Bijlage 4 Rapportage en uitwerking resultaten vragenlijst inzicht in werkdruk

Rapportage en uitwerking van de resultaten van de vragenlijst Inzicht in werkdruk In de periode 29 juni tot 10 augustus hebben 104 medewerkers de vragenlijst ingevuld. Met een personeelsbestand van 160 medewerkers is dit dus een respons van 65% De vragenlijst stond open voor alle medewerkers dus zowel medewerkers in dienst als inhuurkrachten. Er zijn zes onderdelen te onderscheiden in de vragenlijst: 1. Werkdruk in pre-corona tijdperk 2. Samenwerking met anderen gericht op processen vergemakkelijken of versnellen 3. Werkdruk tijdens het corona-tijdperk 4. Thuiswerken 5. Communicatie tijdens corona-tijdperk 6. Toekomst: werken met 1,5 meter afstand Er is nog data beschikbaar van de vragenlijst over de ervaring van werkdruk die is gehouden in mei 2019 en ook uit het MTO van sept 2018 is nog data beschikbaar. De vragen over werkdruk die nu zijn gesteld hebben een grote mate van overeenkomst met de vragen van mei 2019. Dit maakt vergelijkingen mogelijk. 1. Ervaring van de werkdruk door de tijd heen

Hoe ervaar je je werkdruk 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 Laag MTO -sept 2018

Goed mei 2019

Hoog

Te hoog

pre corona

corona

Uit de grafiek blijkt duidelijk dat meer dan de helft van de medewerkers de werkdruk nog steeds hoog of te hoog ervaart. Opvallend is dat 7% van de medewerkers tijdens de coronaperiode de werkdruk laag ervaart. De ervaring van werkdruk door medewerkers is voor 54,5% in de periode van thuiswerken anders dan voorheen. 21% van deze medewerkers ervaart de werkdruk juist hoger, 16% ervaart de werkdruk juist lager. Er zijn uiteraard in de corona-periode een paar factoren bij gekomen die de werkdruk beïnvloeden maar er zijn ook verschillen zichtbaar op factoren die er reeds eerder waren. Hoewel de factoren dan verschillend zijn, hebben medewerkers dan aangegeven nog een hoge of goede werkdruk te ervaren.

1

Overzicht van de factoren die de ervaring van werkdruk beïnvloeden sept 2019 - feb 2020 Energievreters inhoud van het werk

Energievreters context van het werk

Energiegevers

mrt 2020 - aug 2020

Hoeveelheid werk

47% Hoeveelheid werk

30%

Tijdsdruk (deadlines) Variatie (te veel of te weinig) Kwaliteitseisen

33% Variatie (te veel of te weinig) 22% Moeilijkheidsgraad 9% Ik kom niet aan mijn werk toe omdat ik veel Corona gerelateerde werkzaamheden uitvoer

20% 14% 13%

Emotionele belasting

9% Werktempo

11%

Taakonderbrekingen

25% Thuiswerken: geen direct contact met mijn collega's

50%

Onduidelijkheid in verwachtingen

20% Thuiswerken: niet de goede apparatuur / slechte technische ondersteuning

21%

Onduidelijke verdeling van taken

18% Thuiswerken: ik vind de combinatie werk en privé lastig omdat ik nu geen duidelijke werktijden heb

18%

Onduidelijkheid in procedures of beleid Samenwerking met collega's Organisatiecultuur Stijl van leidinggeven

16% Samenwerking met collega's

16%

14% Onduidelijkheid in verwachtingen 11% Taakonderbrekingen 8% Thuiswerken: ik vind de combinatie werk en privé lastig omdat ik veel afleiding thuis heb

13% 11% 11%

Onduidelijkheid in procedures of beleid

9%

Keuzevrijheid tav de wijze van uitvoering

85% Keuzevrijheid t.a.v. de wijze van uitvoering

80%

Inhoud van het werk Sfeer Samenwerking

77% Inhoud van het werk 70% Thuiswerken: geen reistijd 60% Functionele steun van collega's en/of leidinggevende

