Document · PDF

Bijlage 7: Vastgestelde Kadernota 2027 (pdf)

Raadsvergadering 9 juni 2026, gemeente RhenenBij agendapunt: Zienswijze op financiële jaarstukken Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 20266.989 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Kadernota 2027

2 april 2026

Kadernota 2027

Inhoudsopgave

versie 2 april 2026

Inleiding ................................................................................................................... 1 Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 3

Deze Kadernota 2027 is de opmaat naar de meerjarenbegro�ng 2027-2030. De kadernota is ongewijzigd ten opzichte van de ontwerp-versie die op 28 november 2025 voor zienswijzen is gedeeld met de raden van de deelnemende gemeenten. De Kadernota 2027 is besproken en vastgesteld in de bestuursvergadering van 2 april 2026.

Beleidsma�ge uitgangspunten ................................................................................ 4 Financiële uitgangspunten ...................................................................................... 6 Toelich�ng op de lasten .......................................................................................... 8 Financiële doorrekening .......................................................................................... 9

Foto voorzijde: In aanloop naar het thema ‘Lijf en leden’ van de maand van de geschiedenis 2026 zullen de komende jaarstukken passende afbeeldingen uit onze beeldbank tonen. Deze afbeelding: Zwembad Woestduin, Doorn. 1934-1955. RAZU Toegang 203, inventarisnummer 24, catalogusnummer 10963.

Bij de opstelling van de kadernota en begro�ng van het voorgaande jaar, 2026, is na onderzoek uitgegaan van een bezuinigingsopgave bestaande uit drie maatregelen. Deze maatregelen ontzien de taakuitvoering, maar brengen verhoogde bedrijfsrisico’s voor het RAZU en financiële risico’s voor de gemeenten met zich mee. Het bestuur ziet de bezuinigingsmaatregelen als een noodzakelijk kwaad en zal de toepassing ervan periodiek evalueren om de impact ervan zo laag mogelijk te houden.

Inleiding Voor u ligt de Kadernota 2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht. De Kadernota vormt het startpunt van het proces van begro�ng en verantwoording:

Kadernota

Begro�ng

Begro�ngswijziging

Jaarstukken

De analyse naar bezuinigingsmaatregelen hee� ook aangetoond dat het RAZU in de komende jaren te maken krijgt met een taakuitbreiding vanuit de nieuwe Archiefwet en het beheer- en de ontslui�ng van digitale archieven in het e-depot. Daarnaast ziet het bestuur een snel toenemende druk op de dienstverlening door de overbrenging van de laatste gemeentelijke archieven. Deze ontwikkelingen hebben naar verwach�ng forma�eve consequen�es in de komende jaren.

Conform het bestuursbesluit van december 2019 benoemt de Kadernota de belangrijkste beleidsma�ge en financiële uitgangspunten voor het nieuwe begro�ngsjaar.

Knelpunten in dienstverlening en doorontwikkeling e-depot

Beleidsma�g wordt in deze Kadernota aandacht besteed aan: ▪ De uitvoering van het meerjarenbeleidsplan Archieven: Open, Openbaar (her)Bruikbaar (2024-2027). ▪ De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. ▪ De doorontwikkeling van het e-depot.

De gesignaleerde werkdruk bij dienstverlening en de benodigde doorontwikkeling van het e-depot zijn op verzoek van het bestuur nader uitgewerkt en besproken in de bestuursvergadering van 26 juni 2025. Op basis van deze nadere uitwerking concludeert het bestuur dat het RAZU op deze twee wettelijke taken een tekort aan forma�e hee�. Gezien de financiële posi�e van de gemeenten kan het bestuur echter enkel streven tot een minimaal niveau van werkzaamheden (een ‘6je’). Derhalve hee� het bestuur de directeur-archivaris verzocht om het knelpunt in de dienstverlening te beperken door het dienstverleningsniveau verder af te schalen. Het bestuur houdt, gezien de naderende grote overbrengingen vanuit de deelnemers, de ontwikkelingen in de werkdruk in de gaten en sluit niet uit dat er in de toekomst alsnog een forma�e-uitbreiding noodzakelijk kan zijn.

