter te borgen. Daarna leggen we dit vast te leggen in formeel beleid. De inzet wordt gedaan voor de WMO en Jeugd. Voor participatie is dit al in Veenendaal geregeld.

7

3. Kwaliteit van de bedrijfsvoeringsprocessen

8

3. Kwaliteit van de bedrijfsvoeringsprocessen 3.1

Opzet administratieve organisatie en interne beheersing

De interne beheersing binnen de organisatie is georganiseerd langs de volgende verdedigingslinies:

Wij attenderen u daarbij op het feit dat ons beeld van de processen gebaseerd is op de beoordeling van de opzet en het bestaan van de beheersmaatregelen van de processen ten tijde van de door ons uitgevoerde interim-controle. De beoordeling betreft een momentopname en kan dus afwijken van de werking van de beheersmaatregelen (1e lijn) gedurende het gehele jaar.

1. 1e lijn; Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) in de processen in de lijnorganisatie en ITsystemen. 2. 2e lijn; Interne controle uitgevoerd binnen de processen door medewerkers van de organisatie. 3. 3e lijn; Verbijzonderde interne controle uitgevoerd door externe- en eigen medewerkers. 4. extern; Controlewerkzaamheden door de externe accountant.

Bedrijfsvoeringsprocessen

In dit hoofdstuk geven wij onze visie ten aanzien van de (verbijzonderde) interne controle.

Personeel

Onvoldoende

Voldoende

Planning & Control Financial reporting IT en informatiebeveiliging AVG Betalingsverkeer | Treasury Sociaal domein

3.2

Kwaliteit van de AO/IB van en binnen de bedrijfsvoeringsprocessen

In het kader van de controle van de jaarrekening controleren wij de opzet en het bestaan van de AO/IB van de bedrijfsvoeringsprocessen die resulteren in posten in de jaarrekening. Voor de gemeente Rhenen constateren wij, zoals eerder aangegeven, dat de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) in de processen in de lijnorganisatie en ITsystemen voldoet aan de minimale daaraan te stellen eisen met uitzondering van het onderdeel van de AVG. Zie hiervoor onze bevindingen in de samenvatting onder nummer 5.2.

Inkopen & Aanbesteden Subsidieverstrekking Voorbereidingen rechtmatigheidsverantwoording Vergunningen Verhuren en pachten 2021 2020 Voor het proces inkopen constateren wij dat de nieuwe bevindingen in de boardletter aanleiding geven om het niveau van de 9

Goed

kwaliteit van de bedrijfsvoering bij te stellen ten opzichte van voorgaand jaar. Het proces ‘belastingen en lokale heffingen’ is uitbesteed aan de gemeente Ede en het proces Uitkeringen (participatiewet) en Tozo regeling aan de gemeente Veenendaal. Deze processen zijn derhalve niet opgenomen in bovenstaand overzicht. Voor het proces uitkeringen en Tozo steunen wij op de werkzaamheden uitgevoerd door de accountant van de desbetreffende organisatie. Leeswijzer bij de procesmonitor: Voor het bepalen van de effectiviteit hebben wij gekeken naar de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing binnen de bedrijfsvoeringsprocessen. Bij de kwalificatie van de processen zijn wij uitgegaan van de beoordeling zoals opgenomen in de onderstaande tabel: Kwalificatie

Toelichting

Onvoldoende

Bij een niet toereikende opzet en ontbreken van mitigerende aanvullende verbijzonderde interne controle (VIC) maatregelen scoort het proces onvoldoende.

Voldoende

De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing hebben wij als voldoende beoordeeld indien: •

•

Goed

Binnen het proces minimale functiescheiding aanwezig is en de interne beheersingsmaatregelen in opzet toereikend aanwezig zijn; Indien wij geconstateerd hebben dat de hiervoor genoemde voorwaarden niet binnen het proces aanwezig zijn, maar de belangrijkste risico’s binnen het proces worden gemitigeerd door aanvullende maatregelen, zoals verbijzonderde interne controlewerkzaamheden.

De effectiviteit van een proces wordt op basis van onze beroepsregels op ‘goed’ gekwalificeerd indien de interne beheersingsmaatregelen zodanig binnen de processen zijn ingeregeld dat de accountant hierop kan steunen voor zijn controlewerkzaamheden. De controleaanpak van de accountant kan in dit geval systeemgericht ingestoken worden, echter in de

praktijk is veelal een gegevensgerichte controle, in nauwe samenwerking met de verbijzonderde interne controle, de meest effectieve aanpak.

