Bijlage 6 Bestuursvoorstel Gemeenschappelijke Regeling RFV 2023

BESTUURSVOORSTEL: 1. AANLEIDING Het wetsvoorstel “Versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen” is per 1 juli 2022 in werking getreden. De wet versterkt de positie bij besluitvorming en de controlerende rol van raden door hen meer inspraak te geven bij het treffen van gemeenschappelijke regelingen en bij het nemen van besluiten door de besturen daarvan. Gemeenschappelijke regelingen (verder GR’en) hebben tot 1 juli 2024 de tijd om het wetsvoorstel te implementeren en de regelingen aan te passen. In dit voorstel wordt aangegeven welke aanpassingen in de bestaande Gemeenschappelijke regeling Regio Foodvalley (Verder GR RFV) nodig zijn om aan de wet te voldoen. 2. BEOOGD EFFECT Versterken van de democratische legitimatie van de gemeenschappelijke regeling Regio Foodvalley. 3. AANPASSINGEN 1. Zienswijze op ontwerpregeling 2. Bepalingen omtrent wijziging, opheffing, toetreding, uittreding 3. Zienswijze op voorgenomen besluiten 4. Betrekken van burgers 5. Evaluatie 6. Actieve informatieplicht 7. Een gemeenschappelijke adviescommissie 8. Gemeenschappelijke onderzoekscommissie (enquêterecht) 9. Verduidelijking onderzoeksbevoegdheid lokale rekenkamers 10. Data P&C-cyclus 1. Zienswijze op ontwerpregeling In de gewijzigde wet krijgen raden de mogelijkheid bij het treffen of wijzigen van een GR vooraf een zienswijze te geven op het ontwerp daarvan.

Dit geldt voor regelingen waaraan colleges deelnemen. De colleges zenden het ontwerp van de regeling naar de raden. Tot 8 weken na ontvangst kunnen raden een zienswijze indienen bij hun college. Heeft een raad geen behoefte aan het indienen van een zienswijze, dan laat hij dat zo snel mogelijk weten aan het college. Het recht een zienswijze in te mogen dienen vloeit rechtstreeks voort uit artikel 1, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (verder Wgr) en is van toepassing op alle vormen waarin een GR zich kan voordoen. 2. Bepalingen omtrent wijziging, opheffing, toetreding, uittreding Alle GR’en moeten regels bevatten over wijziging, opheffing, toetreding en uittreding (artikel 9, eerste lid van de Wgr). Niet alleen de gevolgen van uittreding moeten worden vastgelegd, ook de voorwaarden waaronder een deelnemer kan uittreden moeten in de GR zelf worden opgenomen. De bepalingen over uittreding omvatten in ieder geval bepalingen over de gevolgen voor het vermogen van de GR voor de deelnemende gemeenten. Voor de GR RFV geldt dat het e.e.a. al goed verwoord staat in de huidige GR. Om ook de uittreding goed in de GR op te nemen is artikel 54 toegevoegd. Artikel 54 – Uittreding 1. Het voornemen tot uittreding van een college wordt bij aangetekende kennisgeving aan het Dagelijks Bestuur meegedeeld.

Voor uittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn van tenminste 2 kalenderjaren in acht genomen vanaf het moment dat het besluit tot uittreden aan het Dagelijks Bestuur is meegedeeld. 2. Na ontvangst van de in het eerste lid vermelde kennisgeving wordt een in overleg met de uittredende deelnemer aan te wijzen onafhankelijke registeraccountant opdracht verleend een liquidatieplan op te stellen als ware tot opheffing van de regeling besloten. 3. Op grond van het in het vorige lid bedoelde liquidatieplan besluit het college dat een kennisgeving als bedoeld in het eerste lid heeft gedaan, of tot uittreding wordt overgegaan. Het college besluit hier niet toe dan nadat het toestemming heeft gekregen van zijn raad als bedoeld in artikel 1, vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 4. Wanneer toepassing wordt gegeven aan het derde lid, stelt het Algemeen Bestuur het liquidatieplan vast. De in het liquidatieplan omschreven financiële verplichtingen zijn voor het uittredende college bindend met dien verstande dat een geschil over het liquidatieplan en de daarin omschreven financiële

5. 6.

verplichtingen overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen aan Gedeputeerde Staten kunnen worden voorgelegd. Nadat het liquidatieplan is vastgesteld is de uittredende deelnemer gehouden om binnen 6 maanden de daarin voor hem omschreven financiële verplichtingen te voldoen. De kosten van het opstellen van het liquidatieplan komen voor rekening van de deelnemer die het voornemen heeft om uit te treden.

