Document · PDF

Bijlage 6: Ontwerp-Begroting 2027 (pdf)

Raadsvergadering 9 juni 2026, gemeente RhenenBij agendapunt: Zienswijze op financiële jaarstukken Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) 20269.035 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

ontwerp

Begro�ng 2027 met meerjarenraming 2028 – 2030

2 april 2026

(ontwerp-)Begroting 2027 met meerjarenraming 2028-2030

Inhoudsopgave

versie 2 april 2025

Incidentele uitbreiding formatie dienstverlening ................................................... 1

Voor u ligt de (ontwerp-)Begro�ng 2027 met daarin de meerjarenraming 20282030 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) (hierna: (ontwerp-)Begro�ng 2027). De (ontwerp-)Begro�ng 2027 sluit aan op de Kadernota 2027 die op 2 april 2026 bestuurlijk is vastgesteld. Het toont een lichte s�jging van de lasten voor de gemeenten van € 342 ten opzichte van de kadernota. Dit komt door: Een lichte s�jging van € 3.601 ten laste van de kosten voor kantoorruimte. Voor de uitvoering van de presta�eovereenkomst Vij�eerenlanden hee� het RAZU �jdelijk één extra kamer gehuurd. Naar verwach�ng zullen deze werkzaamheden eind 2026 - begin 2027 afgerond worden, waarna deze kosten komen te vervallen. Dit zal in de Eerste Begro�ngswijziging 2027 worden verwerkt. Een daling van de geïndexeerde lasten door toepassing van de nieuwe indexa�emethodiek op basis van de ramingen van het CPB, welke met name voor personeelslasten een fors lager indexa�ecijfer betekenen (2,5% in plaats van 6,3%); Een incidentele verhoging van personeelslasten van € 44.392 ten behoeve van de inzet van een scanmedewerker op de studiezaal. De (ontwerp-)Begro�ng 2027 is besproken en vastgesteld in de bestuursvergadering van 2 april 2026. Het bestuur hee� kennisgenomen van de meerjarenraming 2028-2030. Conform art.

22 van de gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU. Hiervoor staat een periode van 12 weken.

Zienswijzen op de (ontwerp-)Kadernota 2027 ....................................................... 1

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 1 Begro�ng 2027 en meerjarenraming 2028-2030 .................................................... 2 Paragrafen ............................................................................................................... 5 Programmaplan ....................................................................................................... 8 Staat van Baten en Lasten .................................................................................... 11 Toelich�ng op de reserves .................................................................................... 22

Als in de tekst van deze (ontwerp-)Begro�ng 2027 cijfers staan die afwijken van de cijfers in de financiële doorrekening, kan er sprake zijn van typfouten. De cijfers in de financiële doorrekening zijn dan leidend.

Thema van 2026: Lijf en leden Het thema van de Maand van de Geschiedenis 2026 is ‘Lijf en Leden’. Vandaar dat u op alle stukken van deze cyclus, te beginnen met de Kadernota 2027, a�eeldingen vindt die met dit thema te maken hebben. Gezien de gemeenteraadsverkiezingen is daarnaast ook aanslui�ng gezocht met het thema Verkiezingen. Op de voorpagina van deze begro�ng: Stemmachine in een verkiezingsbureau in Houten, met stembureauleden op de achtergrond, 353 Topografisch Historische Atlas Houten, Schalkwijk en Tull en ’t Waal, inventarisnummer 233, 1989. Gi� van C. van Liempt.

Zienswijzen op de (ontwerp-)Kadernota 2027

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Deze begro�ng is opgesteld met inachtneming van de zienswijzen die door de gemeenteraden van de deelnemers zijn ingediend op de (ontwerp-)Kadernota 2027. Deze zienswijzen hebben niet geleid tot financiële wijzigingen in de opzet van de (ontwerp-)Begro�ng.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vij�eerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU hee� een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collec�e historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken.

Incidentele uitbreiding forma�e dienstverlening Het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht signaleert een grote hoeveelheid naderende overbrengingen, waardoor de collec�e van het RAZU in het begro�ngsjaar naar verwach�ng tot 21% groter zal zijn dan ten �jde van de opstelling van het document begin 2026. Ongeveer de hel� van de nieuwe archieven zijn bouwarchieven, die door hun aard en gebruik een fors hogere werkdruk opleveren dan reguliere gemeentearchieven. In de vergadering van 26 juni 2025 hee� het bestuur gesproken over het tekort aan forma�e op dienstverlening. Reeds bij de huidige omvang van de collectie is de werkdruk op de studiezaal zeer hoog. Het bestuur besloot de dienstverlening verder af te schalen en de ontwikkelingen in de werkdruk in de gaten te houden.

De huidige GR trad op 1 september 2024 in werking en betre� een Bedrijfsvoeringsorganisa�e. Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. De organisatie bestaat op 1 januari 2027 uit 12,73 structurele Fte en is geves�gd in Wijk bij Duurstede.

Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum.

Het bestuur concludeert in de aprilvergadering van 2026 dat het RAZU binnen de bestaande forma�e onvoldoende capaciteit heeft om de nieuwe gemeentearchieven te kunnen opnemen en beheren. Het RAZU hee� een structurele forma�e-uitbreiding op dienstverlening nodig, maar dat is gezien de financiële posi�e van de deelnemers op moment van vaststelling (begin 2026) niet haalbaar. Het bestuur hee� daarom besloten om de forma�e incidenteel uit te breiden met 0,67 fte (schaal 6). Deze incidentele investering wordt gedekt door de lagere lasten door de toepassing van de nieuwe indexatiemethodiek hiervoor in te ze�en. De gemeentelijke bijdragen s�jgen daarmee slechts licht ten opzichte van de Kadernota 2027. Het bestuur hee� de directeur-archivaris verzocht om de structurele forma�ebehoefte uit te werken in het beleidsplan (20282032) en bij de opstelling van de Kadernota 2028 financieel te onderbouwen.

