Bijlage 9 Collegevoorstel vaststellen om formatie met 3 fte structureel uit te breiden

Bestuurlijk voorstel college Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

30 maart 2021 Jelte Bloemzaad 781658 drs. J.A. van der Pas College van B&W Openbaar Structurele invulling budget werkdruk

Voorstel Het college besluit: 1. in het kader van de verlichting van de werkdruk drie fte structureel in te vullen; 2. de wijziging voor de begroting te verwerken in de Voorjaarsrapportage 2021 en in de perspectiefnota 2022.

Aanleiding /voorgeschiedenis Als gemeentelijke organisatie hebben we een uitdagende opdracht: veel en veelal complexe taken uitvoeren met een beperkt aantal medewerkers en een beperkt budget. We willen het bestuursprogramma en onze wettelijke taken op een goede manier uit (kunnen) voeren. Motie formatiebudget Op 9 juli 2019 werd een motie van de SGP aangenomen in de raad. Daarin vraagt de raad het college om informatie over hoe het college de werkdruk in de organisatie wil verminderen. In het najaar van 2019 besloot het college, vanwege de werkdruk en ter invulling van de motie van de SGP, het formatiebudget structureel met € 350.000 te verhogen met ingang van 2020. Dit budget zou worden ingezet voor functies die binnen de organisatie breed voor verlichting van de werkdruk zouden gaan zorgen. In de begroting heeft de raad dit budget bekrachtigd. De raad heeft op 12 november 2019 een motie van D66 aangenomen. Hierin roept zij het college op om raad te informeren over de wijze waarop de € 350.000 wordt besteed. Functies uit het budget werkdrukverlichting Op dit moment zijn een aantal tijdelijk functies ingevuld uit dit budget. Het gaat om een allround strategisch beleidsmedewerker en een (tijdelijk) projectleider financiële gevolgen/ risico’s Coronacrisis. Inmiddels bestaat de behoefte om een aantal functies structureel in te vullen ten behoeve van de gehele organisatie.

Deze functies worden gedekt uit het budget verlichten werkdruk. Het gaat om de volgende drie functies: Allround strategisch beleidsadviseur Allround beleidsondersteuner Allround ondersteuner Allround strategisch beleidsadviseur Om de organisatie breed te kunnen ontlasten op verschillende beleidsterreinen is een allround strategisch beleidsadviseur aangesteld. Afhankelijk van de behoefte van het bestuur komen strategische opdrachten richting deze adviseur. De taken (lokaal of regionaal) bewegen zich op tactisch en strategisch niveau en vragen om een integrale aanpak. De functie allround strategisch

1

adviseur is al sinds 1 juli 2020 ingevuld voor één jaar. De kosten voor het structureel invullen van deze functie bedraagt € 89.000 per jaar. Allround beleidsondersteuner Beleidsmedewerkers zijn integraal verantwoordelijk voor hun beleidsterrein. Deze medewerkers moeten zich met veel rand- en voorbereidende zaken bezighouden. Zoals met het organiseren van bijeenkomsten met inwoners. Daardoor komt hun eigenlijke hoofdtaak, het beleidswerk en de strategische advisering, in de knel. Een allround beleidsondersteuner kan de rand- en voorbereidende zaken op zich nemen, waardoor beleidsambtenaren zich weer op hun kerntaak kunnen richten. De allround beleidsondersteuner heeft een gevarieerd takenpakket op operationeel niveau en ondersteunt de beleidsmedewerkers bij projecten. De kosten voor het invullen van de functie van allround beleidsondersteuner bedragen max € 76.000. Allround ondersteuner Om beleidsmedewerkers meer focus op hun kerntaak te laten houden, kunnen zij ondersteund worden door een allround ondersteuner. Deze allround ondersteuner richt zich voornamelijk op secretariële ondersteuning van de beleidsmedewerkers binnen de gemeentelijke organisatie. De kosten hiervan bedragen op jaarbasis maximaal € 59.000. Kaders Het college heeft in het bestuursprogramma een groot aantal ambities geformuleerd.