Laatste jaar van het beleidsplan 2027 vormt het laatste jaar van het meerjarenbeleidsplan. Dit beleidsplan is na bestuurlijk overleg bewust beperkt gehouden in ambi�e om zo aan te sluiten bij de sombere financiële vooruitzichten van de gemeenten. Het richt zich op het voortbouwen aan de basis van de organisa�e. In het hoofdstuk Beleidsma�ge uitgangspunten leest u meer over het beleidsplan.

Voor het e-depot ziet het bestuur op dit moment structureel té weinig forma�e bij het RAZU om deze wettelijke taak op een minimaal niveau uit te voeren. De kennisborging binnen de organisa�e is met slechts één inhoudelijke medewerker erg kwetsbaar ingericht. Daarnaast is de verwerkingscapaciteit voor overbrengingen van digitaal archief met de bestaande bezet�ng zo beperkt dat dit

Bezuinigingsopgave en taakontwikkelingen Het bestuur van het RAZU is zich ervan bewust dat dit document is opgesteld in een periode waarin de financiële vooruitzichten van de gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen voor de jaren vanaf 2026 nog erg onduidelijk zijn.

deelnemers kan belemmeren in de uitvoering van de wettelijke kaders rondom overbrenging van archief. Tot slot wordt in de huidige bezet�ng gebruik gemaakt van forma�e van een andere wettelijke taak, welke daarmee tevens in de knel komt. Het bestuur acht het daarom noodzakelijk voor de uitvoering van deze wettelijke taak de forma�e met 1 �e te verhogen om zo de taak structureel te borgen zonder afhankelijkheden van andere forma�eposten. Een nadere toelich�ng op deze wijziging is opgenomen onder de beleidsma�ge uitgangspunten, pagina 5 van deze Kadernota.

Financiële wijzigingen In financieel opzicht is de Kadernota 2027 gewijzigd ten aanzien van de begro�ngsprognose 2027 in de Programmabegro�ng 2026-2029 door loon- en prijsontwikkelingen en de verhoging van de forma�e ten behoeve van de uitvoering van de e-depot taak. De wijzigingen op basis van loon- en prijsontwikkelingen zijn: ▪ Als gevolg van de toepassing van de schaalbedragen uit de vigerende CAO (2025-2026, salaristabel 1 januari 2027) en het hanteren van de actuele loonindex is de basis van de post salariskosten hoger begroot dan in de meerjarenraming bij de Begro�ng 2026. ▪ Als gevolg van het hanteren van de actuele prijsindex zijn de overige posten hoger begroot dan in de meerjarenraming bij de Begro�ng 2026. De wijzigingen door het uitbreiden van de forma�e ten behoeve van de uitvoering van de e-depot taak bedraagt een verhoging van € 99.832. De eerdergenoemde Cao-s�jging, indexering en de geldende bezuinigingsmaatregel zijn hierin reeds verwerkt.

Als in de tekst van deze Kadernota 2027 cijfers staan die afwijken van de cijfers in de financiële doorrekening, kan er sprake zijn van typfouten. De cijfers in de financiële doorrekening zijn dan leidend.

De archieven en collec�es zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) type Bedrijfsvoeringsorganisa�e van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.

Dankzij toegankelijke informa�e kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democra�sche samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.

Het RAZU hee� een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collec�e historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken.

Het RAZU toetst de kwaliteit van het informa�ebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als exper�secentrum voor informa�e- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten.

De huidige GR trad op 1 september 2024 in werking en betre� een Bedrijfsvoeringsorganisa�e. Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. De organisatie bestaat op 1 januari 2027 uit 12,73 fte onder aansturing van een directeur-archivaris. Het RAZU is geves�gd in Wijk bij Duurstede.

Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum.

Openbaar en (her)bruikbaar archief Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU par�culiere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en s�ch�ngen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collec�e dateert uit 1300. Ook nieuwe stukken die gisteren gevormd kunnen zijn, zoals de lokale krant, vinden hun weg naar het archief.

De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archie�escheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die niet zijn overgebracht; ▪ Het s�muleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinforma�e, voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers.