De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archie�escheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het s�muleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

Begro�ng 2027 en meerjarenraming 2028-2030

Salariskosten

Uitgangspunten

▪

Het uitgangspunt van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is om behoudend maar ook realis�sch te begroten en de lastenverzwaring voor de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk te beperken. De huidige uitgangspunten voor indexa�e zijn vastgesteld in de bestuursvergadering van 2 april 2026 en gebaseerd op het verzoek van de gezamenlijke gemeenten van 5 februari 2026.

▪

▪ ▪

Indexa�e ▪ ▪

▪ ▪

▪

Het indexcijfer wordt berekend op basis van het prijsaccres (pBBP). De bron voor de te hanteren indexcijfers is het Centraal Economisch Plan (hierna: CEP). Als het CEP nog niet verschenen is bij het opstellen van het document, dan wordt teruggevallen op de meest recente cijfers uit de Macro Economische Verkenning (hierna: MEV). De indexa�e wordt enkel op het primaire jaar toegepast. In de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar gehanteerd. De indexa�e wordt voor het laatst bijgewerkt in de Eerste Begro�ngswijziging.

Op het moment van opstelling is de MEV van september 2025 de meest actuele raming. Het pBBP in de MEV voor het primaire jaar is bepaald op 2,5%.

Inzet van bestemmingsreserves Het RAZU beheert meerdere bestemmingsreserves. Dota�es aan de reserves geschieden over het algemeen op basis van positieve exploita�esaldi in jaarrekeningen. De inzet van de reserves wordt pas bepaald in het lopende jaar en daarom pas verwerkt in de begro�ngswijzigingen van dat begro�ngsjaar. De werkzaamheden en projecten, en de kosten daarvan, komen daarom in deze Begro�ng 2027 niet aan bod.

De post salariskosten is begroot op basis van de vastgestelde omvang van de forma�e en de hoogste periodiek per func�eschaal. De post salariskosten is begroot op basis van de vigerende Cao. Ten �jde van het opstellen van de Begro�ng 2027 is dat de Cao die van kracht was op 15 januari 2025. De post salariskosten is vervolgens geïndexeerd conform de indexa�eafspraken. De post salariskosten is tenslo�e verlaagd met 5% als gevolg van de bezuinigingsmaatregel van 27 november 2024. Zoals gebruikelijk zal in de Eerste Begro�ngswijziging 2027 de salariskosten voor 2027 defini�ef worden begroot, op basis van de dan geldende Cao.

Verdeelsleutel Het model waarbij de kosten van de gemeenschappelijke regeling over de zes deelnemende gemeenten worden verdeeld is in 2011 vastgesteld en op 18 december 2019 beves�gd voor de periode 2021 t/m 2025. Conform het bestuursbesluit van 3 april 2024 is de loop�jd van deze verdeelsleutel verlengd voor de jaren 2026 t/m 2027. De herijking van de grondslagen is daarmee ook uitgesteld.

Bezuinigingsopgave Het bestuur hee� bij de opstelling van de ontwerp-Kadernota 2026, vastgesteld op 27 november 2024, besloten te bezuinigen op de lasten van het RAZU. Hiermee komt het bestuur de aangesloten gemeenten tegemoet, die vanaf 2026 in een moeilijke financiële situa�e verkeren. Het bestuur hee�, na uitvoerig overleg op basis van twee onderzoeken, besloten om: 1. De personeelslasten op 95% te begroten 2. De overige personeelskosten te verlagen van 3% naar 2,5% 3. De gehuurde kantoorruimte van het RAZU te verkleinen

Het model gaat uit van drie kostencomponenten en twee grondslagen. De grondslagen zijn gebaseerd op het inwoneraantal en de hoeveelheid overgebracht archief. De drie kostencomponenten zijn: A. De kosten voor personeel en materiaal, die worden afgeleid van het aantal inwoners; B. De kosten voor de archie�ewaarplaats, die worden afgeleid van de hoeveelheid archief die daar is of zal worden ondergebracht; C. De kosten voor de overhead en de overige ruimten, die worden berekend op basis van een combina�e van de kosten van A en B.

Deze bezuinigingsopgave wordt bij elk financieel product opnieuw door het bestuur overwogen. Op basis van de bestuursvergaderingen van 24 november 2025 en 2 april 2026 hee� het bestuur besloten de bezuinigingsmaatregelen te handhaven.

De bekos�ging van het e-depot is nog niet omgezet naar deze structuur. Met de vaststelling van de (Ontwerp-)Kadernota 2027 hee� het bestuur besloten om het gebruik (opslag en dataverkeer) direct door te berekenen aan de gemeenten. De overige kosten worden op moment van schrijven geheel aan component A toegewezen.

2% winstopslag De ac�viteiten voor de taak ‘Het s�muleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening’ worden gefinancierd uit de inkomsten van de 2% winstopslag. Deze inkomsten worden jaarlijks automa�sch toegevoegd aan de bestemmingsreserve 2% winstopslag. Omdat deze kosten geheel worden gedekt uit de reserve zijn ze niet van invloed op de gemeentelijke bijdragen en worden daarom tezamen met de andere on�rekkingen aan de reserves bij de begro�ngswijziging opgenomen.

Het RAZU huurt kantoorruimte in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede en een extern magazijn.

Toelich�ng op de lasten Personeelslasten De forma�e van het RAZU bestaat op 1 januari 2027 uit 12,73 Fte. De personeelslasten worden op 95% van de maximale lasten begroot.1 Naast de salariskosten wordt 2,5% van de salariskosten begroot voor overige personeelskosten. Hieronder vallen onder andere opleidingen en reiskosten. 2

Kosten archie�ewaarplaats De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet s�jgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploita�ekosten en de servicekosten, wordt contractueel indexatie toegepast. De hoogte daarvan wordt pas defini�ef bepaald in november van het jaar voorafgaand aan het begro�ngsjaar. De huidige s�jging is dan ook gebaseerd op de index die ook bij de overige posten gehanteerd wordt.

