Bijlage 5 Onderzoeksprotocol rekenkamer Rhenen 2023

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Gemeente Rhenen

Vastgesteld op 26-04-2023 door de Rekenkamer

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

1

1. Inleiding In dit onderzoeksprotocol beschrijft de Rekenkamer de richtlijnen, die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de Rekenkamer en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de Rekenkamer met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze van de Rekenkamer en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de Rekenkamer haar taken wil uitoefenen. In de bijlage is een overzicht van begrippen en hun definities gegeven.

2. Missie en doelstellingen

Missie De rekenkamer wil door middel van haar onderzoek en de daarop gebaseerde aanbevelingen de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad versterken en daarmee een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Rhenen.

Doelstellingen De rekenkamer van de gemeente Rhenen wil bijdragen aan het toetsen en verbeteren van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en uitvoering daarvan. Daarnaast wil de Rekenkamer een bijdrage leveren aan de transparantie, betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van het gemeentelijk handelen en het versterken van de publieke verantwoording.

Uitgangspunten bij onderzoek De rekenkamer hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek: • zorgvuldigheid: validiteit en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten; • objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten; • transparante oordeelsvorming: beoordeling van feiten, waar mogelijk aan de hand van een expliciet normenkader.

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

2

3. Onderzoeksplanning Om de missie en doelstellingen te realiseren, zal de rekenkamer jaarlijks minimaal 1 (verkennend) onderzoek uitvoeren. Daarnaast kan de rekenkamer aanvullende activiteiten verrichten, zoals quick scans en korte verkennende onderzoeken, eventueel in de vorm van een Rekenkamerbrief. a. Suggesties voor onderwerpen op groslijst Suggesties voor het verrichten van onderzoek kunnen worden aangedragen door de rekenkamer zelf, door individuele leden en fracties van de gemeenteraad, door het college van B&W en door individuele burgers en belangengroepen. De rekenkamer stelt op basis van de aangedragen onderwerpen een groslijst samen. De rekenkamer selecteert daaruit vervolgens een aantal onderwerpen, waarop zij een selectietoets toepast. b. Selectiecriteria voor onderzoeksonderwerpen De aangedragen onderwerpen worden in de selectietoets getoetst aan de volgende criteria: 1. Het onderwerp moet passen binnen het kader van de rekenkamer (missie, doelstellingen, middelen en doorlooptijd); 2. De grootte van het risico voor de gemeente; 3. Er is twijfel over het bereiken van de doelen en/of de inzet van middelen (doeltreffendheid en doelmatigheid); 4. Het maatschappelijke belang van het onderwerp; 5. De politieke actualiteit en/of relevantie: gaat het om een kerntaak? Staat het onderwerp politiek-strategisch hoog op de agenda? 6.

Het onderzoek moet nieuwe informatie en - naar verwachting - bruikbare aanbevelingen voor de toekomst opleveren; 7. Het onderzoek moet uitvoerbaar zijn. De rekenkamer bepaalt zelf op basis van de criteria - met eventueel gebruikmaking van wegingsfactoren - welke onderwerpen zij onderzoekt, wanneer zij dat doet en hoe zij het onderzoek aanpakt. Dit verwoordt ze in haar jaarplan. De rekenkamer kiest per onderzoek uit haar midden één persoon die de coördinatie van het onderzoek op zich neemt. De rekenkamer als geheel fungeert als klankbordgroep bij het onderzoek. c.

Publicatie van het onderzoeksplan

Een keer per jaar stelt de rekenkamer het jaarplan (ofwel onderzoeksplan) vast voor het volgende jaar, waarin wordt beschreven welke onderwerpen opgepakt worden. Zij stuurt dit jaarplan, samen met het jaarverslag over de afgelopen activiteiten, ter kennisname aan de Raad en het college. Het jaarplan en jaarverslag worden ook gepubliceerd op de website van de gemeente Rhenen.

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

3

4. Voorbereiding van het onderzoek In de voorbereidingsfase van een onderzoek is een aantal stappen van belang: a.

Opstellen van het startdocument

Vanuit haar midden wordt één lid van de rekenkamer belast met het opstellen van een concept-startdocument. In dit concept-startdocument wordt het onderwerp van onderzoek nader afgebakend en wordt zo concreet mogelijk vastgesteld wat de doelstelling van het onderzoek is (het beoogde effect). Hiermee samenhangend worden de (globale) onderzoeksvragen vastgesteld die beantwoord moeten worden om het beoogde effect te bereiken. Ook wordt een beeld gegeven van de onderzoeksmethode bij het onderzoek. Mede op grond daarvan wordt bepaald of het onderzoek zich leent voor onderzoek door de rekenkamer zelf of dat het door een extern bureau wordt uitgevoerd. Bij het maken van het startdocument wordt gebruik gemaakt van o.a. de relevante beschikbare raadsdocumenten en/of gesprekken met betrokken ambtenaren. De voltallige rekenkamer stelt dit conceptstartdocument vast. b.

