Bijlage 4 - Bestuurlijke reactie accountantsverslag 2022

Bestuurlijke reactie accountantsverslag 2022 Flynth Audit B.V. (voortaan: de accountant) heeft in haar accountantsverslag 2022 de resultaten van de controle van de jaarstukken 2022 van de gemeente Rhenen gepresenteerd. Het verslag van de accountant beschrijft in hoofdlijnen de controleaanpak, de belangrijkste bevindingen van de controle, de geconstateerde controleverschillen en hun oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarstukken 2022. In deze bestuurlijke reactie gaan wij in op het oordeel van de accountant, de geconstateerde controleverschillen en de belangrijkste bevindingen. De jaarrekeningcontrole De jaarstukken zijn opgesteld onder de verantwoordelijkheid van het college. Onze accountant heeft in overeenstemming met de opdracht van de raad de jaarstukken 2022 gecontroleerd. De accountant heeft in de bijlage A van het accountantsverslag een overzicht opgenomen van niet gecorrigeerde controleverschillen. De controleverschillen kunnen gesplitst worden in fouten (maximale toegestane fout € 550.000) en onzekerheden (maximale toegestane onzekerheid € 1.650.000). Als de geconstateerde fouten en onzekerheden lager zijn dan de voornoemde toleranties, dan heeft dit geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring.

Onze accountant geeft een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid en een verklaring met beperking voor de rechtmatigheid. Deze uitkomst op rechtmatigheid geeft aan dat er onderdelen verbeterd moeten worden binnen de organisatie.

Geconstateerde controleverschillen Fouten in de jaarstukken Onvoldoende onderbouwing risico’s grondexploitatie tussentijdse winstneming € 20.000 Voor de nog lopende en toekomstige grondexploitaties zullen we in het gesprek met de planeconoom aandacht vragen voor de onderbouwing van de risico-opslag, de parameters en inschatting verwachte kosten. Waarbij de impact op de lopende grondexploitatie niet van grote omvang is. Last verbonden partijen is te hoog € 60.000 Bij één verbonden partij is de afrekening over 2022 niet meegenomen in de afsluiting van de administratie. Uit de voorlopige jaarcijfers van deze verbonden partij, die eind februari bekend was, hadden we nog een correctie op moeten doen. Voor de toekomst zullen we bij elke verbonden partij in een vroegtijdig stadium nagaan wat de uiteindelijke bijdrage moet zijn. Productieverantwoordingen WMO met een hogere last dan de gemeente heeft verantwoord € 26.000 Door de afgrenzing van tijd kan het voorkomen dat de productieverantwoordingen en de gepresenteerde lasten in de productieverantwoordingen niet volledig met elkaar overeenkomen. Na aanlevering van de productieverantwoordingen door de leveranciers wordt een inschatting gemaakt of dit tot een ander beeld leidt als we de jaarstukken hierop aanpassen. Voor 2022 is de keuze geweest om hier geen aanpassing meer voor te maken.

De afwijking was 0,87% van het totaal aan uitgaven WMO. Deze inschatting zullen we elk jaar blijven maken.

Kredietonrechtmatigheid Nieuwe Veenendaalseweg € 29.000 Het voorbereidingskrediet is overschreven bij de Nieuwe Veenendaalseweg. Bij het aanvragen van het uitvoeringskrediet zal met deze overschrijding rekening gehouden worden. De bedoeling was om het uitvoeringskrediet in 2022 aan te vragen, maar dat is niet gelukt. Er wordt gedacht om bij het aanpassen van de financiële verordening op te nemen dat een investering pas beoordeeld wordt voor rechtmatigheid bij de afronding van het totale krediet. Waarbij wel elk jaar gemonitord zal moeten worden of er een overschrijding te verwachten is. Hierdoor zal bovenstaande niet meer plaats kunnen vinden. Kredietonrechtmatigheid nieuwe ondergrondse containers € 55.000 Door een niet volledige bezetting bij afdeling financieel advies is bij de budgetbeoordeling in oktober alleen op risicobudgetten gecontroleerd waarbij deze investering in het project ondergrondse containers niet is opgevallen. We erkennen dat het investeringskrediet is overschreden (met € 5.000 boven de rapporteringsgrens). In de toekomst zullen we kijken of overschrijdingen eerder geconstateerd kunnen worden bij budgetbeoordelingen. Hiervoor is het nodig dat de taak- en rolverdeling duidelijk is waardoor er een kwaliteitsverbetering ontstaat.