De huidige Cao geldt tot 31 maart 2027. Er is op dit moment geen duidelijkheid over de daaropvolgende Cao en eventuele financiële gevolgen. Het RAZU zal in de Eerste Begro�ngswijziging 2027 de meest actuele Cao-gegevens verwerken.

Uitvoering prestatieovereenkomst Vij�eerenlanden

Materiaalkosten

Het RAZU en de gemeente Vij�eerenlanden hebben in augustus 2020 een presta�eovereenkomst gesloten, waarbij het RAZU gedurende �en jaar een groot deel van de nog niet overgebrachte archieven van Vijfheerenlanden in goede, geordende en toegankelijke staat zal brengen.

Deze bestaan uit vier soorten posten: ➢ Tot ‘organisa�ekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten, vrijwilligerskosten. ➢ Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. ➢ Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collec�e en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het digital born materiaal. ➢ Tot ‘e-depot kosten’ horen alle structurele kosten die te maken hebben met het inrichten en beheren van de e-depotvoorziening.

De overeenkomst is gebaseerd op het bestuursbesluit over de toetreding van de gemeente Vijfheerenlanden tot de GR RAZU op 21 augustus 2019. Hierin is een totaalbedrag van €632.000 opgenomen. De gemeente Vijfheerenlanden hee� dit bedrag in oktober 2020 vooruitbetaald aan het RAZU.

Het RAZU hee� verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Het overzicht hiervan is opgenomen bij de Paragrafen, onderdeel overhead. De dienstverleningsovereenkomsten zijn aangegaan voor meerdere jaren.

Medio 2024 stelden de gemeente en het RAZU gezamenlijk vast dat de uitvoering van deze werkzaamheden stokte en dat het verkennen van een andere aanpak wenselijk was. Op basis van een kort onderzoek is besloten om over te gaan tot een mix van aanbesteding en loca�e-gebonden inhuur voor de bewerking van de laatste grote archieven. De kosten voor de uitvoering worden 1-op-1 verrekend met de aan het RAZU vooruitbetaalde bedragen. Eventuele begro�ngsgevolgen worden in de begro�ngswijzigingen opgenomen.

Bedrijfskosten

Conform de bezuinigingsmaatregelen wordt niet uitgegaan van 100% maar 95% personeelslasten.

Conform de bezuinigingsmaatregelen zijn de overige personeelslasten teruggebracht van 3% naar 2,5%. 4

Paragrafen

Door de geringe omvang van de organisa�e en de voor de meeste taken vereiste specifieke deskundigheid en ervaring is langdurige ziekte of vertrek van een medewerker een risico voor de con�nuïteit van de taakuitvoering.

Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze Begro�ng opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen ac�viteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betreft de paragrafen: Onderhoud kapitaalgoederen, Verbonden par�jen en Grondbeleid.

Vanwege de onzekerheid over de incidentele en structurele kosten die het RAZU moet maken voor digitalisering en het e-depot, zijn hiervoor twee bestemmingsreserves gevormd. Deze zijn tot op heden door het bestuur incidenteel gevuld uit het posi�eve resultaat van de jaarrekening.

Weerstandsvermogen en risico’s Deze paragraaf beschrij� de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële posi�e.

Het RAZU hee� geen beschikking over een con�nuïteitsreserve waardoor een weerstandsvermogen zoals bedoeld in ar�kel 24 lid 2 van de gemeenschappelijke regeling ontbreekt. Wel hanteert het RAZU sinds november 2025 een algemene reserve, welke op moment van instelling beperkt gevuld is.

Het RAZU hee� op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. De bezuinigingen die zijn doorgevoerd in deze begro�ng introduceren een risico op nega�eve exploita�esaldi. Een eventueel nega�ef exploita�esaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform ar�kel 24 van de gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 (was ar�kel 22 in GR RAZU 2020). In feite is daarmee een groot deel van de risico's afgedekt.

Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage. In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, ar�kel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 ar�kel 20 is opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blij� en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.

De archieven en collec�es die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt. De kosten van een reconstruc�everzekering voor de collectie zijn hoog. Het RAZU hee� beheersmaatregelen getroffen om de risico’s op schade als gevolg van calamiteiten te beperken. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archie�ewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RAZU beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2010 door de Gedeputeerde Staten is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. Het RAZU beschikt over een actueel en vastgesteld collectiehulpverleningsplan. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RAZU zelf worden bestreden.

Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overs�jgen worden deze gelden aangehouden op een rekening-courant bij ’s Rijks schatkist.

archieven, in de vorm van indexen of transcrip�es, en het ordenen en beschrijven van fotocollec�es die door mensen of organisa�es geschonken zijn aan het RAZU. Sinds 2024 zet het RAZU ook vrijwilligers in op cultuurhistorische projecten.

Bedrijfsvoering Deze paragraaf gee� inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betre� de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informa�sering, automa�sering, communicatie, organisa�e, financieel beheer en huisves�ng.

Organisatieontwikkeling Om de rol als collec�ebeheerder, dienstverlener en exper�secentrum goed te kunnen blijven vervullen moet het RAZU soepel meebewegen en an�ciperen op ontwikkelingen in de veranderende context. Dit doet het RAZU door oog te houden voor de ontwikkelmogelijkheden van de medewerkers en het regelma�g herijken en, waar mogelijk, op�maliseren van de interne processen.

Overheaddienstverlening In de loop van de jaren hee� het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Te weten: ▪ HR overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2023 geactualiseerd. ▪ Overeenkomst Huisves�ng RAZU; Receptie, post en -facilitaire zaken met de gemeente Wijk bij Duurstede. Deze is in 2021 geactualiseerd. ▪ ICT overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2022 geactualiseerd. ▪ Overeenkomst voor de financiële administra�e en het opstellen van de P&C documenten (Kadernota, Begro�ng, Begro�ngswijziging en Jaarstukken). ▪ Overeenkomst met Func�onaris Gegevensbescherming. ▪ Overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preventie.

