Bijlage 4 Concept accountantsverslag 2023 v2

Gemeente Rhenen Accountantsverslag controle 2023

661078999/RS/2095

Heliumstraat 64 2718 SL ZOETERMEER telefoon (088) 236 80 00 e-mail Audit@flynth.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Rhenen Postbus 201 3910 AE Rhenen

kenmerk

behandeld door

datum

661077182/JS/xxxx

J. Smit RA

XXX 2024

onderwerp

Accountantsverslag 2023

Geachte leden van de raad,

Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2023. Dit verslag bevat de belangrijkste uitkomsten van de door ons uitgevoerde werkzaamheden, waarvan wij vinden dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2023 en voor het beoordelen van de financiële positie van de gemeente Rhenen. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 gecontroleerd. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Rhenen. Wij hebben deze rapportage op 16 september 2024 met uw audit commissie besproken, en hebben daarbij ook uw vragen beantwoord. De inhoud van dit accountantsverslag is door ons op 23 augustus 2024 afgestemd met een ambtelijke afvaardiging. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden. Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2023.

Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij bedanken de medewerkers van de gemeente voor de samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Met vriendelijke groet, Flynth Audit B.V.

J. Smit RA Flynth Audit B.V. is lid van BKR International. Bankrekeningnummer IBAN NL67 RABO 0106 6642 20 - BIC: RABONL2U. Handelsregister 09063021. www.flynth.nl Dienstverlening vindt plaats onder algemene voorwaarden, op aanvraag verkrijgbaar en gedeponeerd bij de KvK in Arnhem.

Inleiding In het kader van de door de gemeenteraad aan ons verstrekte opdracht voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Rhenen brengen wij u hierbij verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Dit accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2023. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Inleiding

Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van uw gemeente.

Samenvatting

Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2023 van de gemeente Rhenen en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de controle van de jaarrekening.

Jaarrekening

Wij zitten in de afrondende fase van onze controle. Na afronding van de laatste werkzaamheden inzake het vaststellen dat alle wijzigingen juist in de jaarrekening zijn verwerkt alsmede de rechtmatigheidsverantwoording voldoet.

Jaarverslag

Wij hebben de concept versie van deze rapportage besproken tijdens de bijeenkomst op 16 september 2024 met uw Commissie Bestuur en Financiën, en hebben daarbij ook uw vragen beantwoord. De inhoud van dit accountantsverslag is door ons op 23 augustus 2024 afgestemd met een ambtelijke afvaardiging.

Significante risico’s

Structuur rapportage Interne beheersing

Hoofdstuk 1

Bestuurlijke samenvatting

Hoofdstuk 2

Jaarrekening

Hoofdstuk 3

Jaarverslag

Hoofdstuk 4

Significante risico’s

Hoofdstuk 5

Interne beheersing

Hoofdstuk 6

Externe ontwikkelingen

Bijlage A

(Gecorrigeerde) bevindingen

Bijlage B

SiSa – Fouten en onzekerheden 2023

Bijlage C

Onafhankelijkheid

661078999/RS/2095

Bijlage D

Onze communicatie met u

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

1. Bestuurlijke samenvattin

661078999/RS/2095

Onze belangrijkste conclusies (1/3) Controleverklaring

Wij hebben de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 van de gemeente Rhenen afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid. Daarnaast nemen wij een verplicht toelichtende paragraaf op vanwege de door het college gerapporteerde onrechtmatigheden. Voorbehoud bij onze controleverklaring is dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad. Verder hebben we geen indicaties van fraude en/of niet-naleving van wet- en regelgeving. De voor fouten gehanteerde materialiteit bedraagt € 636.000 en voor onzekerheden € 1.908.000. De bevindingen in onze rapportage zijn opgenomen vanaf € 75.000. De gehanteerde grenzen sluiten aan op uw financiële verordening.

Reikwijdte van de controle

Grondslagen en verantwoording conform BBV

In de opdrachtbevestiging heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De reikwijdte van onze controle staat hierin omschreven. Gedurende het verloop van de controle over boekjaar 2023 is op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van de controle van de gemeente Rhenen. De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek naar de toepassing van de grondslagen in de jaarrekening. Naar onze mening zijn de door het college gekozen grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar, conform wet- en regelgeving en consistent toegepast. In het boekjaar 2023 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van de belangrijkste verslaggevingsgrondslagen in het BBV en relevante notities uitgebracht door de Commissie BBV.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Bij de controle hebben wij vastgesteld dat de gemeente voor meerdere posten in de jaarrekening niet de voorgeschreven omschrijving vanuit het BBV hanteert. Hierin is een belangrijke verbeterslag gemaakt waarbij het zaak is deze komend jaar verder door te voeren in de P&C-documenten. Schattingen

Analyse vermogen en resultaat

Schattingen op basis waarvan een aantal jaarrekeningposten worden bepaald zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de schattingen en veronderstellingen aanvaardbaar zijn in het kader van de jaarrekening als geheel. Aandachtspunt is het toereikend onderbouwen van de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de nog te maken kosten in de grondexploitatie. Het gerealiseerde resultaat (inclusief de mutaties in de reserves) bedraagt circa € 554.000 positief versus een begroot resultaat (na wijziging) van € 31.000 negatief. Voor een nadere toelichting hierop verwijzen wij u naar de analyse van het resultaat in de jaarstukken 2023. In hoofdstuk 3 van dit verslag gaan wij nader in op het resultaat en de ontwikkeling van het (weerstands)vermogen.

661078999/RS/2095

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Onze belangrijkste conclusies (2/3) Proces van de controle

Wij hebben een intensief controleproces gehad met de organisatie. Bij de start van de jaarrekeningcontrole was niet alle gevraagde informatie beschikbaar. Daarnaast leidde de beperkt opgeleverde controledocumentatie en een beperkt uitgevoerde verbijzonderde interne controle tot veel aanvullende vragen. Dit heeft tot vertraging en aanvullende inzet van onze kant geleid in het controletraject. Vanwege de vertraging in de controle hebben wij de organisatie en de griffier geïnformeerd dat de deadline 15 juli niet gehaald wordt. In dat kader hebben wij 17 april 2024 een toelichting gegeven aan de griffier en 3 raadsleden. Daarnaast heeft er schriftelijke communicatie plaatsgevonden. Met de ambtelijke organisatie hebben wij de voortgang van de controle 1 tot 2 keer wekelijks besproken alsmede afspraken gemaakt welke werkzaamheden vanuit de gemeente prioriteit dienen te hebben.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Tijdens de controle van de jaarrekening hebben een veelheid aan onderwerpen tot de nodige afstemming en ook bevindingen geleid. Dit zag bijvoorbeeld toe op diverse balansposten zoals overlopende activa/passiva en voorzieningen, maar ook op toelichtingen zoals de WNT en de SiSabijlage. Door de uitloop van de controle en het moeten verplaatsen van de controle hebben wij werkzaamheden binnen teamleden moeten overdragen alsmede ook collega’s van andere teams moeten inzetten. Het moeten overdragen van werkzaamheden leidt tot inefficiënties in de uitvoering van onze werkzaamheden. Het is van belang dat gemeente Rhenen, ook gezien het moeizame controletraject 2022, maatregelen neemt om het afsluitproces te verbeteren. Bij de jaarrekeningcontrole 2023 is de gemeente Rhenen in belangrijke mate afhankelijk geweest van een externe partij die ze heeft ondersteund met de onderbouwing van de onderliggende documentatie van de jaarrekeningposten.