Om deze ambities te halen is het noodzakelijk dat medewerkers op een goede wijze worden ingezet. Met het invullen van de betreffende functies is de gemeente kwalitatief en kwantitatief berekend op de gevarieerde opgaven uit het bestuursprogramma. Daarnaast wil het college in samenspraak met de OR en de organisatie de werkdruk verminderen met inzet van functies die organisatiebreed voor verlichting van werkdruk zorgen. Beoogd effect Met het invullen van de functies is de gemeente beter in staat om de ambities uit het bestuursprogramma uit te voeren. En tegelijkertijd wordt een verlichting van de werkdruk gerealiseerd. Argumenten 1.1 Door structurele inzet te bewerkstelligen zal organisatiebreed verlichting van de werkdruk worden gerealiseerd. Uit diverse onderzoeken (o.a. MTO) is geconstateerd dat de werkdruk binnen de organisatie al (te) hoog wordt ervaren. Door op de juiste plekken uitbreiding te realiseren wordt verlichting van de werkdruk bewerkstelligd. 1.2 vraagstukken nemen toe in complexiteit Er zijn veel grote opgaven waar ook de gemeente Rhenen voor staat. Zoals de klimaatopgaven, de invoering van de Omgevingswet, tegengaan tweedeling en schuldenproblematiek, regionale ontwikkelingen en een breed scala aan andere maatschappelijke onderwerpen. Al deze opgaven vragen om een lokaal verhaal.

Deze lokale vertaling is tijdsintensief en vraagt vaak extra inzet van onze medewerkers, ook binnen de regio. 1.3 initiatieven van inwoners en participatie levert ook extra werk op We zijn een participatieve overheid en werken op een waarderende manier met onze inwoners, ondernemers, partners en maatschappelijke instellingen. Participatie leidt tot nieuwe inzichten en oplossingen en versterkt de relatie met en het vertrouwen bij de inwoners. De kwaliteit van de besluiten verbetert door de samenwerking met inwoners, bedrijven en andere partners net als de transparantie van de gemeente. Het aantal bezwaren achteraf neemt af bij een goed participatief proces. Een gevolg van deze werkwijze is dat beleidsambtenaren extra taken krijgen. Dit naast hun kerntaken op bijvoorbeeld het gebied van advisering. Mede hierdoor neemt de druk op beleidsambtenaren toe. 2

1.4 de ambtelijke organisatie wil de ambities van het bestuur waarmaken We hebben een ambitieus bestuur. Dit geldt zowel voor het college als de gemeenteraad. Het bestuursprogramma is omvangrijk. De ambtelijke organisatie wil hieraan graag invulling geven. Maar dit kost tijd net zoals het nakomen van de toezeggingen en het beantwoorden van de bestuurlijke vragen. 1.5 In de begroting is budget opgenomen om de werkdruk te verminderen Met ingang van 1 januari 2020 is € 350.000 structureel beschikbaar om de werkdruk te verminderen. Tot op heden zijn daar alleen de loonkosten van allround strategisch beleidsadviseur en een (tijdelijk) projectleider van uitgegeven. 2.1 Een wijziging van de begroting heeft vanwege het budgetrecht van de raad (art. 189 t/m 191 GW) de goedkeuring van de raad nodig De goedkeuring van de raad volgt voor het jaar 2021 met de behandeling van de Voorjaarsrapportage 2021. Meerjarig vindt de formele goedkeuring van de raad plaats bij de besluitvorming over de (meerjaren)begroting 2022- 2025 Risico’s Niet van toepassing Financiële gevolgen Structureel is een budget van € 350.000 beschikbaar om de werkdruk in de organisatie te verminderen. Voorgesteld wordt dit budget aan te wenden om de formatie met 3 fte structureel uit te breiden. De financiële consequenties hiervan zijn: allround strategisch beleidsadviseur, 36 uur, schaal 10a : € 89.000 (max.

schaal) allround beleidsondersteuner, 36 uur, schaal 9 : € 76.000 (max. schaal) allround ondersteuner, 36 uur, schaal 7 : € 59.000 (max. schaal) Personele gevolgen Medewerkers worden intern in de gelegenheid gesteld om te solliciteren op de vacatures van allround beleidsondersteuner en allround ondersteuner. Wanneer de vacature is ingevuld zal de werkdruk verlicht worden. Dit kan worden gemeten aan de hand van de medewerkers tevredenheidsonderzoek. Duurzaamheid De uitbreiding van de formatie draagt bij aan de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers Participatie Dit voorstel wordt ter kennisname aan de OR gestuurd Communicatie Medewerkers van de gemeente Rhenen en de aangesloten gemeenten van de interne arbeidsmarkt worden via het intranet en de gezamenlijke (interne) vacaturewebsite in de gelegenheid gesteld om te solliciteren. Vervolgprocedure Na vaststelling wordt de werving en selectie procedure voor de allround beleidsondersteuner en allround ondersteuner gestart. Dit is niet nodig voor de allround strategisch adviseur, deze functie is al sinds 1 juli 2020 ingevuld. Bijlagen Niet van toepassing

3