Informa�emanagement Het RAZU werkt al enkele jaren voornamelijk, maar nog niet geheel digitaal. De introduc�e van de nieuwe Archiefwet vormt voor het RAZU een natuurlijk punt om over te stappen op volledig digitaal werken en digitaal archiveren. Dit vereist aanpassingen aan de processen en systemen van het RAZU, voornamelijk SharePoint, zodat digitale documenten zowel in de dynamische als semi-sta�sche status goed kunnen worden beheerd. Ook is een vervangingsbesluit voorzien net als de implementa�e van de selectielijst e-mail bewaren. De nieuwe Archiefwet zal naar verwach�ng meer impact hebben op de bedrijfsvoering van het RAZU, maar de precieze details zullen pas bekend worden met de vaststelling van de bijbehorende lagere regelgeving (Archiefregeling en Archie�esluit). Deze zijn ten �jde van de opstelling van deze begro�ng nog niet bekend.

Waar nodig wordt aanvullende exper�se ingehuurd, specifiek juridische exper�se op het gebied van informa�erecht, privacy en auteursrecht.

Personeel en vrijwilligers De forma�e van het RAZU bestaat op 1 januari 2027 uit 12,73 FTE. De lee�ijd van de medewerkers varieert tussen de 28 jaar en de 66 jaar. Alle medewerkers zijn in vaste of �jdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt. Daarnaast biedt het RAZU tot 2 stagiairs per jaar kans om kennis te maken met het vakgebied.

De website wordt actueel gehouden en ondersteunt de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening.

Huisves�ng Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede. Vanwege het ontbreken van magazijnruimte binnen het gemeentehuis huurt het RAZU sinds 2022 extern aanvullende magazijnruimte.

Er zijn ca. 25 vrijwilligers verbonden aan het RAZU. Zij werken deels vanuit huis, deels in werkgroepen in de regio en deels in de kantoren van het RAZU. Vrijwilligers worden ingezet op ondersteunende werkzaamheden die niet tot de primaire taken van het RAZU behoren. Dit betreft vooral het maken van nadere toegangen op 6

Aansluitend aan de kantoren en studiezaal zijn de depots voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik zijn genomen. De depots zijn eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en worden voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. Vanwege de uitbreiding met Vij�eerenlanden wordt aanvullend sinds 2021 het grootste deel van het depot van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd. Op grond van eerdere inventarisa�es is de verwach�ng dat de collec�e van het RAZU door overbrenging vanuit de gemeenten zal groeien in omvang tot circa acht strekkende kilometer analoog materiaal.

Onderhoud kapitaalgoederen Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Verbonden par�jen Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Grondbeleid Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Programmaplan

Ac�viteiten van toezicht Inspec�e Het RAZU ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informa�ebeheer van de gemeenten voldoet aan de bepalingen van de Archiefwet- en regelgeving.

Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief Het RAZU werkt in 2027 volgens het beleidsplan Openbaar en (her)bruikbaar archief. Dit beleidsplan loopt van 2024 tot en met 2027. Het beleidsplan kent vier ac�viteitenlijnen:

Advies Het RAZU ondersteunt gemeenten bij de inrich�ng van hun informa�ehuishouding door advies te geven, verbinding onderling te versterken, gezamenlijke producten op te leveren en over nieuwe ontwikkelingen voor te lichten. Een belangrijke nieuwe ontwikkeling is de Archiefwet, welke waarschijnlijk in 2027 van kracht wordt.

▪ Toezicht: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informa�ebeheer van de deelnemende gemeenten; ▪ Beheer: voor een toekomstbestendige collec�e zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archie�ewaarplaats berustende archieven en collec�es van de deelnemende gemeenten en van par�culiere archiefvormers uit de regio;

Overbrenging Het RAZU stelt de kaders bij overbrenging en begeleidt de verplichte overbrenging van gemeentelijke archieven. Daarbij wordt namens de gemeentearchivaris geadviseerd over het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen.

▪ Dienstverlening: voor tevreden en produc�eve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collec�es;

Resultaten Toezicht en Advies in 2027 ▪ Doelgerichte inspec�es en toezichts-ac�viteiten, bijvoorbeeld bij vermoeden van schade aan archieven, uitvoering van kri�eke processen en voortgang van verbetertrajecten ▪ Jaarlijkse toezichtsrapportage van de gemeentearchivaris voor de zes gemeenten en de GR RID-Utrecht ▪ Beoordelen van vernietigingslijsten ▪ Deelname aan Strategische Informa�e Overleggen (SIO’s) en Adviseur Aan Tafel overleggen (AAT’s) ▪ Specifieke adviezen voor individuele gemeentelijke vraagstukken ▪ Inrichten en begeleiden van werkgroepen voor de verdieping van een onderwerp en/of het opleveren van een product ▪ Begeleiden van overbrengingen, waaronder metadaterings- en openbaarheidsadvies ▪ Voorlichten, kennisontwikkeling en organiseren, waaronder het organiseren van een hal�aarlijkse regiobijeenkomst, het deelnemen aan landelijke

▪ Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische ac�viteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud. In dit programmaplan wordt uitgelicht wat de verschillende ac�viteitenlijnen in 2027 aan regulier- en programmaspecifieke werkzaamheden verrichten. Voor meer achtergrondinformatie kunt u terecht bij het beleidsplan op: h�ps://www.razu.nl/beleidsplan24

werkgroepen in het vakgebied en het vertalen van landelijke ontwikkelingen naar lokale situa�es.

Acquisi�e van par�culiere archieven, publica�es en beeldmateriaal Voor betrouwbaar en compleet beeld van het verleden kan het RAZU niet volstaan met enkel overheidsarchieven. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling uitdrukkelijk opgenomen dat het RAZU een zo breed mogelijke collec�e bronnen uit en over de regio opbouwt.