661078999/RS/2095

Richting de afronding van de controle hebben wij teruggekeken op het proces en wat zijn nu belangrijkste zaken die Rhenen op kan pakken om volgend jaar wel tijdig klaar te zijn. Hierbij onderkennen wij de volgende punten: 1) Processen en administratieve organisatie op orde hebben. Voorbeelden hiervan zijn: a) Naleving van de aanbestedingsregels waarbij voor 19 aanbestedingen is geconcludeerd dat er niet is voldaan aan de Europese aanbestedingsregels. b) Inkopen en het aantonen van de prestatielevering alsmede het verantwoorden van de lasten in de juiste periode. c) Inkopen het groot aantal correctieboekingen dat gemaakt is. Elke correctie kost de organisatie extra tijd. d) Verplichtingen die ten onrechte worden opgenomen of in het afsluitproces dubbel zijn geboekt. e) Complexe verslaggevingsvraagstukken aan de voorkant onderkennen en toereikend uitwerken en zichtbaar toetsen aan de verwerkingswijze zoals voorgeschreven in het BBV.

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Onze belangrijkste conclusies (3/3) Proces van de controle (vervolg)

2) De jaarrekening is de verantwoordelijkheid van de gehele organisatie en niet alleen van Financien. De rest van de organisatie is mede verantwoordelijk dat de benodigde controle informatie tijdig en navolgbaar beschikbaar is. Dit moet er aan bijdragen dat er in het afsluitproces van de gemeente zelf er minder correcties worden geconstateerd alsmede dat deze correcties al in de controle versie van de jaarrekening zijn verwerkt. 3) Voldoende capaciteit op financiën. Wij constateren, mogelijk door de uitloop, dat de afwikkeling van de controle en de beantwoording van de vragen veelal door 1 persoon gedaan wordt. Wij gaan met de organisatie alsmede met onze opdrachtgever de raad evalueren op welke wijze voor zowel ons als de organisatie de controle efficiënter kan worden uitgevoerd. Belangrijk aandachtspunt is om bij aanvang van de controle te kunnen beschikken over een volledig controledossier. Ten aanzien van de controledocumentatie is het van belang dat deze navolgbaar is alsmede dat de specificaties voldoende zijn onderbouwd met onderliggende brondocumentatie.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (1/3) Grondexploitaties

Door uw gemeente is de exploitatieberekening van de grondexploitaties ten behoeve van de jaarrekening 2023 geactualiseerd. Wij hebben vastgesteld dat de uitgangspunten aanvaardbaar zijn. De waarde van de bouwgronden in exploitatie is € 389.000. Inleiding

Het verloop van de bouwgronden in exploitatie is als volgt: Verloopoverzicht bouwgronden in exploitatie

Bedrag * €1.000

Boekwaarde per 1 januari 2023

€ 271

Vermeerderingen

€ 100

Verminderingen

€0

Boekwaarde voor resultaat

€ 371

Winstneming

€ 17

Boekwaarde per 31 december 2023

€ 389

Verliesvoorziening

€0

Stand per 31 december 2023

€ 389

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Een nadere specificatie van de boekwaarde is opgenomen in paragraaf 4.3. Onze conclusie is dat de schattingen door het college bij de actualisatie van de exploitatieberekening en daarmee ook met de uitkomsten van deze actualisatie aanvaardbaar zijn. In hoofdstuk 4 gaan wij nader in op de controle alsmede de uitkomsten daarvan inzake de grondexploitaties.

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (2/3)

Voorzieningen

Sociaal domein

Rechtmatigheidsverantwoording

Bij het opstellen van de jaarrekening moet het college belangrijke schattingen, beoordelingen en aannames toepassen en toelichten. Wij hebben de belangrijkste schattingen, beoordelingen en aannames van het college beoordeeld en zijn tot de conclusie gekomen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en gebaseerd zijn op gebalanceerde overwegingen. Voor de kosten voor Jeugdhulp en WMO steunt u niet alleen meer op de controleverklaring en financiële productieverantwoordingen van zorgaanbieders, maar baseert u zich ook op de beheersmaatregelen die in uw eigen procesgang de waarborg bieden dat de juiste zorgprestaties conform de gemaakte afspraken zijn verleend. Op basis daarvan resteren in onze controle geen onzekerheden. In de jaarrekening 2023 neemt het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording op. Deze rechtmatigheidsverantwoording ziet toe op het begrotings-, het voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

Ten aanzien van het voorwaardencriterium dient uw organisatie te voldoen aan de EUaanbestedingsregels zoals opgenomen in uw normenkader. De verbijzonderde interne controle (VIC) heeft vastgesteld dat sprake is van onrechtmatigheden ten aanzien van de EU-aanbestedingsregels. Bij 19 leveranciers is vastgesteld dat de inkoop niet voldoet aan de gestelde voorwaarde. In de rechtmatigheidsverantwoording heeft u een onrechtmatigheid ten aanzien van de aanbestedingsregels opgenomen van in totaal € 1,9 miljoen. Het gaat hier om de bestedingen 2023. Dit betekent dat als de gemeente geen maatregelen neemt voor 2024 er wederom een aanzienlijk bedrag onrechtmatig zal zijn. Vanuit onze werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording is één aanvullende aanbestedingsfout meegenomen in de verantwoording. Deze is verwerkt in bovenstaande uitkomst. De opgenomen toelichting van het college voldoet. Verder achten we de werkzaamheden van het college toereikend om tot een oordeel te komen. Inkopen prestatielevering en afgrenzing

661078999/RS/2095

Naar aanleiding van de controle van de inkopen hebben wij verschillende bevindingen ten aanzien van de prestatielevering. Deze bevindingen leiden tot een onzekerheid van € 492.000. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat kosten 2024 aan 2023 zijn toegerekend. Dit leidt tot een fout van € 334.000.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (3/3) Single Information Single Audit (SiSa)

In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd voor ontvangen specifieke uitkeringen en gerelateerde bestedingen door middel van de SiSa-bijlage. Het Rijk en provincies maken in toenemende mate gebruik van deze specifieke uitkeringen. Ook in 2023 is het aantal regelingen toegenomen. Het afzonderlijk verantwoorden van deze specifieke regelingen zorgt voor de ambtelijke medewerkers voor een verzwaring van de administratieve lasten en voor een verhoging van onze controlekosten. De controledruk neemt zowel voor de ambtelijke organisatie als voor ons als accountant toe. Onze verwachting is dat het aantal regelingen in de komende jaren verder zal toenemen.

