Bijlage 4 Meerjarenconvenant 2022-2025, was-wordt
Tekst van het document
Foto: Kunstenaar van het jaar 2021, Max ter Burg
Meerjarenconvenant (versie 15.12.2021)
2022-2025
MEERJARENCONVENANT 2022-2025 MUSEUMSUBSIDIE Ondergetekenden: De gemeente Rhenen te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de daartoe gemachtigde wethouder de heer B. van Eeten
Met opmerkingen [Lv1]: D. Poortinga
Hierna te noemen: 'gemeente' en Stichting Het Oude Raadhuis Rhenen te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw drs. M.H. Groenendijk in haar hoedanigheid van voorzitter en de heer drs. J.G. de Wilt in de hoedanigheid van penningmeester
Met opmerkingen [Lv2]: De heer G. Veenhof in zijn hoedanigheid van voorzitter en de heer J.P.J. Karsten in de hoedanigheid van secretaris
hierna te noemen: 'stichting' De gemeente en het museum hierna tezamen genoemd: de 'Partijen' Overwegende dat: ➢
➢
➢
➢ ➢
➢
➢ ➢
➢ ➢ ➢
door de gemeente belang wordt gehecht aan de aanwezigheid van een museumaanbod van goede kwaliteit en voor een breed publiek in de gemeente; door de gemeente belang wordt gehecht aan de integratie van het centrale toeristische informatiepunt in het museum, waarmee het museum de frontoffice is van cultureel Rhenen; de gemeente het breed gedragen belang van de rol van het museum als hoeder van roerend erfgoed in de vorm van gemeentelijke en andere collecties onderstreept; de gemeente een groot aantal jaren het gemeentelijk museum met haar activiteiten instant heeft gehouden en bekostigd; het relevant is in een convenant wederzijds meerjaren intenties vast te leggen over beleid en subsidies, zodat de stichting een meerjaren zekerheid krijgt en bedrijfsmatig kan opereren; de gemeente wil de bekostiging van het museum continueren in de vorm van subsidie, waarbij wordt omschreven en bepaald welke activiteiten plus daarbij behorende resultaten en kwaliteit voor de beschikbare subsidie worden verwacht; de stichting 'het Oude Raadhuis' is opgericht per 1 januari 2018 en is sinds 1 juli 2018 gevestigd in het Oude Raadhuis; het Stadsmuseum Rhenen heeft sinds haar opening bewezen van toegevoegde waarde voor Rhenen te zijn.
Ondanks het feit dat door COVID-19 slechts 1 normaal exploitatiejaar heeft kunnen plaatsvinden, is het Stadsmuseum Rhenen doorgedrongen tot de top 50 van kleine regionale musea in Nederland;
dit convenant het kader vormt voor een (vier)jaarlijks door de stichting aan te vragen subsidie en door de gemeente af te geven subsidiebeschikking voor de te verwachten activiteiten plus daarbij behorende resultaten en kwaliteit van de stichting (desgewenst aangevuld met een uitvoeringsovereenkomst zoals bedoeld in artikel 4:36 Algemene wet bestuursrecht);
Met opmerkingen [Lv3]: Verwijderd Met opmerkingen [Lv4]: Toegevoegd: het in de rede ligt dat de gemeente de huurovereenkomst voor het Oude Raadhuis die per 1 juli 2028 expireert zal verlengen tot minimaal 1 januari 2030; Met opmerkingen [Lv5]: Toegevoegd: het in de rede ligt dat de gemeente in de loop van de convenantperiode een plan van aanpak zal opstellen voor de verduurzaming van het Oude Raadhuis volgens de Routekaart Verduurzaming Gemeentelijk Vastgoed;
➢
het meerjarenconvenant valt onder de werking van de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening 2025 .
Met opmerkingen [Lv6]: Toegevoegd: 2025
hebben de intentie in de convenantperiode volgens de hierna komende bepalingen te handelen: Artikel 1: Doel van het convenant a.
Het vastleggen van intenties over beleid en subsidies voor de jaren 20222025, die zijn gericht op doelstellingen, activiteiten, resultaten en kwaliteit.
b.
Het expliciteren van de wederzijdse rechten en verplichtingen.
c.
Het reguleren van overleg tussen de gemeente en de stichting.
Met opmerkingen [Lv7]: Toegevoegd: naast de huurovereenkomst en de collectiebeheersovereenkomst.