Ac�viteiten van Beheer en behoud Inrichten van opname en beheer digitale archieven in e-depot Begin 2025 is het e-depot van het RAZU opgeleverd en is daarmee de digitale archie�ewaarplaats van de gemeenten in gebruik genomen. Er is een grote verscheidenheid aan vormen van gegevens vanuit de gemeenten en ook het hergebruik kent vele verschillende vormen. Het e-depot is daarom modulair opgezet en wordt ook in 2027 con�nu doorontwikkeld om aanslui�ng te blijven houden bij aanbod (gemeenten) en vraag (gebruikers).

Resultaten Beheer en Behoud in 2027 ▪ Het basisniveau van toegankelijkheid blij� gehandhaafd conform de daarvoor geldende normen (100% overheidsarchieven, 90% par�culiere archieven). ▪ Openbaarheidsbeperkingen en auteursrechten worden jaarlijks geactualiseerd (van beperkt openbaar naar openbaar). ▪ Vrijwilligers worden begeleid bij in hun diverse werkzaamheden. Denk hierbij aan het indexeren en transcriberen van bronnen. ▪ In beperkte mate, voor zover budget en mensen beschikbaar zijn, worden analoge bronnen gedigitaliseerd en online beschikbaar gesteld. ▪ Par�culiere archieven, beeldmateriaal en publica�es worden opgenomen als zij een aanvulling zijn op de al aanwezige collectie. ▪ De collectie wordt gemonitord op schade en verval, zo nodig wordt overgegaan tot conservering of restaura�e.

Beheer van de collec�e Het grootste risico voor een archief is niet brand of water maar vergetelheid. Het is cruciaal dat alle archieven beschreven zijn, zodat zowel het RAZU, de gemeenten alsook de eindgebruiker weet welke informa�e waar te vinden is. Deze ‘toegangen’ zijn online via de website te raadplegen. Gemeenten leveren deze informatie al aan, maar voor par�culiere archieven werkt het RAZU nauw samen met aanleverende par�jen. Bij overbrengen en schenking worden, waar nodig, openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen toegekend.

Ac�viteiten van dienstverlening

Behoud van de collectie Door materiele verzorging van de archieven, conservering, restaura�e en een goed beheerd depot blij� de papieren collectie in goede staat.

Dienstverlening aan inwoners De dienstverlening aan inwoners vindt zowel in de studiezaal in Wijk bij Duurstede als via mail, telefoon en website plaats.

Digitalisering van de collec�e en nader toegankelijk maken Veel bevraagde archieven en archieven die heel bijzonder zijn worden door het RAZU gedigitaliseerd. Daarnaast worden, met name door vrijwilligers, transcrip�es, indexen en andere verrijkingen toegevoegd. Zo zijn ze makkelijker door gebruikers te raadplegen en wordt de druk op de studiezaal verlaagd.

Dienstverlening aan gemeenten Medewerkers van de aangesloten gemeenten worden via mail, telefoon en op loca�e in Wijk bij Duurstede ondersteund met het vinden van informa�e. Dit is de enige groep gebruikers die, onder voorwaarden, stukken mogen lenen uit het archief.

Resultaten Dienstverlening in 2027 ▪ ▪ ▪ ▪

Ac�viteiten van publieksbereik in 2027

Aanbieden van volledige studiezaaldienstverlening in Wijk bij Duurstede van maandag t/m vrijdag. De studiezaal is 29 uur per week geopend. Telefonisch is het RAZU 36 uur per week bereikbaar. Uitlenen van dossiers aan gemeenten, waarbij de norm is dat aangevraagde dossiers binnen 3 werkdagen afgehaald kunnen worden in de studiezaal. Analyseren van de via mail en telefoon aan ons gestelde vragen en bepalen welke vragen we voortaan kunnen voorkomen door verandering (verbetering) van de teksten op de website.

Cultuurhistorische ac�viteiten en partnerschap Het RAZU faciliteert lokale en regionale cultuurhistorische ac�viteiten door advies te geven, beperkt inhoudelijk bij te dragen én financiële ondersteuning te bieden. Daarnaast is het RAZU een zichtbare partner voor cultuurhistorische organisa�es (bijv. historische verenigingen en musea) en werkt het mee aan bruikleen voor tentoonstellingen. Incidenteel organiseert het RAZU een eigen cultuurhistorische ac�viteit en cursussen voor beginnend onderzoekers. Zichtbaarheid De collec�e en de geschiedenis worden via het geschiedenislokaal Zuid-Utrecht, nieuwsbrieven en via verhalen en web-exposi�es op de website voor het voetlicht gebracht. Incidenteel is het RAZU ook op loca�e aanwezig om de collec�e in de spotlight te ze�en of gebruikers te prikkelen. Resultaten Publieksbereik in 2027 ▪ Onderhouden van rela�es met vaste samenwerkingspartners. ▪ Uitvoeren van cultuurhistorische ac�viteiten met erfgoedpartners ▪ Uitgeven van cultuurhistorische financiële bijdragen vanuit de 2%-winstopslag bestemmingsreserve. ▪ Op aanvraag verzorgen van bruiklenen aan musea. ▪ Ieder kwartaal een nieuwsbrief uitbrengen. ▪ Een aantal ac�viteiten organiseren rondom het 30-jarig bestaan van het RAZU.

