Boardletter 2022

Aan de leden van de gemeenteraad van de Gemeente Rhenen Postbus 201 3910 AE RHENEN

Edelgasstraat 57 2718 SX ZOETERMEER telefoon (079) 362 36 13 e-mail Audit@Flynth.nl

Kenmerk 6610771824-BL-2022

Datum 15 december 2022

Behandeld door: L.J. van Alsté MSc

Onderwerp Boardletter 2022

Geachte leden van de gemeenteraad, Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2022 hebben wij in oktober en november 2022 de tussentijdse controle voor uw gemeente uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving. Naar aanleiding van deze interim-controle informeren wij u in deze boardletter over onze belangrijkste bevindingen. Wij vertrouwen erop met deze rapportage een zinvolle bijdrage te leveren aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van het planning & controle-instrumentarium en het zelf controlerend vermogen binnen uw gemeente. In deze boardletter hanteren wij de volgende indeling: 1.

Inleiding.

2.

Conclusie en samenvatting.

3.

Kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing.

4.

Actualiteiten en aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2022.

Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, Astrium Overheidsaccountants

W.L. Schuitemaker RA

Flynth Audit B.V. is lid van BKR International. Bankrekeningnummer IBAN NL67 RABO 0106 6642 20 - BIC: RABONL2U. Handelsregister 09063021. www.flynth.nl. Dienstverlening vindt plaats onder algemene voorwaarden, op aanvraag verkrijgbaar en gedeponeerd bij de KvK in Arnhem.

Boardletter 2022 Gemeente Rhenen – Boekjaar 2022

1

1.

Inleiding

In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente Rhenen brengen wij u in deze boardletter verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze tussentijdse (controle) werkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Het jaar 2022 is het vierde jaar dat wij de controle uitvoeren bij de gemeente Rhenen. De uitvoering van deze controle heeft op locatie plaatsgevonden en is overeenkomstig de planning afgerond. Dit positieve resultaat kon bereikt worden door onder andere het volgende: • Vanaf de start van de samenwerking tussen uw organisatie en Astrium is direct gekozen voor het via een online portal delen van de voor de controle benodigde controle-informatie. • Goede voorbereiding vanuit de gemeente Rhenen. • Goede samenwerking en communicatie tussen de betrokken medewerkers van uw gemeente en Astrium. De bevindingen in deze boardletter stellen u in staat om, daar waar nodig, maatregelen te nemen om de interne beheersing te verbeteren en daarmee de betrouwbaarheid van de financiële informatie te borgen en/of te optimaliseren. Als medegebruiker van uw financieel informatiesysteem richten wij ons bij de interim-controle voornamelijk op de opzet, het bestaan en -waar nodig - de werking van het stelsel van administratieve organisatie en maatregelen van de interne beheersing.

Ons tussentijds onderzoek strekt zich niet verder uit dan noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2022. Daarbij beoordelen wij voornamelijk de opgenomen maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing binnen de processen, die zijn gericht op het waarborgen van een betrouwbare informatievoorziening zowel binnen uw gemeente als naar buiten toe aan derden. Wij beseffen dat onze boardletter in beginsel positief-kritisch is. Wij rapporteren immers voornamelijk over de eventuele leemten of mogelijkheden ter verbetering van de financiële en administratieve processen, de administratieve organisatie daarvan en daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Wij geven in onze boardletter (op hoofdlijnen) aan op welke wijze verbeteringen van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing kunnen worden doorgevoerd. Wij zijn graag bereid u te ondersteunen in het uitwerken van beheersmaatregelen in relatie tot de aanbevelingen en oplossingsrichtingen zoals beschreven in deze boardletter. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2022 van de gemeente Rhenen en niet primair op het opsporen van fraude of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit onze reguliere controles.

De managementletter is besproken met vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder. Daarnaast wordt de inhoud van de managementletter middels deze boardletter op 23 januari besproken met de commissie bestuur en financiën van de gemeente Rhenen.