Consultatie van de rekenkamerraadscommissie

Nadat het startdocument is opgesteld door de rekenkamer, verstuurt zij dit document ter informatie en consultatie naar de rekenkamerraadscommissie. In het verlengde daarvan kan besloten worden tot nadere raadpleging van de Raad en/of ambtelijke organisatie en college en eventuele aanpassing van de onderzoeksvragen en -opzet. Na eventuele aanpassing en vaststelling van het startdocument door de rekenkamer wordt dit ter kennisneming aangeboden aan de raad, het bestuur en de betrokken ambtelijke dienst. c.

Verkennend (voor)onderzoek

Het startdocument kan leiden tot een verkennend (voor)onderzoek dat door de rekenkamer zelf wordt uitgevoerd. De eisen die hieraan worden gesteld, zijn dezelfde als die van een volledig (extern) onderzoek. d.

Inschakeling van een extern onderzoeksbureau

- Offertetraject: als besloten is om het onderzoek (voor een deel) uit te besteden, houdt de rekenkamer zich aan de aanbestedingsregels van de gemeente Rhenen. Uitgebrachte offertes (eventueel voorafgegaan door pitches van enkele onderzoeksbureaus) worden door rekenkamer beoordeeld op basis van criteria als ervaring en deskundigheid, uitwerking van de probleemstelling en operationalisering van de onderzoeksvragen in een plan van aanpak, de wijze waarop de data worden verzameld, geanalyseerd en gerapporteerd en de prijs/kwaliteitsverhouding. - Keuze onderzoeksbureau: een extern onderzoeksbureau wordt altijd gevraagd een plan van aanpak als onderdeel van de offerte te maken. Hierin staan o.a. beschreven: de beleidsachtergrond, de onderzoeksvragen, het beoordelingskader (waaronder eventueel te stellen normen), de onderzoeksaanpak, het onderzoeksteam, de onderzoeksplanning en kosten.

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

4

Bij de keuze van een onderzoeksbureau krijgt het voorkomen van belangenverstrengeling speciale aandacht. Elk bureau dient een lijst aan te leveren waarop de projecten vermeld staan die zij de afgelopen 10 jaar voor de gemeente Rhenen heeft verricht. Nadat de rekenkamer een keuze heeft gemaakt regelt de rekenkamer de opdrachtverlening (ondertekend door de voorzitter) en de afzegging van de overige bureaus. Als het onderzoek door een extern bureau wordt uitgevoerd, wordt de uitvoeringsfase begeleid door één van de rekenkamerleden.

5. Uitvoering van onderzoek In de uitvoeringsfase worden allereerst de feiten op een rij gezet (waarheidsvinding). Hiervoor worden relevante documenten bestudeerd en/of gesprekken gevoerd met betrokkenen/deskundigen. Feiten en meningen uit interviews worden in het onderzoek geanonimiseerd gebruikt. De onderzoeker stelt een rapportage op aan de hand van de bevindingen (concept-Nota van Bevindingen). Deze concept-Nota van Bevindingen bevat de verzamelde feiten en bevindingen, echter nog zonder de conclusies die daaruit getrokken kunnen worden en mogelijke aanbevelingen.

6. Ambtelijk wederhoor De concept-Nota van Bevindingen wordt toegestuurd aan de betrokken en gehoorde medewerkers van de gemeente. Zij krijgen de gelegenheid om binnen een termijn van 2-3 weken eventuele feitelijke onjuistheden en andere onvolkomenheden ten aanzien van de feiten schriftelijk aan de rekenkamer door te geven. Ook kan hiervoor een hoorzitting worden georganiseerd. De rekenkamer bepaalt wie als betrokkenen worden aangemerkt. Een weerlegging van de feiten dient - liefst met behulp van documenten - onderbouwd te worden. De onderzoeker past de feitenrapportage eventueel aan op basis van het ambtelijk wederhoor in de definitieve Nota van Bevindingen.

7. Bestuurlijke reactie De onderzoeksfase wordt afgesloten met het opstellen van een Bestuurlijke Nota door de rekenkamer. Daarin komt de rekenkamer tot een oordeel over het gevoerde beleid op het onderzochte terrein (conclusies) en welke verbeteringen (aanbevelingen voor de Raad en het college) in haar ogen mogelijk en nodig zijn. De Bestuurlijke Nota met de Nota van Bevindingen als bijlage zullen aan het college worden aangeboden voor een bestuurlijke reactie. Het college krijgt de gelegenheid om binnen een termijn van maximaal 3 weken haar reactie op de Bestuurlijke Nota en de Nota van Bevindingen te geven. Met de bestuurlijke reactie geeft het college voorafgaand aan de commissie- of raadsbehandeling haar reactie op de conclusies van de rekenkamer. De rekenkamer kan naar aanleiding van de bestuurlijke reactie een nawoord formuleren. In sommige gevallen, bijvoorbeeld waar het onderzoek het beleid van een externe partij betreft, kan het zijn dat het rapport níet voor een bestuurlijke reactie aan het college wordt

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

5

voorgelegd. Het college krijgt niettemin in alle gevallen tijdig het onderzoeksrapport zodat een eventuele bestuurlijke reactie voorbereid kan zijn bij de behandeling van het document in de commissie- of raadsvergadering. Ook kan in voorkomende gevallen volstaan worden met een toetsing van de bevindingen en conclusies in een gesprek met de meest betrokken ambtenaren en wethouder.

