Bijlage 5 Bestuurlijke reactie accountantsverslag 2023

Zaaknunmnmer:1177824

Bestuurlijke reactie accountantsverslag controle 2023 Flynth Audit B.V. (voortaan: de accountant) heeft in haar accountantsverslag 2023 de resultaten van de controle van de jaarstukken 2023 van de gemeente Rhenen gepresenteerd. Het verslag van de accountant beschrijft in hoofdlijnen de controleaanpak, de belangrijkste bevindingen van de controle, de geconstateerde controleverschillen en hun oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken 2023. In deze bestuurlijke reactie gaan wij in op het oordeel van de accountant, de geconstateerde controleverschillen en de belangrijkste bevindingen. De accountant rondt in de laatste week van augustus de controle af De accountant is op een aantal onderdelen nog bezig met de tweede review op de uitgevoerde werkzaamheden van het accountantsteam. Uit deze tweede review komen nog behoorlijk wat vragen die de accountant beantwoord wil hebben door de gemeente Rhenen. De meeste vragen hebben we inmiddels beantwoord. De verwachting is dat de accountant een goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de jaarrekening 2023.

Het jaarrekening- en controleproces verloopt stroef In de afgelopen periode hebben wij u een aantal maal geïnformeerd over het jaarrekeningproces en de samenwerking met de accountant. Dit jaarrekeningproces en met name het controleproces van de accountant heeft erg veel gevraagd van onze organisatie. In tegenstelling tot eerdere jaren zijn de eisen van de accountant ineens aanzienlijk gestegen. Zo gaf de accountant bijvoorbeeld aan dat de waarderingsgrondslagen niet voldoen aan de exacte omschrijving van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording, de regeling die van toepassing is voor gemeenten). Een nieuwe werkelijkheid voor ons waarop we niet voorbereid zijn. Opmerkingen over het verloop van het proces doen wij in deze bestuurlijke reactie geen uitspraken over en verwijzen wij naar de gesprekken die met de gemeenteraad zijn en worden gevoerd. Aanbevelingen op het jaarrekeningproces zijn met het ontwikkelplan in gang gezet Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2022 hebben we een ontwikkeltraject voor de jaarrekening gestart. Dit ontwikkeltraject heeft haar eerste resultaten geboekt, zoals de accountant ook beschrijft. Zo is onder andere de frauderisicoanalyse opgesteld en zijn de interne controles op de prestatielevering sociaal domein uitgevoerd.

De aanbevelingen van de accountant ten aanzien van het jaarrekeningproces hadden wij al verwerkt in het ontwikkelplan. Met de realisatie van het ontwikkelplan de komende periode geven we invulling aan de aanbevelingen op het proces. Zoals we bij de besprekingen over het ontwikkelplan ook hebben gemeld, hebben we daar nog tijd voor nodig. Inhoudelijke reactie op de aanbevelingen Rechtmatigheidsverantwoording 2023 is het eerste jaar dat het college zelf de rechtmatigheidsverantwoording af geeft. Zoals door de accountant is aangegeven is in 2023 een zeer gedegen analyse uitgevoerd op de aanbestedingen. Uit deze analyse is een onrechtmatigheid naar voren gekomen bij 19 crediteuren. Al deze 19 onrechtmatige inkopen vinden hun oorsprong in eerdere jaren, maar zijn toen niet geconstateerd door de accountant.

1

Op basis van de uitkomsten van deze spendanalyse is een inkoopverbetertraject in gang gezet. Deze verbeteringen op het inkooptraject maken onderdeel uit van het ontwikkelplan. xx contracten die horen bij de 19 crediteuren zijn inmiddels stopgezet of opnieuw aanbesteed. De overige bevindingen zijn niet binnen één jaar opgelost. De belangrijkste reden daarvoor is dat we te maken hebben met langlopende contracten. Daarnaast heeft een Europees Aanbestedingstraject een doorlooptijd van gemiddeld zes maanden en kost dit traject veel ambtelijke capaciteit. Op basis van het inkoopverbetertraject wordt een (meerjaren)planning opgesteld voor het aanbesteden van deze crediteuren. Deze crediteuren vormen dus voor 2024 ook een risico. Vaststellen van de prestatielevering van de inkopen Bij inkopen moeten we kunnen aantonen dat prestaties zijn geleverd. We hebben veel discussies gehad over de manier waarop we dit moeten onderbouwen. We hebben er bewust voor gekozen dat medewerkers een factuur pas goedkeuren als ze zelf hebben vastgesteld dat de prestaties geleverd zijn. Hiervoor hoefde geen bewijslast bewaard te worden. De accountant vraagt nu wel om een bewijslast voor de prestatielevering. We hebben een zeer grote inspanning gedaan om deze bewijslast alsnog zoveel mogelijk aan te leveren bij de accountant. Dat is met zeer grote inzet voor heel veel onderdelen gelukt.

Maar niet voor alle onderdelen voor 100%. Dit zorgt voor een geëxtrapoleerde onzekerheid. Een belangrijk punt in het ontwikkeltraject van de jaarrekening is het opstellen van de beleid omtrent de prestatielevering bij de inkopen. Dit is inmiddels opgepakt. Afgrenzing inkopen In de steekproef van de accountant is bij drie facturen geconstateerd dat de kosten gedeeltelijk aan 2024 toegerekend hadden moeten worden. De accountant heeft deze fout geëxtrapoleerd naar het totaal wat leidt tot een bedrag van € 251.652 + € 82.060 = € 333.712. Bij één van de facturen ging het om een factuur van € 12 waarvan € 6 aan 2024 toegerekend moest worden. Bij het boeken van de facturen in 2024 besteden we extra aandacht aan het juist boeken van deze facturen. Materiele vaste activa Bij investeringen waarvoor een omgevingsvergunning aangevraagd moet worden, worden de kosten van deze omgevingsvergunning meegenomen in het investeringskrediet. Deze omgevingsvergunning moet ook door de gemeente worden aangevraagd en betaald. De leges van de omgevingsvergunningen mogen maximaal kostendekkend zijn. Hierdoor is er dan ook geen sprake van interne winst die gegenereerd wordt op deze transactie. Wij kunnen ons dan ook niet vinden in deze opmerking en bevinding van de accountant.

Presentatiecorrecties Tijdens de controle hebben wij vastgesteld dat een aantal posten niet juist gepresenteerd waren in de jaarrekening. Ook de accountant heeft een aantal presentatiecorrecties voorgesteld. Dit zijn correcties die geen resultaatsimpact hebben. Bij het opstellen van de jaarrekening 2024 hebben wij hier extra aandacht voor. Op afstand gezette taken De afspraken over de verantwoording van de op afstand gezette taken bijstand en belastingen worden momenteel geëvalueerd. Ontwikkeltraject brengt ons verder in control Het ontwikkeltraject voor de jaarrekening is de routekaart om verder in control te komen. Wij constateren dat we stappen vooruit zetten. En dat we nog stappen hebben te zetten. Omdat we dit traject met eigen mensen doen, borgen we de verbeteringen meteen goed in de organisatie. Dit betekent wel dat de capaciteit beperkt is en we de verbeterpunten gefaseerd invoeren. Wij hebben vertrouwen in een gestage opgaande lijn de komende periode.

2

Wilt u meer weten? Als u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met Robbert de Jong op telefoonnummer 0317681675. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders, Bert Fintelman Portefeuillehouder Financiën 24 augustus 2024

3