Nieuwe archiefwet vanaf 2026/2027

Beleidsmatige uitgangspunten

De nieuwe Archiefwet ligt op moment van schrijven in behandeling bij de Eerste Kamer, de bijbehorende Archiefregeling en Archiefbesluit zijn beide in een vergevorderd stadium en liggen respectievelijk bij de Europese Commissie en de Raad van State. Of de eerder verwachte ingangsdatum van 1 juli 2026 wordt behaald is nog onzeker, mede gezien de poli�eke ontwikkelingen in de recente en opkomende maanden. Desalniettemin bereidt het RAZU zich voor op de ingang van de nieuwe Archiefwet. De belangrijkste wijzigingen die de nieuwe Archiefwet met zich meebrengt zijn: ▪ een verkor�ng van de overbrengingstermijn (van twin�g naar �en jaar); ▪ een verandering van de openbaarheidsregels; en ▪ een toetsing van de kwaliteit van het beheer van de overgebrachte archieven aan de wettelijke eisen.

Beleidsplan Open, Openbaar en (her)Bruikbaar archief Op 29 november 2023 stelde het bestuur van het RAZU het beleidsplan voor de jaren 2024-2027 vast. De centrale opdracht is ‘de archieven zo Open, Openbaar en (Her)Bruikbaar maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal faciliteren en s�muleren.’ Dat wordt gedaan via de uitvoering van de taken die door de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling bij het RAZU zijn belegd: ▪

Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informa�ebeheer van de deelnemende gemeenten;

▪

Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collec�e zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collec�es van de deelnemende gemeenten en van par�culiere archiefvormers uit de regio;

▪

Dienstverlening: voor tevreden en produc�eve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;

▪

Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische ac�viteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud;

▪

Bedrijfsvoering: voor een vitale organisa�e voorzien in de randvoorwaarden om de kerntaken uit te kunnen voeren.

Hoewel de wetgever hee� bepaald dat overheden niet met terugwerkende kracht aan de verkor�ng van de overbrengingstermijn te hoeven voldoen, is de verwach�ng dat de meeste gemeenten dit ook niet lang willen uitstellen. We rekenen dan ook op een periode van sterkere groei van de collec�e, zowel analoog als digitaal. Daarbij weten we dat op recent materiaal meer openbaarheidsbeperkingen van toepassing zullen zijn, onder andere vanwege privacyregels. Voor het RAZU betekent dit incidenteel bij het overbrengen van de overheidsarchieven en structureel in de dienstverlening extra werk. Enerzijds omdat het behandelen van verzoeken om inzage van beperkt openbaar materiaal maatwerk is en uiterste zorgvuldigheid vereist. Anderzijds omdat de nieuwe wet de mogelijkheid gee� om aan burgers ‘informa�e in andere vorm’ verstrekken uit beperkt openbaar archief. Verschillende onderzoeken en uitvoeringstoetsen constateren dat de invoering van de nieuwe Archiefwet zowel incidenteel als structureel extra werkzaamheden met zich meebrengt, zowel aan de kant van de gemeenten als aan de kant van de archiefdienst. Vanuit het ministerie van OCW is, in reactie op de kostenclaim van de VNG, eenmalig een bedrag van €2 mln. toegezegd voor de digitale transi�e.

In het beleidsplan zijn per taak de accenten, beoogde effecten en benodigde randvoorwaarden opgenomen. Buiten de oplossing van het knelpunt e-depot vraagt de uitvoering van het beleidsplan geen extra structurele middelen.

Op dit moment is er nog onvoldoende zicht op de incidentele en structurele werklast die voortkomt uit de implementa�e van de nieuwe Archiefwet bij het RAZU en de gemeenten, het moment waarop deze werkzaamheden starten en de compensa�e vanuit OCW. Om die reden is de financiële doorrekening voor 2027 in deze Kadernota op dit punt nog beleidsarm.

behaald in 2029. In de meerjaren-doorrekening in deze Kadernota is daarom voor 2030 geen verhoging meer opgenomen. Hier is niet bij inbegrepen de doorontwikkeling van de organisa�e rondom het edepot. De personele bezetting waarmee het e-depot in de jaren 2022-2024 is ontwikkeld is niet volledig structureel in te ze�en in de jaren erna. In de bestuursvergadering van 26 juni 2025 hee� het bestuur gesproken over de benodigde personele bezet�ng voor de duurzame borging van het e-depot.