8. Behandeling van het rekenkamerrapport De Bestuurlijke Nota en de Nota van Bevindingen vormen samen de eindrapportage van het rekenkameronderzoek en deze wordt samen met de eventuele bestuurlijke reactie, alsmede het eventuele nawoord van de rekenkamer als één pakket aan de raad aangeboden. Bij de commissie- of raadsbehandeling van het rekenkameronderzoek kan de betrokken onderzoeker of onderzoeksbegeleider van de rekenkamer, indien gewenst, een korte toelichting geven. Als het onderzoek is uitbesteed kan een lid van het onderzoeksteam van het externe bureau de technische vragen beantwoorden. Met de aanbieding van het onderzoeksrapport aan de raad is het rapport openbaar geworden en ontvangen de media een persbericht en een exemplaar van het rapport. Het rapport wordt tevens op de website van de gemeenteraad van Rhenen geplaatst.

9. Rekenkamerbrief Naast het schrijven van een onderzoeksrapport, met een Bestuurlijke Nota en Nota van Bevindingen kan de rekenkamer ook kiezen voor een rekenkamerbrief. Zo’n rekenkamerbrief leent zich in het bijzonder voor gevallen waarin van de rekenkamer een reactie of zienswijze op korte termijn wordt gevraagd of die gericht is op versterking van de informatiepositie van de raad ten behoeve van haar kaderstellende rol op een beleidsterrein. Voorbeelden zijn de brieven die de rekenkamer maakt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de begroting en jaarstukken. Ook bij nieuwe thema’s voor de raad of nieuwe landelijke (beleids)ontwikkelingen kan een informerende brief vanuit de rekenkamer ondersteunend zijn voor de raad. In dergelijke gevallen zal het onderzoek dat de basis vormt voor de inhoud van de brief primair door de rekenkamer zelf worden verricht en in de regel beperkt van omvang zijn. In die gevallen waar op korte termijn een reactie van de rekenkamer is geboden of de inhoud van de brief niet raakt aan het gevoerde beleid in de gemeente ligt het ook niet in de rede uitgebreid ambtelijk wederhoor toe te passen of een schriftelijke bestuurlijke reactie te vragen. Wel kan in een gesprek met de meest betrokken ambtenaren en wethouder de inhoud van de brief worden gedeeld voordat deze naar de raad wordt gestuurd.

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

6

10. Evaluatie en doorwerking Het is van belang de effectiviteit van de rekenkamer en van de uitgevoerde projecten te optimaliseren en daartoe te leren van de opgedane ervaringen. a. Zelfevaluatie van de rekenkamer Voor de interne effectiviteit wordt elk project, zowel inhoudelijk als procesmatig, kort na publicatie onderworpen aan een zelfevaluatie binnen de rekenkamer. Daarbij wordt eventueel het ingeschakelde externe bureau betrokken. Doel is om na te gaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn, en welke onderdelen succesvol zijn. b. Doorwerking en navolging Voor de externe effectiviteit van de rekenkamer is het van belang te volgen wat er met de rapporten wordt gedaan en hoe en in welke mate gevolg wordt gegeven aan aanbevelingen en eventuele toezeggingen. De secretaris van de rekenkamer en/of raadsgriffier draagt zorg voor de agendering hiervan. Maximaal na een jaar na behandeling in de raad moet een evaluatie van de opvolging van het raadsbesluit over de aanbevelingen plaatsvinden, ook in de raad. Dit protocol is door de rekenkamer voorgelegd aan de raadscommissie voor de rekenkamer. Deze heeft het besproken in haar vergadering van <datum>. De rekenkamer heeft het protocol vervolgens vastgesteld in haar vergadering van <datum> .

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

7

Bijlage 1: Begrippenlijst Rekenkamerbrief

= vormvrij document van de rekenkamer met informatie en/of adviezen voor de Gemeenteraad waarbij ambtelijk en/of bestuurlijk wederhoor niet van toepassing is.

Startdocument

= globale opzet van onderzoek, inclusief onderzoeksvragen en toetsingskader

Ambtelijk wederhoor = mondelinge of schriftelijke reactie op de concept-Nota van Bevindingen Nota van bevindingen = feitenrapportage Bestuurlijke Nota

= conclusies en aanbevelingen uit rapport

Bestuurlijk wederhoor = reactie van college op conclusies en aanbevelingen uit het rapport Nawoord

= reactie van Rekenkamer op bestuurlijk wederhoor

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Rhenen

8