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Staat van Baten en Lasten

Staat van baten en lasten

LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (A)

Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

1.228.662 126.644 118.786 161.851 60.000 20.000 20.000 350.711 2.096.655

1.318.865 138.310 120.990 165.727 0 0 0 42.130 1.786.022

1.274.472 148.310 120.990 164.353 0 0 0 0 1.708.125

1.274.472 158.310 120.990 158.911 0 0 0 0 1.712.683

117.413 362.488 152.478 369.402 414.377 179.935 351.791 1.947.884

129.885 403.010 168.859 409.793 459.799 199.370 43.210 1.813.926

127.707 395.764 165.983 402.643 451.749 195.949 1.080 1.740.876

128.120 397.209 166.534 404.038 453.324 196.609 1.080 1.746.915

148.770

-27.904

-32.752

-34.232

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten (+ = nadelig; - = voordelig)

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Staat van baten en lasten, vervolg

Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

Totaal mutaties reserves

-31.296 60.000 20.000 10.000 20.000 63.250 6.816 148.770

-34.720 0 0 0 0 0 6.816 -27.904

-34.114 0 0 0 0 0 1.362 -32.752

-34.232 0 0 0 0 0 0 -34.232

Gerealiseerd resultaat

LASTEN Mutaties reserves Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve 2% winstopslag Bestemmingsreserve 2% winstopslag Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

(+ = nadelig; - = voordelig)

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

1.136.987 63.250 28.425 1.228.662

1.286.697 0 32.167 1.318.865

1.243.387 0 31.085 1.274.472

11.692 8.184 46.768 60.000 126.644

11.984 8.389 47.937 70.000 138.310

11.984 8.389 47.937 80.000 148.310

11.984 8.389 47.937 90.000 158.310

-63.250 -1.080 -64.330

0 -1.080 -1.080

1.290.976

1.456.095

1.421.702

1.431.702

LASTEN Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel Overige personeelskosten (2,5%) Totaal personeelslasten Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten Kosten e-depot Totaal materiaalkosten c.a.

Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

TOTAAL COMPONENT A

3 13

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

Totaal kosten archiefbewaarplaats

51.218 16.487 26.124 24.957 118.786

51.218 17.024 26.976 25.771 120.990

TOTAAL COMPONENT B

118.786

120.990

Totaal kosten overhead en oudbouw

49.645 101.170 4.221 6.816 161.851

50.886 103.699 4.326 6.816 165.727

50.886 103.699 4.326 5.442 164.353

50.886 103.699 4.326 0 158.911

Bestemmingsreserve Financiering activa

-6.816

-1.362

155.035

158.911

162.991

158.911

1.635.944

1.743.892

1.708.125

1.712.683

Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste activa

TOTAAL COMPONENT C TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

4 14

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

60.000 20.000 10.000 20.000 350.711 460.711

0 0 0 0 42.130 42.130

0 0 0 0 0 0

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN

2.096.655

1.786.022

1.708.125

1.712.683

Storting bestemmingsreserve 2% winstopslag

31.296 2.127.950

34.720 1.820.742

34.114 1.742.238

34.232 1.746.915

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Restauratiekosten Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden

Totale kosten incl. winstopslag

5 15

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

91.606 300.958 120.622 298.570 335.937 143.282 1.290.976

103.323 339.451 136.050 336.758 378.905 161.608 1.456.095

100.882 331.433 132.836 328.804 369.955 157.791 1.421.702

101.592 333.765 133.771 331.116 372.557 158.901 1.431.702

11.893 19.690 13.889 27.694 30.112 15.508 118.786

12.114 20.056 14.146 28.207 30.671 15.796 120.990

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

TOTAAL A

100,00%

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

TOTAAL B

100,00%

6 16

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

TOTAAL C

100,00%

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL 2% winstopslag

Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

11.612 34.732 14.977 35.895 40.203 17.617 155.035

11.902 35.601 15.352 36.792 41.208 18.057 158.911

12.207 36.515 15.746 37.737 42.266 18.521 162.991

11.902 35.601 15.352 36.792 41.208 18.057 158.911

115.111 355.381 149.488 362.159 406.252 176.407 1.564.798

127.338 395.108 165.548 401.757 450.783 195.461 1.735.996

125.203 388.004 162.729 394.748 442.891 192.107 1.705.683

125.607 389.421 163.269 396.116 444.436 192.754 1.711.603

2.302 7.108 2.990 7.243 8.125 3.528 31.296

2.547 7.902 3.311 8.035 9.016 3.909 34.720

2.504 7.760 3.255 7.895 8.858 3.842 34.114

2.512 7.788 3.265 7.922 8.889 3.855 34.232

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

350.711 1.080 351.791

42.130 1.080 43.210

0 1.080 1.080

1.947.884

1.813.926

1.740.876

1.746.915

Totaal mutaties reserves

60.000 20.000 10.000 20.000 63.250 6.816 180.066

0 0 0 0 0 6.816 6.816

0 0 0 0 0 1.362 1.362

0 0 0 0 0 0 0

Resultaat exploitatie (te bestemmen) Resultaat reserves

148.770 -148.770

-27.904 27.904

-32.752 32.752

-34.232 34.232

Totaal baten incl. mutaties reserves

2.096.655

1.786.022

1.708.125

1.712.683

Overige inkomsten Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Totaal overige inkomsten Totaal baten exclusief mutaties reserves

Mutaties reserves Bestemmingsreserve 2% winstopslag Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

8 18

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verdeelsleutels en bijdragen

Verdeelsleutel 2021 - 2026 * op basis van begroting 2021 component A

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal

Berekening %-component C component A component B

component B

inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10% 214.096 100,00%

710.207 110.857 821.064

component C

meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06% 7.147

100,00%

aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%

86,50% 13,50% 100,00%

9 19

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijdrage per gemeente

Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

91.606 11.893 11.612 2.302 117.413

103.323 12.114 11.902 2.547 129.885

100.882 12.114 12.207 2.504 127.707

101.592 12.114 11.902 2.512 128.120

300.958 19.690 34.732 7.108 362.488

339.451 20.056 35.601 7.902 403.010

331.433 20.056 36.515 7.760 395.764

333.765 20.056 35.601 7.788 397.209

120.622 13.889 14.977 2.990 152.478

136.050 14.146 15.352 3.311 168.859

132.836 14.146 15.746 3.255 165.983

133.771 14.146 15.352 3.265 166.534

10 20

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijdrage per gemeente, vervolg