2

Fusie Astrium Overheidsaccountants en Flynth Audit B.V. Graag informeren wij u over de juridische fusie tussen Astrium Overheidsaccountants en Flynth Audit B.V. per 1 september jl. Door deze fusie is de schaalgrootte van onze accountantsorganisatie toegenomen, waardoor wij als u breed ‘full-service’ accountantskantoor nog beter kunnen bedienen en adviseren. Als gevolg van deze juridische fusie wordt de dienstverlening aan uw gemeente nu formeel uitgevoerd vanuit Flynth Audit B.V., maar zal de handelsnaam Astrium Overheidsaccountants gevoerd blijven worden. Daarom ziet u in deze boardletter nog het u bekende logo van Astrium. Uw contactpersonen zullen verder grotendeels gelijk blijven en de manier van samenwerken blijft hetzelfde.

3

Conclusie en samenvatting 4

2.

Conclusie en samenvatting

2.1

Conclusie ‘administratieve organisatie en interne beheersing’

Op basis van de uitgevoerde interim-controle 2022 kunnen wij concluderen dat de administratieve organisatie en interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Ten aanzien van de processen waarbij in het proces zelf nog onvoldoende interne beheersingsmaatregelen zijn ingebouwd zijn op een goede manier aanvullende verbijzonderde interne controlewerkzaamheden ingeregeld of vormgegeven. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kunnen wij hierdoor goed gebruik maken van deze uitgevoerde of deels nog uit te voeren aanvullende werkzaamheden. De medewerkers die wij gesproken hebben, zijn actief betrokken bij de organisatie en geven blijk van een intrinsieke motivatie om de administratieve organisatie en interne beheersing van de organisatie verder te optimaliseren. Dit blijkt concreet uit het daadwerkelijk oplossen van diverse bevindingen vanuit de managementletter 2021 alsmede het kritisch blijven analyseren van de bestaande processen en procedures, zoals naar voren is gekomen tijdens de diverse besprekingen die wij gevoerd hebben. Dit vinden wij een groot compliment voor uw organisatie! De uitkomst van onze interim-controle is dat wij nog wel enkele verbeterpunten hebben geconstateerd ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing.

Deze verbeterpunten zijn in hoofdstuk 2 van deze boardletter nader samengevat en doen geen afbreuk aan onze conclusie zoals hierboven benoemd. Daarnaast constateren wij ook dat een aantal punten uit de managementletters over voorgaande jaren nog niet is opgevolgd en afgerond. Dit betreft aanbevelingen waarvan u in een eerder stadium hebt aangegeven het hiermee eens te zijn en deze op te gaan volgen. Wij vragen uw aandacht voor de nog niet opgevolgde aanbevelingen zoals opgenomen in hoofdstuk 3 van de managementletter, en hier alsnog de komende periode mee aan de slag te gaan.

2.2

Samenvatting bevindingen en adviezen boardletter 2022

De inhoud van de managementletter 2022 is in de tabel op de volgende pagina, samengevat. Daarin is naast de door ons geconstateerde (nieuwe) bevindingen tijdens de interim-controle ook de reactie van het college opgenomen. Per bevinding hebben wij een prioriteit meegegeven, die als volgt is bepaald: Prioriteit

Toelichting Bevinding is van groot belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. Mogelijk is hierbij een risico aanwezig dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Naar onze mening moet deze bevinding direct opgepakt worden. Indien deze bevinding niet wordt opgevolgd zullen in het kader van de jaarrekeningcontrole aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden benodigd zijn, danwel kan dit impact hebben op de strekking van onze controleverklaring voor zover de bevinding van invloed is op de jaarrekening. Bevinding is van belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Opvolging is naar onze mening gewenst om aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden te voorkomen. De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing is op orde. Met opvolging van deze bevinding kan de kwaliteit van de AO/IB nog verder worden vergroot en kunnen efficiencyslagen worden behaald. Deze bevinding heeft geen impact op de accountantscontrole.

5

Verwijzing boardletter Paragraaf 5.2 – Fraude en corruptie – Opstellen en actualiseren M&O beleid

Paragraaf 5.3 - Fraude en corruptie – Fraude- en corruptierisicoanalyse

Prioriteit

Bevinding en advies

Reactie college

Er is nog geen sprake van een geactualiseerd M&O-beleid binnen de gemeente Rhenen. Dit document dient nog te worden opgesteld Wij adviseren om de interne beleidsdocumenten zoals het M&O beleid op te stellen en periodiek te actualiseren en het fraudebewustzijn binnen uw organisatie te vergroten.

