Collegevoorstel Projectopdracht Kerntakendiscussie (fase 1) (1)

Bestuurlijk voorstel college Datum

:

Behandelaar

:

Zaaknummer

:

Portefeuillehouder

:

Besluitvormend orgaan

:

Publicatieniveau

:

Onderwerp

:

10 november 2025 IMT 14249 Bert Fintelman College van burgemeester en wethouders Openbaar Consultatie projectopdracht ‘Kerntakendiscussie (fase 1)’

Voorstel <test> Het college besluit: Het college besluit: 1. Kennis te nemen van de projectopdracht kerntakendiscussie (KTD) fase 1. Met als hoofddoel: ▪ Om duidelijke keuzes te maken over welke producten en diensten de gemeente levert aan de Rhenense samenleving. Met daaraan gekoppeld het gewenste ambitieniveau van deze taken. Die zorgen voor een solide financiële basis voor de komende jaren. Dit willen we doen door: ▪ Te zorgen voor een gezamenlijke basis door samen definities en uitgangspunten vast te stellen. ▪ In kaart te brengen wat de gemeente doet, waarom zij dat doet en hoe dit zich verhoudt tot wettelijke en niet-wettelijke taken, waarbij de taakvelden als basis dienen. 2. deze projectopdracht, met het agendaverzoek (bijlage 2), ter consultatie voor te leggen aan de commissie Bestuur en Financiën op 8 december 2025;

<Test> Inleiding De gemeenteraad heeft uitgesproken dat er behoefte is aan meer overzicht in wat we doen als gemeente. Die wens is gedeeld in verschillende gesprekken, waaronder in de brede stuurgroep en tijdens de werkbijeenkomst op 1 oktober. Hoewel deze stuurgroep geen formeel besluitvormend orgaan is, vervult zij een belangrijke rol als klankbord en aanjager van dit traject. De signalen die daar zijn opgehaald, geven richting aan dit voorstel. We willen starten met een eerste, verkennende stap In deze fase brengen we onze taken overzichtelijk in beeld. We verzamelen informatie over wat we doen, waarom we dat doen en of het gaat om wettelijke of aanvullende taken. Dit vormt de basis voor een vervolggesprek over keuzes en prioriteiten. We toetsen de aanpak bij de raad We leggen consultatieve vragen voor aan de raad: sluit deze opdracht aan bij de eerder uitgesproken wensen? Is dit een passende manier om het gesprek over kerntaken voor te bereiden? De raad heeft hierin een belangrijke rol als kadersteller en richtinggever. 1

Samenhang met verbetering van Planning & Control Parallel aan dit traject loopt de doorontwikkeling van het P&C-instrumentarium. Beide trajecten hebben een eigen inhoud en aanpak, maar raken aan dezelfde behoefte die naar voren kwam in de QuickScan Verbetering P&C: een verbeterd P&C-instrumentarium, een financieel solide basis, een organisatie die in control is en een scherpe focus met duidelijke rolafbakening tussen raad, college en organisatie. Daarom kiezen we ervoor om beide trajecten integraal te begeleiden met één externe projectleider. Vooruitlopend op deze opdracht, neemt de gemeenteraad op 11 november een besluit over deze benodigde capaciteit. De projectopdracht beschrijft het proces In de bijlage staat hoe we het proces zorgvuldig willen organiseren. We bepalen wie we betrekken, welke informatie nodig is en hoe we toewerken naar een gedeeld beeld. Het college, de raad en de organisatie trekken hierin samen op. Kaders ▪ Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) ▪ QuickScan (maart 2025) ‘Planning en Control cyclus en instrumenten gemeente Rhenen’ ▪ Besluitvorming Ombuigingen 2025 en 2026 ▪ Financieel Perspectief 2026-2029 ▪ Wet- en regelgeving op alle relevante beleidsterreinen Beoogd doel Met een kerntakendiscussie streven we het volgende na: ▪ We maken duidelijke keuzes over welke producten en diensten de gemeente levert aan de Rhenense samenleving.

▪ We bepalen het gewenste ambitieniveau van deze taken. ▪ We zorgen voor een solide financiële basis voor de komende jaren.

▪ Argumenten 1.1 Een projectopdracht zorgt voor een gestructureerd en zorgvuldig ingericht proces Het doel van de projectopdracht is om vooraf duidelijkheid te geven over wat we willen bereiken, hoe we dat aanpakken en wat we daarvoor nodig hebben. Dit helpt om de juiste stappen te zetten, verwachtingen goed af te stemmen en het proces overzichtelijk te houden. Zo werken we samen gericht toe naar een resultaat dat past bij de opdracht. 1.2 Een gezamenlijk vertrekpunt zorgt voor een gedeeld begrip van definities en uitgangspunten, wat de samenwerking tussen raad, college en organisatie versterkt. Als we samen starten vanuit dezelfde definities en uitgangspunten, ontstaat er meer duidelijkheid. Iedereen weet waar het over gaat en wat de bedoeling is. Dit maakt het makkelijker om samen te werken, besluiten te nemen en het gesprek te voeren op inhoud. Een duidelijke basis maakt het ook makkelijker om in fase 2 gerichte keuzes te maken en het gesprek goed te voeren. 1.3 Inzicht in het huidige takenpakket maakt zichtbaar welke taken wettelijk verplicht zijn, welke niet en hoe deze zich verhouden Door informatie over wat we doen, te verzamelen en te ordenen. Daarbij maken we onderscheid tussen taken die we wettelijk verplicht zijn uit te voeren en taken die we aanvullend oppakken. We kijken ook hoe deze taken zich tot elkaar verhouden.

