Bijlage Overzicht controle Knooppunt Jeugdhulpregio FoodValley

MEMO Aan: Van: Datum: Betreft: Gevraagd:

Bijlage 4 Bestuurlijk Overleg Freerk Zandberg, Melle Wijma en Maarten van Aalst 29-09-2021 Overzicht controle Knooppunt Jeugdhulpregio FoodValley Kennisnemen van het overzicht

Achtergrond Door het BO is verzocht om een overzicht van de controles die bij de uitvoering van de aan het Knooppunt opgedragen taken door het Knooppunt worden uitgevoerd. Dit overzicht voorziet hierin. Inleiding In dit overzicht wordt ingegaan op een aantal controletaken en verantwoordelijkheden. Deel van de in deze memo beschreven taken wordt uitgevoerd namens de gemeenten door het Knooppunt en een deel door de gemeenten zelf individueel (voorgaande wordt in de tekst aangegeven). Het gaat om: - Proces toetreding nieuwe aanbieders tot inkoopnetwerk; - Controle Procesovereenkomst; - Controle Deelovereenkomst; - Controle Light-overeenkomsten; - Controle lopende contracten; - Controle bij facturatie; - Controle jaarrekeningen aanbieders. Proces toetreding nieuwe aanbieders tot inkoopnetwerk De keuze van de gemeenten voor het bestuurlijk aanbesteden als methode voor contractering voor aanbieders van jeugdhulp en jeugdbescherming en -reclassering, brengt met zich mee dat aanbieders die zich conformeren aan onze contractvoorwaarden en -bepalingen en voldoen aan de gestelde eisen voor toetreding, kunnen toetreden tot het contract. Bij deze controle gaat het om de toetsing en controle van de (rand)voorwaarden die verbonden zijn aan de toetreding tot de contracten.

Binnen het bestuurlijk aanbesteden wordt gebruikgemaakt van een procesovereenkomst en drie deelovereenkomsten (Ambulant, Verblijf en Veiligheid). Partijen die willen toetreden tot het inkoopnetwerk kunnen het gehele jaar een aanmelding doen en als ze voldoen aan de eisen het gehele jaar door toetreden. Bij een aanmelding door een geïnteresseerde partij wordt als eerst de partij gecontroleerd op de voorwaarden voor toetreding volgend uit de procesovereenkomst. Als een partij aan de gestelde eisen voldoet volgend uit de procesovereenkomst dan wordt de betreffende partij getoetst op de eisen volgend uit de deelovereenkomst (voldoen aan de eisen van de procesovereenkomst en toetreding tot deze procesovereenkomst geeft geen recht op deelname aan één van de deelovereenkomst). Vervolgens wordt de partij die wil toetreden getoetst op de eisen en voorwaarden volgend uit de deelovereenkomst(en). Jeugdhulpaanbieders kunnen toetreden tot de deelovereenkomst Ambulant en voor het opgestelde gedeelte van Verblijf. GI’s kunnen toetreden tot de deelovereenkomst Veiligheid.

Controle toetreding Procesovereenkomst De eisen die volgen uit de proces- en de deelovereenkomsten zijn gebaseerd op wet- en regelgeving en het kwaliteitskader Jeugd, met name de norm van de verantwoorde werktoedeling speelt daarin een grote rol. Hieronder volgen de eisen en informatie die van een partij worden verlangd om toe te kunnen treden tot de procesovereenkomst: • Eigen Verklaring (Deze dient ingevuld en onderteken te zijn door de daartoe bevoegde persoon. In de Eigen Verklaring dient de aanmeldende partij te verklaren dat er geen sprake is van facultatieve uitsluitingsgronden en dat ze voldoen aan de geschiktheidseisen.); • Gedragsverklaring aanbesteden (Met de gedragsverklaring aanbesteden wordt aangegeven dat de inschrijvende partij en of natuurlijk persoon, zich kan inschrijven voor een overheidsopdrachten. De dienst Justis onderzoekt voor het afgeven van de verklaring of de rechtspersoon of natuurlijke persoon bekend zijn in het Justitieel Documentatie Systeem en gaat na of sprake is van relevante beschikkingen van de Autoriteit Consument en Markt of de Europese Commissie.