Doorontwikkeling van het e-depot Het RAZU beheert digitale archieven in een zogeheten e-depot. Dit e-depot is modulair van aard, waardoor het RAZU zowel flexibel als kostenbesparend zijn taak omtrent het bewaren en ontsluiten van digitale archieven kan uitvoeren. Het edepot vraagt echter wel om een con�nue doorontwikkeling. Deze doorontwikkeling is nodig om het e-depot aan te laten sluiten bij de verschillende typen informa�eobjecten en koppelvlakken die binnen het gemeentelijke informa�elandschap gebruikt worden. Denk hierbij aan informa�eobjecten als videotulen van raadsvergaderingen, grote meerlaagse kaartobjecten en databases. Op het gebied van koppelvlakken is ondersteuning van de verschillende, nu nog in ontwikkeling zijnde Common Ground API’s op termijn noodzakelijk.

De vertaling naar een structurele taak vereist een hogere inzet in forma�e, met borging van technische kennis welke nu via een �jdelijk contract wordt ingehuurd. Met name op het gebied van componentbeheer, koppelingen en zoekmachines hee� het RAZU in de vaste forma�e op dit moment onvoldoende kennis in huis. Daarnaast is met de huidige inzet, welke met name leunt op de dataspecialist, onvoldoende capaciteit beschikbaar om naast een zorgvuldige implementatie van so�warecomponenten, ook nog meerdere migra�es van gemeenten te ondersteunen. Een duurzame borging, alsook het verkrijgen van voldoende slagkracht om de doorontwikkeling van het e-depot in lijn met toekoms�ge digitale overbrengingen van de gemeenten in goede banen te leiden, vereist dat het RAZU deze kennis opdoet en over meerdere medewerkers verspreidt. Het beleggen binnen de huidige forma�e of oplossingen zoeken in incidentele inhuur brengt een te hoog risico op kennisverlies met zich mee. Dit hee� direct gevolgen voor de langdurige bescherming en ontslui�ng van de gemeentelijke archieven. Op basis van het bovenstaande hee� het bestuur besloten 1 �e schaal 10 toe te voegen aan de forma�e.

Daarnaast zullen de vaste lasten voor het e-depot, met name voor licen�es, opslag en dataverkeer, met de jaren s�jgen naarmate de RAZU-gemeenten meer informa�e gaan overbrengen. In de meer-jaren doorrekening wordt, conform de besluitvorming over het e-depot van december 2021, uitgegaan van een s�jging van deze post met €10.000 per jaar vanaf 2026 voor doorontwikkeling van het e-depot en hos�ng-, beheeronderhoud en opslagkosten. Het bestuur hee� in de bestuursvergadering van 26 juni 2025 uitgesproken uit te willen gaan van een directe doorrekening van de gebruikskosten van het e-depot naar de individuele gemeenten. Dit voorkomt dat de lasten voor het e-depot onjuist worden verspreid over de deelnemers als de overbrengingen asynchroon binnenkomen. Op basis van de huidige kostengroei en deze bestuurlijke uitspraak wordt in deze kadernota de automa�sche s�jging bevroren en de post e-depot gemaximaliseerd op € 90.000. Dit bedrag wordt

Het is reëel te verwachten dat de borging op lange termijn nog addi�onele inzet zal vergen, maar hoe deze addi�onele inzet vorm krijgt is op dit moment las�g aan te geven. Het RAZU stelt voor om de uitbreiding van de structurele formatie stapsgewijs door te voeren naar gelang van inzicht en noodzaak. Voor verdere ondersteuning bij migra�es kan ook gebruik worden gemaakt van incidentele inhuur aan de kant van de gemeenten, hetzelfde geldt voor het aanleggen van koppelingen.

Financiële uitgangspunten Het uitgangspunt van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is om behoudend maar ook realis�sch te begroten en de lastenverzwaring voor de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk te beperken. De huidige uitgangspunten voor indexa�e zijn vastgesteld in de bestuursvergaderingen van 9 maart en 7 december 2022.

Indexa�e De loon-, en prijsindex worden overgenomen uit de Septembercirculaire (zie hiervoor tabel 4.2.2 in de Septembercirculaire). ▪ De gehanteerde loonindex is 6,3% ▪ De gehanteerde prijsindex is 2,6% ▪ De indexa�e wordt enkel op het primaire jaar toegepast. In de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar gehanteerd.