Dit sluit aan bij de behoefte die is uitgesproken in de Brede Stuurgroep en tijdens de werkbijeenkomst op 1 oktober 2025. 1.4 Duidelijkheid over kerntaken helpt om bewuste keuzes te maken over wat we wel en niet doen, passend bij de behoeften van de Rhenense samenleving Samen met de raad en de organisatie werken we toe naar één helder overzicht van onze taken. Dit overzicht helpt ons om keuzes te maken die passen bij de gemeente die we willen zijn en bijdragen aan een gezonde financiële basis. Daarbij hoort ook eigenaarschap. We weten waarvoor we verantwoordelijk zijn en sturen daar bewust op. Het overzicht biedt een gezamenlijke basis, met gedeelde taal, voldoende informatie en een duidelijk kader voor het gesprek.

2

1.5 De werkzaamheden in fase 1 kunnen bijdragen aan de voorbereiding op de coalitieonderhandelingen en/of het opstellen van het bestuurs- of raadsakkoord De informatie die in fase 1 wordt verzameld, vormt een eerste verkenning van kerntaken en uitgangspunten. Deze inzichten kunnen later van waarde zijn bij het bepalen van de koers in een nieuw bestuurs- of raadsakkoord. Daarmee is de gemeente beter voorbereid op het politieke gesprek, zonder dat fase 1 hier volledig op gericht is. 2.1 Om uitvoering te geven aan deze opdracht hebben we haalbare kaders en uitgangspunten nodig Om goed van start te gaan, is het belangrijk dat we werken vanuit duidelijke en haalbare kaders. Naast het commitment op de opdracht willen we daarom drie vragen voorleggen aan de Commissie Bestuur en Financiën: ▪ Is de concept-projectopdracht een juiste weergave van de bespreking in de Cie B&F en de werkbijeenkomst met de raad? ▪ Zijn er onderdelen die u wilt aanpassen, aanvullen of wijzigen? Zo ja, welke? ▪ Hoe willen we omgaan met de reikwijdte van de taakvelden? Kanttekeningen (risico's en nadelen) 1.1 De extra werkzaamheden kunnen niet binnen de bestaande formatie worden opgevangen De opdracht vraagt om extra inzet van verschillende onderdelen van de organisatie, zoals het management, financieel adviseurs, het team Regie en Strategie en beleidsadviseurs.

Zij moeten op taak- en productniveau inzicht geven in de ruimte voor bestuurlijke keuzes. Op basis van een globale inschatting gaat het om 2.984 uur extra inzet: 144 uur voor het management, 1.800 uur voor het projectteam en 1.040 uur voor medewerkers. Gezien hun huidige takenpakket is het niet realistisch om deze uren binnen de bestaande formatie op te vangen. Extra capaciteit is waarschijnlijk nodig om de reguliere werkzaamheden door te laten gaan en deze opdracht goed uit te voeren. Aanvullende financiële notities In de raadsvergadering van 11 november 2025 liggen twee voorstellen voor over het beschikbaar stellen van middelen voor een hybride projectleider t.w.: 1. Projectleider ‘Verbetering planning en control’ : € 80.496 2. Projectleider ‘Voorbereiding kerntakendiscussie’ incl. werkbudget' : € 83.664 Vervolg Na de consultatie op 8 december stelt het college de projectopdracht (gewijzigd) vast. We koppelen deze opdracht aan het tijdpad van de gemeenteraadsverkiezingen. Zo kunnen de inzichten direct worden benut in het bestuurlijke kader. Op hoofdlijn ziet de concept planning er op dit moment als volgt uit.

In het projectplan wordt een gedetailleerde planning opgenomen: Fase 1 Week Opdracht + budget KTD (incl benchmark) November 2025 Aanbesteding opdracht November 2025 Start project November – mrt 2026 Benchmark organisatie Januari 2026 – maart 2026 *) Een rapportage waarin staat hoe uitvoering is Maart 2026 gegeven aan deze opdracht Verkiezingen maart 2026 Bestuursakkoord maart 2026 - juni 2026 Vervolg op KTD juli 2026 en verder *) Bij externe partijen capaciteit niet eerder beschikbaar. Bijlagen Bijlage 1: Projectopdracht ‘Kerntakendiscussie fase 1’ Bijlage 2: Agendaverzoek

3

Bijlage 3: Raadsbesluit/raadsvoorstel Inhuren van projectleider voorbereiding Kerntakendiscussie (KTD)

4