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Totaal gemeentelijke bijdragen

Begrotings wijziging 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

298.570 27.694 35.895 7.243 369.402

336.758 28.207 36.792 8.035 409.793

328.804 28.207 37.737 7.895 402.643

331.116 28.207 36.792 7.922 404.038

335.937 30.112 40.203 8.125 414.377

378.905 30.671 41.208 9.016 459.799

369.955 30.671 42.266 8.858 451.749

372.557 30.671 41.208 8.889 453.324

143.282 15.508 17.617 3.528 179.935

161.608 15.796 18.057 3.909 199.370

157.791 15.796 18.521 3.842 195.949

158.901 15.796 18.057 3.855 196.609

1.596.093

1.770.716

1.739.796

1.745.835

11 21

Toelich�ng op de reserves

Bestemmingsreserve Personeel De bestemmingsreserve personeel vormt de bron voor incidentele personele inhuur. In de afgelopen jaren zijn de primaire toevoegingen en on�rekkingen in het teken van de uitvoering van de presta�eovereenkomst Vij�eerenlanden gedaan.

Algemene reserve De algemene reserve is een reserve waaraan geen bestemming is gegeven. Deze reserve is verplicht op grond van ar�kel 43 van het BBV. De algemene reserve is het vrij besteedbare eigen vermogen van het RAZU.

Bestemmingsreserve 2%-winstopslag Bestemmingsreserve e-depot

In de bestemmingsreserve 2%-winstopslag worden de inkomsten uit de 2%winstopslag opgeslagen. De winstopslag is gebaseerd op afspraken met de Belas�ngdienst (d.d. 8 oktober 2009) en gecodificeerd in de gemeenschappelijke regeling (ar�kel 26 lid 7 en 8). Voorheen was deze reserve geclassificeerd als algemene reserve. Conform het bestuursbesluit Financiële kaders 2025 wordt, in tegenspraak met ar�kel 26 lid 8, deze reserve aangeduid als bestemmingsreserve. Dit besluit is genomen gezien de s�kte beperkingen op het gebruik van deze gelden, waarmee ze de facto voorzien zijn van een bestemming en niet als algemene reserve ingezet kunnen worden.

De bestemmingsreserve e-depot is gericht op het financieren van de (door)ontwikkeling van het e-depot en wordt gebruikt voor incidentele uitgaven. Structurele uitgaven zijn ten laste van het reguliere e-depotbudget. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overscho�en, met name uit de reguliere e-depotbudgetten.

Bestemmingsreserve digitalisering De bestemmingsreserve digitalisering is gericht op het ondersteunen van het digitaliseringsbeleid van het RAZU en de incidentele kosten rondom digitaal werken. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overscho�en, met name uit de reguliere digitaliseringsbudgetten.

De gelden uit deze bestemmingsreserve mogen niet gebruikt worden voor de wettelijke taken, bedrijfsvoering of eventuele nega�eve exploita�eresultaten van het RAZU. Daarom worden deze gelden ingezet voor de uitvoering van de (bovenwettelijke) cultuurhistorische taak uit de GR: het “vervullen van de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collec�e (regionaal) historische bronnen en deze op een zo ac�ef mogelijke wijze dienstbaar maken voor het publiek”.

Bestemmingsreserve Restaura�e De bestemmingsreserve restaura�e wordt ingezet voor restaura�e- en depotwerkzaamheden, gericht op het langdurig beheren en preserveren van de collectie. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overscho�en uit verschillende posten.

Bestemmingsreserve Financiering Ac�va De bestemmingsreserve financiering ac�va is in 2023 gevormd en wordt ingezet om de afschrijvingskosten van het nieuwe meubilair te dekken. 22

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verloopoverzicht reserves

Omschrijving Algemene reserve

1-1-2027

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

11.050

31-12-2027 11.050

Bestemmingsreserves 2%-opslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

13.821 4.071 1.745 8.920 11.750 8.178

34.720 Storting 2% winstopslag 0 0 0 0 0

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0 6.816

48.541 4.071 1.745 8.920 11.750 1.362

Totaal reserves

59.535

34.720

6.816

87.439

Omschrijving

1-1-2028

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

11.050

Algemene reserve

31-12-2028 11.050

Bestemmingsreserves 2%-opslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

48.541 4.071 1.745 8.920 11.750 1.362

34.114 Storting 2% winstopslag 0 0 0 0 0

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0 1.362

82.655 4.071 1.745 8.920 11.750 0

Totaal reserves

87.439

34.114

1.362

120.191

23 12

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verloopoverzicht reserves, vervolg

Omschrijving Algemene reserve

1-1-2029

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

31-12-2029

11.050

Bestemmingsreserves 2%-opslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel

82.655 4.071 1.745 8.920 11.750

34.232 Storting 2% winstopslag 0 0 0 0

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0

116.887 4.071 1.745 8.920 11.750

Totaal reserves

120.191

34.232

154.423

Omschrijving

1-1-2030

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

11.050

Algemene reserve

31-12-2030

Bestemmingsreserves 2%-opslag E-depot Digitalisering Restauratie Personeel

116.887 4.071 1.745 8.920 11.750

34.232 Storting 2% winstopslag 0 0 0 0

0 Incidentele kosten 2% budget 0 0 0 0

151.119 4.071 1.745 8.920 11.750

Totaal reserves

154.423

34.232

188.655

24 13

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

De lasten en baten per taakveld

Begroting 2027 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

€

B&B €

1.318.865 138.310 120.990 165.727 42.130 1.786.022

742.617 109.620 120.990 96.122 42.130 1.111.479

Verdeling over taakvelden T&A D € € 252.556 1.510 0 29.831 0 283.897

280.530 26.761 0 31.488 0 338.779

B. Baten (excl. mutaties reserves) P € 43.162 419 0 8.286 0 51.867

C. Lasten (mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

€

B&B €

P €

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

43.210 1.735.996 34.720

42.130 1.044.505 20.890

1.080 276.069 5.521

0 330.867 6.617

0 84.555 1.692

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.813.926

1.107.525

282.670

337.484

86.247

27.904 verlies'