Artikel 2: Doelstellingen van de stichting a.
De stichting houdt zich aan de definitie van de International Council of Museum: het is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, die ten dienste staat aan de samenleving en haar ontwikkeling. De stichting verwerft, behoudt, onderzoekt, presenteert, documenteert en geeft bekendheid aan de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving, voor doeleinden van studie, educatie en recreatie. De stichting zet zich in als netwerkmuseum. De stichting houdt zich aan de normen gesteld in het Museumregister.
b.
De stichting heeft als verzamelgebieden/collectieonderdelen: het materiële en immateriële erfgoed over/van de gemeente Rhenen en omgeving.
c.
De stichting verricht zijn activiteiten in de gemeente en wil de huidige en toekomstige generatie{s) in contact brengen met zijn erfgoed.
d.
De stichting wil dat bezoekers Rhenen weten te vinden, wil bezoekers goed informeren en ervoor zorgen dat ze zich welkom voelen. Daarnaast wil de stichting het verhaal van Rhenen vertellen aan de hand van bijzondere objecten uit meerdere collecties en bruiklenen.
e.
De stichting faciliteert het centraal toeristisch informatiepunt, waarmee het Stadsmuseum de frontoffice van toeristisch Rhenen wordt.
f.
De stichting richt zich op inwoners en bezoekers van de gemeente Rhenen in het al gemeen, en specifiek op: • cultuurhistorisch geïnteresseerde inwoners; •
toeristen, recreatieve fietsers en wandelaars;
•
WO II-toeristen (inclusief wederopbouw);
•
(groot)ouders met jonge kinderen;
•
basisscholen uit Rhenen en omgeving.
Met opmerkingen [Lv8]: Toegevoegd: primair vanuit de locatie Stadsmuseum,
Artikel 3: activiteiten van de stichting a.
Het exploiteren van het museum, inclusief de museumwinkel, het centraal toeristisch informatiepunt en een kleinschalige horeca.
b.
Het voeren van een verantwoord beheer van de collectie Rhenen.
c.
Het organiseren van tentoonstellingen.
Met opmerkingen [Lv9]: Toegevoegd: zoals overeengekomen in de collectiebeheersovereenkomst.
d. Het verschaffen van informatie over het museum en de collectie aan individuele bezoekers en groepen. e.
Het initiëren van activiteiten ter bevordering van de kennis omtrent het cultureel erfgoed.
f.
Het bieden van een geschikte trouwlocatie voor huwelijksvoltrekkingen.
g. Het aanjagen van samenwerking met andere culturele en recreatieve organisaties ter bevordering van de voorgaande punten. h. Het verhuren van ruimtes aan maatschappelijke-culturele instellingen en incidenteel aan andere doelgroepen.
Artikel 4: prestaties a. Collectie Voor het beheer, onderhoud en opslag van de collectie hanteert de stichting haar collectieplan volgens de normen van het museumregister. Tijdens de looptijd van dit convenant zal een meerjarig collectieplan worden opgesteld. b. Tentoonstellingen Er is een vaste tentoonstelling over de geschiedenis van Rhenen, Elst en Achterberg e.o. met daarin verwijzingen naar de Grebbelinie. Daarnaast worden minimaal 2 wisseltentoonstellingen per jaar georganiseerd. c.
Met opmerkingen [Lv10]: Verwijderd: collectieplan is tijdens de looptijd van het vorige meerjarenconvenant opgesteld.
Openingstijden Naast de reguliere openingstijden is het museum op afspraak (voor groepen) ook buiten de reguliere openingstijden geopend.
d. Resultaten De stichting streeft de volgende resultaten na: -een stijging van het aantal museumbezoekers van minimaal 5% per jaar. De basis voor de meting is het bezoekersaantal over 2019; -een jaarlijkse groei van de opbrengsten door cultureel ondernemerschap van 5% per jaar. De basis voor de meting is 2019. - In 2022 vindt een nulmeting plaats aangaande de gastvrijheidsbeleving van de VVV. Deze nulmeting wordt in samenspraak met de beleidsmedewerker recreatie en toerisme opgesteld en uitgevoerd. De score uit de nulmeting wordt gehanteerd om in de resterende jaren van het convenant de gastvrijheidsbeleving van de VVV te toetsen. Bovenstaand prestaties zullen jaarlijks worden geëvalueerd en zonodig worden aangepast voor het daaropvolgende jaar.