2025

2026

septembercirculaire 2024 Prijs overheidsconsump�e, beloning werknemers Prijs overheidsconsump�e, netto materieel (imoc)

4,8% 2,7%

3,4% 2,2%

septembercirculaire 2025 Prijs overheidsconsump�e, beloning werknemers Prijs overheidsconsump�e, netto materieel (imoc)

6,2% 2,9%

2,6% 2,4%

5,7% 2,2%

correc�e van 2024 naar 2025 Prijs overheidsconsump�e, beloning werknemers Prijs overheidsconsump�e, netto materieel (imoc)

1,4% -0,8% 0,2% 0,2%

0,6% 0,4%

Te hanteren indexering 2027 Prijs overheidsconsump�e, beloning werknemers Prijs overheidsconsump�e, netto materieel (imoc)

De basis voor de indexering wordt gevormd door de verwach�ng voor 2027 in de septembercirculaire 2025. Deze verwach�ng wordt gecorrigeerd voor de (hogere of lagere) verwach�ng in de twee jaren daarvoor, omdat de verschillen in 2025 en 2026 doorwerken in 2027.

Salariskosten

Inzet van bestemmingsreserves

▪

Het RAZU beheert meerdere bestemmingsreserves. Dota�es aan de reserves geschieden over het algemeen op basis van positieve exploita�esaldi in jaarrekeningen. De inzet van de reserves wordt pas bepaald in het lopende jaar en daarom pas verwerkt in de begro�ngswijzigingen van dat begro�ngsjaar. De werkzaamheden en projecten, en de kosten daarvan, komen daarom in deze Kadernota 2027 niet aan bod.

▪

▪ ▪ ▪

2027

6,3% 2,6%

De post salariskosten is begroot op basis van de vastgestelde omvang van de forma�e en de hoogste periodiek per func�eschaal. De post salariskosten is begroot op basis van de vigerende Cao. Ten �jde van het opstellen van de Kadernota 2027 is dat de Cao die van kracht was op 15 oktober 2025. De post salariskosten is vervolgens geïndexeerd aan de hand van de prijs overheidsconsump�e, beloning werknemers. De post salariskosten is tenslo�e verlaagd met 5% als gevolg van de bezuinigingsmaatregel van 27 november 2024. Zoals gebruikelijk zal in de Eerste Begro�ngswijziging 2027 de salariskosten voor 2027 defini�ef worden begroot, op basis van de dan geldende CAO.

Verdeelsleutel Het model waarbij de kosten van de gemeenschappelijke regeling over de zes deelnemende gemeenten worden verdeeld is in 2011 vastgesteld. Op 3 april 2024 is de geldigheid van de verdeelsleutel verlengd tot en met 2027. Het model gaat uit van twee grondslagen en drie kostencomponenten die eenmaal per vijf jaar worden aangepast aan de werkelijke situa�e (herijkt). De grondslagen zijn gebaseerd op het inwoneraantal en de hoeveelheid overgebracht archief. De drie kostencomponenten zijn: A. De kosten voor personeel en materiaal, die worden afgeleid van het aantal inwoners; B. De kosten voor de archie�ewaarplaats, die worden afgeleid van de hoeveelheid archief die daar is of zal worden ondergebracht; C. De kosten voor de overhead en de overige ruimten, die worden berekend op basis van een combina�e van de kosten van A en B. Daarnaast wordt er, conform hetgeen besproken in de bestuursvergadering van 26 juni 2025, uitgegaan van een directe doorrekening van de gebruikskosten van het e-depot. Hieronder wordt verstaan de opslag van data en het uitgaande dataverkeer. Deze kosten zijn daarom niet opgenomen in de bovenstaande verdeelsleutel.

Kosten overhead en kantoor

Toelich�ng op de lasten

Voor het uitvoeren van de bedrijfsvoeringstaken hee� het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Het betre� overeenkomsten voor huisves�ng, ICT, financiën, ongediertebestrijding en HR-dienstverlening. Daarnaast hee� het RAZU een overeenkomst met een Func�onaris Gegevensbescherming.

Personeelslasten De forma�e van het RAZU bestaat op 1 januari 2027 uit 12,73 Fte. Naast de salariskosten wordt 2,5% van de salariskosten begroot voor overige personeelskosten. Hieronder vallen onder andere opleidingen en reiskosten.

Materiaalkosten c.a.