3. Zienswijze op voorgenomen besluiten Uit de tekst van een GR moet blijken op welke voorgenomen besluiten de raden een zienswijze kunnen geven (artikel 10, vijfde lid van de Wgr). Er mag ook geregeld worden dat de raad in geen enkel geval een zienswijze in kan dienen. Bestaat de mogelijkheid wel en dient een raad een zienswijze in, dan stelt het Dagelijks Bestuur van de GR voorafgaand aan de besluitvorming, de raden en het Algemeen Bestuur (voor zover het gaat om een voorgenomen besluit van het Algemeen Bestuur) schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijze en de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Dit is verwoord door toevoeging van artikel 12. In onze regio werken we ook met ‘wensen en bedenkingen’. Dit is nu ook verwerkt in de GR RFV. Artikel 12 – Zienswijzen en wensen en bedenkingen 1. Voorgenomen besluiten van het Algemeen Bestuur, die voor de deelnemende gemeenten ingrijpende ruimtelijke, planologische, sociale of financiële gevolgen kunnen hebben, worden door het Dagelijks Bestuur voor zienswijzen voorgelegd aan de raden. 2.

Voorgenomen voorstellen of besluiten van het Algemeen Bestuur voor besluiten van de raden van de deelnemende gemeenten, die ingrijpende ruimtelijke, planologische, sociale of financiële gevolgen kunnen hebben, worden door het Algemeen Bestuur - via de colleges - voor wensen en bedenkingen voorgelegd aan de raden. 3. Bij zwaarwegende omstandigheden kan het Algemeen Bestuur van de wensen en bedenkingenprocedure conform lid 2 afzien. Het Algemeen Bestuur dient dit gemotiveerd toe te lichten. 4. Voor het geven van zienswijzen of wensen en bedenkingen wordt een redelijke termijn gesteld. 4. Betrekken van burgers De wijziging van de Wgr betekent ook dat burgers (ingezetenen van de deelnemers en andere belanghebbenden) betrokken kunnen worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid van de GR (artikel 10 Wgr). In een GR moet worden opgenomen op welke wijze burgers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van de GR. Dit is verwoord door toevoeging van artikel 13. Omdat er door de acht gemeenten geen bevoegdheden zijn overgedragen aan Regio Foodvalley wordt voorgesteld geen inspraakmogelijkheid te bieden via de Regio. Dit klinkt wellicht wat vreemd maar we kiezen er bewust voor om inspraak bij de raden te houden. Daar hoort het volgens ook, dicht bij de lokale politiek.

Beleidsstukken die ingrijpend zijn voor de gemeenten worden voorgelegd voor zienswijzen of wensen en bedenkingen bij de raden. Via de raden hebben ingezetenen en belanghebbenden de mogelijkheid hun zienswijzen kenbaar te maken via de bestaande procedures binnen de deelnemende gemeenten. Vanzelfsprekend blijft de ruimte bestaan om gezamenlijke (raads)bijeenkomsten te organiseren en desgewenst kunnen de raden daarbij ook gezamenlijke inspraak organiseren. Verder kan het regiobestuur ook bij bepaalde onderwerpen participatie met diverse stakeholders organiseren. Indien er wel bevoegdheden worden overgedragen aan de regio, dan zal hiervoor alsnog een eigen inspraakregeling moeten worden getroffen. Artikel 13 – Inspraak 1. Gezien de aard van de regeling, waarin geen bevoegdheden door de gemeentebesturen zijn overgedragen aan het bestuur van de Regio, en gezien de mogelijkheid van het indienen van zienswijzen en wensen en bedenkingen door de raden op grond van artikel 12, wordt de regeling van inspraak voor ingezetenen van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten en andere belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid overgelaten aan de gemeenten. 2.

Het Algemeen Bestuur is bevoegd petities van ingezetenen van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten in ontvangst te nemen en te betrekken bij de voorbereiding van besluiten. 3. Indien petities betrekking hebben op bevoegdheden of taken van andere bestuursorganen, leidt het Algemeen Bestuur deze door naar de betreffende bestuursorganen. 5. Evaluatie Iedere GR moet een bepaling bevatten over de evaluatie van de regeling. De bepaling kan ook inhouden dat 2