Voor Sociale Zaken gebruiken we op dit moment de regeling die ze in Gemeente Veenendaal gebruiken. Aan de hand van deze regeling zullen in 2023 het M&Obeleid in Rhenen gaan opstellen.

De gemeente heeft formeel nog geen frauderisicoanalyse opgesteld.

De gemeente is momenteel bezig om de frauderisicoanalyse vorm te geven. Naar verwachting zal dit in boekjaar 2023 verder geformaliseerd worden.

Wij adviseren de gemeente de frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek (tenminste jaarlijks) te actualiseren en aan te vullen met een corruptierisicoanalyse. Dit niet alleen ten behoeve van de accountantscontrole maar vanuit het perspectief van het ‘in control’ willen zijn. In aanvulling op onze bevinding van voorgaand jaar (ML 2021 – paragraaf 5.3) hebben we in paragraaf 5.2 een aantal punten opgenomen die we de gemeente in overweging mee willen geven bij het opstellen van de frauderisicoanalyse. Wij hebben inmiddels begrepen dat de gemeente al reeds gestart is met het vormgeven van de frauderisicoanalyse. Paragraaf 5.4 - WPG Externe audit in het kader van de WPG is nog niet afgerond

De Gemeente Rhenen heeft de wettelijk verplichte externe WPG (Wet op de politiegegevens) audit nog niet volledig afgerond. Deze audit moet vóór 31 december 2022 worden afgerond. Wij hebben begrepen dat de externe auditor momenteel bezig is om de audit te finaliseren. Het is van belang dat de organisatie erop aanstuurt dat deze audit nog voor 31 december 2022 wordt afgerond.

De externe audit vindt momenteel plaats. De auditor is langs geweest (pre-audit en audit) en de documenten zijn opgeleverd. De beoordeling van de auditor is nog niet binnen.

6

Verwijzing boardletter

Prioriteit

Bevinding en advies

Reactie college

Paragraaf 5.5 - Proces Automatisering – Ontbreken van actieve monitoring op de dienstverlening van ITleveranciers

Wij hebben vernomen dat momenteel niet actief gemonitord wordt of de interne beheersingsmaatregelen van IT-leveranciers op orde is. Wij adviseren om mogelijkheden te onderzoeken waarop monitoring controls ingezet kunnen worden bij ITleveranciers. Een voorbeeld hiervan is het opvragen van ISAE 3402 type 2 rapportages bij leveranciers.

Paragraaf 5.6 - Proces huren – Foutgevoeligheid van het contractregister met betrekking tot huren

Wij hebben vernomen dat momenteel voor de verhuur van onroerend goed sprake is van een contractenregister dat opgesteld is en wordt bijgehouden in Microsoft Excel. Dit bestand is tevens voor meerdere medewerkers vrij toegankelijk en muteerbaar. Wij adviseren om het genoemd bestand te beveiligen met een wachtwoord,

We onderkennen het nut van controle op onze IT-leveranciers die met persoonsgegevens te maken hebben. Voor de salarisadministratie en BAG zullen we een verklaring op gaan vragen. Daarnaast zullen we bekijken bij welke andere IT-leveranciers dit nog meer van toegevoegde waarde is. Ook bij het selecteren van nieuwe ITleveranciers zal dit een onderwerp ter beoordeling moeten worden waar mogelijk. In het bestand voor 2023 betreffende huren zullen we een functiescheiding aanbrengen door middel van een beveiligd blad. Een uitgebreid contractenregister zullen we op dit moment gezien het beperkt aantal contracten niet invoeren.

7

Kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing 8

3.

Kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing

Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kunnen wij hierdoor goed gebruik maken van door uw uitgevoerde VIC werkzaamheden.

3.1

Opzet administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB)

Wij hebben geconstateerd dat uw VIC-medewerkers werken volgens een vooraf vastgesteld controleplan en op een gestructureerde en effectieve wijze.

De interne beheersing binnen de gemeente is georganiseerd langs de volgende verdedigingslinies: 1. Opzet; 2. 1e lijn; 3. 2e lijn; 4. 3e lijn;

Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) in de processen in de lijnorganisatie en ITsystemen. Interne controle uitgevoerd binnen de processen door medewerkers van de gemeente. Verbijzonderde interne controle uitgevoerd door externe- en eigen medewerkers. Controlewerkzaamheden door de externe accountant.

