Collegevoorstel pilot nieuwe tussentijdse rapportage

Bestuurlijk voorstel college Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

27 januari 2021 Dick Roodbeen 790637 Hans Boerkamp College Rhenen Openbaar Pilot nieuwe tussentijdse rapportage

Voorstel Het college besluit: 1. In te stemmen om de nieuwe tussentijdse rapportage als pilot in 2021 uit te voeren onder voorbehoud van de uitkomst van de consulterende vragen aan de commissie B&F. 2. het voorstel aan de raad middels een aantal consulterende vragen aan de fracties voor te leggen in de commissie Bestuur en Financiën van 10 maart 2021 (zie bijlage 2) Aanleiding /voorgeschiedenis In 2019 heeft PwC in opdracht van de Rekenkamer een onderzoek naar de effectiviteit en efficiency van de documenten binnen de Planning en Control-cyclus uitgevoerd. Het rapport ‘Onderzoek Rekenkamer’ is afgesloten met een aantal conclusies en aanbevelingen. De aanbevelingen uit het onderzoek betroffen: 1. Maak de P&C-documenten compacter en overzichtelijker. 2. Expliciteer bij de meest relevante onderwerpen de rol van de gemeentelijke partners. 3. Gebruik thema-avonden in de P&C-cyclus. 4. Versterk de rol van indicatoren in de P&C-documenten. 5. Maak afspraken over de wijze van verwerking en timing van circulaires in de P&C-documenten en de P&C-cyclus. 6.

Onderzoek de behoefte aan en de ontwikkelingen van digitalisering (in brede zin), die de opstelling en behandeling van P&C-documenten kan vergemakkelijken en toegankelijker kan maken.* * zie ook de motie perspectiefnota 2021 ‘Digitalisering P&C cyclus’ Verder bleek uit het onderzoek dat de raad het minst tevreden is over de huidige voor- en najaarsrapportage. Daarom is in 2020 een ambtelijk traject gestart om te komen tot een nieuwe tussentijdse rapportage. Hierin zijn de bovengenoemde aanbevelingen als uitgangspunt genomen. Het nieuwe format van deze rapportage is in september 2020 besproken in de werkgroep P&C cyclus. Bij de bespreking waren niet alle leden van de werkgroep aanwezig. Daarnaast zijn in deze werkgroep niet alle fracties vertegenwoordigd. Om bij de raad voldoende draagvlak te creëren voor de nieuwe tussentijdse rapportage wil het college aan de fracties een aantal consulterende vragen voorleggen in de commissie Bestuur en Financiën van 10 maart 2021. Verder wil het college het jaar 2021 als pilot benoemen, waardoor de definitieve keuze voor de nieuwe tussentijdse rapportage nog niet vastligt.

1

Indicatoren Een onderwerp dat in de nieuwe tussentijdse rapportage specifieke aandacht nodig heeft zijn de indicatoren. Welke indicatoren gaan we opnemen in de tussentijdse rapportage? In de huidige vooren najaarsrapportage zijn teveel indicatoren/algemene gegevens opgenomen. Ook is de kwaliteit ervan niet altijd toereikend. De huidige indicatoren in de P&C-documenten bestaan uit: 1. Wettelijke verplichte indicatoren 2. Eigen indicatoren en algemene gegevens Op basis van een onderzoek bij diverse gemeenten is een overzicht van mogelijke indicatoren en algemene gegevens opgesteld in de nieuwe tussentijdse rapportage. Het voorstel is om zowel een kwaliteitsverbetering door te voeren bij de indicatoren als het aantal sterk te reduceren. Hiermee komen we tegemoet aan de aanbeveling uit het rapport van de Rekenkamer om de rol van de indicatoren te versterken. De verbetering inzake de indicatoren is opgeknipt in twee fases. De eerste fase (de zogenaamde quick win) bestaat uit het maken van een selectie uit de indicatoren uit de voor- en najaarsrapportage en de mogelijke indicatoren en algemene gegevens uit het onderzoek bij andere gemeenten. Het aantal indicatoren willen we beperken tot maximaal vijf per domein/thema. De keuze wordt bepaald door de inhoudelijk beleidsmedewerker samen met de portefeuillehouder.