Met opmerkingen [Lv11]: Verwijderd: resultaten zijn verwerkt in het rapport van Bureau Buiten.
e. Educatie Het bieden van een educatief aanbod, zoals rondleidingen, begeleiden van scholenbezoek behoort tot de activiteiten van de stichting. f.
Informatie/communicatie • publiekswerving in samenwerking met het Regionaal Bureau voor Toerisme (RBT); •
gerichte informatie/public relations voor specifieke doelgroepen.
g. Overige De stichting: neemt deel aan een cultureel netwerk in de gemeente Rhenen. De stichting werkt samen met andere organisaties om de gemeente Rhenen cultureel op de kaart te zetten. De stichting zal de uitstraling van de website overeen laten komen met de uitstraling van het Stadsmuseum.
Artikel 5: Kwaliteit a. Algemeen De stichting voldoet aantoonbaar aan de normen van het Museumregister, hetgeen blijkt uit de registratie van het museum in het register. b. Specifieke aandachtspunten Het museum werkt mee aan benchmarks van het Centraal Bureau voor de Statistiek of andere door de overheid of gemeente aangewezen instanties. Het museum werkt conform de code Cultural Governance, de code cultuursponsoring en de code culturele diversiteit. Het museum werkt conform de ethische code voor musea, in het bijzonder ten aanzien van artikel 2.3: het niet illegaal verwerven van objecten.
Met opmerkingen [Lv12]: Wordt: Het Stadsmuseum werkt volgens de Museumnorm (Ethische Code, de Governance Code Cultuur, de Fair Practice Code, de Code Diversiteit & Inclusie en de Leidraad Afstoten Museale Objecten).
Artikel 6: Ter beschikking te stellen subsidie en financiële bepalingen a. Hoogte subsidie Voor de huisvesting en de bekostiging van de activiteiten plus daarbij behorende genoemde resultaten en kwaliteit stelt de Gemeente voor de convenantperiode 2022-2025 jaarlijks een subsidie beschikbaar.
Met opmerkingen [Lv13]: Wordt: 2026-2029 Met opmerkingen [Lv14]: Toegevoegd: De subsidie moet jaarlijks vóór 1 juli via de website van de gemeente worden aangevraagd voor het daaropvolgende jaar.
Zie onderstaande tabel voor toelichting subsidie 2022-2025. De hoogte van de subsidie 2022 is gebaseerd op de bedragen over 2021 inclusief indexatie, zie nadere uitleg hieronder.
Met opmerkingen [Lv15]: Wordt 2026-2029 Met opmerkingen [Lv16]: Wordt: 2026
Tabel 1 - Exploitatiesubsidie Component Huisvestingskosten Personeelskosten Overige personeelskosten Overige exploitatiekosten Bijdrage huisvesting VVV TOTAAL
Met opmerkingen [Lv17]: Wordt 2025 2021 148.450,00 63.427,00 2.516,00 25.445,00 3.143,00
Indexatie 2022 2.137,68 412,28 16,35 432,57 53,43
2022 150.587,68 63.839,28 2.532,35 25.877,57 3.196,43
242.981,00
3.052,31
246.033,31
Met opmerkingen [Lv18]: De bedragen in de tabel zijn aangepast i.o.m. de financieel adviseur.
Met opmerkingen [Lv19]: Toegevoegd: * Hierbij dient opgemerkt te worden dat met ingang van het jaar 2028 er een jaarlijkse korting van 10.000 euro op het subsidiedeel zal plaatsvinden.
b. Indexatie De beschikbaar gestelde gelden worden jaarlijks geïndexeerd. De hoogte van de indexatie wordt jaarlijks vastgesteld in de gemeentelijke perspectiefnota/ begroting op basis van loon- en prijsontwikkelingen. Zie onderstaande tabel met de indexatie conform de uitgangspunten begroting 2022. Tabel 2 - Indexatie 2022 (inclusief correctie op basis van nacalculatie 2021)
1. 2. 3.