niet wordt geëvalueerd. Wordt wel geëvalueerd dan zullen de bepalingen gaan over wat wordt geëvalueerd, hoe vaak en op welke wijze (nieuw artikel 11a Wgr). Dit is verwoord in artikel 60. Artikel 60 – Evaluatie Het algemene functioneren en de werkwijze van de Regio wordt iedere vier jaar geëvalueerd aan het begin van het kalenderjaar waarin algemene raadsverkiezingen in de gemeenten plaatsvinden. 6. Actieve informatieplicht Er komt een algemene informatieverplichting voor het bestuur van de GR: het moet de raden van alle deelnemende gemeenten ongevraagd alle inlichtingen verstrekken die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken (artikel 17, tweede lid van de Wgr). De informatieplicht is dus niet beperkt tot te nemen of genomen besluiten. In de GR moet ook worden vastgelegd op welke wijze de inlichtingen worden verstrekt (artikel 17, derde lid van de Wgr). Dit is verwerkt in artikel 31, lid 1 tot en met 3 zijn toegevoegd. Artikel 31 – Verantwoordings- en informatieplicht 1. Het Algemeen Bestuur voorziet de raden van alle inlichtingen die zij voor de uitoefening van hun taken nodig hebben. 2. Het Algemeen Bestuur houdt daarvoor tenminste twee raadsinformatiebijeenkomsten per jaar en verzendt periodiek nieuwsbrieven. 3. Vragen van raadsleden worden door het Dagelijks Bestuur binnen vier weken schriftelijk beantwoord. 4.

Een lid van het Algemeen Bestuur verstrekt aan het college dat hem heeft aangewezen, de door een of meer leden van dat college gevraagde inlichtingen. 5. Een lid van het Algemeen Bestuur kan door het college dat hem heeft aangewezen ter verantwoording worden geroepen over het door hem gevoerde beleid. 6. Het vierde en vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de raad van de gemeente waartoe het college behoort dat het lid heeft aangewezen. 7. Aan de verplichtingen op grond van het eerste, derde, vierde en vijfde lid wordt uitvoering gegeven aan de hand van het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad dan wel het college van de betreffende deelnemer. 7. Een gemeenschappelijke adviescommissie De raden gezamenlijk kunnen het Algemeen Bestuur van een openbaar lichaam voorstellen een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen (artikel 24a, eerste lid van de Wgr). Het Algemeen Bestuur moet dan aan het verzoek voldoen en regelt de bevoegdheden, taken en werkwijze (artikel 24a, tweede lid van de Wgr). De adviescommissie bestaat uit raadsleden en behartigt de belangen van de raden. Niet iedere raad hoeft een lid af te vaardigen, maar we hechten er grote waarde aan als wel iedere gemeente vertegenwoordigd is.

De commissie ondersteunt de raden bij de voorbereiding van besluitvorming met betrekking tot de GR RFV en adviseert zowel de raden als het Algemeen Bestuur. De bedoeling is het voor de deelnemers eenvoudiger te maken het functioneren van een GR tijdig bij te sturen. In Regio Foodvalley wordt al gewerkt met een adviescommissie (Regiocommissie) en deze wordt gekoesterd. Verankering in de GR is daarbij gewenst. In artikel 27 staat de wijze van instelling beschreven en er is een concept instellingsbesluit opgesteld dat voor wensen en bedenkingen voorgelegd wordt aan de raden. Artikel 27 - Regionale gemeenschappelijke adviescommissie 1. Het Algemeen Bestuur stelt op verzoek van alle raden van de deelnemende gemeenten met toepassing van artikel 24a van de Wet gemeenschappelijke regelingen een regionale gemeenschappelijke adviescommissie in, bestaande uit leden van de raden van alle deelnemende gemeenten. 2. Het Algemeen Bestuur legt het voorgenomen instellingsbesluit voor wensen en bedenkingen voor aan de raden. 8. Gemeenschappelijke onderzoekscommissie (enquêterecht) De raden kunnen gezamenlijk met de andere deelnemende raden of provinciale staten, op voorstel van de vertegenwoordigende organen van de deelnemers aan de GR, een onderzoek instellen naar het gevoerde bestuur door die GR.

Een gezamenlijke onderzoekscommissie wordt dan ingesteld, waaraan alle raden deelnemen (nieuwe artikelen 155 g en h Gemeentewet). Dit behoeft verder geen aanpassing aan de huidige GR RFV.

3

9. Verduidelijking onderzoeksbevoegdheid lokale rekenkamers Met de wijziging van artikel 184 Gemeentewet wordt verduidelijkt dat lokale rekenkamers, waaronder gezamenlijke rekenkamers, bevoegd zijn onderzoek te doen naar het gevoerde bestuur van een GR. Toegevoegd is dat een rekenkamer de andere rekenkamers van de deelnemers informeert op het moment dat een dergelijk onderzoek wordt ingesteld. Ook dit behoeft verder geen aanpassing aan de huidige GR RFV. 10. Data P&C-cyclus (Artt. 38 en 39) Door de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen verandert de planning- en controlecyclus ook. De termijnen worden opgerekt. Voorgesteld wordt om de volgende informatievoorziening aan de raden te hanteren: Kaderbrief Uiterlijk 15 januari aanbieden; wensen en bedenkingen (in de praktijk al voor de kerstvakantie) Tot 15 maart de gelegenheid om wensen en bedenkingen in te dienen (dit was tot 1 maart) Meerjarenbegroting Uiterlijk 15 april aanbieden; zienswijze. (Dit was 1 april) Tot 15 juli de gelegenheid om zienswijze in te dienen. Dagelijks Bestuur zendt binnen twee weken na vaststelling (schriftelijke ronde), maar uiterlijk 15 september de meerjarenbegroting naar de Provincie. Jaarrekening Uiterlijk 15 april aanbieden; ter kennisname. Jaarrekening binnen twee weken na vaststelling aanbieden aan Gedeputeerde Staten, doch uiterlijk 15 juli.