De dienstverleningsovereenkomsten zijn aangegaan voor meerdere jaren en beva�en in de meeste gevallen een prijsindexa�e die nog niet in alle gevallen bekend is. Ook deze indexatie wordt, indien deze afwijkt van de gehanteerde prijsindex, via de begro�ngswijziging verwerkt.

Deze bestaan uit vier soorten posten. ▪ Tot ‘organisa�ekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten en vrijwilligerskosten. ▪ Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. ▪ Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collec�e en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het digital born materiaal. ▪ Tot ‘e-depot kosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het inrichten, beheren en doorontwikkelen van de e-depotvoorziening.

Kosten archie�ewaarplaats De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet s�jgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploita�ekosten en de servicekosten, wordt indexa�e toegepast. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte in de gemeentelijke archie�ewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Ook op deze huur is een indexa�e van toepassing. Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden door de verhuurder met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas defini�ef bepaald in november van het jaar voorafgaand aan het begro�ngsjaar en, indien deze afwijkt van de gehanteerde index, via de begro�ngswijziging verwerkt.

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Financiële doorrekening Staat van baten en lasten

LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (A)

Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

1.299.449 114.892 116.946 167.674 25.000 0 40.000 27.500 63.200 1.864.661

1.181.888 126.644 119.288 157.642 0 0 0 0 63.200 1.648.663

1.321.721 138.377 121.058 162.401 0 0 0 0 63.200 1.806.757

1.321.721 148.377 121.058 161.843 0 0 0 0 63.200 1.816.199

1.321.721 158.377 121.058 155.585 0 0 0 0 63.200 1.819.941

121.092 374.752 157.339 381.494 427.992 185.718 64.280 1.712.666

118.411 365.759 153.791 372.649 418.031 181.494 64.100 1.674.234

129.850 402.956 168.818 409.713 459.713 199.325 64.280 1.834.654

130.885 406.267 170.173 413.035 463.446 200.930 64.280 1.849.016

131.297 407.712 170.724 414.431 465.021 201.589 64.280 1.855.054

151.995

-25.571

-27.897

-32.817

-35.113

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

(+ = nadelig; - = voordelig)

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Staat van baten en lasten, vervolg Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

Totaal mutaties reserves

-32.321 25.000 40.000 10.000 27.500 75.000 6.816 151.995

-31.571 0 0 0 0 0 6.000 -25.571

-34.713 0 0 0 0 0 6.816 -27.897

-34.995 0 0 0 0 0 2.178 -32.817

-35.113 0 0 0 0 0 0 -35.113

Gerealiseerd resultaat

Mutaties reserves Bestemmingsreserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

(+ = nadelig; - = voordelig)

2 10

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

1.188.785 75.000 35.664 1.299.449

1.153.062 0 28.827 1.181.888

1.289.484 0 32.237 1.321.721

11.385 7.969 45.538 50.000 114.892

11.692 8.184 46.768 60.000 126.644

11.996 8.397 47.984 70.000 138.377

11.996 8.397 47.984 80.000 148.377

11.996 8.397 47.984 90.000 158.377

-75.000 -1.080 -76.080

0 -900 -900

0 -1.080 -1.080

1.338.261

1.307.632

1.459.018

1.469.018

1.479.018

LASTEN Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel Overige personeelskosten (3% resp. 2,5%) Totaal personeelslasten Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten Kosten e-depot Totaal materiaalkosten c.a.

Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

TOTAAL COMPONENT A

3 11

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

Totaal kosten archiefbewaarplaats

51.218 16.038 25.413 24.277 116.946

51.218 16.609 26.318 25.142 119.288

51.218 17.041 27.003 25.796 121.058

TOTAAL COMPONENT B

116.946

119.288

121.058

Totaal kosten overhead en oudbouw

58.238 98.510 4.110 6.816 167.674

46.252 101.170 4.221 6.000 157.642

47.455 103.800 4.331 6.816 162.401

47.455 103.800 4.331 6.258 161.843

47.455 103.800 4.331 0 155.585

Bestemmingsreserve Financiering activa

-6.816

-6.000

-6.816

-2.178

160.858

151.642

155.585

159.665

155.585

1.698.961

1.585.463

1.743.557

1.752.999

1.756.741

Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste activa

TOTAAL COMPONENT C TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

4 12

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

25.000 0 40.000 10.000 27.500 53.200 5.000 5.000 165.700

0 0 0 0 0 53.200 5.000 5.000 63.200

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN

1.864.661

1.648.663

1.806.757

1.816.199

1.819.941

Storting bestemmingsreserve (2% winstopslag)