In dit hoofdstuk geven wij onze visie ten aanzien van de (verbijzonderde) interne controle. 3.2

Rol van de verbijzonderde interne controle

Conform de definitie van de Commissie BADO (d.d. 14 februari 2019) is de verbijzonderde interne controle gericht op het verkrijgen van inzicht vanuit de eigen organisatie in tenminste de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. Hierbij wordt onder meer aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen, alsmede de risico’s die aanwezig zijn voor wat betreft de eerdergenoemde aspecten van getrouwheid en rechtmatigheid. De verbijzonderde interne controle (2e verdedigingslinie) is een aanvulling op de reguliere interne controle, in die zin dat een objectief oordeel gegeven wordt over de opzet, het bestaan en de werking van de interne controles en beheersingsmaatregelen (eerste verdedigingslinie). De focus ligt hierbij op de processen met de grootste (financiële en maatschappelijke) risico’s.

3.3

Kwaliteit van de AO/IB van en binnen de (voor de controle van de jaarrekening) belangrijkste bedrijfsvoeringprocessen

In het kader van de controle van de jaarrekening controleren wij de opzet en het bestaan van de AO/IB van de processen die resulteren in posten in de jaarrekening. Voor de gemeente Rhenen constateren wij, zoals eerder aangegeven, dat de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) in de processen in de lijnorganisatie en IT-systemen voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Onze bevindingen en aanbevelingen doen geen afbreuk aan deze conclusie. Wij attenderen u daarbij op het feit dat ons beeld van de processen gebaseerd is op de beoordeling van de opzet en het bestaan van de beheersmaatregelen van de processen ten tijde van de door ons uitgevoerde interim-controle (2022). De beoordeling betreft een momentopname en kan dus afwijken van de werking van de beheersmaatregelen (1e lijn) gedurende het gehele jaar. De gemeente Rhenen is gestart met het uitvoeren van stappen ter verbetering en het optimaliseren van de interne beheersing binnen de belangrijkste processen. Wij hebben er vertrouwen in dat de bevindingen vanuit deze boardletter adequaat zullen worden opgevolgd.

Ten aanzien van de processen waarbij in het proces zelf nog onvoldoende interne controlehandelingen zijn ingebouwd, zijn op een goede manier aanvullende verbijzonderde interne controlewerkzaamheden ingeregeld.

9

3.4

Conclusie ten aanzien van de belangrijkste processen in het kader van de jaarrekeningcontrole

Bedrijfsvoeringsprocessen

In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij een inschatting gemaakt van de belangrijkste processen.

Planning & Control

Wij hebben inzicht verkregen in de opzet en het bestaan van deze processen met als doel om vast te stellen waar wij mogelijk kunnen steunen op interne beheersing binnen deze processen van de gemeente.

IT en informatiebeveiliging

Voor de belangrijkste processen hebben wij geconstateerd dat een toereikende opzet aanwezig is. Wel kan het zijn dat er verdere verbeteringen mogelijk zijn, waardoor wij niet de classificatie ‘goed’ hebben meegegeven. Uitsluitend indien wij bij proces volledig kunnen steunen op beheersingsmaatregelen krijgt het betreffende proces de classificatie goed’.

Onvoldoende

Voldoende

Goed

Financial reporting

AVG Betalingsverkeer | Treasury Personeel Sociaal domein Inkopen & Aanbesteden Subsidieverstrekking

Omdat de interne controles op AO/IB en IT General Controls binnen de processen niet altijd zichtbaar en meetbaar zijn of niet goed werken, kunnen wij voor de controlewerkzaamheden nog niet volledig steunen op de AO/IB van de processen. Als gevolg hiervan, zal onze controleaanpak voornamelijk gegevensgericht zijn. Een overzicht van de processen welke wij hebben onderzocht is opgenomen in de tabel hiernaast.

Voorbereidingen rechtmatigheidsverantwoording Vergunningen Verhuren en pachten

2021 2022 Voor het bepalen van de effectiviteit hebben wij gekeken naar de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing binnen de bedrijfsvoeringprocessen. Bij de kwalificatie zijn wij uitgegaan van de beoordeling zoals opgenomen in de tabel op de volgende pagina:

10

Kwalificatie

Toelichting

Onvoldoende

Bij een niet toereikende opzet en ontbreken van mitigerende aanvullende verbijzonderde interne controle (VIC) maatregelen scoort het proces onvoldoende.

