Bijlage 7 Informatienota inzet budget werkdruk (1)

Informatienota college / raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

3 juli 2020 Annette Roks 628080 drs. J.A. van der Pas College Rhenen Niet Openbaar Informatienota inzet budget werkdruk

Kennis nemen van: Het college neemt kennis van de informatienota en wordt ter kennis aangeboden aan de raad.

Aanleiding/voorgeschiedenis Op 9 juli werd een motie van de SGP aangenomen in de raad. Daarin vraagt de raad het college om informatie over hoe het college de werkdruk in de organisatie wil verbeteren. In het najaar van 2019 besloot het college vanwege de werkdruk en ter invulling van de motie van de SGP formatiebudget met € 350.000,-- te verhogen met ingang van 2020. Dit budget zou worden ingezet voor functies die organisatie breed voor verlichting van de werkdruk zouden gaan zorgen. In de uitwerking, in overleg met de or en de organisatie, zijn een viertal functies geformuleerd waarvan de invulling de werkdruk kan verminderen. Dat waren de functies van beleidsmedewerker ,junior beleidsmedewerker, intermediair vak afdelingen /financiën en teamassistenten. In de begroting heeft de raad dit budget bekrachtigd. Aanleiding voor het collegebesluit waren de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidonderzoek en het verdiepende onderzoek op werkdruk waaruit bleek dat vooral bij beleidsmedewerkers de werkdruk als hoog wordt ervaren. In de raadsvergadering van 12 november werd een motie (D66) aangenomen. Daarin verzoekt de raad het college in het kort gezegd om het budget in te zetten voor werkdrukverlichting. Daarbij merkt de raad op de inzet van middelen breder te zien dan alleen fte’s en vraagt de raad hen te informeren over het Benchmarkonderzoek (gerealiseerd).

Over de wijze van de besteding van de € 350.000,-- zegt de motie dit niet lastig omkeerbaar aan te wenden. Stand van zaken en onze inspanningen We namen kennis van de benchmark Aansluitend op het collegebesluit is een benchmark door Berenschot uitgevoerd. Uit de analyse van de beleidsformatie in dit onderzoek blijkt dat de formatie in 11 van de 24 beleidsclusters lager is dan gemiddeld. Er zijn ook clusters waar de formatie gelijk of hoger is. In de benchmark is de formatie vergeleken met andere gemeenten van gelijke grootte en is geen rekening gehouden met de uren die nodig zijn voor de uitvoering van het bestuursprogramma.

We hebben gelden ingezet uit het budget werkdruk We hebben kennis genomen van de benchmark. De uitkomst van de analyse over de tekorten bij de beleidsformatie sluiten aan bij onze eigen waarnemingen. Ook hebben we gekeken naar onze

strategische personeelsplanning en de stand van het knelpuntenbudget. Dit budget is voor 2020 al niet meer beschikbaar en ook de afgelopen twee jaar was het budget bij lange na niet voldoende. Ruimtelijke ordening en Verkeer Zowel op verkeer als op ruimtelijke ordening gaat het komend jaar een zeer ervaren kracht met veel dienstjaren en plaatselijke kennis met pensioen. Op deze plekken is al een tekort aan beleidscapaciteit. Dat baarde ons zorgen. Om die reden hebben we op beide plekken gemeend tijdelijk extra formatie aan te trekken. Op deze manier kan gezorgd worden voor een warme overdracht en gaat de opgebouwde kennis niet verloren. Hierdoor wordt ook werkdruk bij collega’s voorkomen. Dit resulteert in twee tijdelijke aanstellingen (€ 40.000,-- RO en € 80.000,-mobiliteit). Financiële gevolgen coronacrisis Door de coronacrisis ontstaan kwalitatieve en kwantitatieve risico’s voor de gemeentelijke taakvelden. De corona crisis zal zeker impact hebben op de gemeentelijke financiën. Deze impact zal voelbaar zijn op de korte en ook op de lange termijn en zal zeker ook na-ijlen. Het gevolg voor de gemeentelijke financiën is van verschillende factoren afhankelijk maar de effecten zijn nu al zichtbaar. Het nog onduidelijk welke compensatie er vanuit het Rijk naar de gemeenten zullen komen voor de extra kosten die de gemeente maakt.

Om deze risico’s te onderzoeken, te monitoren maar ook om er (samen met de regiogemeenten) voor te zorgen dat we in aanmerking komen voor tegemoetkomingen en om tijdig beheersmaatregelen intern te kunnen nemen stellen we een parttime projectleider aan die dit project tot juli 2021 gaat trekken. De kosten daarvan zijn € 37.500,--. Deze extra kosten vanwege corona zullen we ook in beeld brengen voor compensatie bij het Rijk. Er bestaat dus een mogelijkheid dat deze gelden op een later moment weer aan het budget kunnen worden toegevoegd. Allround Strategisch beleidsadviseur Om de organisatie breed te kunnen ontlasten op verschillende beleidsterreinen hebben we tot slot een Allround strategisch beleidsadviseur aangesteld. Deze maakt onderdeel uit van het flexteam. Afhankelijk van de behoefte van het bestuur komen strategische opdrachten richting deze adviseur. Deze medewerker heeft dus een gevarieerd takenpakket en een diversiteit aan opgaven die elk beleidsterrein van de gemeente kunnen beslaan. De taken bewegen zich op tactisch en strategisch niveau en vragen om een integrale aanpak. Deze persoon werkt nauw samen met de buitenwereld van de gemeente en met collega’s uit de hele organisatie. De kosten van deze functie bedragen €55.000 in 2020 en daarna € 80.000, structureel. Behoudens de kosten voor de Allround strategisch beleidsadviseur is er geen budget onomkeerbaar aangewend.

De ondersteuning door teamassistenten en de functie van intermediair vakafdelingen/financiën hebben , conform de motie, wij niet ingevuld na kennisname van de motie van D66 zodat er geld beschikbaar blijft om ook buiten de formatie te kijken naar manieren om werkdruk te verminderen. Andere maatregelen We zijn met alle teams in gesprek over werkdrukvermindering. We onderzochten in bijeenkomsten (voor coronatijd) wat de oorzaken zijn van de werkdruk en wat we met elkaar kunnen verbeteren. Met de uitwerking daarvan zijn we aan de slag gegaan. We monitoren steeds de werkdruk. Afgelopen week is er weer een enquête uit gegaan met vragen over werkdruk voor en tijdens coronatijd. De managers hebben de afgelopen periode goed contact gehouden met alle medewerkers en gevraagd naar werklast en werkdruk.

Vervolg Wij zijn, zoals u ziet, op meerdere vlakken bezig met de onderwerpen werklast, werkdruk en formatieomvang. We breiden niet alleen de formatie (tijdelijk) uit maar we werken de

aanbevelingen uit vanuit de onderzoeken en maken een voorstel voor een verlenging van het generatiepact. Het generatiepact zorgt ervoor dat oudere medewerkers de mogelijkheid hebben om een stapje terug te doen ten bate van jongere medewerkers. Hiermee geven we invulling aan goed werkgeverschap en zorgen we voor minder werkdruk. Bijlagen Bijlage 1: overzicht budget werkdruk