Indexatie Samengesteld gewogen gemiddelde Loonkosten ontwikkeling (25%) Prijsontwikkeling (75%)
2022 1,44% 0,65% 1,70%
Met opmerkingen [Lv20]: Wordt: Indexatie 2026 (inclusief correctie op basis van nacalculatie 2025) Met opmerkingen [Lv21]: Wordt 2026 Met opmerkingen [Lv22]: Wordt 2,35% Met opmerkingen [Lv23]: Wordt 0,53% Met opmerkingen [Lv24]: Wordt 1,31%
1. heeft betrekking op de gesubsidieerde huurkosten. 2. heeft betrekking op de gesubsidieerde salariskosten, incl. de post 'overige personeelskosten'. 3. heeft betrekking op de gesubsidieerde 'overige exploitatiekosten' en 'bijdrage huisvesting VVV’. c.
Aanpassing subsidie Indien op enig moment een ander bedrag tussen gemeente en museum wordt overeengekomen, zal de vermelde subsidie worden verhoogd of verlaagd. De verlaging of verhoging wordt geacht te behoren tot het convenant.
d. Omzetbelasting Zoals onder artikel 6.a genoemd, verstrekt de gemeente jaarlijks een exploitatiesubsidie aan de stichting. Gezien doel en aard van de verstrekking heeft de gemeente het standpunt dat er geen btw kan worden geheven over de exploitatiesubsidie. Mocht in navolging van eerdere afwijkende standpunten van de belastingdienst de exploitatiesubsidie alsnog moeten worden belast, dan gaat de gemeente bij voorbaat akkoord met het indienen van de btw, indien van toepassing met terugwerkende kracht, door de stichting over de door de gemeente verstrekte exploitatiesubsidie.
Met opmerkingen [Lv25]: Wordt: Als op enig moment een ander bedrag tussen gemeente en Stadsmuseum wordt overeengekomen, zal de vermelde subsidie worden verhoogd of verlaagd met inachtneming van een redelijke termijn. De verlaging of verhoging wordt geacht te behoren tot het convenant, waarbij een redelijke termijn in acht wordt genomen (art. 4.51 Abw).
Artikel 7: Beleid & verantwoording a.
De Stichting stelt elke vier jaar (conform de looptijd van de subsidieperiode} een meerjarenbeleidsplan op, uiterlijk op 1 november voor aanvang van de nieuwe termijn van vier jaar. In het meerjarenbeleidsplan wordt in ieder geval aandacht besteed aan: I. Collectiebeleid, waaronder collectievorming, -behoud en -beheer, collectieregistratie, - documentatie en -gebruik; II. Tentoonstellingsprogrammering; III. Risicomanagement; IV. Ontwikkeling cultureel ondernemerschap; V. Personeelsbeleid; VI. Financieel beleid.
b.
De Stichting dient jaarlijks, uiterlijk op 1 november, een meerjarenbegroting in.
c.
De Stichting dient jaarlijks, uiterlijk op 1 november, een Uitvoeringsplan (incl. jaarbegroting) in als uitwerking van haar meerjarenbeleidsplan en begroting, betrekking hebbend op het komend boekjaar.
Met opmerkingen [Lv26]: Wordt: Risico-inventarisatie en evaluatie (RIE). Met opmerkingen [Lv27]: Wordt: HR-beleid Met opmerkingen [Lv28]: Een begroting voor het daaropvolgende jaar én een meerjarenbegroting in.
Met opmerkingen [Lv29]: Verwijderd: wordt dubbel genoemd.
d.
De stichting legt jaarlijks, uiterlijk op 1 juli na afloop van ieder boekjaar, verantwoording af aan de gemeente, bestaande uit: • Inhoudelijk jaarverslag waarin in ieder geval is opgenomen een verslag van de activiteiten plus daarbij behorende resultaten. • Jaarrekening met daarbij een verklaring van een gecertificeerd boekhoudkundig bureau of een accountantsverklaring.
e.
Wanneer de stichting de subsidie aanwendt voor activiteiten of voorzieningen die niet strekken tot het bereiken van de doelstellingen, of indien de stichting handelt in strijd met dit convenant, kan de gemeente het subsidiebedrag tussentijds voor de meerjarige periode aanpassen, na de stichting gehoord te hebben.
f.
Als bij de verantwoording blijkt dat in afwijking van hetgeen is vastgesteld te weinig activiteiten zijn geleverd en/of te weinig resultaten en kwaliteit zijn behaald voor het beschikbaar gestelde budget, vindt er overleg plaats tussen de gemeente en de stichting en worden zo nodig de oorzaken hiervan onderzocht. Het resultaat van dit onderzoek heeft geen invloed op de voor het betreffende jaar verleende subsidie, wel eventueel voor een volgend jaar als de activiteiten, resultaten en/of kwaliteit wederom achterblijven. De prestaties zullen jaarlijks worden geëvalueerd in mei en oktober.
g.