Voldoende

De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing hebben wij als voldoende beoordeeld indien:

Goed

•

Binnen het proces minimale functiescheiding aanwezig is en de interne beheersingsmaatregelen in opzet toereikend aanwezig zijn;

•

Indien wij geconstateerd hebben dat de hiervoor genoemde voorwaarden niet binnen het proces aanwezig zijn, maar de belangrijkste risico’s binnen het proces worden gemitigeerd door aanvullende maatregelen, zoals verbijzonderde interne controlewerkzaamheden.

Het proces ‘belastingen en lokale heffingen’ is uitbesteed aan de gemeente Ede en het proces Uitkeringen (participatiewet) aan de gemeente Veenendaal. Deze processen zijn derhalve niet opgenomen in het overzicht. Voor het proces uitkeringen steunen wij op de werkzaamheden uitgevoerd door de accountant van de desbetreffende organisatie.

De effectiviteit van een proces wordt op basis van onze beroepsregels op ‘goed’ gekwalificeerd indien de interne beheersingsmaatregelen zodanig binnen de processen zijn ingeregeld dat de accountant hierop kan steunen voor zijn controlewerkzaamheden. De controleaanpak van de accountant kan in dit geval systeemgerichte ingestoken worden.

Gegeven de aard en omvang van de gemeente zijn niet alle (theoretische) functiescheidingen en verwachte interne beheersingsmaatregelen binnen de processen van uw gemeente aanwezig. Dit betekent dat de kwalificatie ‘goed’ vanuit ‘kosten-baten’ oogpunt vrijwel niet haalbaar is voor een gemeente van uw omvang. Dit geldt overigens voor het overgrote deel van de gemeenten in Nederland.

11

Actualiteiten en aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2022 12

4. Actualiteiten en aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2022 4.1 Stand van zaken rechtmatigheidsverantwoording Medio juli 2022 is formeel besloten dat de rechtmatigheids-verantwoording niet meer in het begrotingsjaar 2022 wordt ingevoerd. Inmiddels is de nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers, waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, behandeld door de Tweede Kamer en is deze als hamerstuk behandeld in de Eerste Kamer op 27 september 2022. Daarom zal de gemeente voor het verslagjaar 2023, voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Wij hebben met de organisatie gesproken over de actuele stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Op dit moment zijn er door de gemeenteraad nog geen formele keuzes en besluiten genomen inzake de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren de raad op korte termijn een formeel besluit te laten nemen omtrent de keuzes binnen de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren u om daarna de benodigde verordeningen (controleverordening en financiële verordening) te actualiseren en de nodige voorbereidingen te treffen zodat de organisatie adequaat voorbereid is op de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording in boekjaar 2023.

4.2 Impact inflatie en oorlog in Oekraïne Als gevolg van de coronacrisis en de oorlog in Oekraïne zijn grondstoffen schaarser en is er sprake van prijsstijgingen die ook invloed hebben op gemeente Rhenen. De afdeling inkoop alsmede de budgethouders hebben bijzondere aandacht voor de prijsontwikkelingen, waarbij de kaders vanuit de aanbestedingsrichtlijnen worden gevolgd. Indien het risico op een (mogelijke) overschrijding van budgetten als gevolg van de inflatie zichtbaar wordt, dan wordt hier door de organisatie op geacteerd. De prijsstijgingen kunnen ook invloed hebben op (investerings)kredieten.

Binnen de reguliere planning & control cyclus is er voldoende aandacht voor de stand van de kredieten en budgetten en zal, indien er overschrijdingen dreigen, tijdig actie worden ondernomen. Op grond van de Verordening (EU) 2022/576 is het voor aanbestedende diensten verboden om zaken te doen met Russische partijen. Wij hebben vernomen dat de invoering van deze verordening geen impact heeft gehad op de bedrijfsvoering van gemeente Rhenen. 4.3 Omgevingswet Vanaf 1 juli 2023 treedt de omgevingswet naar verwachting in werking. Dit betekent dat het proces omtrent het verlenen van vergunningen vanaf dat moment wijzigt, doordat taken die belegd waren bij de gemeente anders ingevuld worden, dan wel buiten de deur komen te liggen. De afgelopen periode heeft de gemeente reeds ingezet op een proces die specifiek passend is voor situatie onder de nieuwe omgevingswet. Dit betekent dat de gemeente de personele bezetting, de IT omgeving alsmede de checks en balances in het proces op dusdanige wijze heeft ingericht dat de gemeente adequaat kan inspelen op de aanstaande wijzigingen. 4.4 CAO gemeenten 2021 – 2022 In 2022 is de CAO 2021 – 2022 voor gemeenten vastgesteld. Onderdeel van deze nieuwe CAO is de mogelijkheid voor medewerkers van de gemeente om vanaf 1-1-2022 verlof te gaan sparen. Deze verlof spaaruren verjaren niet en kunnen van jaar tot jaar worden meegenomen.