68% 52% 46%

Functionele steun van collega's en/of leidinggevende Belang van het werk voor de samenleving

54% Belang van het werk voor de samenleving

46%

49% Thuiswerken: ik word minder gestoord door collega's en kan dus meer doen

43%

Loyaliteit met de organisatie

49% Thuiswerken: flexibele indeling van mijn tijd

41%

Sfeer Loyaliteit met de organisatie Samenwerking Thuiswerken: minder vergadertijd

36% 32% 32% 32%

Thuiswerken: combinatie van werk en privé vind ik fijn

18%

2

welke buffers ervaar je in je werk

Sociale steun

54% Sociale steun

48%

Waardering Leer- en ontwikkelingsmogelijkheden Rustmomenten

52% Waardering 38% Rustmomenten

43% 38%

20% Leer- en ontwikkelingsmogelijkheden

30%

Beloning

12% Beloning

9%

Uit bovenstaande tabel blijkt duidelijk dat de factoren die de ervaring van werkdruk beïnvloeden zijn veranderd in de afgelopen maanden. Voor de uitwerking van de 1,5 meter organisatie en voor het omgaan met thuiswerken door werkgever en medewerker is het van belang om hier rekening mee te houden. In mei 2019 werd vooral aangegeven dat de tijdsdruk en de hoeveelheid werk de factoren waren ten aanzien van de inhoud van het werk die de werkdruk beïnvloedden. Opvallend is dat deze factoren en met name de tijdsdruk minder wordt genoemd, maar de invloed van de moeilijkheidsgraad wel hoger is geworden. Kijken we naar de energievreters in de context van het werk dan zie je dat de samenwerking met collega’s (of het gebrek daaraan) wordt ervaren als een energievreter in coronatijd. De taakonderbrekingen die vorig jaar nog echt een belangrijke oorzaak van de werkdruk waren wordt nu door veel minder mensen genoemd als oorzaak. Thuiswerken geeft aan de ene kant energie maar kost ook energie. De mate van werkplezier wordt algemeen als een tegenhanger van de ervaren werkdruk gezien. In onderstaande grafiek is duidelijk zichtbaar dat het plezier in het werk een opleving kende in de periode tussen de zomervakantie en maart 2020 maar dat het werkplezier in het corona-tijdperk wel sterk is verminderd.

Heb je plezier in je werk 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% altijd

vaak mei 2019

regelmatig pre corona

soms

corona

Duidelijk komt uit de vragenlijst naar voren dat met name de bronnen die energie geven sterk zijn verminderd. De samenwerking was een grote bron, nu zie je dat de samenwerking zelfs energie vreet. De sfeer is ook duidelijk een punt waarom mensen graag bij de gemeente Rhenen werken, helaas is die ook een minder grote bron van energie. De inhoud van het werk en het aspect keuzevrijheid t.a.v. de wijze van uitvoering zijn een bron van energie gebleven. In de buffers zie je dat de ervaren sociale steun en waardering iets is verminderd en dat de corona-periode voor een aantal mensen ook meer rustmomenten geeft. 3

Uiteraard spelen thuiswerkfactoren een rol om de balans werkdruk – werkplezier in evenwicht te houden. Met name het gebrek aan direct contact met collega’s is een belangrijke factor aan de kant van de werkdruk. Ook de combinatie van werk en privé wordt door een groep medewerkers wel als lastig ervaren, anderen vinden dit juist weer fijn. Factoren als het gebrek aan reistijd en minder verstoringen door collega’s, minder vergaderingen geven energie. 2. Samenwerking met anderen gericht op processen vergemakkelijken of versnellen Deze vragen zijn gericht op het vinden van processen die LEANer zouden kunnen en waardoor de werkdruk ook verlicht kan worden. 55% van de medewerkers heeft positief geantwoord op de vraag: Mijn collega’s kunnen iets doen om mijn werk makkelijker en/of sneller te maken. Ook werd de vraag andersom gesteld: Ik zou iets kunnen doen om het werk van mijn collega’s makkelijker en/of sneller te kunnen maken. Hier is 50% het mee eens. Interessant is dan dat op de vraag: ik kan iets doen om mijn eigen werk sneller of makkelijker te laten verlopen, 50% neutraal antwoord, en een kwart ziet wel mogelijkheden en een kwart ziet geen mogelijkheden. De antwoorden op de open vraag aan welke processen lopen uiteen van de besluitvormingsprocedure, financiële procedures, procedures in zorg en sociaal domein, procedures in mozard. Kortom een rijke vangst aan informatie.