32.321 1.896.982

31.571 1.680.234

34.713 1.841.470

34.995 1.851.194

35.113 1.855.054

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Restauratiekosten Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten)

Totale kosten incl. winstopslag

5 13

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

94.961 311.981 125.040 309.506 348.242 148.530 1.338.261

92.788 304.841 122.178 302.422 340.272 145.131 1.307.632

103.530 340.133 136.323 337.434 379.665 161.933 1.459.018

104.240 342.464 137.257 339.747 382.267 163.043 1.469.018

104.949 344.795 138.192 342.059 384.870 164.153 1.479.018

11.709 19.385 13.674 27.265 29.646 15.268 116.946

11.943 19.774 13.948 27.811 30.240 15.573 119.288

12.121 20.067 14.154 28.223 30.688 15.804 121.058

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

TOTAAL A

100,00%

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

TOTAAL B

100,00%

6 14

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

TOTAAL C

100,00%

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL 2% winstopslag

Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

12.048 36.037 15.540 37.243 41.712 18.278 160.858

11.357 33.972 14.650 35.109 39.323 17.231 151.642

11.653 34.856 15.030 36.022 40.345 17.679 155.585

11.958 35.770 15.425 36.967 41.403 18.143 159.665

11.653 34.856 15.030 36.022 40.345 17.679 155.585

118.718 367.403 154.254 374.013 419.600 182.076 1.616.065

116.089 358.587 150.775 365.342 409.834 177.935 1.578.563

127.303 395.055 165.508 401.679 450.699 195.416 1.735.661

128.319 398.301 166.836 404.937 454.359 196.990 1.749.741

128.723 399.718 167.377 406.305 455.903 197.636 1.755.661

2.374 7.348 3.085 7.480 8.392 3.642 32.321

2.322 7.172 3.016 7.307 8.197 3.559 31.571

2.546 7.901 3.310 8.034 9.014 3.908 34.713

2.566 7.966 3.337 8.099 9.087 3.940 34.995

2.574 7.994 3.348 8.126 9.118 3.953 35.113

2.574 7.994 3.348 8.126 9.118 3.953 35.113 7

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

63.200 1.080 64.280

63.200 900 64.100

63.200 1.080 64.280

1.712.666

1.674.234

1.834.654

1.849.016

1.855.054

Totaal mutaties reserves

25.000 40.000 10.000 27.500 75.000 6.816 184.316

0 0 0 0 0 6.000 6.000

0 0 0 0 0 6.816 6.816

0 0 0 0 0 2.178 2.178

0 0 0 0 0 0 0

Resultaat explotatie (te bestemmen) Resultaat reserves

151.995 -151.995

-25.571 25.571

-27.897 27.897

-32.817 32.817

-35.113 35.113

Totaal baten incl. mutaties reserves

1.864.661

1.648.663

1.806.757

1.816.199

1.819.941

Overige inkomsten Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Totaal overige inkomsten Totaal baten exclusief mutaties reserves

Mutaties reserves Bestemmingsreserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

8 16

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verdeelsleutels en bijdragen

Verdeelsleutel 2021 - 2026 (verlengd 2027 - 2029) * op basis van begroting 2021 component A

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal

Berekening %-component C component A component B

component B

inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10% 214.096 100,00%

710.207 110.857 821.064

component C

meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06% 7.147

100,00%

aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%

86,50% 13,50% 100,00%

9 17

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijdrage per gemeente

Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

94.961 11.709 12.048 2.374 121.092

92.788 11.943 11.357 2.322 118.411

103.530 12.121 11.653 2.546 129.850

104.240 12.121 11.958 2.566 130.885

104.949 12.121 11.653 2.574 131.297

311.981 19.385 36.037 7.348 374.752

304.841 19.774 33.972 7.172 365.759

340.133 20.067 34.856 7.901 402.956

342.464 20.067 35.770 7.966 406.267

344.795 20.067 34.856 7.994 407.712

125.040 13.674 15.540 3.085 157.339

122.178 13.948 14.650 3.016 153.791

136.323 14.154 15.030 3.310 168.818

137.257 14.154 15.425 3.337 170.173

138.192 14.154 15.030 3.348 170.724

10 18

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijdrage per gemeente, vervolg