Frauderisicoanalyse

De gemeente Rhenen heeft met behulp van een externe partij een frauderisico opgesteld. Hiermee is een goede eerste stap gezet. Het is nu van belang dat dit document periodiek wordt geactualiseerd op basis van input en gesprekken binnen de organisatie. Daarnaast adviseren wij dat voor de onderkende verhoogde risico’s maatregelen worden genomen om deze risico’s terug te dringen. Wij adviseren u verder in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag, een tekstuele toelichting op te nemen inzake frauderisico’s.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

2. Jaarrekening

661078999/RS/2095

Jaarrekening – Rechtmatigheidsverantwoording (1/6) Definitie rechtmatigheid

Verantwoordingsen rapportagegrens

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wet- en regelgeving. Rechtmatigheid is het handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Hierbij bestaat er een duidelijke relatie met het financieel beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheersingshandelingen.

De verantwoordingsgrens valt binnen een bandbreedte van 0% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief toevoegingen aan de reserves. Voor zowel de fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage, waarbij fouten en onduidelijkheden niet bij elkaar opgeteld worden.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

We hebben vastgesteld dat in de financiële verordening de verantwoordingsgrens is opgenomen ter hoogte van 1%. In de financiële verordening heeft u verder een rapportagegrens opgenomen van € 75.000. Het besluit accountantscontrole decentrale overheden hanteert een percentage van 1% voor fouten, waardoor uw verantwoording gelijke zekerheid als onze accountantscontrole verschaft. Normen en toetsingskader

Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording betreft uw inventarisatie van de voor de verantwoording relevante regelgeving. Het normenkader heeft u geactualiseerd op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving en is vastgesteld op 6 februari 2024. Uw inventarisatie van regelgeving bestaat uit externe en interne regelgeving. We constateren dat u de actualisatie nauwkeurig heeft uit gevoerd en het normenkader aansluit op de geldende externe en interne regelgeving. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college en wordt vastgelegd in een toetsingskader. In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Uw organisatie heeft een toetsingskader vastgesteld waardoor de operationalisatie van het normenkader inzichtelijk is voor de raad.

661078999/RS/2095

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (2/6) Begrotingscriterium

Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Inleiding

Uitgangspunt is het niveau waarop de gemeenteraad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. Dit in lijn met de door u vastgestelde financiële verordening. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet). De gemeenteraad heeft deze normen nader ingevuld en geconcretiseerd in de financiële verordening. Uw raad heeft het begrotingscriterium geconcretiseerd door de volgende criteria: • Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: • Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. • Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. • De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of een ander raadsbesluit.

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Dit houdt in dat de financiële beheersingshandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag en het begrotingsjaar van belang zijn.

Interne beheersing

Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid). Deze lasten zijn dan namelijk buiten het budgetrecht van de gemeenteraad tot stand gekomen.

Externe ontwikkelingen

In deze paragraaf gaan wij in op het begrotingscriterium en de verschillende onderwerpen die het begrotingscriterium raken.

Bijlagen

De raad bepaalt zelf op welk niveau de budgetten in de begroting en investeringen worden geautoriseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

661078999/RS/2095

Samenvatting

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (3/6) Begrotingsrechtmatig heid - programma’s

In het kader van begrotingsrechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt naar bruto afwijkingen en formeel onrechtmatige afwijkingen. De bruto afwijkingen vloeien hoofdzakelijk voort uit onderschrijding van lasten en baten en overschrijding van baten ten opzichte van de begroting. Inleiding

De weging van het rechtmatigheidsoordeel vindt plaats op basis van de bruto afwijkingen zonder rekening te houden met de nadere ‘spelregels’ die met de gemeenteraad in de financiële verordening zijn afgesproken, anders dan het begrip ‘tijdig’. x € 1.000

Bruto afwijking

Geaccepteerd

Samenvatting

Formeel onrechtmatig Jaarrekening

Overschrijding van de lasten

Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) Ongeautoriseerde reservemutaties

Jaarverslag

-

-

-

Totaal begrotingscriterium

De onderschrijdingen van de lasten en onder- en overschrijdingen van de baten zijn tijdig aan de raad gemeld door de raad hier middels een raadsinformatiebrief over te informeren en tellen daarmee niet mee in het rechtmatigheidsoordeel. De gemeente heeft het begrip ‘tijdig’ niet expliciet gedefinieerd in de financiële verordening. Wij begrijpen van de organisatie dat het melden van onderschrijdingen van de lasten en onder- en overschrijdingen van de baten tijdig is indien dit bij de jaarstukken aan de raad wordt voorgelegd. Wij adviseren u het begrip ‘tijdig’ nader te definiëren in de financiële verordening 2024. Uit de werkzaamheden uitgevoerd door ons om de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording te toetsen zijn we niet tot een ander oordeel gekomen dan het college. De afweging heeft het college uitgevoerd in lijn met de criteria vastgesteld in de financiële verordening.

661078999/RS/2095

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (4/6) Misbruik en Oneigenlijk (M&O) gebruik criterium

De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen, zijn functionerende beheersmaatregelen nodig. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Uw organisatie heeft de frauderisicoanalyse ook aandacht besteed aan het M&O-beleid. U geeft hierbij aan dat u voornemens bent om een specifiek M&O beleid op te stellen. Wij onderschrijven dit voornemen. Wij adviseren u om in dit specifiek op te stellen M&O beleid algemene uitgangspunten en de filosofie van de organisatie met betrekking tot het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik mee te nemen. Deze monden uit in de keuzes die de organisatie ter zake maakt. De uitwerking daarvan in (een mix van) concrete beheersmaatregelen moet geïntegreerd zijn in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie.