Sharmila werkt verder dit onderwerp verder uit. Het betreft hier een combinatie van quick wins en structurele veranderingen. Sommige veranderingen kunnen ook invloed hebben op de ervaren werkdruk tenslotte heeft ruim 15% van de medewerkers aangegeven dat onduidelijkheid in processen en beleid een factor is die hen energie kost. Daarbij leidt deze corona-periode ook tot een aantal nieuwe inzichten. 3. Thuiswerken Bijna 50% van de medewerkers heeft aangegeven dat zij door het thuiswerken een ander idee hebben gekregen over de manier hoe we werken. Een deel van de medewerkers heeft aangegeven dat zij niet thuiswerken. Ook hebben veel medewerkers ervaringen gedeeld over het thuiswerken. De reacties lopen uiteen van verwondering dat het zo goed gaat tot enkele kritische noten. Uiteraard zijn er ook werkzaamheden die zich niet zo goed lenen om vanuit huis uit te voeren. Maar met name het positieve effect kwam duidelijk naar voren en de aspecten die men graag wil behouden naar de toekomst toe. Deze gegevens komen goed van pas bij de uitwerking van het thuiswerkbeleid door Veronique. 4. Communicatie 88% van de respondenten is tevreden over de wijze waarop men geïnformeerd is tijdens de afgelopen periode over het organisatiebeleid en acties rondom Corona. Bijna 90% van de respondenten heeft het gevoel dat Rhenen de veiligheid van de medewerkers voorop stelt.

En zelfs meer dan 93% van de medewerkers stelt de mail van Pieter over ‘hoe gaat het met ons, ons werk en jullie’ op prijs. Op de vraag of medewerkers tevreden zijn over de wijze waarop men leiding ontvangt is wisselend geantwoord. Meer dan de helft is tevreden maar er zijn ook medewerkers (minder dan 10%) die niet zo tevreden zijn over de leiding die zij hebben ontvangen. Zij geven bijvoorbeeld aan dat zij meer contact hadden willen hebben. Er zijn hierover een aantal opmerkingen ter verbetering gemaakt in de open vraag. Annette pakt dit op. 5. 1,5 meter organisatie Op de vraag: Ik wil in de toekomst blijven thuiswerken in combinatie met werken op kantoor, heeft 75% positief geantwoord. Een aantal medewerkers geeft aan dat de werkzaamheden dat niet toelaten of dat zij liever op kantoor werken. Vervolgens zijn er een paar open vragen gesteld waarbij de antwoorden gebruikt kunnen worden voor de verdere inrichting van de 1,5 meter organisatie en die tevens gebruikt kunnen worden voor het thuiswerkbeleid wat nog opgesteld gaat worden.