3.3

Verbijzonderde interne controle (VIC)

Conform de definitie van de Commissie BADO (d.d. 14 februari 2020) is de verbijzonderde interne controle gericht op het verkrijgen van inzicht vanuit de eigen organisatie in tenminste de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. Hierbij wordt onder meer aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersingsmaatregelen, alsmede de risico’s die aanwezig zijn voor wat betreft de eerdergenoemde aspecten van getrouwheid en rechtmatigheid. De verbijzonderde interne controle (3e verdedigingslinie) is een aanvulling op de reguliere interne controle, in die zin dat een objectief oordeel gegeven wordt over de opzet, het bestaan en de werking van de interne controles en beheersingsmaatregelen (eerste verdedigingslinie). De focus ligt hierbij op de processen met de grootste (financiële en maatschappelijke) risico’s. Ten aanzien van de processen waarbij in het proces zelf nog onvoldoende interne controlehandelingen zijn ingebouwd, zijn op een goede manier aanvullende verbijzonderde interne controlewerkzaamheden ingeregeld. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kunnen wij hierdoor goed gebruik maken van door uw VIC uitgevoerde werkzaamheden.

Wij hebben geconstateerd dat uw VIC-medewerkers werken volgens een vooraf vastgesteld controleplan en op een gestructureerde en effectieve wijze.

10

4. Actualiteiten 11

4.

Actualiteiten en aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021

medewerkers uitgevoerd. Wij vragen de organisatie aandacht voor de volgende ontwikkelingen:

4.1

Laatste actualiteiten in de rechtmatigheidsverantwoording

* De impact van de rechtmatigheidsverantwoording zal naar verwachting leiden tot minimaal een stabilisering maar eerder een uitbreiding van de omvang van werkzaamheden. Daarnaast zal dit ook leiden tot nieuwe werkzaamheden en is het noodzakelijk dat de frequentie van werkzaamheden wordt verhoogd. Wij adviseren u hiermee rekening te houden met het ter beschikking stellen van voldoende en deskundig personeel.

Medio juli 2021 is formeel besloten dat de rechtmatigheidsverantwoording niet meer in het begrotingsjaar 2021 wordt ingevoerd. Inmiddels is de nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers, waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, ingediend bij de Tweede Kamer. Daarom zal de gemeente naar verwachting voor het verslagjaar 2022, voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Recent is de Kadernota rechtmatigheid 2021 en 2022 en Notitie paragraaf bedrijfsvoering gepubliceerd door de Commissie BBV. Ten opzichte van eerdere publicaties is de reikwijdte en de verantwoordelijkheid met betrekking tot de rechtmatigheidscriteria Voorwaardecriterium, Begrotingscriterium en M&O -criterium teruggebracht. Op het moment dat binnen bovengenoemde criteria sprake is van bevindingen die ook het getrouwheidscriteria en de naleving van verslaggevingsstandaarden BBV raken, dan hebben deze bevindingen geen impact op de rechtmatigheidsverantwoording. Wij signaleren dat de organisatie de uitvoering van de werkzaamheden inzake de rechtmatigheidsverantwoording voor een belangrijk deel heeft toegevoegd aan de verbijzonderde interne controle. De werkzaamheden ten aanzien van de huidige verbijzonderde interne controle en vanaf 2022 de rechtmatigheidsverantwoording worden door een ervaren team van

* Een goed plan van aanpak voor implementatie en het creëren van eigenaarschap is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Derhalve is het van belang dat een proceseigenaar wordt benoemd die verantwoordelijk wordt voor de invoering van dit traject. Om de nieuwe werkzaamheden te kunnen concretiseren is het nodig om een toetsingskader te bepalen. Daaruit blijkt waarop gecontroleerd moet worden en wat aantoonbaar moet worden vastgelegd om de naleving van (financiële) rechtmatigheid voor het college en de raad van de gemeente en de accountant te onderbouwen. * Wij adviseren de organisatie alle stellige uitspraken en aanbevelingen in de Kadernota Rechtmatigheid 2021 en 2022 op te volgen in een plan van aanpak of toereikend te onderbouwen waarom deze niet van toepassing zijn. * Wij adviseren om de financiële verordeningen op de Kadernota Rechtmatigheid 2021 en 2022 aan te passen, alsmede een beleidsnota rechtmatigheid en het normenkader op te stellen. Middels een Raadsbesluit kan het College deze stukken over 2021 door de Raad laten vaststellen. * In de Kadernota Rechtmatigheid 2022 wordt iedere organisatie aanbevolen een Nota M&O-beleid op te stellen en deze door de 12

Raad te laten autoriseren. Wij adviseren u te overwegen of een Nota M&O-beleid voor de gemeente Rhenen noodzakelijk is. Het combineren van deze beleidsstukken tot één plan van aanpak (de zogenaamde Position paper Rechtmatigheidsverantwoording) verdient de aanbeveling, alsmede deze periodiek te actualiseren.

