Collegevoorstel vaststellen tijdelijk inhuurproces 2024

Bestuurlijk voorstel college Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

20 augustus 2024 Silke Zwart 1176161 C. van Rhee-Oud Ammerveld College Rhenen Openbaar Inhuurproces

Voorstel Het college besluit: 1. In te stemmen met het voorgestelde tijdelijke inhuurproces (bijlage 1) tot 31 december 2024. De belangrijkste punten hieruit zijn:

• •

Het college dient goedkeuring te geven voor nieuwe inhuur plaatsvindt; Voor aanvang van inhuur vindt altijd consultatie plaats tussen de manager en Financiën, P&O en de inkoopadviseur;

• •

Alle inhuur wordt minimaal meervoudig onderhands aanbesteed per 17-7-2024; Voor 01-12-2024 checken de contracteigenaren (de managers) of alle lopende inhuurcontracten nog rechtmatig zijn en welke actie ondernomen moet worden om rechtmatig te blijven;

•

Stappen om een inhuurproces duurzaam te borgen per 1 januari 2025.

Inleiding In het ontwikkelplan voor de jaarrekening is genoemd dat we het inhuurproces gaan verbeteren, zodat alle inhuur rechtmatig en binnen de budgetten gebeurt. Zowel bestuurlijk als ambtelijk is er behoefte aan goed zicht op de inhuur. Het tekort op de budgetten voor inhuur van € 900.000 in de voorjaarsrapportage 2024 heeft de urgentie verder versterkt. We hebben daarom een volledig proces beschreven. Het IMT heeft dit proces op 16 juli besproken en legt dit ter vaststelling voor aan het college. Het biedt duidelijkheid aan interne en aan externe partijen waar wij als gemeente verantwoording aan afleggen. Het proces biedt een centraal overzicht van het aantal ingehuurde krachten, de budgetten, de periode dat mensen hier ingehuurd zijn, partijen die leveren etc. We lossen de grootste knelpunten op in een tijdelijk proces. Met een uiteindelijk proces gaan we dit nog beter doen. Zo gaan we onder andere meer taken bij team P&O beleggen. Zodra de capaciteit binnen team P&O op orde is, gaan we meer standaarddocumenten ontwikkelen en verloopt de aanbesteding later via Mercell (platform voor de publieke sector) als dit voor Rhenen ingericht is. Het inhuurproces is beschreven (bijlage 1). De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het vorige proces staan bij de beslispunten in de memo naar het IMT (bijlage 2). Kaders

• •

Aanbestedingswet Rechtmatigheidseisen

1

Beoogd doel Een goed overzicht creëren t.b.v. eenduidige, centrale registratie, het voorkomen van budgetoverschrijding voor inhuur en om te voldoen aan de rechtmatigheidseisen. Argumenten 1.1 Het inhuurproces zorgt voor meer overzicht en integraal werken en de mogelijkheid voor de gemeenteraad om haar controlerende taak goed uit te kunnen voeren. Alle inhuur verloopt in dit proces centraal via de managers. Er is één centrale Excelsheet, waar zowel de MA’s als de managers, P&O, financiën en de inkoopadviseur toegang toe hebben. Dit zorgt o.a. voor een beter overzicht van beschikbare budgetten, contractwaardes en contractduur. Team Financiën en team P&O worden altijd geconsulteerd. Zo borgen we dat budgetten niet worden overschreden en dat er goed inzicht blijft bestaan in beschikbare formatie en vacatureruimte. Doordat we altijd een real-time overzicht hebben kunnen we gemeenteraad en college goed informeren. 1.2 Met de gebruikte definitie (van BMC) voor inhuur, wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten inhuur. Dit zorgt voor een realistischere weergave van het gedeelte ingehuurde medewerkers. Sommige medewerkers worden namelijk ingehuurd via een deta-vast constructie. Zij worden tijdelijk ingehuurd via een bureau daar waar het lastig is om zelf in een vacature te voorzien. Zij komen daarna vast in dienst.

Dat creëert een andere verhouding met de organisatie dan inhuur die later weer vertrekt. 1.3 Door alleen nog meervoudig onderhands aan te besteden en beter te registreren, voldoen we aan de rechtmatigheidseisen. Dit is een wens van het college, de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie. We besteden altijd op de juiste manier aan en registeren documenten op de juiste plek. Hoewel de inhuur soms in eerste instantie onder de aanbestedingsgrens kan liggen besteden we toch altijd meervoudig onderhands aan. Zo komen we niet in de problemen met de rechtmatigheid als we inhuur onverwacht moeten verlengen (bijvoorbeeld wanneer een ziektegeval langer duurt dan voorzien). 1.4 In het kader van budgetten is het belangrijk dat in het proces een consultatie met financiën is opgenomen Zo borgen we dat budgetten niet worden overschreden. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 Het is belangrijk dat de stappen in de uitvoering ook daadwerkelijk worden gevolgd Zo wordt geborgd dat de consultaties conform afspraak plaatsvinden. Aanvullende financiële notities Niet van toepassing Vervolg Vervolgstappen Het IMT stelt een vervolgopdracht op voor het definitieve proces. Monitoring of evaluatie In december 2024 wordt het tijdelijke inhuurproces geëvalueerd en waar nodig aangescherpt. Participatie N.v.t.

Communicatie Het nieuwe proces is via Intranet en door de managers met de ambtelijke organisatie gedeeld. Bijlagen Bijlage 1: Inhuurproces gemeente Rhenen 2024 Bijlage 2: Memo inhuur IMT 2