Deze verklaring mag niet ouder zijn dan 24 maanden.); • Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen* (Verklaring afgegeven door de belastingdienst waarin wordt verklaard dat de aanmeldende partij geen nog openstaande verplichtingen hebben voor het voldoen van belastingen en/of premies. Deze verklaring mag niet ouder zijn dan 24 maanden.); • Uittreksel handelsregister (Aanmeldende partijen dienen een actueel uittreksel aan te leveren. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan 24 maanden.); • Registratienummers professional (Aanmeldende partij dient aan te geven te werken met uitvoerende professionals die SKJ en/of BIG geregistreerd zijn. De aanmeldende partij levert ter controle de registratienummers aan van de professional(s)); • Certificering organisatie* (Aanmeldende jeugdhulpaanbieder dient een geldig HKZ/ISO certificaat aan te leveren. Mocht een jeugdhulpaanbieder een ander certificaat aanleveren dan is het aan het oordeel van de gemeenten of dit certificaat wordt geaccepteerd. Is de aanmeldende partij een GI dan dient deze het certificaat aan te leveren zoals bedoeld in artikel 3.4 Jeugdwet.); • Gegevens aanmeldende partij (De aanmeldende partij dient op te geven: KvK nummer, AGB-code (zonder AGB-code kan niet worden gedeclareerd), of de partij is aangesloten op Vecozo (Veilig Communiceren Zorgaanbieders.

Indien een partij niet is aangesloten op Vecozo dan kan de partij niet toetreden), IBAN-nummer, contactgegevens bestuurder, tekenbevoegde, inkoop, financiën en zorginhoudelijk).; * Deze verklaring hoeven niet aangeleverd te worden door partijen die te kwalificeren zijn als ZZP. Definitie ZZP: Zelfstandige Zonder Personeel. Een inschrijvende organisatie waarin één zelfstandige professional de dienstverlening uitvoert en op geen enkele wijze gebruikmaakt van een derde (zoals bijvoorbeeld door middel van een loondienst, payroll of inhuur constructie) voor de dienstverlening. De bovenstaande verklaringen en gegevens worden gecontroleerd op juistheid, of ze niet te oud zijn en of er onduidelijkheden zijn of er een onlogica is. Zo moeten bijvoorbeeld alle verklaringen en gegevens betrekking hebben op de inschrijvende partij. Als alle verklaring en gegevens in orde zijn kan de procesovereenkomst worden aangegaan. Controle toetreding Deelovereenkomst Als is voldaan aan de voorwaarden van de procesovereenkomst dan wordt gecontroleerd of een partij kan toetreden tot een deelovereenkomst en of de aanmeldende partij de door hun gewenste producten mag en kan leveren. Gecontroleerd worden daarvoor: • Registratienummers, opleidingsniveau en expertise professionals (De aanmeldende partij dient alle registratienummers SKJ en/of BIG van de uitvoerende professionals aan te leveren.

De opgegeven registratienummers worden gecontroleerd in de databank van SKJ en/of BIG. Gecontroleerd wordt of er een positieve match is en of de registratie nog geldig is. Indien niet al vanuit de registratie te achterhalen is dient de aanmeldende partij het opleidingsniveau en expertise op te geven van de uitvoerende professionals. Aan de hand van de registratienummers,

•

opleidingsniveau en expertise wordt gecontroleerd of de aanmeldende partij beschikt of de juiste professionals voor het leveren van de gewenste productcode.) Beschrijven te leveren hulp (De aanmeldende partij geeft een omschrijving van de hulp die ze willen leveren via de deelovereenkomst en de opgegeven productencode. Gecontroleerd wordt of de beschreven hulp in eerste plaats wel jeugdhulp is. Daarna wordt bezien of het jeugdhulp is welke regionaal wordt ingekocht en tot slot wordt bezien of de beschreven hulp past bij de gewenste productcode.)