De situatie binnen de gemeente Rhenen is dat de huidige control situatie voor nu voldoende is, echter de doorontwikkeling waar de organisatie nu mee bezig is naar de rechtmatigheidsverantwoording nog niet is afgerond.

Wij hebben met de organisatie gesproken over de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. In onderstaand overzicht hebben wij op de belangrijkste onderdelen de ontwikkeling weergegeven.

Wij hebben geconstateerd dat de organisatie al bezig is met ontwikkeling van formele documentatie en besluitvorming maar dit nog niet is afgerond. Wij hebben overigens geen signalen dat dit niet op tijd klaar zal zijn. De gemeente Rhenen heeft al een controleplan voorbereid, maar moet hierin onder meer nog een koppeling maken naar toetsingskader. Wij adviseren hierin ook een gestructureerd verband te leggen tussen processen, kans en impact van risico’s en financiële stromen.

Wij constateren dat de gemeente Rhenen actief bezig is met de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording. Het College en de Raad moeten nu met elkaar in gesprek over de invulling hiervan. Wij blijven de ontwikkelingen volgen en rapporteren hier ook weer over in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2021.

13

4.2

Cybersecurity en door de organisatie getroffen maatregelen

Uw gemeente heeft cybersecurity en het voorkomen en gestructureerd opvolgen van cyberaanvallen hoog op de agenda geplaatst. Wij hebben middels een “Cyber security Health check” checklist uitgebreid gesproken over de belangrijkste maatregelen binnen uw organisatie. Enerzijds constateren wij dat de organisatie in belangrijke mate meelift op het beleid en aanpak van de gemeente Veenendaal, waarvan een belangrijk deel van de ICT infrastructuur wordt gebruikt, anderzijds heeft de gemeente voor haar eigen organisatie een uitgebreid ICT Continuïteitsplan ontwikkeld en vastgesteld. Dit vinden wij een goede ontwikkeling. Wij constateren daarnaast dat binnen de organisatie bewustheid is ten aanzien van de risico’s op het gebied van cybersecurity, echter willen wij wel wijzen op het belang om dit ook continue te waarborgen en medewerkers te blijven bijscholen. Daarnaast heeft de gemeente nog een aantal verbeter-/investeringstrajecten lopen die nog niet volledig zijn uitgerold en die een nog verdere mate van veiligheid gaan bieden. Wij geven u in overweging om de belangrijkste cyberrisico’s en dreigingen structureel vast te leggen en deze periodiek te evalueren vanuit een strategisch, financieel, operationeel, reputatie en compliance oogpunt.

4.3

TOZO-regeling verlengd tot eind september 2021

Net als in voorgaand jaar is als gevolg van het COVID-19 virus de gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van de regeling Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO). In 2021 is sprake van een uitloop van TOZO 3 en zijn de nieuwe regelingen TOZO 4 en TOZO 5 ingesteld. De uiteindelijke

doorlooptijd van de laatste regeling is tot en met 30 september 2021. De gemeente Rhenen heeft de uitvoering van de TOZO-regeling uitbesteed aan de gemeente Veenendaal, maar zal middels de SiSaverantwoording bij de jaarrekening 2021 wel verantwoording moeten afleggen over de bestedingen in het kader van de TOZOregeling. Ook in de jaarrekening 2022 zal daarmee nog een SiSa verantwoording terugkomen voor de uitgaven over 2021. Wij hebben geconstateerd dat bij de controle van de jaarrekening 2020 de informatie tijdig en compleet is aangeleverd door de gemeente Veenendaal. Wij adviseren u om de afspraken met de gemeente Veenendaal op tijd en concreet te maken over een tijdige verantwoording van de TOZO-regeling ten behoeve van de jaarrekening van de gemeente Rhenen en daarnaast ook afspraken te maken over de wijze van tijdige communicatie bij problemen. Daarnaast is landelijk de verwachting dat door het wegvallen van de TOZO steunmaatregelen een toename verwacht kan worden van BBZ aanvragen. Wij adviseren u tijdig hiermee rekening te houden in de begrotingswijzigingen.