Voortgangsrapportage Strategische Agenda Mei: digitale update op https://www.regiofoodvalley.nl/projecten/strategische-agenda/voortgang-strategischeagenda-2022 Oktober: digitale update met oplegger voor raden waarin bovenstaande link verwerkt is. 4. BETROKKEN PARTIJEN Bij de totstandkoming van de nieuwe GR RFV zijn de volgende personen betrokken: • Intermediairs • Griffiers • Regiocommissie • Gemeentesecretarissen • Juristen gemeenten Ede en Veenendaal Titel document t.b.v. raden Gemeenschappelijke Regeling RFV Toelichting gemeenschappelijke Regeling

Ambtelijke afstemming

Besluitvorming

Juristen Ede en Veenendaal + Intermediairs

zienswijzen en toestemming tot wijziging - raden

Instellingsbesluit regionale gemeenschappelijke adviescommissie (Regiocommissie)

Juristen Ede en Veenendaal + Griffiers + Intermediairs + Regiocommissie

Vaststelling colleges wensen en bedenkingen raden vaststelling AB

Titel document t.b.v. Dagelijks / Algemeen Bestuur Reglement van Orde Algemeen Bestuur

Ambtelijke afstemming

Besluitvorming

Juristen Ede en Veenendaal + Intermediairs Juristen Ede en Veenendaal + Intermediairs Juristen Ede en Veenendaal + Intermediairs Juristen Ede en Veenendaal + Intermediairs

Algemeen Bestuur

Reglement van Orde Dagelijks Bestuur Instellingsbesluit portefeuillehoudersoverleggen Benoemingsprotocol bestuurders en overige functies

4

Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur Algemeen Bestuur

Directiestatuut

Juristen Ede en Veenendaal + gemeentesecretarissen + Intermediairs

Dagelijks Bestuur

5. VERVOLG Een besluit tot het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling wordt genomen door het bestuursorgaan of de bestuursorganen die de regeling ook zijn aangegaan. De GR RFV is een regeling die door het college is aangegaan en op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen is bij wijziging toestemming nodig van de raad. Voordat toestemming gevraagd wordt aan de raden wordt de gewijzigde GR RFV door de deelnemende colleges voor zienswijzen voorgelegd aan hun raden. Het concept Instellingsbesluit van de Regiocommissie wordt door het Algemeen Bestuur (gaat praktisch gezien ook via de colleges) voor wensen en bedenkingen aan de raden voorgelegd alvorens deze door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld. Na het verwerken van de ontvangen zienswijzen wordt aan raden gevraagd toestemming te geven aan het college tot wijziging van de GR RFV. Na vaststelling door de colleges worden de overige hierboven genoemde documenten ter vaststelling voorgelegd aan het Dagelijks/ Algemeen Bestuur. Het proces ziet er als volgt uit: Wanneer 26 september 2022 12 oktober 2022 28 oktober 2022 Uiterlijk 4 november 2022 < 14 februari 2023 21 februari 2023 9 maart 2023 6 april 2023 Uiterlijk 14 april 2023 < 1 juli 2023 > 1 juli < 31 aug. 20/22 september 1 oktober 2023

Wat Aanleveren bestuursvoorstel / -besluit GR RFV (incl. aanbiedingsbrief) Regiocommissievergadering AB vergadering Aanbieding via de colleges aan raden (zienswijzen en wensen en bedenkingen) Zienswijze- en wensen en bedenkingenronde raden Bespreken zienswijzen en wensen en bedenkingen tijdens (extra) intermediairoverleg Aanleveren voorstel / -besluit GR RFV (incl. verwerkte W&B) AB vergadering Aanbieding via de colleges aan raden Behandeling raden; raden vragen toestemming aan het college te geven t.b.v. wijziging GR RFV Vaststelling gewijzigde GR RFV door colleges Vaststelling Instellingsbesluit en overige documenten (reglementen, protocol en directiestatuut) in DB/AB Inwerkingtreding

5