Ook adviseren wij u om specifiek beleid op te stellen met betrekking tot de Wet Inburgering 2021, zoals ook benoemd in de vereisten vanuit de Nota verwachting accountantscontrole SiSa. We hebben uw werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle (VIC) met betrekking tot het M&O criterium beoordeeld. We constateren dat de uitgevoerde werkzaamheden toereikend zijn om tot een oordeel te komen voor de rechtmatigheidsverantwoording. U heeft effectieve M&O maatregelen waarbij geen rechtmatigheidsafwijkingen en/of onduidelijkheden geconstateerd zijn die consequenties hebben voor het getrouwe beeld van de jaarrekening.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (5/6)

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheersingshandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In de hierna volgende paragrafen worden de voorwaarden met de hoogste impact / risico binnen de jaarrekening nader toegelicht.

Voorwaardencriterium - Aanbestedingswet

De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Om de rechtmatigheid van de aanbestedingen vast te stellen heeft u een analyse uitgevoerd op de verstrekte inkoopopdrachten over een periode van vier jaar. In de analyse heeft u beoordeeld of de opdrachten tijdig zijn aanbesteed. Voor de aanbestede opdrachten is beoordeeld of de realisatie van de inkoopopdracht aansluit op de aanbesteding. Ten aanzien van het onderliggende proces van toetsing hebben wij geconstateerd dat de toetsing vooral heeft plaatsgevonden aan het eind van het jaar en ten behoeve van de accountantscontrole. Ten opzichte van voorgaand jaar heeft de gemeente kwalitatief een goede stap gezet in het opstellen van de spendanalyse. Doordat gekozen is voor het model van beter aanbesteden is een goed navolgbare spendanalyse tot stand gekomen. Nu een adequate spendanalyse is opgesteld is het zaak dat de gemeente grip krijgt op het aanbestedingsproces en maatregelen neemt om bevindingen naar de toekomst toe te voorkomen. Voor de huidige bevindingen is het zaak dat de gemeente een keuze maakt hoe hier opvolging aan te geven. Dit met als doel het aantal en de omvang van de fout te doen afnemen.

Er zijn 19 afwijkingen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen geconstateerd ter grootte van in totaal € 1,9 miljoen. Dit bedrag aan onrechtmatigheden is meegenomen in de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording ten behoeve van het boekjaar 2023. Het eigen inkoopbeleid van Rhenen is geen onderdeel van het normenkader. Hierdoor legt het college in de rechtmatigheidsverantwoording hier geen verantwoording over af. Dit betekent dat wij vanuit de opdracht tot controle van de jaarrekening hier geen werkzaamheden voor hebben verricht.

661078999/RS/2095

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (6/6) Voorwaarde criterium Juistheid kosten zorgaanbieders

De gemeenten ontvangen facturen van zorgaanbieders voor de levering van zorg aan burgers vanuit maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg. De gemeenten kunnen niet altijd vaststellen: • Of er niet te veel of een andere soort zorg is gefactureerd dan is toegekend door de gemeente. • Dat de prestaties (geleverde zorg) op de factuur feitelijk ook zijn geleverd. • Of de kosten en verplichtingen volledig zijn. Om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen heeft de verbijzonderde interne controle werkzaamheden uitgevoerd om de rechtmatigheid van de transacties vast te stellen. De belangrijkste werkzaamheden daarbij zijn: • Aansluiting van lasten op de productieverantwoordingen. • Vaststellen wat het oordeel en controleprotocol is van de ontvangen controleverklaring bij de productieverantwoording en welke impact dat heeft op de betrouwbaarheid van de productieverantwoording. Dit betreffen aspecten die samen vallen met getrouwe beeld en daardoor niet doorwerken naar de rechtmatigheidsverantwoording.

Voorwaarde criterium Wet Fido, schatkistbankieren, Ufdo en Ruddo

De Wet financiering decentrale overheden (Fido) en onderliggende regelingen in de vorm van Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Uitvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), bevatten regels die de risico’s voor gemeenten moeten beperken bij lenen en beleggen. Aan deze overtredingen van de Wet fido zijn in veel gevallen geen (directe) financiële gevolgen verbonden. Uit de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle (VIC) blijken geen bevindingen.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarrekening – Grondexploitaties (1/2) Ontwikkeling risicoprofiel

Het geraamde eindresultaat van de grondexploitaties is met € 120.000 naar boven bijgesteld. Deze bijstelling komt voort door verhoging van de verwachte nog te realiseren opbrengsten. De boekwaarde is toegenomen met € 118.000 waardoor op de balans een boekwaarde per 31 december 2023 is opgenomen van € 389.000. De mutatie wordt voornamelijk veroorzaakt door de plankosten van € 91.000. Als achtervang voor project specifieke risico’s is de algemene reserve vrij besteedbaar aanwezig, waarmee de risico’s in voldoende mate worden ondervangen.

Ontwikkeling grondexploitatie

Tussentijdse winstnemingen

De huidige status van de grondexploitatie is dat deze in feite ‘on hold’ staat. De gemeente is in overleg is om met grondeigenaren tot een anterieure overeenkomst te komen. Indien de gemeente daadwerkelijk een anterieure overeenkomst afsluit, betekent dit dat (dit deel van) de grondexploitatie van actief naar facilitair gaat, wat tot een andere verwerking in de balans van de jaarrekening leidt.

Het BBV schrijft voor dat winst bij grondexploitaties tussentijds genomen dient te worden op basis van de Percentage-of-Completion (POC) methode. In 2023 is zichtbaar dat € 17.000 aan winst is verantwoord.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarrekening – Grondexploitaties (2/2) Gehanteerde parameters

De gemeente heeft evenals in voorgaande jaren een exploitatieopzet opgesteld die inzicht geeft in de nog te maken kosten en te realiseren opbrengsten. Wij hebben de parameters en uitgangspunten van de grondexploitatie gecontroleerd. De volgende parameters zijn hierbij door de gemeente gehanteerd: • De indexatie van de kosten is gebaseerd op BouwkostenKompas. De indexatie van de kosten is ingeschat op 3% voor de jaren 2024 en 2025 en voor de jaren vanaf 2026 e.v. op 2%. • De opbrengsten zijn bepaald op basis van residuele grondwaarde berekeningen. Voor 2024 is geen indexatie van de opbrengsten ingerekend en voor de jaren 2025 en 2026 is rekening gehouden met een indexatie van 2%. De rente is vastgesteld op 1,57% wat past binnen de bandbreedte van de verslaggevingsgrondslagen ten opzichte van de werkelijk gewogen rente. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden zijn we tot de conclusie gekomen dat de exploitatieopzet is gebaseerd op valide uitgangspunten. De uitgangspunten en veronderstellingen zijn met name bepaald op basis van ervaringscijfers vanuit referentieprojecten, besteksramingen /aanbestedingen en inzichten van medewerkers binnen de eigen organisatie en ramingen van externe adviseurs. Aandachtspunt is het toereikend onderbouwen van de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de nog te maken kosten in de grondexploitatie.