Indien zowel de registratienummer, opleidingsniveau en expertise van de uitvoerende professionals als dat de beschreven hulp past binnen de gewenste productcode en de daarbij behorende productbeschrijving zoals in bijlage 3 van de deelovereenkomsten is vastgelegd, dan kan de deelovereenkomst worden aangegaan en wordt middels een kruislijst vastgelegd welke productcodes de partij mag en kan leveren. Voor het opengestelde gedeelte van de deelovereenkomst Verblijf (logeren en pleegzorg) zal alvorens een deelovereenkomst wordt afgesloten een gesprek plaatsvinden met de aanmeldende partij over de aanmelding en over hun zienswijze op de te leveren hulp en of deze past bij de ontwikkeldoelen van het zorglandschap van de gemeenten. Enkel op basis van het gesprek kan een aanbieders, voor zover deze voldoet aan de eerder beschreven eisen, niet worden geweigerd voor toetreding. Met het ondertekenen van de proces- en deelovereenkomst(en) gaat de betreffende jeugdhulpaanbieder/GI akkoord met de contractbepalingen en -voorwaarden en de daaruit voortvloeiende verplichtingen. Bij het doen van de aanmelding voor toetreding inkoopnetwerk dient door de jeugdhulpaanbieder/GI expliciet aangegeven te worden kennis te hebben en akkoord te zijn met van de geldende algemene voorwaarden.

Controle Light-overeenkomst Naast het bovenstaande officiële proces van toetreding tot het inkoopnetwerk van de Jeugdhulpregio FoodValley wordt op verzoek van de regiogemeenten ook kortstondige overeenkomsten afgesloten. Dit betreft maatwerkovereenkomsten die bekend zijn onder de naam van Light-overeenkomsten. Naast de ruim 270 zorgaanbieders die nu zijn aangesloten op het inkoopnetwerk is de laatste jaren een toenemenende trend zichtbaar dat regiogemeenten meer Light-overeenkomsten afsluiten. Het werkproces voor het afsluiten van de Light-overeenkomsten is een taak van het Knooppunt waarbij de inhoudelijke verantwoordelijkheid rondom de kwaliteit van dienstverlening, looptijd en tarifering een verantwoordelijkheid is van de betreffende regiogemeente. Het Knooppunt is verantwoordelijk voor het toetsen van de formele voorwaarden voor en het afsluiten van de Light-overeenkomst.

Controle lopende contracten Wanneer een partij is toegetreden tot de procesovereenkomst en tot één of meer deelovereenkomsten dan kan tussentijds nog eens gecontroleerd worden op de geldende eisen voor de procesovereenkomst en de deelovereenkomst. Partijen dienen dan nogmaals de gewenste verklaringen en gegevens op te geven. Daarnaast geldt voor alle deelnemende jeugdhulpaanbieders en GI’s dat ze een informatieplicht hebben jegens de gemeenten.1 Jeugdhulpaanbieders en GI’s dienen de gemeenten tijdig te informeren over ontwikkelingen in de organisatie die van belang zijn voor de uitvoering van de proces- en/of deelovereenkomst(en). Tevens staan in de proces en deelovereenkomst nog verplichtingen voor de aanbieders om vooraf schriftelijke toestemming op te vragen bij gemeenten dan wel de gemeenten te informeren. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld: • Melden van Calamiteiten. • Toestemming voor een construct van hoofd- en onderaannemerschap.

1

Op basis van artikel 4 sub e, f en g procesovereenkomst hebben jeugdhulpaanbieders/GI’s en gemeenten over en weer een informatieverplichting.

•

Tijdig en vooraf melden van vervreemding of wijziging zeggenschap van de organisatie (jeugdhulpaanbieder/GI).

Naast de bovenstaande momenten van controle en verlening van toestemming worden de aanbieders gedurende de looptijd van de deelname aan de proces- en deelovereenkomst gemonitord. De monitoring vindt plaats op verschillende onderdelen en ook op verschillende onderwerpen. Zo is met de veertig grootste jeugdhulpaanbieders/GI’s van de gehele regio jaarlijks meerdere contractmanagementgesprekken. De overige jeugdhulpaanbieders worden incidenteel en mogelijk voor een bepaalde periode vanuit contractmanagement gezien en gesproken. Aanleiding hiervoor kan zijn signalen vanuit de lokale teams en gemeenten, opvallende trends vanuit de monitoring van de facturatie en/of om met nieuwe partijen kennis te maken. In het afgelopen jaar ging het om 25 aanbieders waar dergelijke contractmanagementgesprekken zijn geweest. Momenteel is ook in ontwikkeling de Outcome-indicatoren. Met de Outcome-indicatoren worden op verschillende punten (reden van uitval van cliënt, cliënttevredenheid en doelrealisatie) over een tijdsbestek van een half jaar uitgevraagd hoe jeugdhulpaanbieders hierin scoren. De Outcome-indicatoren zijn nog in ontwikkeling, het uiteindelijke doel is dat de uitkomst van de Outcome-indicatoren opgenomen gaan worden in de kwartaalrapportages en zichtbaar worden in het monitoringssysteem (BI-tool).