4

De antwoorden hebben betrekking op de volgende onderwerpen: Ruimte – niet te veel mensen tegelijk in het gebouw Vergaderen – inrichting en faciliteiten in vergaderruimten Werkplekken – inrichting en faciliteiten thuis en op kantoor Werktijden – flexibiliteit Houding en gedrag – alerte en bewuste houding en gedrag om voldoende afstand en veiligheid in acht te nemen Vertrouwen – zowel in de gezondheid van elkaar als in de werkrelatie als iemand thuiswerkt. Faciliteiten – voldoende bescherming-,desinfectie- en schoonmaakmiddelen en mogelijkheden Echter ook wel de reflectie van een aantal medewerkers dat een en ander al goed geregeld is. Door medewerkers zijn verbeterpunten ingebracht ten aanzien van de inrichting, gedrag en regels ten aanzien van de bezetting. Maar ook wel een aantal aandachtspunten wat medewerkers zelf zouden willen veranderen in hun werkhouding of werkritme. Medewerkers zien hier dus ook wel kansen en mogelijkheden voor zichzelf. Wel spreekt uit de reactie de wens om snel weer de mogelijkheid te krijgen om te kunnen werken in een combinatie van werken op kantoor en werken vanuit huis. In de allerlaatste vraag is ruimte om nog wat kwijt te kunnen als men daar behoefte aan heeft. Ik geef een zeer vrije interpretatie van wat ik daar lees. Tussen de regels door lees je daar wel vermoeidheid en het effect van de afgelopen periode op de persoonlijke gezondheid.

Medewerkers hebben behoefte aan rust hopelijk biedt de zomerperiode deze en kunnen we snel na de zomerperiode over naar een combinatie van thuiswerken en werken op locatie. Vooral ook ontmoeting en contact met collega’s wordt als zeer gewenst aangegeven. 6. Thuiswerken en 1,5 meter organisatie nader uitgewerkt De onderwerpen thuiswerken en 1,5 meter organisatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Door de 1,5 meter organisatie is er onvoldoende ruimte voor iedereen om tegelijk in het huis van de gemeente te werken. Bovendien hebben veel medewerkers het positieve effect van thuiswerken ervaren en willen zij dit deels blijven doen. Ook hebben veel medewerkers aangegeven dat bij een goede verhouding, thuiswerken en werken op kantoor, dit een gunstig effect heeft op de ervaring van werkdruk. De antwoorden op de open vragen geven veel informatie over de aspecten die medewerkers nodig hebben om een optimale effectiviteit van een combinatie van thuiswerken en werken in een 1,5 meter organisatie te behalen. Onderscheid kan gemaakt worden in aspecten op organisatieniveau, teamniveau en op individueel niveau. Daarnaast kunnen de aspecten onderscheiden worden in de drie termen van het nieuwe werken: Bricks, Bytes en Behavior. Combinatie thuiswerken en werken op locatie Het is duidelijk dat voor de komende maanden een combinatie van thuiswerken en werken op locatie nodig blijft.

Een gefaseerde opbouw van de bezetting kan afhankelijk van de mogelijkheden ingezet worden. Ontmoeting is de grootste drijfveer van medewerkers om op locatie te willen werken. Veel medewerkers geven aan dat zij een positieve ervaring hebben met thuiswerken. Meer rust, concentratie, grotere effectiviteit en productiviteit zijn punten die medewerkers positief vinden aan thuiswerken. Medewerkers geven aan dat juist de componenten van samenwerking, afstemming, sparren en elkaar inspireren makkelijker gaan in een fysieke ontmoeting dan via een digitale ontmoeting. Zij geven ook aan dat deze periode vraagt om bewustere keuzes voor de werklocatie. Als medewerkers weer meer in het gemeentehuis zijn, zal ook de onderlinge binding weer groter worden en dit heeft ook een positief effect op het ervaren werkplezier. De regelmogelijkheden en flexibiliteit die medewerkers hebben ervaren tijdens het thuiswerken wil men graag behouden.