Indien nodig zal bij enige omvang of bestuurlijk relevantie de raad geïnformeerd moeten worden over de (te verwachten) overschrijding. Aanbestedingsonrechtmatigheden € 1.208.000 Er zijn vier uitgevoerde werkzaamheden die tot een rechtmatigheidsfout hebben geleid. Dit heeft in één geval te maken met het niet Europees aanbesteden wat wel had gemoeten. Daarmee is de opdracht voor ondergrondse containers voor € 609.000 onrechtmatig. De andere drie overschrijdingen hebben te maken met inhuuropdrachten waarbij een verlening van de opdracht heeft plaatsgevonden. Deze waren aan het begin van de inhuuropdrachten niet te voorzien, mede door de krapte op de arbeidsmarkt. Bij twee opdrachten is het een verlening geweest van de inhuuropdracht omdat er nog geen nieuwe medewerker was aangenomen. Hierdoor is de totale inhuuropdracht boven de grens van Europees aanbesteden gekomen. Bij de andere opdracht heeft het te maken met een Europese aanbesteding voor de inhuur van personeel die verlaat is gestart, omdat een voorgenomen samenwerking niet gelukt is. De Europese aanbesteding voor deze opdracht is ondertussen gestart. Wel zullen de kosten van 2023 voor een deel leiden tot een rechtmatigheidsfout in het jaar 2023. Het is voor de toekomst zaak om meer grip te hebben op het inkoop- en aanbestedingsprocessen.

Aan de voorkant van een proces moet de dienst/product/levering en de raming over de gehele looptijd duidelijk zijn. Deze formulering en waarde bepalen immers de procedure. Daarnaast zullen de keuzes en motivatie beter vastgelegd moeten worden. Eind 2022 is er een start gemaakt met het verbeteren van het inhuurproces. Hier zijn verschillende maatregelen direct genomen en voor 2023 is een traject in gang gezet voor verdere verbetering. We zetten ook in op meer kennis en kunde bij medewerkers over inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan jaarlijkse workshop voor betrokken medewerkers waar bovenstaande punten behandeld worden. De inkoopadviseur is altijd te raadplegen voor advies. Lasten client jeugd zijn niet tijdig met een andere gemeente verrekend. € 54.400 Bij de controle via een steekproef op jeugd kwam er één dossier aan het ligt waarbij de client in eerste instantie aan gemeente Rhenen toegewezen was. Later bleek dat deze client in verband met het woonplaatsbeginsel bij een andere gemeente hoorde. Dit hebben we zelf geconstateerd, maar de kosten uit 2022 zijn wel verantwoord in 2022. Dit had niet gemoeten aangezien we de gemaakte kosten nog bij de andere gemeente kunnen verhalen. Dit zal in 2023 gaan gebeuren. Voor het woonplaatsbeginsel is 2022 een overgangsjaar geweest waar dit een ingewikkelde toewijzing is geweest.

Bij nieuwe intakes zullen we blijven beoordelen of de kosten inderdaad in gemeente Rhenen horen. Hiermee is de kans op nieuwe fouten niet groot.

