Collegevoorstel Toekomst ICT

Bestuurlijk voorstel college Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

28 augustus 2024 Lisanne Van Dolderen 1175614 C. van Rhee-Oud Ammerveld College Rhenen Openbaar Toekomst ICT

Voorstel Het college besluit: 1. kennis te nemen van het geadviseerde toekomstscenario van ICT: een combinatie van hardware overkopen en zelf (met hulp) blijven beheren (4) en gefaseerd applicaties naar de cloud brengen (3) voor de periode 2025-2029. 2. om het ICT toekomstscenario ter consultatie door te zetten naar de raad voor behandeling in de raadscommissie Bestuur & Financiën met de volgende vragen: a. Kunt u zich vinden in dit gekozen scenario? b. In hoeverre bent u bereid incidenteel en/of structureel budget vrij te maken om versneld kernapplicaties (bijv. Centric Burgerzaken) naar de cloud te brengen, met als doel versneld verbeterde dienstverlening en compliance? c. Wilt u nog iets meegeven?

Inleiding De Gemeente Rhenen heeft momenteel een tussenoplossing voor haar ICT-omgeving, nadat de samenwerking met partnergemeente Veenendaal in 2023 is stopgezet. Nu het einde van de beoogde tussenperiode in zicht komt (maart 2025*) is het tijd om een toekomstscenario vast te stellen voor de ICT omgeving van Rhenen voor de komende paar jaar. Er zijn 4 scenario’s onderzocht: 1. Lease aanhouden / strategische samenwerking met IT partner; 2. Uitbesteden aan regionale partner; 3. Overgang naar Cloud 4. Hardware overkopen en zelf inrichten en onderhouden. Kaders • Informatiebeleidsplan 2024 – 2028 gemeente Rhenen Wet- en regelgeving • Network and Information Security directive (NIS2) • Bestuurlijk Convenant Digitale Veiligheid gemeenten • Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) • Aanbestedingswet

1

Beoogd doel Een gezamenlijk gekozen toekomstscenario ICT die past bij de visie van Rhenen en waarvan de impact duidelijk is. Argumenten 1.1 Het geadviseerde scenario past binnen onze visie op informatiebeleid en ICT In het Informatiebeleidsplan 2024 – 2028 staat dat ICT moet bijdragen aan een informatievoorziening die waarde levert voor de inwoner en organisatie op een duurzame manier. We willen zelf de regie voeren op onze ICT en we willen grip houden op welke kosten we maken. Daarom willen we het beheer (nog) niet volledig uit handen geven aan een regionale of commerciële partij. We willen de dienstverlening naar inwoners en medewerkers verbeteren en vinden vooral een stabiele dienstverlening belangrijk. Daarnaast willen we voldoen aan bestaande en nieuwe wetgeving en zorgen dat informatie veilig en goed beheerd is. 1.2 Dit scenario is het meest wenselijk qua kosten, haalbaarheid, dienstverlening, regie en compliance Het ‘Adviesrapport ICT - gemeente Rhenen’ (bijlage 1) schetst de huidige situatie, vereisten, een uitwerking van de mogelijke scenario’s en een advies. Het geadviseerde scenario is een samenvoeging van 2 varianten. De beknoptere vergelijking van de scenario’s staat in de ‘Alternatievennota toekomst ICT’ (bijlage 2). 1.3 Dit scenario is uit te voeren binnen de huidige financiële middelen.