5

De capaciteit van het gebouw is echter afhankelijk van de verkeersruimtes. Het is van belang dat medewerkers de anderhalve meter afstand in de verkeersruimtes kunnen houden. Van de organisatie worden duidelijke regels en van de medewerkers een alerte en bewuste houding verwacht. In een gefaseerde opbouw kan goed gemonitord worden, wat de maximale capaciteit van het gebouw is, dat is nu nog onduidelijk. Uiteraard is de opbouw afhankelijk van de ruimte die de overheidsregels geven. Diverse opmerkingen zijn gemaakt over de ICT voorzieningen. De combinatie van thuiswerken en werken op locatie vraagt op beide locaties om goede devices, betrouwbare en snelle verbindingen. Ook de helpdesk speelt hierin een belangrijke ondersteunende rol. Gemeentehuis - algemeen Het uitgangspunt is de huidige inrichting van het gemeentehuis. Medewerkers hebben vragen en ideeën over de inrichting en het gebruik van de werkplekken en gezamenlijke ruimtes zoals vergaderzalen, hal, gangen en pantry’s. Via de methode van waarderend vernieuwen kunnen veel ideeën nader besproken en uitgewerkt worden. Daarnaast zijn er ook vragen over het ventilatiesysteem en de ventilatiemogelijkheden. Belangrijk is om medewerkers goed te informeren over het onderwerp ventilatie.

Ontmoeting Om de ontmoeting van medewerkers te faciliteren vinden medewerkers een aantal aspecten van belang: Planning – mensen, tijd en werkplekken Ontmoetingsplekken Digitale faciliteiten Houding en gedrag Er is een planning nodig van zowel de medewerkers, de tijd als de werkplekken om de gefaseerde bezetting in het gebouw goed te benutten. Ook op woensdag en vrijdag kan optimaal gebruik gemaakt worden van het gebouw. Eventueel kunnen daarvoor ook overleggen verplaatst worden naar andere dagen. De ontmoetingsplekken zoals vergaderruimten, loungeplekken of zitjes dienen voldoende en adequaat te zijn ingericht. Dat betekent dat de onderlinge afstand gewaarborgd is, duidelijkheid over het gebruik, maar ook reserveringsmogelijkheden en faciliteiten op orde zijn. Bij de faciliteiten kan gedacht worden aan mogelijkheden voor videobellen in vergaderzalen zodanig dat medewerkers ook vanuit huis kunnen deelnemen aan de vergadering. Medewerkers mogen alleen op locatie werken als zij geen klachten hebben. Onderling moeten medewerkers het vertrouwen hebben dat de ontmoeting met anderen veilig is. Medewerkers met een kwetsbare gezondheid of iemand met een kwetsbare gezondheid in hun sociale omgeving kunnen dit aangeven. Ook voor deze medewerkers geldt dat we het onderlinge vertrouwen hebben in de goede intenties van zowel medewerkers als werkgever.

Verder is in het contact natuurlijk ook de onderlinge communicatie van belang. Sociale steun, waardering, complimenten en gezelligheid zijn waardes die voor medewerkers belangrijk zijn. Digitaal vergaderen Er gaat altijd veel tijd in vergaderen zitten, echter hebben diverse medewerkers geuit dat zij digitaal vergaderen als veel efficiënter zijn gaan ervaren. Het scheelt bovendien reistijd. Het wordt echter wel ervaren als zeer intensief. Veiligheid Bescherming, desinfectie en schoonmaak zijn aspecten die voor medewerkers belangrijk zijn om zich veilig te voelen in de uitoefening van hun werk. Er zijn meerdere desinfectiepunten in het

6

gebouw. Er zijn schoonmaakmiddelen voorhanden in de pantry’s en medewerkers kunnen de beschikking krijgen over beschermingsmateriaal als zij op huisbezoek gaan of buiten werken. Werkplekken De werkplekken zijn gemarkeerd waarbij rekening gehouden is met de onderlinge afstand ook in de verkeersroutes. Op sommige kamers kan het verplaatsen of verwijderen van bureau’s leiden tot een efficiëntere indeling. Dit kan op teamniveau bekeken worden. Hierin kan ook gekeken worden of kamers worden aangemerkt als flexruimtes, overlegplekken of belplekken. Door dit op teamniveau te bekijken worden de gangen niet onnodig belast met grote bewegingen door het gebouw voor andere activiteiten. Ook de zichtbaarheid en bereikbaarheid van medewerkers blijft hiermee op teamniveau in beeld. Thuiswerkplekken Medewerkers hebben ervaren dat veel werkzaamheden prima thuis uitgevoerd kunnen worden. Van belang is dat het thuiswerken goed geregeld is. Dit vraagt om regels en afspraken ten aanzien van thuiswerken, bereikbaarheid maar ook zorg voor een goede werk- en privébalans door bijvoorbeeld planning. Doordat thuiswerken nu een langduriger karakter krijgt dan was voorzien is het ook nodig om te kijken naar de faciliteiten en werkplekinrichting van medewerkers thuis. Medewerkers vragen ook om informatie en ondersteuning over houding en gedrag in een thuiswerksituatie.