Wij hebben vastgesteld dat de parameters en uitgangspunten voor de grondexploitatie evenwichtig zijn bepaald. Gezien de externe factoren die significante invloed kunnen hebben op de waardering van projecten, zoals bijvoorbeeld inflatie en ontwikkelingen op de hypotheekmarkt, adviseren wij u periodiek ook externe expertise in te zetten om de gehanteerde aannames en veronderstellingen te valideren.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarrekening – Schattingen Algemeen

Bij het opstellen van de jaarrekening moet het college belangrijke boekhoudkundige schattingen beoordelingen en aannames toepassen en toelichten. Wij hebben de belangrijkste schattingen, beoordelingen en aannames van het college beoordeeld en zijn tot de conclusie gekomen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en goed uitgebalanceerde overwegingen. Onderstaande tabel bevat een overzicht van onze bevindingen met betrekking tot die schattingen en oordelen.

Belangrijk schattingen

Mate van Subjectivitei t

Waardering van grond en gebouwen inclusief afschrijvingen

Gemiddeld

Waardering grondexploitatie

Voorzieningen

Hoog

Gemiddeld

Onze beoordeling 2022

Samenvatting

Toelichting

2023

Inleiding

De afschrijvingstermijnen zijn vergelijkbaar met voorgaand jaar en de termijnen die wij bij andere gemeenten zien. Er zijn geen indicaties dat de afschrijvingstermijnen niet zijn afgestemd op de economische levensduur van de activa. De grondexploitatie wordt jaarlijks geactualiseerd en op een consistente wijze gewaardeerd. Aan de exploitatieopzet liggen berekeningen en onderbouwingen ten grondslag waarbij op een conservatieve wijze wordt rekening gehouden met toekomstige kosten en opbrengsten. Wij kunnen ons vinden in de wijze waarop de waardering van de grondexploitatie is bepaald.

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

De saldi in de voorzieningen worden jaarlijks geactualiseerd en op een consistente wijze berekend. Aan de voorzieningen liggen toereikende berekeningen en onderbouwingen ten grondslag.

Interne beheersing Waardering van deelnemingen en uitzettingen (Financiële Vaste Activa)

Gemiddeld

Er zijn geen indicaties dat een afwaardering van de boekwaarde van een deelneming of uitzetting noodzakelijk is.

Waardering debiteuren

Gemiddeld

Minimaal jaarlijks wordt de voorziening voor dubieuze debiteuren geactualiseerd. Wij kunnen ons vinden in de wijze waarop de voorziening voor de diverse soorten vorderingen bepaald is.

= controleverschil

661078999/RS/2095

= Optimistisch

= Evenwichtig

= Voorzichtig

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening – Sociaal Domein Algemeen

Productieverantwoordingen

Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, maar voor het sociaal domein is sprake van afhankelijkheid van andere partijen. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) voert voor de PGB’s het proces betaling aan cliënt uit en zorgaanbieders leveren productieverantwoordingen aan voor in het boekjaar geleverde zorg. Om verantwoording af te kunnen leggen over de lasten die samenhangen met het sociaal domein, is de gemeente daarom afhankelijk van het verkrijgen van betrouwbare verantwoordingsinformatie van andere partijen. Uw gemeente heeft voor de financiële verantwoording van de Jeugdzorg en WMO een aansluiting gemaakt tussen de financiële administratie en zorgadministratie op basis van het berichtenverkeer. Tot slot is er aansluiting gezocht met de ontvangen productieverantwoordingen van de zorgleveranciers. De productieverantwoordingen worden voorzien van een controleverklaring. Op het moment dat de controleverklaring een goedkeurend oordeel heeft, hebben wij voldoende zekerheid over de getrouwheid van deze kosten WMO en Jeugdzorg inclusief prestatieverklaring. Jeugdhulp

WMO

Totaal

Lasten 2023

€ 5.775.000

€ 3.301.000

€ 9.076.000

Besteding met productieverantwoording en goedkeurende controleverklaring

€ 4.845.000

€ 2.629.000

€ 7.474.000

Besteding zonder productieverantwoording en goedkeurende controleverklaring

€ 930.000

€

€ 1.602.000

672.000

Voor de bestedingen zonder productieverantwoording en goedkeurende controleverklaring heeft de gemeente verbijzonderde interne controle werkzaamheden uitgevoerd om de nauwkeurigheid van de lasten vast te stellen. We constateren dat cliënten van WMO en Jeugd zijn gebeld om prestatielevering vast te stellen. Op basis hiervan is voor de bestedingen zonder productieverantwoording en goedkeurende controleverklaring door de gemeente voldoende zekerheid verkregen.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarrekening – Nadere toelichting Wijziging in overige wet- en regelgeving

In de jaarrekening 2023 zijn geen stelsel- en/of schattingswijzigingen verwerkt. De gemeente heeft de jaarrekening opgesteld volgens de verslaggevingsvereisten van het besluit begroting en verantwoording (BBV).

Bevestiging van het college

Wij hebben het college ter confirmatie een schriftelijke bevestiging gevraagd aangaande haar verantwoordelijkheden inzake de financiële verslaggeving.

Reikwijdte van de controle

Er zijn geen meningsverschillen met het management noch het college geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers en het college de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Wet Normering Topinkomens (WNT)

Wij hebben de WNT-verantwoording gecontroleerd en vastgesteld dat deze, na doorgevoerde correcties, juist is verantwoord in de jaarrekening. Wij wijzen u erop dat een wettelijke verplichting is om de jaarstukken openbaar te maken. Openbaarmaking kan gebeuren door het plaatsen van uw jaarstukken op uw website. Wij hebben geconstateerd dat uw jaarstukken over voorgaand jaar openbaar zijn gemaakt. Binnen de WNT gelden specifieke regels voor de samenloop van uitvoerende topfuncties bij verschillende WNT-instellingen. In overeenstemming met het controleprotocol WNT hebben wij geen controlewerkzaamheden uitgevoerd op de naleving van deze anticumulatieregeling. Dit is net als in voorgaande jaren in de controleverklaring tot uitdrukking gebracht.