Saldo reservemutaties

-27.904 'winst'

Totaal saldo

0 'winst'

Saldo exploitatie

32.752 'verlies'

Saldo reservemutaties

-32.752 'winst'

Totaal saldo

0 'winst'

D. Baten (mutaties reserves)

Storting bestemmingsreserve (2% winstopslag)

34.720

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

6.816

3.953

1.227

1.295

341

Totaal lasten reservemutaties

34.720

Totaal baten reservemutaties

6.816

3.953

1.227

1.295

341

1.820.742

1.111.479

283.897

338.779

86.587

Totaal baten (B+D)

1.820.742

1.111.478

283.897

338.779

86.588

€

B&B €

Verdeling over taakvelden T&A D € €

P €

€

B&B €

Verdeling over taakvelden T&A D € €

P €

1.274.472 148.310 120.990 164.353 1.708.125

743.337 119.620 120.990 95.325 1.079.272

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

1.080 1.705.683 34.114

0 1.058.769 21.176

1.080 274.693 5.494

0 286.912 5.738

0 85.308 1.706

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.740.876

1.079.945

281.267

292.650

87.014

Totaal lasten (A+C)

Saldo exploitatie

Begroting 2028 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

252.888 1.510 0 29.584 283.982

234.999 26.761 0 31.227 292.987

B. Baten (excl. mutaties reserves)

43.248 419 0 8.218 51.885

C. Lasten (mutaties reserves)

D. Baten (mutaties reserves)

Storting bestemmingsreserve (2% winstopslag)

34.114

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

1.362

790

245

259

Totaal lasten reservemutaties

34.114

Totaal baten reservemutaties

1.362

790

245

259

1.742.238

1.079.272

283.982

292.987

85.999

Totaal baten (B+D)

1.742.238

1.080.735

281.512

292.909

87.082

Totaal lasten (A+C)

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

De lasten en baten per taakveld, vervolg

Begroting 2029 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

€

B&B €

1.274.472 158.310 120.990 158.911 1.712.683

743.337 129.620 120.990 92.168 1.086.115

Verdeling over taakvelden T&A D € € 252.888 1.510 0 28.604 283.002

234.999 26.761 0 30.193 291.953

B. Baten (excl. mutaties reserves) P € 43.248 419 0 7.946 51.613

C. Lasten (mutaties reserves)

€ Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

1.080 1.711.603 34.232

0 1.066.254 21.325

1.080 273.973 5.479

0 286.153 5.723

0 85.224 1.704

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.746.915

1.087.579

280.532

291.876

86.928

P €

1.746.915

1.087.579

280.532

291.876

86.928

€

B&B €

Verdeling over taakvelden T&A D € €

P €

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

1.080 1.711.603 34.232

0 1.066.254 21.325

1.080 273.973 5.479

0 286.153 5.723

0 85.224 1.704

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.746.915

1.087.579

280.532

291.876

86.928

1.746.915

1.087.579

280.532

291.876

86.928

Saldo exploitatie

34.232 'verlies'

Saldo reservemutaties

-34.232 'winst'

Totaal saldo

0 'winst'

Saldo exploitatie

34.232 'verlies'

Saldo reservemutaties

-34.232 'winst'

Totaal saldo

0 'winst'

D. Baten (mutaties reserves)

Storting bestemmingsreserve (2% winstopslag)

34.232

Totaal lasten reservemutaties

34.232

Totaal baten reservemutaties

1.746.915

1.086.115

283.002

291.953

85.845

Totaal baten (B+D)

€

B&B €

Verdeling over taakvelden T&A D € €

P €

1.274.472 158.310 120.990 158.911 1.712.683

743.337 129.620 120.990 92.168 1.086.115

Totaal lasten (A+C)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

B&B €

Begroting 2030 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

252.888 1.510 0 28.604 283.002

234.999 26.761 0 30.193 291.953

B. Baten (excl. mutaties reserves)

43.248 419 0 7.946 51.613

C. Lasten (mutaties reserves)

D. Baten (mutaties reserves)

Storting bestemmingsreserve (2% winstopslag)

34.232

Totaal lasten reservemutaties

34.232

Totaal baten reservemutaties

1.746.915

1.086.115

283.002

291.953

85.845

Totaal baten (B+D)

Totaal lasten (A+C)

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Geprognotiseerde balans per 31 december (Voor resultaatverdeling)

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Begroting 2029 €

Begroting 2030 €

Vaste activa Materiële vaste activa

5.442

Vlottende activa Liquide middelen Overlopende activa

562.421 198.920

600.615 198.920

634.847 198.920

669.079 198.920

Totaal activa

766.783

799.535

833.767

867.999

11.050 76.389 87.439 087.439

11.050 109.141 120.191 0 120.191

11.050 143.373 154.423 0 154.423

11.050 177.605 188.655 0 188.655

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

679.344

Totaal passiva

766.783

799.535

833.767

867.999

ACTIVA

PASSIVA Vaste passiva Algemene reserve Bestemmingsreserves Reserves Gerealiseerd resultaat Eigen vermogen Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar

27 16

Colofon (Ontwerp-)Begroting 2027 2 april 2026 A�eelding voorpagina: Stemmachine in een verkiezingsbureau in Houten, met stembureauleden op de achtergrond, 353 Topografisch Historische Atlas Houten, Schalkwijk en Tull en ’t Waal, inventarisnummer 233, 1989. Gi� van C. van Liempt. Tekst: W.A. Bakker directeur-archivaris

Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede h�ps://www.razu.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16927143/1