Bijlage 4 Reglement van Orde rekenkamer Rhenen.docx

Reglement van Orde rekenkamer Rhenen Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: 1. Rekenkamer: het orgaan van de gemeente dat onderzoeken verricht naar en adviseert aan de raad over de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. 2. Verordening: de verordening op de rekenkamer Rhenen van <datum> 3. Commissie: de rekenkamerraadscommissie als bedoeld in artikel 3 van de verordening op de rekenkamer Rhenen 4. Secretaris: de ambtelijk secretaris 5. Onderzoeksprotocol: het onderzoeksprotocol van de rekenkamer zoals vastgesteld door de rekenkamer op 26 april 2023. Artikel 2 Leden rekenkamer 1. De rekenkamer bestaat uit drie leden, waaronder een voorzitter. 2. De drie leden worden door de raad benoemd op basis van een gemotiveerde voordracht van de commissie. 3. Indien door overlijden, voortijdig vertrek, ontslag of non-activiteit een vacature ontstaat treedt de benoemingsprocedure als bedoeld in artikel 4 van de verordening in werking. 4. Indien een lid, waaronder ook de voorzitter, tussentijds ontheven wil worden van zijn/haar functie geldt er een minimale opzegtermijn van één maand. Artikel 3 Taken voorzitter 1. De voorzitter bereidt besluiten van de Rekenkamercommissie voor en voert deze uit. 2. De voorzitter leidt vergaderingen van de Rekenkamercommissie. 3.

De voorzitter regelt de orde tijdens een vergadering. 4. De voorzitter is verantwoordelijk voor een adequate en tijdige informatievoorziening naar de leden van de rekenkamer en de commissie. 5. De voorzitter vertegenwoordigt de rekenkamer naar buiten en is woordvoerder namens de rekenkamer. 6. De voorzitter kan, indien de aard en/of omvang van een onderwerp daartoe aanleiding geeft, een ander lid van de rekenkamer als woordvoerder aanwijzen. 7. De voorzitter ondertekent stukken namens de rekenkamer. 8. De voorzitter is verantwoordelijk voor de functionele aansturing van de ambtelijk secretaris van de rekenkamer. 9. De voorzitter kan de onder lid 1 en lid 4 van dit artikel genoemde taken mandateren aan de ambtelijk secretaris. Artikel 4 Taak plaatsvervangend voorzitter 1. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij zijn/haar afwezigheid. 2. Bij vertrek van de voorzitter neemt de plaatsvervangend voorzitter waar, totdat een nieuwe voorzitter is benoemd. Artikel 5 Agenda 1. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast. 2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. 3. Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamer de agenda vast.

4. Op voorstel van een lid kan de rekenkamer bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 5. Wanneer de rekenkamer een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, bepaalt zij in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Artikel 6 Vergaderingen 1. Tegelijkertijd met de uitnodiging van de vergadering brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter kennis. De agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de uitnodiging verzonden. Het uitgangspunt is dat de agenda minimaal zeven dagen voorafgaand aan de vergadering verzonden wordt. 2. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 5 tweede lid, wordt deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. 3. De rekenkamer vergadert in beslotenheid. 4. De voorzitter is bevoegd externen uit te nodigen tot het bijwonen van een vergadering voor het verstrekken van inlichtingen, toelichtingen of adviezen. 5. Een lid dat de vergadering vóór de sluiting tijdelijk dan wel definitief verlaat, geeft hiervan kennis aan de secretaris. 6.

Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit minimaal twee werkdagen vóór de aanvang van de vergadering aan de secretaris weten. 7. Jaarlijks wordt in een vergadering in het 4e kwartaal het vergaderschema voor het daaropvolgende jaar vastgesteld. 8. De secretaris is in iedere vergadering aanwezig. 9. Bij verhindering van de secretaris treedt een der leden, niet zijnde de voorzitter, in de rol van plaatsvervangend secretaris. 10. De rekenkamer komt tenminste in vergadering bijeen op de volgende strategische beslismomenten: a. Vaststelling van een conceptonderzoeksopzet b. Vaststelling globale onderzoeksopdracht c. Vaststelling definitieve onderzoeksopdracht d. Vaststelling conceptrapport e. Vaststelling eindrapport Artikel 7 Geheimhouding 1. De rekenkamer kan omtrent de inhoud van stukken die aan de rekenkamer worden overgelegd, geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de rekenkamer haar opheft. 2. De geheimhouding kan eveneens worden opgelegd door B&W of een bestuurscommissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de rekenkamer overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat B&W of een bestuurscommissie haar opheft. 3.