Proces Verbijzonderde Interne Controle (VIC)

661078999/RS/2095

De VIC heeft een belangrijke rol in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast voert de VIC een interne controleplan uit, gericht op de verschillende processen binnen de gemeente. De verbijzonderde interne controle is uitbesteed aan een externe partij wat betekent dat de benodigde kennis vooralsnog beperkt wordt opgebouwd binnen de gemeente Rhenen. We begrijpen dat dit een bewuste keuze is van de organisatie om de kwetsbaarheid van de organisatie te beperken. Aandachtspunten die wij onderkennen zijn de volgende: • Zichtbare aansluiting tussen het scopingsbestand (wat is de omvang van een populatie/ post) en de uitgevoerde interne controle werkzaamheden. • Het evalueren van de uitgevoerde werkzaamheden, het rapporteren over bevindingen en het trekken van conclusies over de uitgevoerde werkzaamheden. • Het evalueren van de consequenties van bevindingen voor de uitgevoerde werkzaamheden.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening – Nadere toelichting Op afstand gezette taken

De gemeente Rhenen heeft de uitvoering van de sociale uitkeringen (gemeente Veenendaal) alsmede het opleggen en innen van gemeentelijke belastingen (gemeente Ede) uitbesteed. Ondanks de uitbesteding is en blijft gemeente Rhenen zelf verantwoordelijk om voldoende zekerheid te verkrijgen over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van deze transacties. Inleiding

Wij concluderen dat de nu gemaakte afspraken met de uitvoerende gemeente hier onvoldoende in voorzien. Wij adviseren de gemeente om met beide uitvoeringsorganisaties in gesprek te gaan en nadere afspraken te maken. Doel van deze nadere afspraken is dat vanuit de uitvoeringsorganisatie een gecontroleerde verantwoording wordt verkregen die voldoende zekerheid (getrouwheid en rechtmatigheid) geeft over de baten en lasten die voort komen vanuit de uitvoeringsorganisatie. Materiele vaste activa

De gemeente verricht een omvangrijke investering in een nieuw zwembad en sporthal. Hiervoor heeft de gemeente bij zichzelf een vergunning aangevraagd en de kosten van deze vergunning (€ 380.000) zijn geactiveerd. Het is toegestaan om de vervaardigingsprijs, bestaande uit grond- en hulpstoffen en overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend te activeren. In de vervaardigingsprijs kunnen daarnaast een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief wordt gewerkt. Het is niet toegestaan om interne winst te genereren op transacties. Door de wijze waarop de kosten van de vergunning worden berekend is dit wel gebeurd. Wij hebben geen nadere onderbouwing ontvangen wat de werkelijke kosten zijn waardoor wij het gehele geactiveerde bedrag als fout hebben aangemerkt.

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

De gemeente heeft een subsidie ontvangen voor een infrastructureel project. Ultimo 2023 heeft de gemeente de volledige subsidie in mindering gebracht op de investering. Hierdoor ontstaat er een negatieve investering doordat de subsidie groter is dan tot jaareinde gedane investeringen. Feitelijk heeft de gemeente de subsidie te vroeg verantwoord wat niet is toegestaan. Omvang van dit controleverschil bedraagt € 42.000. Bij de controle op het bestaan van de activa, is de activa nog in bezit van de gemeente, hebben wij vastgesteld dat 1 kavel niet meer in bezit is van de gemeente omdat deze in 2018 is verkocht. Dit betekent dat deze kavel ten onrechte geactiveerd stond onder de materiele vaste activa. Impact hiervan is dat de materiele vaste activa € 924.000 te hoog is gewaardeerd. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat deze verkooptransactie een uitgestelde betaling bevat. Omdat de prestatie, levering van de kavel reeds heeft plaatsgevonden, had op dat moment ook de gehele bate verantwoord moeten worden. De bate die ultimo 2023 nog resteert bedraagt € 65.000. Wij adviseren de gemeente om middels een inventarisatie periodiek het bestaan van de activa vast te stellen. 661078999/RS/2095

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening – Nadere toelichting Overlopende activa

Liquide middelen

Vanuit het BBV gelden er een aantal voorschriften op welke wijze posten/ transactie verwerkt dienen te worden alsmede welke toelichting er in de jaarrekening opgenomen dient te worden. Naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij de volgende bevindingen: • Er is sprake van balansverlenging/ -ophoging. Dit betekent dat er zowel een vordering als een schuld is verantwoord in de jaarrekening voor hetzelfde. Wij hebben dit bij de volgende posten vastgesteld: o Vooruitbetaalde kosten € 584.000. De facturen waren niet in het boekjaar betaald. o Een nog te ontvangen opbrengst van € 151.000 was ook als een nog te besteden bedrag opgenomen. • Er werd niet voldaan de voorschriften van het BBV om de vorderingen onder de juiste voorgeschreven post te verantwoorden: o Vordering op het Rijk inzake schatkistbankieren was niet verantwoord als vordering op openbare lichamen. Omvang € 164.000 o Nog te ontvangen opbrengsten/ vooruitbetaalde bedragen bevatte bedragen die betrekking hebben op een openbaar lichaam en derhalve ook als vordering op openbaar lichaam verantwoord dient te worden. Omvang € 590.000 Bij de controle is vastgesteld dat er één (slapende) bankrekening is waar 1 persoon toegang toe heeft. Dit betekent dat deze ene persoon ook de mogelijkheid heeft om zelfstandig transacties uit te voeren.

Doordat deze persoon niet meer werkzaam is voor de gemeente heeft de gemeente momenteel geen toegang tot deze bankrekening. Zowel de omvang van het saldo als de transacties via deze bankrekening zijn zeer beperkt. Het is van belang dat de gemeente waarborgt dat voor alle bankrekening / betalingen het 4-ogen principe wordt toegepast. Daarnaast wordt hiermee gewaarborgd dat de toegang tot de bankrekening mogelijk blijft ook bij onvoorziene omstandigheden.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarrekening – Nadere toelichting Eigen vermogen

Voorzieningen

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Bij de controle van het eigen vermogen hebben wij de volgende bevindingen geconstateerd: • Gemeente heeft een aantal reserves waarmee de afschrijvingslasten (deels) worden gedekt. Het BBV schrijft voor dat dit gedurende de looptijd in een zelfde verhouding dient te gebeuren alsmede voor de gehele looptijd van het actief. De gemeente heeft vastgesteld dat hier momenteel niet aan wordt voldaan. Voor 2023 leidt dit niet tot een materiele fout. Wel adviseren wij de gemeente om de werkwijze conform het BBV toe te passen. Daarnaast leidt de huidige werkwijze er toe dat er in de toekomst onvoldoende of geen dekking meer is vanuit de reserve om de afschrijvingen af te dekken. Naar aanleiding van de controle van de voorzieningen hebben wij de volgende bevindingen: • De vrijval van zowel de voorziening wegen (€ 608.000) als de voorziening egalisatie lijkbezorging (€ 253.000) waren als onttrekking gepresenteerd i.p.v. vrijval. • De gemeente maakt voor het groot onderhoud van gebouwen gebruik van een egalisatievoorziening. Tijdens de controle hebben we het volgende vastgesteld: o Afwijking tussen het onderhoudsplan en de daarin berekende voorziening en de daadwerkelijke voorziening in de jaarrekening dienen te worden geanalyseerd. Wij constateren dat voor 2023 2/3 van de geplande onderhoudswerkzaamheden naar voren is doorgeschoven.