Hierbij geldt dat een voltijdmedewerker maximaal 3.600 verlofuren mag sparen. De gespaarde verlofuren dienen door de medewerker voor het einde van de dienstbetrekking opgenomen te worden. Dit betekent voor de gemeente dat er een verplichting ontstaat richting medewerkers die verlof hebben gespaard. Deze verplichting dient, op grond van de notitie arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van de commissie BBV, door de gemeente opgenomen te worden in de jaarrekening. Deze verplichting geldt overigens ook voor eventuele verlofstuwmeren.

13

Dat betekent dat er een verplichting in de jaarrekening dient te worden opgenomen voor medewerkers die per balansdatum een fors saldo resterende verlofuren hebben. Op korte termijn wordt een notitie van de Commissie BBV verwacht die nadere invulling zal geven aan de verwerkingswijze in de jaarrekening van deze nieuwe regeling. Zodra hierover meer bekend is dan zullen wij deze inhoud met u delen. 4.5 Verantwoordingsformat WNT 2022 Voor de openbaarmaking van de WNT-gegevens publiceert het ministerie van BZK jaarlijks een verantwoordingsmodel WNT. Het verantwoordingsmodel voor de openbaarmaking van de WNTgegevens over kalenderjaar 2022 is inmiddels gepubliceerd en benaderbaar via de bijgevoegde link (https://www.topinkomens.nl/actueel/nieuws/). Wij adviseren u goed kennis te nemen van het geactualiseerde WNTverantwoordingsmodel en de verantwoording in de jaarrekening 2022 letterlijk te baseren op basis van het nieuwste BZK model.

4.6 AVG – Bewustwording informatiebeveiliging en omgang met persoonsgegevens Binnen de gemeente is momenteel voldoende aandacht voor bewustwording in het kader van informatiebeveiliging en omgang met persoonsgegevens. Gezien informatiebeveiliging en het beheer van persoonsgegevens momenteel een actueel thema is en eventuele datalekken in de media breed worden uitgemeten met imagoschade tot gevolg, willen wij het belang van continue bewustwording van informatiebeveiliging en persoonsgegevens onderstrepen. Wij adviseren u om blijvend aandacht te houden voor het thema bewustwording omtrent informatiebeveiliging en omgang met persoonsgegevens. In dit kader kan de organisatie hier de onderstaande invulling aan gegeven worden: ▪ Periodiek (digitale) cursussen aan te bieden aan medewerkers binnen de gemeente; ▪ Regelmatig berichten op het intranet te plaatsen over het genoemde thema; ▪ Bij indiensttreding van nieuwe medewerkers (of bij nieuwe inhuurkrachten) instructies uit te vaardigen en deze periodiek te actualiseren over informatiebeveiliging en omgang met persoonsgegevens; ▪ De onderwerpen informatiebeveiliging en omgang met persoonsgegevens regelmatig te agenderen in afdelingsoverleggen en (raads)vergaderingen. Wij merken overigens op dat de gemeente hier momenteel al voldoende aandacht aan besteed.

14

Verspreidingskring en disclaimer gebruik boardletter Deze boardletter is alleen bestemd voor het college en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat deze boardletter daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verantwoordelijkheid of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie deze boardletter getoond of in zijn handen komt op ons. De in deze boardletter aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattende boardletter van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing.

Elke conclusie, opinie of opmerking in deze boardletter is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking. Wij vertrouwen erop u met deze boardletter van dienst te zijn en zijn graag bereid u nadere toelichting te verstrekken. Met vriendelijke groet, Astrium Overheidsaccountants

W.L. Schuitemaker RA

15