Onzekerheden in de jaarstukken Onzekerheid inzake prestatieleveringen Jeugd en WMO € 980.000 De gemeente heeft met zorgaanbieders afspraken gemaakt over de verantwoording van de geleverde zorg. Hierbij hanteert gemeente Rhenen het landelijke controleprotocol. In verband met administratieve lastenverlichting hoeven de zorgaanbieders met een omzet kleiner dan € 125.000 geen gecontroleerde productieverantwoordingen met controleverklaringen aan te leveren. Bij de controle voor de jaarstukken steunt onze accountant op deze gecontroleerde productieverantwoordingen. Bij een omzet van minder dan € 125.000 levert dit per zorgaanbieder een onzekerheid op in onze controle. Daarnaast is het een bewust keuze van ons college om de zorg in te kopen bij lokale en specialistische zorgaanbieders. Dit leidt tot meerdere kleinere zorgaanbieders en dus tot meerdere omzetten kleiner dan het drempelbedrag. De gemeente Rhenen heeft van een aantal zorgaanbieders geen of geen goedkeurende controleverklaring ontvangen. Dit heeft in totaal geleid tot een onzekerheid in de controle van € 980.000. Komend jaar zullen we proberen om meer zekerheden kunnen krijgen door middel van het actiever sturen op verklaringen die nog ontbreken. Daarnaast blijven er altijd leveranciers die geen productieverklaringen hoeven aan te leveren.

Ook zullen we in het proces van de verbijzonderde interne controle door middel van steekproeven de onzekerheid structureel proberen te verminderen. Prestatieleveringen PGB is niet vastgesteld € 142.000 De accountant heeft in verband met leemten in de bedrijfsvoering van het SVB ook een onzekerheid in de PGB-uitgaven opgenomen van € 142.000. Aan deze onzekerheid valt als gemeente weinig te doen en zullen we ook de komende jaren als onzeker gerapporteerd krijgen. Overige aandachtspunten van de accountant Naast de geconstateerde fouten en onzekerheden staan er ook nog andere aandachtspunten in het accountantsverslag. De belangrijkste zullen we hieronder kort toelichten. Verder voorbereiden op de rechtmatigheidsverantwoording van het college die in 2023 van kracht wordt. Op 14 juni 2023 heeft de gemeenteraad een presentatie gehad over de rechtmatigheidsverantwoording 2023. Later dit jaar zullen de benodigde aanpassingen aan de gemeenteraad ter goedkeuring aangeboden worden. Dit is van toepassing voor onder andere de financiële verordening en de controleverordening. Dit alles om klaar te zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Dit wordt opgenomen in de raadsplanning.

De onderhoudsvoorzieningen/egalisatievoorzieningen in lijn brengen met de notitie materiele vaste activa In 2023 zullen we aan de gang gaan met de aanbeveling van de accountant om scherper te zijn op de regels van de notitie materiële vaste activa. Vooral de zichtbare afstemming tussen het saldo van het onderhoudsplan en de hoogte van de voorziening is een aandachtpunt. Actualiseer de nota reserves en voorzieningen De nota reserves en voorzieningen staat op het programma om in 2023 te actualiseren. Hierin zullen we ook expliciet vastleggen hoe om te gaan met budgetoverheveling.

Suppletieaangiften BTW Voor 2023 staan de suppletieaangiften van drie oude jaren (2019-2021) gepland zodat deze volledig afgerond kunnen worden. Wettelijk mogen we vijf jaar naar dato nog de suppletieaangifte verzorgen. Waar mogelijk zullen we ook de suppletieaangifte 2022 gaan doen. Wanneer de oude jaren aangegeven zijn, zullen we streven dat we 1 jaar na dato de suppletieaangifte verzorgen. De afwikkeling van het contract van Optisport In 2023 zullen we afscheid nemen van Optisport als exploitant van ’t Gastland. Hiervoor wordt een finale afrekening gemaakt tussen de uitstaande lening en de opstalvergoeding. De opstalvergoeding zal in het derde kwartaal bepaald worden waarna er afgerekend gaat worden. Hoe nu verder? Wij zullen, gegeven de aanwezige capaciteit in de organisatie, de aandachtspunten vanuit de accountant prioriteren en gefaseerd gaan aanpakken. Direct na de zomer wordt er een bijpraatsessie met de gemeenteraad gepland over de uitkomsten van het accountsverslag, de aanbevelingen en de verbeteracties. Wilt u meer weten? Als u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met Robbert de Jong op telefoonnummer 0317681675.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders,

Hans Boerkamp Portefeuillehouder Financiën 04 juli 2023