De tweede fase bestaat uit een meer fundamentele keuze voor indicatoren en algemene gegevens in samenwerking met de raad. Vergelijkbaar met de aanpak die nu bij jeugd plaatsvindt. Het voorstel voor de eerste fase wordt in de vorm van consulterende vragen voorgelegd in de commissie Bestuur en Financiën. Daarbij zijn ook enkele criteria opgenomen waaraan de indicator moet voldoen. Kaders 1.Financiële verordening ex artikel GW (vanuit de BBV zijn geen verplichtingen opgenomen). Beoogd effect Doel is te komen tot efficiënte en effectieve P&C documenten – te beginnen met de tussentijdse rapportage -, die helder en begrijpelijk zijn voor alle raadsleden. Dit willen we bereiken door de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport van PwC te verwerken in de nieuwe rapportages en te rapporteren over onderwerpen die bestuurlijk relevant zijn. Argumenten 1.1. De tussentijdse rapportages worden compacter en toegankelijker door de focus te leggen op de hoofdlijnen en dus te rapporteren over onderwerpen die er bestuurlijk echt toe doen. In de nieuwe tussentijdse rapportage worden hoofd- en bijzaken meer gescheiden. Daarnaast wordt meer gebruik gemaakt van digitale links naar de bestuurlijk relevante documenten. Hierdoor worden de toelichtingen die in de tussentijdse rapportage zelf worden opgenomen beperkt tot de kern. 1.2.

Het beleidsmatig karakter van de tussentijdse rapportage neemt toe omdat er meer aandacht is voor de rol van de indicatoren en de samenwerkende partners. 1.3. Door de tussentijdse rapportages beter af te stemmen op de circulaires heeft de raad een actueler en beter beeld van de financiële positie van de gemeente. 1.4. Door deze opzet kan een efficiënter proces worden doorlopen bij het opzet van de tussentijdse rapportage, waardoor dit minder capaciteit vraagt en sneller gerapporteerd kan worden. 1.5. Door de tussentijdse rapportage als pilot te benoemen staan de definitieve vorm en implementatie nog niet vast. Een pilot biedt ruimte voor leren en verbeteren, zodat het voortschrijdend inzicht leidt tot aanpassingen in het format.

2

Risico’s 1.1. De raad wordt via de nieuwe tussentijdse rapportage niet meer geïnformeerd over alle onderwerpen van het bestuursprogramma Voor de onderwerpen die niet zijn opgenomen in de tussentijdse rapportage geldt de lijn dat de raad bij ontwikkelingen die bestuurlijk relevant zijn wordt geïnformeerd via een mededeling van de portefeuillehouder, een aparte informatienota, e.d. Financiële gevolgen Niet van toepassing Personele gevolgen De verwachting is dat met de nieuwe tussentijdse rapportage de belasting voor de organisatie in beperkte mate wordt teruggebracht. Duurzaamheid Niet van toepassing Participatie Het format voor de nieuwe tussentijdse rapportage is in concept besproken in het IMT en met de portefeuillehouder. Ook is het format in het september 2020 met een aantal fracties besproken in de werkgroep P&C cyclus. De uitkomst van beide besprekingen is dat er een goed fundament ligt waarop verder kan worden gebouwd. Als aandachtspunt is in de werkgroep P&C cyclus genoemd dat er geen cijfermatige trend over een aantal jaren is opgenomen in de nieuwe tussentijdse rapportage. Communicatie Niet van toepassing Vervolgprocedure Na de consultatie in de commissie Bestuur en Financiën van maart 2021 zal de nieuwe tussentijdse rapportage ambtelijk verder worden uitgewerkt.

De bestuurlijke behandeling van de nieuwe tussentijdse rapportages is gelijk aan die van de voor- en najaar rapportage zoals die in de raadsplanning zijn opgenomen. Bijlagen 1. Concept opzet tussentijdse rapportage 2. Consulterende vragen

3