Anderhalve meter afstand houden Een aantal medewerkers benadrukt dat iedereen alert moet zijn om de onderlinge afstand naar elkaar te waarborgen. Blijvende aandacht voor de gedragsregels. De belangrijkste boodschap is dat men er op moet kunnen vertrouwen dat iedereen die klachten zoals verkoudheid, koorts en benauwdheid heeft echt thuis blijft. Medewerkers vragen hier om richtlijnen vanuit de organisatie en naleving van de medewerkers. Reeds genomen maatregelen gemeentehuis Veel medewerkers hebben aangegeven dat de reeds genomen maatregelen in het gemeentehuis hen vertrouwen geven in de mogelijkheden om weer op locatie te kunnen werken. Diverse complimenten zijn hierover geuit.

7. Adviezen De input die gegeven is zal worden verwerkt in onder andere het thuiswerkbeleid en de verdere uitwerking van de 1,5 meter organisatie en de aanpak op het gebied van werkdruk. Aandachtspunten hierin zijn: 1. Onderzoek op welke wijze de ontmoeting van medewerkers op locatie vorm gegeven kan worden. Een gefaseerde opbouw van de bezetting is nodig om de maximale capaciteit van het gebouw vast te stellen. 2. Zorg voor de faciliteiten die nodig zijn om de ontmoetingen tussen medewerkers optimaal te laten verlopen. Naast de fysieke en digitale faciliteiten is het onderling vertrouwen in een veilige ontmoeting van essentieel belang. Ook medewerkers met een kwetsbare gezondheid of iemand met een kwetsbare gezondheid in hun nabije sociale omgeving krijgen voldoende ruimte en vertrouwen. 3. Zorg ervoor dat de schoonmaak-, desinfectie- en beschermingsmiddelen voldoende en adequaat zijn voor de uitoefening van de functie en voor het behoud van de veiligheid en gezondheid van de medewerker. 4. De basisindeling van de werkplekken kan op teamniveau aangepast worden op de wensen van het team. In gesprek met het team kan dit worden besproken. Ook ideeën over de

7

gezamenlijke ruimtes kunnen in overleg met medewerkers via de methode van waarderend vernieuwen verder worden uitgewerkt. 5. Aandacht voor regels, faciliteiten en informatie zodanig dat medewerkers voldoende mogelijkheden hebben om thuis te kunnen werken. 6. Om anderhalve meter afstand te kunnen houden, zijn aanpassingen en aanwijzingen in het gebouw nodig. Voorts is het van belang dat medewerkers bewust afstand houden. 7. Communicatie over de regels, ventilatie, de te nemen stappen en de mogelijkheden die medewerkers hebben, geeft duidelijkheid en perspectief waar medewerkers behoefte aan hebben. 8. Reflectie Mijn reflectie op de vragenlijst is dat we heel veel informatie hebben gekregen, in kwaliteit en kwantiteit. Wat zijn medewerkers van de gemeente Rhenen toch royaal en loyaal in hun antwoorden. De zorg die uit de resultaten spreekt moeten we op werkgeversniveau wel serieus nemen. Het werkplezier van medewerkers loopt terug, dat heeft effect op de ervaren werkdruk en het evenwicht in de balans van medewerkers. Ze geven goede reflectie op verbeterpunten die er zijn, laten we kijken hoe we daarin de medewerkers tegemoet kunnen komen.

Veronique Vroegop 21 augustus 2020

8