Bijlage 6 informatienota werkdruk en werklast formatie 2019

Informatienota college / raad Datum : 2 oktober 2019 Behandelaar : Annette Roks Zaaknummer : Portefeuillehouder : Hans van der Pas Besluitvormend orgaan : College Rhenen Publicatieniveau : nvt Onderwerp : werklast, werkdruk en formatie

Kennis nemen van: De ontwikkelingen op het gebied van werklast, werkdruk en formatie binnen de organisatie.

Aanleiding Als gemeentelijke organisatie hebben we een uitdagende opdracht: veel en veelal complexe taken uitvoeren met een beperkt aantal medewerkers en een beperkt budget. Dit vraagt veel van onze medewerkers en onze organisatie. We willen het bestuursprogramma en onze wettelijke taken op een goede manier uit (kunnen) voeren. Daarom monitoren wij voortdurend of de organisatie kwalitatief en kwantitatief aansluit bij de opgaven waar we voor staan. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan de besturing en aansturing, de inrichting van taken en verantwoordelijkheden, samenwerking en de mate waarin de juiste kwaliteiten en vaardigheden aan boord zijn (spp). Wij informeren u met deze informatienota over de stand van zaken en onze inspanningen.

Stand van zaken en onze inspanningen We onderzochten de medewerkerstevredenheid en aanvullend de werkdruk Onze organisatie is op basis van de score in het medewerkerstevredenheidonderzoek uitgeroepen tot Beste werkgever in de sector gemeenten. Vooral de onderlinge samenwerking en het feit dat de verantwoordelijkheden laag in de organisatie liggen hebben gezorgd voor deze score. Onze medewerkers zijn over het algemeen loyaal en bevlogen. De score op het onderdeel werkdruk was vooral bij de beleidsafdelingen zorgelijk. Daarom hebben we een verdiepend onderzoek naar dit onderdeel gedaan en zijn we met alle teams in gesprek gegaan over dit onderwerp. We onderzochten de oorzaken en gevolgen van de te hoog ervaren werkdruk. De conclusie van dit onderzoek is dat de werkdruk enerzijds ontstaat door de hoeveelheid werk en de tijdsdruk en anderzijds door taakonderbrekingen en gebrek aan focus zowel ambtelijk als bestuurlijk. In onze kleine gemeente wordt van een beperkte hoeveelheid beleidsambtenaren op veel terreinen een bijdrage gevraagd. Belangrijke aanbevelingen uit dit onderzoek zijn: het uitvoeren van een benchmark, het stellen van prioriteiten, betere regievoering en behouden en uitbreiden van de energiebronnen (het werkplezier).

We namen kennis van de personeelsmonitor van het A&O fonds Uit de personeelsmonitor van het A&O fonds gemeenten blijkt dat wij per 1000 inwoners 6,7 formatieplaatsen beschikbaar hebben en gemeenten van dezelfde grootte 8,4 formatieplaatsen. Dat betekent dat gemeenten van gelijke grootte 34 formatieplaatsen meer beschikbaar hebben volgens dit onderzoek. Aan dit onderzoek hebben alle gemeenten in Nederland meegewerkt. Het geeft een globale indicatie. We voeren een benchmark uit Om een objectieve diepgaande vergelijking met andere organisaties te kunnen maken voeren we met hulp van Berenschot een benchmark uit. Deze benchmark wordt het vierde kwartaal van 2019 gehouden. De benchmark gaat uit van totale apparaatskosten. Dan kunt u denken aan loonkosten, inhuurkosten, materiele kosten en kosten van taken belegd bij derden. Op die manier kunnen we onze kosten vergelijken met andere gemeenten ongeacht of ze de taken zelf doen of buiten de deur beleggen. We hebben dan op gedetailleerd niveau vergelijkingsmateriaal. Dat geeft ons we inzicht in onze verbetermogelijkheden (kwantitatief en kwalitatief)

We investeren in een vitale organisatie Ontwikkeling Dat doen we door continue bezig te zijn met de ontwikkeling van de kennis en vaardigheden van onze medewerkers. Naast individuele opleiding, training en coaching door het management investeren we ook in organisatiebrede ontwikkeling bijvoorbeeld op het gebied van werken vanuit de bedoeling en waarderend vernieuwen. Generatiepact We houden medewerkers graag vitaal tot aan hun pensioen. Daarvoor zetten we onder andere het generatiepact in. Oudere medewerkers kunnen met deze regeling korter werken tegen gedeeltelijke inlevering van hun salaris. De regeling heeft een positief effect op de duurzame inzetbaarheid van oudere medewerkers maar levert ook druk op de formatie op (de uren die de medewerker minder werkt worden niet volledig gecompenseerd). We denken na over oplossingen hiervoor.

Vervolg Wij zijn, zoals u ziet, op meerdere vlakken bezig met de onderwerpen werklast, werkdruk en formatieomvang. We werken de aanbevelingen uit vanuit de onderzoeken en maken een voorstel voor een verlenging van het generatiepact. Zodra we de uitslag van de benchmark hebben informeren wij u en waar nodig komen wij met voorstellen over de kwaliteit en kwantiteit van de organisatie .