De gemeente dient na te gaan of zij alsmede de markt de capaciteit beschikbaarheid heeft om de werkzaamheden in 2024 alsnog uit te voeren. Daarnaast dient te worden vastgesteld wat de impact van de afwijking is voor de jaarrekening alsmede voor de toekomstige dotaties. o De onderhoudsvoorziening is berekend tot en met 2031. Aan het einde van deze periode is er nog altijd een omvangrijke voorziening. Het is van belang dat de gemeente vaststelt wat de benodigde voorziening aan het einde van de looptijd van het plan dient te zijn. • Voor de afwikkeling van de verplichtingen jegens de exploitant van het MFC Rhenen was een voorziening gevormd. Bij de afwikkeling van de contractuele verplichtingen is gebleken dat de voorziening te laag is geweest wat heeft geleid tot een last, naast de reeds gevormde voorziening, van € 215.000 in 2023. In dit kader vragen wij de aandacht voor de volledigheid van de voorzieningen. De Commissie BBV heeft geadviseerd om een norm te hanteren voor welke niet uit de balans blijkende verplichtingen wel/ niet wordt toegelicht. Een voorbeeld van een passende norm is het toelichten van de overeenkomsten die Europees zijn aanbesteed. Wij hebben vastgesteld dat gemeente Rhenen geen duidelijke norm heeft. Wij adviseren college en raad om duidelijke afspraken over wat de norm voor deze toelichting dient te zijn.

Vervolgens is het zaak dat de administratie zo is ingericht dat deze informatie eenvoudig te achterhalen is. Daarnaast is het van belang dat de gemeente alleen in rechte afdwingbare verplichtingen opneemt.

661078999/RS/2095

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening – Nadere toelichting Overlopende passiva

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Vanuit het BBV gelden er een aantal voorschriften op welke wijze posten/ transactie verwerkt dienen te worden alsmede welke toelichting er in de jaarrekening opgenomen dient te worden. Naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij de volgende bevindingen: • Vorderingen en schulden op verschillende partijen mogen niet worden gesaldeerd. Dit heeft geleid tot een verhoging van de schulden/ vorderingen met € 66.000. • Sprake van balansverlenging van € 63.000 doordat een vooruitontvangen bedrag niet daadwerkelijk al in het boekjaar was ontvangen. • Er werd niet voldaan de voorschriften van het BBV om de overlopende passiva onder de juiste voorgeschreven post te verantwoorden: o Vooruitontvangen maar nog niet bestede subsidies dienen als voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren verantwoord te worden. De Commissie BBV heeft geadviseerd om een norm te hanteren voor welke niet uit de balans blijkende verplichtingen wel/ niet wordt toegelicht. Een voorbeeld van een passende norm is het toelichten van de overeenkomsten die Europees zijn aanbesteed. Wij hebben vastgesteld dat gemeente Rhenen geen duidelijke norm heeft. Wij adviseren college en raad om duidelijke afspraken over wat de norm voor deze toelichting dient te zijn.

Vervolgens is het zaak dat de administratie zo is ingericht dat deze informatie eenvoudig te achterhalen is. Daarnaast is het van belang dat de gemeente alleen in rechte afdwingbare verplichtingen opneemt. Jaarlijks terugkomende kosten voor bijvoorbeeld WMO, jeugd alsmede verbonden partijen voldoen hier niet aan.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarrekening – Nadere toelichting Inkopen prestatielevering en prijs

De controle van de inkopen is gegevensgericht uitgevoerd. Vanuit deze controle zijn door de VIC verschillende bevindingen geconstateerd ten aanzien van de prestatielevering alsmede ten aanzien van het toerekenen van de kosten aan de juiste periode. Wij hebben deze bevindingen geëvalueerd en geëxtrapoleerd naar de gehele massa. Het evalueren van de bevindingen vanuit de VIC en vervolgens extrapoleren van de bevindingen is een complex en tijdrovende exercitie geweest. Veel van de bevindingen van de VIC kunnen wij onderschrijven en net als hun vragen wij de aandacht om de onderbouwing van de uitgevoerde controles in het proces beter (zichtbaarder) te onderbouwen. In dit kader verwijzen wij ook naar de bevindingen in de managementletter waarin wij de aandacht vragen voor het opstellen van beleid om de prestatielevering vast te stellen. De uitkomst van deze evaluatie en extrapolatie heeft geleid tot de volgende bevindingen: • Inkopen < € 10k 2 facturen niet aan juiste periode toegerekend. Betreft kosten 2024 die aan 2023 zijn toegerekend. Omvang van de fout na extrapolatie is € 251.652. • Inkopen > € 10k 1 factuur niet aan juiste periode toegerekend. Betreft kosten 2024 die aan 2023 zijn toegerekend. Omvang van de fout na extrapolatie is € 82.060. • Inkopen > € 10k 3 facturen onvoldoende zekerheid kunnen verkrijgen over de prestatielevering.

Omvang van de onzekerheid na extrapolatie is € 492.363.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Ook ten aanzien van de onderbouwing van de prijzen is het lastig geweest om vast te stellen of deze op een marktconforme wijze tot stand zijn gekomen omdat de afspraken niet altijd schriftelijk zijn vastgelegd. Wij adviseren de prijzen altijd schriftelijk vast te leggen om discussie achteraf te voorkomen. Voor komend jaar vragen wij de aandacht van de organisatie om de steekproeven op homogene (zelfde soort facturen) massa te bepalen en de werkzaamheden met voldoende diepgang uit te voeren inclusief analyse, evaluatie en extrapolatie van de geconstateerde bevindingen. Verbonden partijen

Tijdens de controle hebben wij vastgesteld dat de gemeente voor verschillende partijen niet de juiste informatie heeft opgenomen in de paragraaf verbonden partijen. Daarnaast vragen wij de aandacht dat de gemeente er voor zorgt dat zij tijdig over de juiste informatie beschikt van de verbonden partijen ten einde de desbetreffende informatie in de jaarrekening te kunnen verwerken. In de definitieve jaarrekening is de meest recente informatie van de verbonden partijen weergegeven.