Controle facturatie De controle op facturatie van aanbieders voor geleverde jeugdhulp of jeugdbescherming en/of reclassering valt uiteen een in enerzijds de formele controle en anderzijds de materiële controle. De formele controle wordt, namens de gemeenten, uitgevoerd vanuit het Knooppunt en de materiële controle is een mogelijkheid die elke gemeente heeft om uit te voeren. Formele controle Deze controle is onderdeel van factuurverwerking/betaling c.q. betaalproces Jeugd-Ned (Jeugd-Ned is een applicatie welke voorziet in de softwarematige ondersteuning voor het berichtenverkeer, factuurcontrole en de uitbetaling). Het Knooppunt betaalt namens iedere gemeente - krachtens mandaat - de afzonderlijke facturen. De controle van binnengekomen facturen wordt dus uitgevoerd via Jeugd-Ned. De controle wordt uitgevoerd op een aantal aspecten: • Is de factuur afkomstig van een gecontracteerde partij? • Is de factuur technisch correct? • Betreft de factuur een geldige periode? • Is de zorg niet eerder gefactureerd? • Is het juiste tarief en de juiste omvang gehanteerd voor het gefactureerde (en gecontracteerde) product? • Past de factuur binnen de kaders van een openstaande toewijzing door de gemeente zoals verwerkt in Jeugd-Ned? De controle op de bovenstaande punten, de voorwaarden om tot betaling over te gaan, wordt aangeduid als de formele controle.

Door het Knooppunt wordt naast deze formele controle ook gemonitord op: Onlogische stapeling en/of combinaties zorg. > Waar wenselijk signalering naar gemeente en/of aanbieder. Materiële controle Naast de formele controle beschikken de regiogemeenten ook over de mogelijkheid van materiële controle. Dit betreft het onderzoek waarbij het college of een door het college aangewezen persoon nagaat of de gedeclareerde prestatie feitelijk is geleverd en of die prestatie daadwerkelijk aansluit bij een door of namens het college afgegeven beschikking. Deze materiële controle is gebonden aan strikte wettelijke bepalingen. Deze controle is mogelijk, maar is niet opgedragen aan de (administratieve) medewerkers van het Knooppunt. Dit gezien de aard van de daartoe te controleren gegevens (waaronder mogelijk persoonsgegevens).

De Regeling Jeugdwet geeft wettelijke voorschriften voor de uitvoering van materiële controle (deze ziet u terug in onderstaand schema). (zie in dit verband ook AO-voorstel en -besluit d.d. 19-11-2019). Schema Materiële controle

Controle jaarrekeningen zorgaanbieders Ten behoeve van de accountantscontrole van de gemeenten vindt een jaarlijkse verantwoording plaats door jeugdhulpaanbieders conform het Landelijk accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet. Conform dit protocol wordt van aanbieders met een omzet in onze regio van meer dan € 125.000 gevraagd om een productieverklaring en een goedkeurende accountantsverklaring. • De productieverklaring is een door de jeugdhulpaanbieder opgestelde en door de accountant gewaarmerkte verklaring die de (financiële) omvang van de in het kalenderjaar geleverde jeugdhulp aangeeft. • De accountantsverklaring heeft betrekking op de totale administratie van de jeugdhulpaanbieder. Deze controle heeft niet een detailniveau dat op onze gemeente of regio betrekking heeft. Oordeelsonthouding of afkeuring bij bovenregionaal of landelijk werkende aanbieders behoeft daarmee niet noodzakelijkerwijs een relatie te hebben met onze regio. De controle van het Knooppunt betreft de feitelijke aanlevering door de jeugdhulpaanbieders. Bij aanlevering worden de verklaringen doorgezonden naar de gemeenten. Bij niet aanleveren, ook na herhaald verzoek, worden de gemeenten daarover geïnformeerd.

Bij grote afwijking tussen het totaal van onze goedgekeurde en betaalde facturen en de productieverklaring van de aanbieder wordt ten behoeve van de aanbieder om nadere toelichting gevraagd.

•

Gepubliceerde jaarrekeningen van gecontracteerde partijen worden niet structureel door het Knooppunt getoetst en beoordeeld. Wel is op basis van de jaarrekeningen een paar keer gekeken naar de toepassing van de wet normering topinkomens.