Het ‘Adviesrapport ICT - gemeente Rhenen’ (bijlage 1) schetst de kosten voor de huidige situatie en van het geadviseerde scenario. De hardware overnemen en zelf beheren past binnen de huidige ICT middelen en wordt zelfs goedkoper. Cloudgang kost incidenteel en structureel meer, maar is gefaseerd in te voeren. De snelheid is dan wel afhankelijk van het beschikbare budget, tenzij er meer budget wordt vrijgesteld. 2.1 We willen draagvlak voordat we een nieuwe keuze maken voor de toekomst van ICT De raad wil graag inzicht in en inspraak op de toekomst van ICT. De ontvlechting van Veenendaal was niet geconsulteerd bij de raad en ook waren zij verrast door de hoge kosten. We willen dit op deze manier voorkomen. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 Mogelijk zijn niet alle kosten goed in beeld We hebben ons ingespannen om een realistische kosteninschatting te geven. Doordat er nog geen goed overzicht is van de huidige verplichtingen, is dit moeilijk te vergelijken met de toekomst. Ook konden niet alle leveranciers een kostenindicatie geven. Daarnaast kunnen de kosten van licenties en services stijgen komende jaren. Ten slotte komen er kosten bij als het beheer tijdelijk of structureel meer extern belegd moet worden (zie risico 1.5).

1.2 Mogelijk staat niet iedereen achter dit gekozen scenario Relevante stakeholders zijn of worden betrokken, maar er zit weinig tijd tussen het advies en de beslissing die we moeten nemen om tijdig een toekomstscenario in de markt te zetten en te implementeren. Ook kan het college anders besluiten dan het ambtelijk geadviseerde scenario. 1.3 Mogelijk besteden we niet tijdig of niet goed aan of zeggen contracten niet tijdig op We moeten vanaf maart 2025 nieuwe contracten aangaan*. Hiervoor willen we voor 1 november 2024 een beslissing hebben om de inkoop en opzegging goed voor te bereiden. 1.4 Er zijn eerder andere verwachtingen gedeeld Bij de ontvlechting is het beeld geschetst dat we na 2 jaar volledig in de cloud zouden zitten. Dat is te optimistisch gebleken. We hebben hierin zowel onszelf als de markt overschat. Ook is gebleken dat grip op de kosten werd opgevat als goedkoper. We schetsen hiermee een realistischer beeld en zijn open over de kosten en risico’s.

2

1.5 Mogelijk vraagt het ICT beheer toch meer dan we nu denken Mocht er blijken dat de continuïteit of compliance in gevaar komt, door drukte of onvoldoende kennis, dan kunnen we extra service inkopen op basis van een strippenkaart, opdracht of service contract. We hebben deze opties nu ook al achter de hand. De verdere aanpak is afhankelijk van de oorzaak en duur. Aanvullende financiële notities * In maart 2025 loopt het dienstencontract af met onze IT partner, alsook een deel van de andere contracten. De leaseperiode loopt af in november 2024, maar er wordt gewerkt aan een verlenging per maand. We gingen 1 juli 2023 over, maar daarvoor moest de nieuwe omgeving al grotendeels worden ingericht, vandaar het verschil tussen de einddatum van contracten en de ontvlechtingdatum. Deze contracten worden automatisch verlengd als we niets opzeggen. Vervolg Vervolgstappen Afhankelijk van het draagvlak en aandachtspunten, zal het college een besluit nemen over de toekomst ICT. Hierna gaan we zo snel mogelijk aan de slag met de inkoop, opzegging en implementatie en aanbevelingen. We bereiden ons ook voor op de periode na 2029. We nemen o.a. (verder) contact op met de Food Valley gemeenten Nijkerk, Barneveld, Ede en Wageningen en ook met de nu op IT samenwerkende gemeenten Veenendaal, Renswoude, Scherpenzeel en Woudenberg.

We zullen zorgen dat we nu geen keuzes maken die een samenwerking niet meer mogelijk maken (‘no regret beleid’), o.a. door via standaarden te werken. Monitoring of evaluatie We zullen in maart en september 2025 weer een presentatie geven aan de raadscommissie Bestuur & Financiën en de kosten verantwoorden in de P&C cyclus. Participatie Communicatie We zullen in maart 2025 weer een presentatie geven aan de raadscommissie Bestuur & Financiën en voor die tijd een informatienota opstellen. Bijlagen Bijlage 1: Adviesrapport ICT - gemeente Rhenen Bijlage 2: Alternatievennota Toekomst ICT

3