27 661078999/RS/2095

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

3. Jaarverslag

661078999/RS/2095

Jaarverslag – Kwaliteit toelichting Jaarverslag voldoet aan eisen BBV

Kwaliteit paragrafen

In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan de eisen die het BBV hieraan stelt. Het afgelopen jaar is hierin een kwaliteitsslag gemaakt. Het is van belang dat deze kwaliteitsslag ook in de andere P&C producten alsmede in de jaarrekening wordt voortgezet.

In het BBV zijn diverse eigen opgenomen voor de mate van toelichting in de paragrafen. Wij hebben vastgesteld dat de toelichting in de paragrafen voldoet aan de vereisten vanuit het BBV.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Verenigbaarheid jaarrekening en jaarverslag

Informatiewaarde

Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de tijdens de controle verkregen informatie onjuistheden of tegenstrijdigheden hebben geconstateerd tussen de jaarrekening en het jaarverslag die gebruikers van de jaarstukken zouden kunnen beïnvloeden. Dit is naar onze mening niet het geval.

We hebben de informatiewaarde van uw jaarrekening gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit perspectief van de gemeenteraad. De inzichtelijkheid is toereikend en geeft de gebruiker voldoende inzicht in de ontwikkelingen, gerealiseerde prestaties en de oorzaken van de afwijkingen.

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarverslag – Kengetallen Relatie tussen kengetallen

De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden verkregen van de financiële positie van uw organisatie. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van uw financiële positie. De analyse van de weerstandsratio en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol is vastgesteld of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat.

Weerstandsvermogen

In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. Het weerstandsvermogen bedraagt volgens deze paragraaf € 27,1 miljoen (2022: € 27 miljoen). In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. Uw organisatie heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan gewogen risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 8,7 miljoen (2022: € 6,6 miljoen). In de bijbehorende programmaverantwoording in de paragraaf weerstandsvermogen is een specificatie van de top 10 risico’s opgenomen.

Solvabiliteit

Het solvabiliteitsratio bedraagt ultimo 2023 33% (2022: 33%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter uw organisatie in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

De netto schuldquote bedraagt 59% (2022: 57%). De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van uw organisatie ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie.

Externe ontwikkelingen

De solvabiliteit is ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar en de netto schuldquote laat een positieve ontwikkeling zien. Bijlagen

661078999/RS/2095

Jaarverslag - Kengetallen (3/3) Ratio grondexploitatie

Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, des te minder risico’s de gemeente loopt. De ratio grondexploitatie 0,6% van uw gemeente is gestegen ten opzichte van voorgaand jaar 0,1% door de gerealiseerde voortgang van uw grondexploitatie. Deze stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de gerealiseerde kosten in het jaar 2023 van € 0,1 miljoen.

Structurele exploitatieruimte

Voor de beoordeling van de financiële positie van uw organisatie is het van belang te beoordelen of de structurele baten en lasten in verhouding tot elkaar zijn. Een positief kengetal betekent dat de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten en uw organisatie daardoor incidentele kosten kan permitteren.

Inleiding

Samenvatting

Wel merken wij op dat uw structurele exploitatieruimte afneemt en vragen hiervoor uw aandacht. Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661078999/RS/2095

4. Significante risico

661078999/RS/2095

Jaarrekening – Significante risico’s

In onze controleaanpak hebben wij een aantal significante risico’s onderkend voor de controle van de jaarrekening van uw gemeente. Hieronder gaan wij nader in op deze significante risico’s en zetten wij in hoofdlijnen uiteen welke werkzaamheden wij hebben verricht om deze significante risico’s te mitigeren.

Inleiding

Omschrijving risico

Aanpak management

Eigen controlewerkzaamheden

Samenvatting

Het significante risico voor de waardering van de grondexploitatie

Gegeven de aard van het risico waarbij interne beheersing wordt doorbroken kan dit risico niet worden gemitigeerd door middel van interne beheersing.

Wij hebben dit risico kunnen mitigeren door gegevensgerichte detailcontroles uit te voeren, op de nog te maken kosten & opbrengsten, indexatie van schatting en fasering van de grondexploitatie.

Jaarrekening

Uit onze werkzaamheden zijn geen bevindingen naar voren gekomen.

Jaarverslag

Omschrijving risico

Aanpak management

Eigen controlewerkzaamheden

Het frauderisico op onrechtmatige betalingen komt voort vanuit een bevinding zoals ook opgenomen in de managementletter 2023:

Gegeven de aard van het risico, waarbij interne beheersing wordt doorbroken, kan dit risico niet worden gemitigeerd door middel van interne beheersing.

Wij hebben dit risico kunnen mitigeren door gegevensgerichte detailcontroles uit te voeren, waaronder de aansluiting van het bankrekeningnummer van inkoopfacturen en subsidieverstrekkingen met de daadwerkelijke betaling en een analyse op dubbele bankrekeningnummers bij dezelfde crediteuren.

•

•

Er is geen zichtbare verificatie van het gewijzigde bankrekeningnummer bij de leverancier. Er is geen zichtbare controle op het batch- en hash total van de betaallijst.

661078999/RS/2095

Uit onze werkzaamheden zijn geen indicaties voor frauduleuze betalingen naar voren gekomen.

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening – Significante risico’s

Omschrijving risico

Aanpak management

Eigen controlewerkzaamheden

Het management bevindt zich in een positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersing te doorbreken die anderszins effectief lijkt te werken. Het risico is verondersteld in alle entiteiten aanwezig.

Gegeven de aard van het risico waarbij interne beheersing wordt doorbroken kan dit risico niet worden gemitigeerd door middel van interne beheersing.

Het doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico’s van materiële onjuistheden in de jaarrekening slechts beperken, en niet volledig mitigeren, wegens de inherente beperkingen van interne beheersmaatregelen. Wij hebben de opzet en implementatie geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het genereren en verwerken van journaalposten en het maken van schattingen. Wij hebben journaalposten geselecteerd op basis van risicocriteria en hierop specifieke controlewerkzaamheden verricht. Deze werkzaamheden omvatten onder meer inspectie van informatie uit brondocumenten. Wij hebben geen significante transacties buiten het kader van de normale bedrijfsuitoefening geïdentificeerd.