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Totaal gemeentelijke bijdragen

Begrotings wijziging 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

309.506 27.265 37.243 7.480 381.494

302.422 27.811 35.109 7.307 372.649

337.434 28.223 36.022 8.034 409.713

339.747 28.223 36.967 8.099 413.035

342.059 28.223 36.022 8.126 414.431

348.242 29.646 41.712 8.392 427.992

340.272 30.240 39.323 8.197 418.031

379.665 30.688 40.345 9.014 459.713

382.267 30.688 41.403 9.087 463.446

384.870 30.688 40.345 9.118 465.021

148.530 15.268 18.278 3.642 185.718

145.131 15.573 17.231 3.559 181.494

161.933 15.804 17.679 3.908 199.325

163.043 15.804 18.143 3.940 200.930

164.153 15.804 17.679 3.953 201.589

1.648.386

1.610.134

1.770.374

1.784.736

1.790.774

11 19

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verloopoverzicht reserves

Omschrijving

1-1-2026

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

31-12-2026

Algemene reserve

11.050

Bestemmingsreserves: 2% winstopslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

48.951 11.453 2.500 8.920 0 14.994

31.571 Storting 2% winstopslag

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0 6.000

80.522 11.453 2.500 8.920 0 8.994

Totaal reserves

97.868

31.571

6.000

123.439

Omschrijving

1-1-2027

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

31-12-2027

Algemene reserve

11.050

Bestemmingsreserves: 2% winstopslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

80.522 11.453 2.500 8.920 0 8.994

34.713 Storting 2% winstopslag

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0 6.816

115.235 11.453 2.500 8.920 0 2.178

Totaal reserves

123.439

34.713

6.816

151.336 12

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verloopoverzicht reserves, vervolg

Omschrijving

1-1-2028

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

31-12-2028

Algemene reserve

11.050

Bestemmingsreserves: 2% winstopslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

115.235 11.453 2.500 8.920 0 2.178

34.995 Storting 2% winstopslag

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0 2.178

150.230 11.453 2.500 8.920 0 0

Totaal reserves

151.336

34.995

2.178

184.153

Omschrijving

1-1-2029

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

31-12-2029

Algemene reserve

11.050

Bestemmingsreserves: 2% winstopslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

150.230 11.453 2.500 8.920 0 0

35.113 Storting 2% winstopslag

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0 0

185.343 11.453 2.500 8.920 0 0

Totaal reserves

184.153

35.113

219.266 13

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verloopoverzicht reserves, vervolg

Omschrijving

1-1-2030

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

31-12-2030

Algemene reserve

11.050

Bestemmingsreserves: 2% winstopslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

185.343 11.453 2.500 8.920 0 0

35.113 Storting 2% winstopslag

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0 0

220.457 11.453 2.500 8.920 0 0

Totaal reserves

219.266

35.113

254.380

14 22

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Geprognotiseerde balans per 31 december (Voor resultaatverdeling)

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

Vaste activa Materiële vaste activa

13.074

6.258

Vlottende activa Liquide middelen Overlopende activa

749.378 156.385

720.891 156.385

696.766 156.385

668.679 156.385

640.593 156.385

Totaal activa

918.837

883.534

853.151

825.064

796.978

Vaste passiva Algemene reserve Bestemmingsreserves Reserves Gerealiseerd resultaat Eigen vermogen

11.050 112.389 123.439 0 123.439

11.050 140.286 151.336 0 151.336

11.050 173.103 184.153 0 184.153

11.050 208.216 219.266 0 219.266

11.050 243.330 254.380 0 254.380

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar

295.345

232.145

168.945

105.745

42.545

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

500.053

Totaal passiva

918.837

883.534

853.151

825.064

796.978

ACTIVA

PASSIVA

Colofon Kadernota 2027 24 november 2025 Foto voorpagina: ‘Zwembad Woestduin, Doorn’, 1934-1955, Collectie Cor den Toom, RAZU toegang 203, inventarisnummer 24, catalogusnummer 10963.

Tekst: W.A. Bakker, directeur-archivaris Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede h�ps://www.razu.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16927142/1