Collegevoorstel vaststellen Informatiebeleidsplan 2024-2028

Bestuurlijk voorstel college Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

5 februari 2024 Lisanne Van Dolderen 1156921 C.A.A. Van Rhee – Oud Ammerveld College Rhenen Openbaar Vaststellen Informatiebeleidsplan 2024-2028 als concept

Voorstel Het college besluit: 1. Het informatiebeleidsplan 2024-2028 als concept vast te stellen. 2. Het informatiebeleidsplan 2024-2028 ter consultatie aan te bieden aan de raad. Aanleiding/ korte voorgeschiedenis Het dagelijkse werk bij de gemeente Rhenen wordt grotendeels ondersteund door informatievoorziening. Het informatiebeleidsplan (bijlage 1) schetst een visie op de ontwikkeling van de informatievoorziening voor de komende 4 jaar (2024-2028). De raadscommissie Bestuur & Financiën is toegezegd in september 2023 dat dit plan met hen gedeeld wordt n.a.v. de ICT-ontvlechting van Veenendaal in 2023. Het huidige informatiebeleidsplan liep tot 2022 en is niet meer actueel. Beoogd effect Het informatiebeleidsplan geeft een invulling aan de volgende onderwerpen: 1. Zicht op wat er speelt in de organisatie en wat er op onze gemeente afkomt; 2. Richting geven aan ontwikkelingen en op basis van vastgelegde kaders prioriteren en keuzes maken; 3. Een gezamenlijke en integrale verantwoordelijkheid voor een professionele informatievoorziening; 4. Een professionele projectaanpak: duidelijk opdrachtgeverschap, en een financiële en capaciteitsplanning; 5. Draagvlak voor de ontwikkelingen in onze informatievoorziening.

1

Argumenten 1.1.

Het voorstel resulteert in informatievoorziening die waarde levert voor inwoner en organisatie. In het informatiebeleidsplan vertalen we de wensen van de inwoner en organisatie naar concrete afspraken en doelstellingen. Verbetering van de digitale dienstverlening richting inwoners is een belangrijk speerpunt in het informatiebeleidsplan. Ook de andere sporen dragen hier aan bij, evenals verbetering van de efficiëntie en effectiviteit van de ICT en informatievoorziening in de organisatie.

1.2.

Het voorstel resulteert in duurzame en toekomstgerichte informatievoorziening In het informatiebeleidsplan staan de werkzaamheden en afspraken die we nodig hebben om onze informatievoorziening klaar te maken voor de toekomst, rekening houdend met aankomende veranderingen, zoals wetten en technologische en maatschappelijke ontwikkelingen.

2.1.

Het voorstel resulteert in een gedeelde visie en werkwijze. Dit geeft grip op de informatievoorziening en draagvlak. Door het informatiebeleidsplan te delen, delen we de visie die we binnen de gemeente nastreven. We stellen duidelijke procedures, richtlijnen en kaders op. Hiermee creëren we duidelijkheid in de organisatie en daarbuiten en vragen we begrip en draagvlak voor bepaalde keuzes. We vragen het beleidsplan nu als concept vast te stellen, zodat ook de gemeenteraad, indien gewenst, nog op- of aanmerkingen kan aanleveren.

Risico’s en nadelen 1.1.

Informatievoorziening en ICT is continu aan verandering onderhevig. Er verandert zo veel in de informatievoorziening, dat je onmogelijk alles kan voorzien tot 2028. Daarom beschrijven we hoe we ook algemeen met veranderingen omgaan. Het informatiebeleidsplan geeft handvatten en kaders.

1.2.

De kaders en richtlijnen uit het informatiebeleidsplan worden mogelijk niet overgenomen door de organisatie en managers. Professionalisering van de informatievoorziening vraagt om duidelijke procedures en afspraken. Dit betekent dat er iets wijzigt ten opzichte van de voorgaande manier van werken. Mensen kunnen dit als belemmering of vervelend ervaren. Het is echter belangrijk om hier standvastig in te blijven. Dit is namelijk nodig om grip te houden op onze informatievoorziening en ICT, capaciteit en kosten.

Financiële toelichting Het vaststellen van het informatiebeleidsplan op zich heeft geen directe financiële implicaties. De projecten die hieruit voortvloeien, brengen wel kosten met zich mee. De vertaling van de financiële gevolgen volgen in het uitvoeringsplan d.m.v. een projectkalender en portfolioplanning. Deze worden opgesteld en definitief gemaakt zodra het informatiebeleidsplan formeel is vastgesteld. Personele gevolgen Het voorstel vraagt medewerkers op een andere manier te werken. Er moet meer integraal en projectmatig worden samengewerkt op gebied van ICT. Het vraagt niet om meer werk. Dit vraagt wel om een cultuurverandering die breed in de organisatie gesteund moet worden. Duurzaamheid Het informatiebeleidsplan geeft duurzaamheid als kader mee. Participatie Het informatiebeleidsplan is tot stand gekomen door middel van interviews met alle teams van de gemeenten Rhenen, kennis uit praktijkervaringen bij andere gemeenten, beleidsdocumenten en rapporten van andere gemeenten, de VNG en binnenlands bestuur, input en feedback van de ambtelijk opdrachtgever, de kwartiermaker datagedreven werken, de adviseur informatiebeheer, de CISO, de regisseur ICT, het IMT en andere sparringpartners binnen gemeente Rhenen. 2

Communicatie De meeste collega’s weten dat dit plan eraan komt door de interviews. Na vaststelling door de raad volgt er communicatie richting de organisatie. Doel is dat elk team de richtlijnen en kaders rondom ICT kent. Vervolgprocedure Dit plan wordt in de commissie bestuur en financiën gepresenteerd op 11 maart 2024, waarna het college het informatiebeleidsplan definitief vaststelt. Ook wordt het gedeeld met alle medewerkers van de gemeente. De uitwerking van de informatieplanning en de daarbij behorende projectenkaarten (zie bijlage 1 H5) volgen na vaststelling van het informatiebeleidsplan. Bijlagen Bijlage 1: Informatiebeleidsplan Gemeente Rhenen 2024-2028

3