4.4

Notitie lokale heffingen

De Commissie BBV heeft in april 2021 de notitie lokale heffingen (belastingen, heffingen en rechten) gepubliceerd. De notitie heeft als doelstelling een nadere verduidelijking te geven omtrent de verwerkingswijze van lokale heffingen en verwerking in de rapportages, zoals de begroting en de jaarrekening. De notitie heeft als uitgangspunt dat deze in werking zal treden vanaf het begrotingsjaar 2022 of zoveel eerder als mogelijk. In deze notitie zijn een aantal stellige uitspraken opgenomen die al toegepast kunnen worden in de jaarrekening 2021 van de gemeente en daarmee al voldoen aan het aspect van eerdere mogelijke

14

toepassing. Hierbij moet u denken aan: •

•

•

•

•

4.5

Indien een voorziening onderhoud (volgens artikel 44, lid 1c BBV) onvoldoende is onderbouwd dan komen deze gelden niet in een reserve maar in een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV. Dit geldt ook voor de baten uit lokale heffingen die aan het einde van het belastingjaar niet zijn besteed omdat begrote investeringen en (onderhouds)werkzaamheden niet zijn uitgevoerd. Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten van de heffing) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV. Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd. Indien baten van lokale heffingen in één jaar geraamd en gerealiseerd worden en de lasten zich over meerdere jaren uitstrekken, is het toegestaan deze te matchen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een voorziening artikel 44 lid 2 BBV of de balanspost ‘nog te verrekenen bedragen’. De commissie BBV adviseert dat in het geval dat een organisatie kiest voor tariefegalisatie dit vast te leggen in een raadsbesluit.

Impact Covid-19 in de jaarrekening

Ook in het jaar 2021 zijn de gevolgen van Covid-19 nog steeds enorm en heeft dit zowel impact op de samenleving als op de (financiële) huishouding van de gemeente. In de jaarrekening 2020 van de gemeente is op diverse onderdelen een toelichting opgenomen op de impact van Covid-19.

Wij concluderen dat de huidige wijze van toelichten voldoet aan de vereisten zoals voorgeschreven door de commissie BBV en de BADO ‘Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020’ van 26 februari 2021. Wij adviseren u om, behoudens de ontwikkelingen die komende tijd wellicht nog volgen op het gebied van rapportagevereisten, deze lijn door te zetten in de jaarrekening 2021. Daarmee is de verwachting dat de gemeente een goed inzicht kan geven in zowel de financiële impact (lasten en baten) als de inhoudelijke impact van Covid-19 voor het jaar 2021.

4.6

Het nieuwe normaal en hybride werkplekken

Na de recente persconferenties van de Nederlandse overheid op 12 en 26 november 2021 blijkt dat een aantal Covid maatregelen weer opnieuw ingevoerd en verder aangescherpt worden. Op dit moment geldt een dringend advies om thuis te werken of anders passende maatregelen te treffen. Het is vooralsnog onduidelijk hoe lang deze maatregelen zullen blijven aanhouden. De verwachting is dat het zeer waarschijnlijk is dat het thuiswerken niet helemaal verdwijnt en een combinatie van enkele dagen kantoor en werken vanuit huis ‘het nieuwe normaal’ gaat worden. Ook voor de gemeente Rhenen is de verwachting dat hybride werkvormen zullen ontstaan. Hierbij kunnen medewerkers zowel vanuit huis als op het organisatiehuis werken. Deze nieuwe werkwijze vraagt ook om nieuwe visie en beleid. Denk hierbij aan: o Welke medewerkers en welke teams zijn op verplichte momenten aanwezig op het organisatiehuis en wat betekent dat voor de bezetting binnen andere teams o (Meer) permanente afbakening van taken die op kantoor moeten, vanuit het oogpunt van risico en kwaliteit bijvoorbeeld (denk aan zaken waarbij vertrouwelijke 15

documentatie een rol speelt), en taken die thuis kunnen (een rapport uitwerken of presentatie maken) o Aanpassing en actualisaties van budgetten en personele regelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan besparing op reiskosten maar ook de fiscale impact van vergoedingen voor bijvoorbeeld reizen of thuiswerkvergoedingen op het moment dat omstandigheden wijzigen o Het ‘nieuwe werken’ vraagt ook een andere leiderschapsstijl. Meer werken vanuit vertrouwen komt in de plaats van controle. Is het huidige management hier voldoende op voorbereid Wij adviseren u om de nieuwe spelregels rondom de hybride werkvorm vast te leggen in een beleidsnotitie en deze periodiek te actualiseren op het moment dat de omstandigheden daarom vragen. Door hier aan de voorkant medewerkers van meerdere disciplines bij te betrekken wordt draagkracht gecreëerd onder de medewerkers.