Als de geleverde activiteiten en/of de behaalde resultaten en kwaliteit sterk achterblijven dan wel de rapportages en/of de verantwoording niet aan de eisen voldoen en/of te laat worden ingediend, en dit aantoonbaar veroorzaakt wordt door een te geringe inspanning van de stichting, kan de gemeente de subsidie wijzigen of intrekken of lager vaststellen op grond van artikel 4:46 van de Algemene wet bestuursrecht.
h.
Partijen voeren tenminste twee keer per kalenderjaar overleg over begroting en verantwoording.
i.
Het college van B&W wijst een bestuurlijk portefeuillehouder aan die als contactpersoon optreedt in alle zaken die het museum betreffen.
Artikel 8: Vermogensvorming a.
De stichting heeft toestemming om een bestemmingsreserve aan te leggen voor de verwerving van kunstcollectie in afwijking van hetgeen is vastgelegd in de Algemene subsidieverordening gemeente Rhenen, met verwijzing naar artikel 13a, 13b en 13c. Aard en hoogte van de bestemmingsreserve dient onderbouwd te worden in het meerjarenbeleidsplan en -begroting.
b.
De stichting heeft toestemming om een bestemmingsreserve aan te leggen voor de eenmalige toegekende bijdrage, bedoeld om eventuele exploitatierisico’s te kunnen opvangen, dit in afwijking van hetgeen is vastgelegd in de Algemene subsidieverordening gemeente Rhenen, met verwijzing naar artikel 13a.,13b en 13c.
c.
De stichting brengt een negatief saldo ten laste van de eigen reserves/het eigen vermogen en treedt tijdig in overleg met de gemeente, indien tekorten dreigen die de vermogenspositie of de liquiditeitspositie in gevaar brengen.
d.
De vermogenspositie wordt jaarlijks bij de gesprekken over de inhoudelijke en financiële verantwoording betrokken.
Artikel 9: Betalingsregeling a.
De subsidie wordt jaarlijks in twee gelijke tranches overgemaakt, de eerste termijn wordt op 1 Januari uitbetaald en de tweede termijn op 1 juli.
b.
De uitbetaling geschiedt op basis van vooruitbetaling.
c.
De eerste termijn over 2022 wordt overgemaakt na ondertekening van de overeenkomst.
Met opmerkingen [Lv30]: Verwijderd: overbodig.
Artikel 10: Wijziging convenant a. Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat één van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van het convenant niet mag verwachten, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen omtrent een wijziging van het convenant met het oog op de omstandigheden.
Artikel 11: Duur convenant I.
Het convenant geldt voor een periode van vier jaren en gaat in op 1 januari 2022 en eindigt op 1 januari 2025, tenzij zich wijzigingen van omstandigheden voordoen zoals aangegeven in artikel 10.
II.
Gedurende het jaar voorafgaand aan 2025, uiterlijk op 1 juli 2024, zal het convenant worden geëvalueerd. Partijen zullen na evaluatie met elkaar in overleg treden over het volgende convenant.
Met opmerkingen [Lv31]: Wordt: Het convenant geldt voor een periode van vier jaren en gaat in op 1 januari 2026 en eindigt op 31 december 2029, tenzij zich wijzigingen van omstandigheden voordoen zoals aangegeven in art. 10. Met opmerkingen [Lv32]: Wordt: Gedurende het jaar voorafgaand aan 2030, uiterlijk op 1 juli 2029, zal het convenant worden geëvalueerd.
Aldus te Rhenen opgemaakt en ondertekend op 20 januari 2022.
Gemeente Rhenen
Stichting Het Oude Raadhuis
De heer B. van Eeten Wethouder
Mevrouw drs. M.H. Groenendijk Voorzitter
De heer drs. J.G. de Wilt Penningmeester
Met opmerkingen [Lv33]: Wordt: 11 december 2025.
Met opmerkingen [Lv34]: Wordt: de heer D. Poortinga Met opmerkingen [Lv35]: Wordt: de heer G. Veenhof
Met opmerkingen [Lv36]: Wordt: de heer J.P.J. Karsten, secretaris
/