Bijlage 6 Uitgangspunten beschikking SPUK-middelen

Uitgangspunten beschikking SPUK-middelen door de regio Algemeen Bestuur 7 juni 2024

De komende jaren verwachten we meerdere uitkeringen en subsidies van het Rijk en de provincies die via de regio Foodvalley uitgekeerd gaan worden aan (een deel van) de gemeenten. Deze toekenning van middelen is nieuw voor de regio. Om voor alle betrokkenen duidelijkheid te creëren over de financiële stromen is het belangrijk om hierover heldere afspraken te maken binnen de Gemeenschappelijke Regeling. Hieronder worden de uitgangspunten verwoord die gelden voor specifieke uitkeringen en subsidies die bedoeld zijn voor activiteiten van gemeenten en die worden uitgekeerd via de regio Foodvalley. Deze uitgangspunten zijn een uitwerking van principebesluiten die eerder door het Algemeen Bestuur en het overleg van gemeentesecretarissen van de regio zijn genomen. Besluitvorming • Verlening van de subsidie aan de gemeenten op basis van door het Rijk of Provincie ontvangen middelen geschiedt op basis van een subsidiebeschikking, waarin duidelijk de middelen, de werkzaamheden, de planning, de cofinanciering, de verantwoordelijkheden en de risico’s worden benoemd. • Voorbereiding van besluitvorming over de subsidiebeschikking vindt plaats door het regiokantoor, die tevens regie houdt en de verantwoording aan de SPUK- of subsidieverlener coördineert. Hierover vindt regelmatige afstemming met de gemeenten plaats.

• Tijdens het besluitvormingsproces dienen ook alle risico’s en kanttekeningen duidelijk te worden benoemd • Het regiobestuur is het besluitvormend orgaan om, indien de SPUK-voorwaarden daar ruimte voor bieden, SPUK-middelen onderling te (her)verdelen indien een (deel)opgave bij een gemeente door omstandigheden niet gerealiseerd kan worden. Besluitvorming door het regiobestuur vindt pas plaats na overleg met de betrokken gemeenten. Moment van beschikken en uitkeren • Een beschikking kan worden gemaakt op basis van een subsidieaanvraag bij regio Food Valley door een gemeente. Het regiokantoor ondersteunt in het doen van de aanvraag (tbv volledigheid en uniformiteit) • Het regiobestuur kan een besluit nemen op de subsidieaanvraag zodra hiervoor de gemeenschappelijke regeling is aangepast door de colleges (na zienswijze en goedkeuring van de gemeenteraden) en de subsidieverordening door de gemeenteraden is vastgesteld. • Besluitvorming door het Regiobestuur over een subsidiebeschikking vindt zo snel als mogelijk plaats na beschikking van een SPUK of subsidie door Rijk of Provincie en nadat de gemeente een aanvraag heeft ingediend bij de regio Foodvalley. • Uitkering van de subsidie vindt plaats zo snel als mogelijk nadat de subsidiegelden door de regio zijn ontvangen en nadat de middelen door de regio zijn beschikt.

• Toekenning vindt plaats conform de verdeling in de beschikkingen van Rijk en Provincie. In de toekenning wordt een verwijzing gemaakt naar de verdeling op project- en maatregelniveau. • Een gemeente is zelf verantwoordelijk voor verdeling van de gelden over de maatregelen en projecten voor zover dit passend is binnen desbetreffende beschikking van Rijk en Provincie. • Eventuele indexaties die het Rijk toepast op de subsidiebedragen worden conform de berekening van het Rijk meegegeven aan de desbetreffende gemeente. Kosten regiokantoor • Het Algemeen Bestuur van de regio heeft op 9 juni 2023 besloten in te stemmen met het aanwenden van 2,5% van de binnenkomende Rijksmiddelen voor Verstedelijking en Landelijk gebied voor de bekostiging van de organisatorische kosten van de ruimtelijke thema’s. • De regio houdt daarom 2,5% van de daadwerkelijk via de regio verkregen gelden van Rijk en Provincie exclusief BTW achter voor de kosten van het regiokantoor (er wordt dus geen 2,5% achtergehouden over middelen dia via het BTW-compensatiefonds lopen).

• De kosten van het regiokantoor bestaan uit de kosten van administratie en verantwoording van de middelen gedurende de gehele looptijd van de activiteiten, het coördineren en verantwoorden van de verplichtingen op boven gemeentelijk niveau (bijvoorbeeld de regie op de gezamenlijke realisatie van 7.000 woningen) en een deel van de kosten van de regionale coördinatie van de uitvoering van het Novex Ontwikkelperspectief.

