Collegevoorstel Managementletter interim-controle 2025

Bestuurlijk voorstel college Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

6 januari 2026 Margaret Schreuder 33046 Bert Fintelman College van burgemeester en wethouders Openbaar Managementletter interim-controle 2025

Voorstel <test> Het college besluit: 1. 2. 3.

Kennis te nemen van de Managementletter 2025 van de accountant; de bevindingen en aanbevelingen uit de Managementletter 2025 op te pakken zoals wordt voorgesteld; de Managementletter 2025, inclusief dit collegebesluit, ter informatie door te sturen naar de gemeenteraad.

<Test> Inleiding Onze accountant voert ieder jaar een interim-controle uit als voorbereiding op de controle van de jaarrekening. De bevindingen en aanbevelingen uit deze controle staan in de Managementletter 2025. Daarnaast bevat het document ook informatie over de opvolging van de Managementletter 2024. Deze rapportage is kritisch van aard en richt zich op interne verbeterpunten in onze processen en bedrijfsvoering. Het doel is om de organisatie verder te versterken en beter te beheersen. Conclusie en kwaliteit van de AO/IB: • De administratieve organisatie (AO) en interne beheersing (IB) voldoet aan de minimaal daaraan te stellen eisen. • De kwaliteit van de bedrijfsvoeringsprocessen voldoet aan de daaraan te stellen eisen. • De uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is geclassificeerd tussen niveau II (VIC als intern beheerskader) en niveau III (de VIC als interne beheersingsmaatregel). Normaal ontvangt de gemeenteraad de bevindingen en de reactie van het college via een informatienota. Dit jaar bieden we de volledige managementletter ter kennisname aan. Zo krijgt de gemeenteraad niet alleen een samenvatting, maar het complete document. Dit geeft meer inzicht in de bevindingen en de voortgang van verbeterpunten. De Boardletter wordt door de accountant aan de raad gestuurd, maar voegen we voor de volledigheid bij dit voorstel.

Kaders Controleprotocol gemeente Rhenen 2023 e.v. Beoogd doel Doel van een Managementletter is onder meer een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van onze organisatie.

1

Argumenten 1.1 Inzicht verkrijgen in de interne beheersing draagt bij aan de totstandkoming van een adequate jaarrekening 2025 Het fundament van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties is dat de bedrijfsvoering en de planning en control cyclus op orde is. Daarom is het van belang dat de maatregelen van interne beheersing dusdanig zijn ingericht dat de verstrekte informatie voldoende betrouwbaar is en dat aangetoond kan worden dat handelingen rechtmatig zijn verricht. Met het uitbrengen van de boardletter geeft de accountant inzicht in de administratieve organisatie en interne beheersing van onze gemeente. 1.2. De managementletter betreft een interim rapportage als opmaat naar de jaarrekening De aanbevelingen in de managementletter zijn bedoeld als constructieve aanwijzingen voor het college in het continue proces om de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening te verstevigen. 2.1 Het opvolgen van de aanbevelingen helpt om risico’s te beperken, processen te verbeteren en te voldoen aan geldende wet- en regelgeving De aanbevelingen van de accountant zijn gebaseerd op een onafhankelijke beoordeling en bieden richting om de organisatie verder te versterken. Het opvolgen ervan draagt bij aan een zorgvuldige en verantwoorde werkwijze en verkleint de kans op knelpunten in de uitvoering.

2.2 Als we de aanbevelingen niet opvolgen, bestaat het risico dat we geen goedkeurende verklaring krijgen Wanneer de managementletter niet wordt opgevolgd bestaat er een risico dat er onrechtmatigheid ontstaat met als gevolg dat de accountant geen goedkeurende verklaring kan afgeven. Kanttekeningen (risico's en nadelen) 2.1 Het oppakken van alle aanbevelingen vraagt om capaciteit Het oppakken van alle aanbevelingen uit de Managementletter 2025 vraagt om zorgvuldige afstemming op de beschikbare capaciteit, zodat uitvoering haalbaar blijft binnen de huidige personele en organisatorische mogelijkheden. Aanvullende financiële notities n.v.t. Vervolg Vervolgstappen De managementletter, inclusief de bijbehorende stukken, wordt ter kennisname voorgelegd aan de Commissie Bestuur en Financiën. Tijdens de vergadering zal de accountant een nadere toelichting geven op de inhoud van de boardletter. De geconstateerde bevindingen en aandachtspunten worden intern opgevolgd en gemonitord via een overzichtelijke follow-up lijst. Bijlagen Bijlage 1: Managementletter 2025 Bijlage 2: Boardletter 2025

2