Collegevoorstel inhuur Voorjaarsrapportage 2024 en inhuur tot 1 augustus 2024

Bestuurlijk voorstel college Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

20 augustus 2024 IMT 1177197 C. van Rhee-Oud Ammerveld College Rhenen Openbaar Inhuur Voorjaarsrapportage 2024 en inhuur tot 1 augustus 2024

Voorstel Het college besluit: 1. in te stemmen met de specificatie met toelichting van de inhuur, zoals in de Voorjaarsrapportage 2024 gepresenteerd (bijlage 1). 2. in te stemmen met de specificatie met toelichting van de inhuur in de periode 1 mei (peildatum VJR)– 1 augustus 2024 welke niet in de Voorjaarsrapportage 2024 opgenomen is, inclusief de bijbehorende dekking daarvan (bijlage 2). 3. de mutaties van beslispunt 2 te verwerken in de Najaarsrapportage 2024 en de financiële consequenties daarvan vast te stellen op € 0. 4. de gemeenteraad actief te informeren over de beslispunten 1 t/m 3.

Inleiding Het college heeft werkafspraken gemaakt waarbij o.a. alle inhuuraanvragen ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd. Het college zal dan ook alleen toestemming verlenen aan externe inhuur die het noodzakelijk acht voor het uitvoeren van alle gemeentelijke taken. Kaders

• • • •

Voorjaarsrapportage 2024 Inhuurproces gemeente Rhenen 2024 Werkafspraken inhuur Besluit Begroting en Verantwoording

Beoogd doel Door het college tijdig te informeren en te laten instemmen met de inzet van inhuurcapaciteit binnen de gemeente Rhenen, komt er voor het college en de raad tijdig zicht en grip op de inhuur en de kosten dan wel budgetoverschrijdingen die dit met zich meebrengt. Argumenten 1.1 In de raadsvergadering van 9 juli is gevraagd en toegezegd inzicht te verschaffen in de consequenties die het stopzetten van inhuur tot gevolg zal hebben. Met de huidige capaciteit binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Rhenen kunnen niet altijd alle taken worden uitgevoerd. Hiervoor is onvermijdelijk externe inhuur noodzakelijk. Voor de duidelijkheid is de in de Voorjaarsrapportage 2024 gepresenteerde inhuur opgesplitst in de

1

categorieën ‘Vervanging wegens ziekte’; ‘vervanging wegens vacatures/arbeidsmarkt’; ‘Projecten en Overig’. Dit geeft een duidelijk beeld van de redenen/oorzaken die aan de inhuur ten grondslag liggen. 1.2 Er is binnen de formatie geen (extra/over)capaciteit beschikbaar. Uit onderzoek door de manager van het betreffende bedrijfsonderdeel is gebleken dat er geen beschikbare ruimte is binnen de huidige teamcapaciteit voor het uitvoeren van de taken, zoals beschreven in het beleid Inhuurproces gemeente Rhenen 2024. Daarnaast is door het team P&O onderzocht of er elders in de organisatie capaciteit beschikbaar is die ingezet kan worden voor het uitvoeren van taken zoals beschreven in het beleid Inhuurproces gemeente Rhenen. Dit is niet het geval. 2.1 Voor de periode 1 mei (peildatum Voorjaarsrapportage 2024) en 1 augustus 2024 heeft inhuur plaatsgevonden die zijn geeffectueerd vóór de inwerkingtreding van de nieuwe werkafspraken van het college rondom inhuur. Na de peildatum van de Voorjaarsnota 2024 hebben zich nieuwe situaties voorgedaan op basis waarvan inhuur is aangegaan. Voorbeelden hiervan zijn b.v. vervanging wegens ziekte omdat het herstel langer duurt dan vooraf was ingeschat en niet succesvolle afronding van sollicitatieprocedures vanwege krapte op de arbeidsmarkt. 2.2 Door deze inhuur voorkomen we extra werkdruk en uitval.

Ook blijven we hierdoor een goed werkgever en behoudt dit onze concurrentiepositie. De huidige arbeidsmarkt in combinatie met onze gemeentegrootte maakt dat invulling van het grote aantal vacatures nu al uiterst moeizaam verloopt. We willen een aantrekkelijk werkgever blijven en zullen ons daar vol voor moeten inzetten. 2.3 Door deze inhuur voorkomen we het niet of niet volledig uitvoeren van onze (wettelijke) taken en dienstverlening aan inwoners. Als voorbeeld kan de inhuur voor omgevingsvergunningen worden genoemd. Geen vervanging betekent geen vergunningverlening en kunnen inwoners niet hun gewenste bouwactiviteiten uitvoeren. Zoals uit de toelichting over de consequenties blijkt, vinden we dat niet verantwoord. 2.4 Er is binnen de formatie geen (extra/over)capaciteit beschikbaar. Hiervoor is hetzelfde proces gelopen als beschreven in argument 1.2. 2.5

Zoals uit de specificaties blijkt kan dekking binnen de huidige begroting plaatsvinden.

2.6 Hiermee repareren we een afwijking van de nieuwe werkafspraken sinds 9 juli 2024. De peildatum van de VJR (1 mei) én de behandeling van het voorstel in de raadsvergadering van 9 juli 2024 én de nieuwe werkafspraken hebben deze categorie Inhuur gekruist. Het college was hiervan niet op de hoogte. 3.1 Op basis van de gemaakte werkafspraken dient de inhuur voor de periode 1 mei – 1 augustus 2024 in financiële zin, binnen de huidige begroting te worden opgevangen. De budgettaire mutaties die zowel inhuur als dekkingsmiddelen met zich meebrengen, zullen verwerkt worden in de Najaarsrapportage 2024. Vanwege het budgettair neutrale karakter, betreft het een administratieve wijziging die geen invloed heeft op het resultaat. Kanttekeningen 2.1 Er is in de zomerperiode afgeweken van de wensen van het college en de gemaakte werkafspraken. De peildatum van de VJR was 1 mei 2024. In de raadsvergadering van 9 juli 2024 is gezegd dat de begrotingswijziging de verwachte overschrijding op inhuur over heel 2024 zou zijn. Daarmee is niet of minder benadrukt dat het de op 1 mei daadwerkelijk overeengekomen inhuur betrof. Tussen 1 mei en 1 augustus heeft de inhuur volgens de gangbare werkwijze plaatsgevonden. Vanaf 1 augustus zijn de nieuwe werkafspraken van toepassing.

Overigens is het de laatste jaren gebruikelijk geweest de overschrijdingen, die dus deels voorspelbaar zijn, te verwerken met begrotingswijzigingen bij de VJR en de NJR. 2.2 Deze inhuur legt logischerwijs een financiële claim. Hoewel de financiële consequenties van deze inhuur budgettair neutraal dekkingsmiddelen ook ingezet kunnen worden voor het exploitatietekort.

zijn,

hadden

Aanvullende financiële notities De financiële consequenties van de inhuur periode 1 mei – 1 2024 augustus zijn budgettair neutraal 2

de

vanwege de inzet van dekkingsmiddelen (o.a. vacaturegelden). De administratieve verwerking van zowel inhuur als dekkingsmiddelen zal via de Najaarsrapportage 2024 worden geeffectueerd. Vervolg De gemeenteraad zal actief over dit voorstel met besluit worden geïnformeerd. Verder zullen intern de nieuwe afspraken worden gecommuniceerd en zal volgens die afspraken vanaf nu gewerkt worden. Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2

: Specificatie inhuur Voorjaarsrapportage 2024 (niet-openbaar) : Specificatie inhuur periode 1 mei – 1 augustus 2024 (niet-openbaar)

3