De rekenkamer kan geheimhouding opleggen omtrent het in de besloten vergadering behandelde. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren, in acht genomen totdat de rekenkamer haar opheft. Artikel 8 Informatie 1. De leden, secretaris en eventueel door de rekenkamer aangewezen onderzoekers / deskundigen maken alleen gebruik van de informatie die hun bij de uitvoering van hun functie ter kennis is gekomen, voor zover de vervulling van hun taak voor de rekenkamer dat vereist.

2. De voorzitter stelt de leidinggevende(n) van de organisatie(s) en/of de organisatieonderdelen die onderwerp van onderzoek zijn schriftelijk op de hoogte van het onderzoek. 3. Tussentijdse onderzoeksresultaten worden niet openbaar gemaakt. Artikel 9 Besluitvorming 1. De besluiten van de rekenkamer worden bij meerderheid van stemmen genomen. 2. De vaststelling van rapporten, geschiedt eerst dan, indien de meerderheid van de leden, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk, haar mening omtrent het desbetreffende rapport kenbaar heeft gemaakt. 3. Uitgangspunt bij stakende stemmen is, dat het onderwerp in de volgende vergadering opnieuw ter besluitvorming wordt voorgelegd. Ingeval de stemmen opnieuw staken, zal het onderwerp van de agenda worden verwijderd. Artikel 10 Verslaglegging 1. De secretaris zorgt voor het beknopt conceptverslag van de vergaderingen. Dit conceptverslag wordt uitsluitend in de rekenkamer verspreid. Het verslag wordt ter vaststelling opgenomen op de conceptagenda voor de eerstkomende vergadering van de rekenkamer. 2. Indien personen worden gehoord wordt een afzonderlijk gespreksverslag gemaakt. Artikel 11 Jaarplan 1. Jaarlijks stelt de rekenkamer een jaarplan op. Dit jaarplan wordt voorbereid door de voorzitter en secretaris, en na advisering door de commissie vastgesteld door de rekenkamer en ter kennisname aangeboden aan de raad.

Vaststelling vindt bij voorkeur plaats vóór 1 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop het jaarplan van toepassing is. 2. Het jaarplan bevat een prioritering van onderzoeksonderwerpen, alsmede een raming van de uitvoeringskosten. 3. De onderwerpselectie vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in het onderzoeksprotocol. 4. Bij het opstellen van het jaarplan wordt rekening gehouden met de onderzoeken die het college mogelijk instelt in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet. Artikel 12 Budget 1. Voor de uitvoering van het jaarplan beschikt de rekenkamer over een onderzoeksbudget, dat deel uitmaakt van het totale budget voor de rekenkamer. 2. Vaststelling van de omvang en verantwoording over de besteding vindt plaats met toepassing van de daarvoor bestemde instrumenten binnen de gemeentelijke planning en controlcyclus. 3. Een medewerker van de griffie is budgethouder. Artikel 13 Jaarverslag De rekenkamer brengt naast haar onderzoeksrapporten jaarlijks, conform artikel 7 van de verordening, voor 1 april verslag uit van haar werkzaamheden en de uitvoering van het jaarplan. Zij schenkt hierin ook aandacht aan de implementatie van de besluiten, die door de raad over haar aanbevelingen zijn genomen. Artikel 14 Raadscommissie voor de rekenkamer De rekenkamer voert tenminste twee keer per jaar overleg met de commissie. Onderwerpen van gesprek zijn: a.

het jaarplan en de onderzoeksagenda (najaar) b. het jaarverslag en de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer (voorjaar) c. lopend onderzoek d. praktische zaken van organisatorische aard, waaronder het onderzoeksprotocol en het reglement van orde e. overige zaken die de relevantie van de rekenkamer voor de raad kunnen bevorderen

Artikel 15 Interne en externe communicatie Intern: 1. De rekenkamer informeert de raad over: a. Het jaarplan b. Het jaarverslag c. het reglement van orde d. het onderzoeksprotocol e. onderzoeksrapporten Extern: 1. De rekenkamer kan naar buiten treden om te laten zien wie zij is, wat zij doet en op welke wijze inwoners en anderen daarbij kunnen worden betrokken. Hiervoor kan de rekenkamer onder andere gebruik maken van de gemeentepagina en de gemeentelijke website. De rekenkamer heeft ook een eigen e-mailadres.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de rekenkamer van <datum> Voorzitter

Secretaris