•

•

• •

Opgebouwde rentebaten van de middelen die tijdelijk bij de regio staan omdat ze nog niet aan de gemeenten zijn uitgekeerd, zijn voor de gemeente(n) waar de middelen voor bedoeld zijn. Deze rentebaten worden in de beschikking verrekend met de 2,5% die door de regio wordt achtergehouden voor de kosten van het regiokantoor. Bij de SPUK-middelen die in 2023 en 2024 beschikt zijn door het Rijk, was nog geen rekening gehouden met een bijdrage aan het regiokantoor. De ontvangende gemeenten leveren hierdoor nu een flinke bijdrage aan de regionale samenwerking. Verantwoording van deze bijdrage is onder andere mogelijk door de inzet van rente-inkomsten op de ontvangen bedragen. Bij toekomstige aanvragen van subsidies en SPUK’s vanuit de regio zullen de kosten van het regiokantoor voor het verkrijgen en verwerking van de middelen en coördinatie op de grote regionale opgaven worden opgenomen. De hoogte van de bijdrage aan het regiokantoor bij toekomstige aanvragen wordt afgestemd op de mogelijkheid deze te verantwoorden, bij voorkeur door deze te verwerken in de aanvraag en op de behoeften in de regionale samenwerking. Het Algemeen Bestuur besluit daarbij over aanpassing van de hoogte van het percentage dat gebruikt wordt om de kosten van het regiokantoor te dekken.

Risico’s • De risico’s en de sturing daarop liggen daar waar de uitvoering plaatsvindt. Dit zal in verreweg de meeste gevallen bij de betreffende gemeenten zijn. In de beschikking wordt dit specifiek gemaakt. • De entiteit die verantwoordelijk is voor de uitvoering (bijna altijd gemeenten) zijn verantwoordelijk voor een juiste, volledige, tijdige, controleerbare en geautoriseerde administratie. Alle btwconsequenties zijn voor rekening van de betreffende gemeente. • Bij een financiële overschrijding van een project binnen een gemeente, is deze gemeente zelf verantwoordelijk om het tekort aan te vullen. • Indien een gemeente niet aan haar verplichten kan voldoen, of subsidiegelden niet volledig besteedt, worden de middelen teruggestort naar de regio. • Indien bij de eindafrekening door rijk en provincie het subsidiebedrag naar beneden wordt bijgesteld vanwege het niet nakomen van afgesproken prestaties (bijvoorbeeld het niet realiseren van het afgesproken aantal woningen), dan is de gemeente die deze prestatie niet geleverd heeft ook verantwoordelijk voor het aandeel van de kosten van het regiokantoor die uit de 2,5% worden betaald. Verantwoording: • De wijze van verantwoording van de middelen door Rijk en Provincie wordt in de beschikking doorgelegd aan de gemeente.

• Een gemeente legt verantwoording af aan de regio met betrekking tot de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten. Deze verantwoording vindt zodanig plaats dat deze tenminste aansluit bij de verplichte verantwoording van de regio aan het Rijk conform de betreffende SPUKuitkering. • Daarnaast wordt via tussentijdse monitoring de voortgang bewaakt. • Gemeente zijn zelf verantwoordelijk voor het voeren van een financiële administratie en verantwoording noodzakelijk in het verband met het BTW-compensatiefonds. • De regio is verantwoordelijk voor de verantwoording van de 2,5% aan kosten van het regiokantoor en voor de afhandeling van het totaal. • Aangezien de accountant bij een SPUK specifiek aangetoond wil hebben dat de cofinanciering heeft plaats gevonden, dient dit cofinanciering duidelijk aantoonbaar te worden vastgelegd. De gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het bijeenbrengen van deze middelen. • De eisen die de accountant van de regio stelt aan administratie en verantwoording worden, voor zover relevant, in de beschikking doorgelegd naar de gemeenten. Omdat hier het SISA regime van toepassing is, is afstemming met de accountant van de regio over wijze en tijdigheid vereist. De mogelijkheid om hiervoor een controleprotocol Regio Foodvalley vast te stellen wordt verkend.

• Periodiek wordt de stand van zaken van de SPUK besproken in het bestuurlijk overleg, eventueel met voorstellen tot bijsturing.