4.7

Thema onderzoek fraude

Als gevolg van ontwikkelingen in onze beroepsregels zal er vanuit onze controle toenemende aandacht zijn voor (preventie van) fraude en corruptie. Ook de rol van uw college, directie en management, bij het voorkomen en detecteren van fraude, onder andere door middel van actief toezicht en het treffen van beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude, komt daarbij nadrukkelijk aan de orde. Een mogelijkheid daarbij is om bijvoorbeeld periodiek één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) te laten onderzoeken door uw interne controlemedewerkers of een accountant. Tijdens de interimcontrole hebben wij een onaangekondigd thema onderzoek gedaan ten aanzien van mogelijk bezoldigde

nevenfuncties van het College van de gemeente Rhenen. Wij hebben hierbij onderzocht middels Company Info of leden van het College daarnaast een functie als bestuurder of eigenaar van commerciële organisaties vervullen. Aanvullend hebben wij onderzoek gedaan of deze organisaties voorkomen in de crediteurenadministratie van de gemeente. Wij hebben hierbij geconcludeerd dat hiervan in 2021 geen sprake is.

4.8 Wijziging woonplaatsbeginsel Jeugdwet vanaf 2022 Het woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet regelt welke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de jeugdhulp. Omdat het vaak moeilijk is om te bepalen welke gemeente verantwoordelijk is, is besloten om het woonplaatsbeginsel wettelijk te veranderen en te vereenvoudigen. Per 1 januari 2022 wordt het nieuwe woonplaatsbeginsel Jeugdwet van kracht. Vanaf dat moment bepaalt de plaats van inschrijving van de jeugdige welke gemeente verantwoordelijk is voor de zorg en niet langer de plaats waar de uitvoerende zorginstelling is gevestigd. Is er bijvoorbeeld sprake van (aaneengesloten) zorg met verblijf? Dan is de woonplaats waar de jeugdige stond ingeschreven direct voorafgaand aan de start van de verblijfszorg bepalend. Landelijk betekent dit dat voor alle jeugdigen ook opnieuw bepaalt moet worden welke gemeente financieel verantwoordelijk is. Dit zal ook moeten leiden tot aanpassingen en het is van belang dat hier regionaal tijdig actie op ondernomen wordt. Voor de gemeente Rhenen kan dit betekenen dat verblijfstrajecten voor jeugdigen zowel alsnog worden toegewezen aan de gemeente of juist niet langer voor rekening van de gemeente komen. Dit kan mogelijk een grote impact hebben op uw begroting vanaf 2022. De eerste analyses van de gemeente geeft een beeld dat dit tot een beperkte impact van zorgtrajecten zal leiden.

Wij zien dit als een belangrijk punt om actief te blijven monitoren de komende jaren.

16

4.9 CAO akkoord verwacht met impact op boekjaar 2021

Verspreidingskring en disclaimer gebruik boardletter

Op dit moment ligt er een principe akkoord voor een nieuwe CAO Gemeenten waarin met terugwerkende kracht over 2021 een besluit zal worden genomen omtrent enerzijds een eenmalige toekenning en anderzijds een procentuele CAO stijging over december 2021. De verwachting is dat dit feitelijk in 2022 tot uitbetaling komt in de salarisadministratie. Dit heeft een oorsprong in het boekjaar 2021 en moet dan ook vanuit voorzichtigheidsprincipe worden opgenomen als uitgaven over 2021. Het is derhalve van belang dat de gemeente een berekening maakt van de financiële impact van deze nabetaling over 2021 en die verwerkt in de jaarrekening 2021. Naast de verwerking in de administratie leidt dit ook tot een rechtmatigheidsvraagstuk ten aanzien van begrotingsrechtmatigheid. De vraag is in hoeverre stelposten voor loonontwikkeling in de huidige begroting 2021 toereikend zijn om deze lasten te kunnen ondervangen. Wij adviseren u de impact van het wel of niet verwerken van (de noodzaak tot) een begrotingswijziging en de juiste verwerkingswijze in de jaarrekening 2021. Mocht dit tot een begrotingswijziging leiden dan is het van belang dat formele besluitvorming hieromtrent door de Raad tijdig, derhalve vóór 31 december 2021, wordt genomen.

Deze boardletter is alleen bestemd voor de gemeenteraad van gemeente Rhenen en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat deze boardletter daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verantwoordelijkheid of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie deze boardletter getoond of in zijn handen komt op ons. De in deze boardletter aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattende boardletter van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in deze boardletter is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.

17