Bijlage 3 Raadsvoorstel inhuren van een projectleider voorbereiding Kerntakendiscussie

Bestuurlijk voorstel raad Datum Behandelaar Zaaknummer Portefeuillehouder Besluitvormend orgaan Publicatieniveau Onderwerp

: : : : : : :

30 september 2025 IMT 14249 B. Fintelman gemeenteraad Rhenen Openbaar Inhuren van projectleider voorbereiding Kerntakendiscussie (KTD) (in samenhang met raadsvoorstel inhuur projectleider verbetering P&C)

Voorstel De gemeenteraad besluit: 1.

2. 3. 4.

in te stemmen met het inhuren van de projectleider voorbereiding Kerntakendiscussie (KTD) 1e fase (periode okt 2025 – april 2026) van 6 maanden. Het hiervoor benodigde budget bedraagt € 53.664 In te stemmen met het beschikbaar stellen van een werkbudget van € 30.000 om o.a. een benchmark uit te kunnen voeren. De totale kosten van de voorstellen onder 1 en 2 ad € 83.664 te dekken ten laste van het begrotingsresultaat 2025. De financiële consequenties van dit voorstel te verwerken als wijziging van de begroting 2025.

Inleiding In de Brede Stuurgroep Verbetering Planning & Control (BS P&C) van 27 augustus jl. is gevraagd om vooruitlopend op de inhoudelijke Kerntakendiscussie (KTD) die nà de verkiezingen van maart 2026 gevoerd zal worden, wel dusdanig inzicht in de (financiële) mogelijkheden te krijgen zodat deze gebruikt kunnen worden bij de coalitie-onderhandelen/ en/of opstellen bestuurs-/raadsprogramma. Samenhang met Verbetering Planning & Control (P&C) In de QuickScan Verbetering P&C is aangegeven om via een integrale aanpak te komen tot een verbeterd P&C-instrumentarium; een financieel solide basis; een organisatie die in control is en een duidelijke focus en rolafbakening tussen raad, college en organisatie. Deze samenhang is ook door de BS P&C bevestigd. Inmiddels is voor de doorontwikkeling van de P&C een projectopdracht opgesteld en ligt er ten behoeve van de benodigde capaciteit een raadsvoorstel voor. Daarnaast ligt er dus de vraag vanuit de BS P&C om de voorbereiding KTD tijdig op te pakken. Hoewel dit inhoudelijk verschillende projecten en disciplines zijn willen we beide projecten integraal oppakken door hiervoor een gezamenlijk externe projectleider aan te trekken. Mochten deze disciplines niet in 1 persoon te verenigen zijn, dan zal ten behoeve van de integrale aanpak hiervoor intern via de gekozen projectstructuur zorg worden gedragen.

Kaders  Financieel Perspectief 2026 – 2029 (PPN 2026)  Overall plan van aanpak Kerntakendiscussie/realisatie van voorstellen ombuigingen en structurele verbetering P&C – cyclus en – instrumentarium  QuickScan Verbetering Planning en Control

Beoogd doel Het doel van dit voorstel is om goedkeuring te krijgen voor het inhuren van de tijdelijke projectleider voorbereiding KTD (uiteraard zoals gezegd in samenhang met het voorstel inhuur Verbetering P&C). Met deze inzet wordt beoogd inzicht te krijgen in de wettelijke en niet-wettelijke taken van de gemeenten en de bijbehorende mogelijkheden om op basis daarvan keuzes te maken voor de toekomst van Rhenen. Argumenten 1.1 Voorstellen om extra capaciteit buiten de formatie zullen expliciet aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Conform de besluitvorming bij de Voorjaarsrapportage 2025 (+ collegebesluit 13 mei 2025 inzake inzet personeel niet in loondienst 2e half jaar 2025) is afgesproken dat voorstellen om extra capaciteit buiten de formatie om, aan de gemeenteraad zullen worden voorgelegd. Hierdoor houdt de gemeenteraad grip op de kosten voor externe inhuur, en wordt tevens recht gedaan aan het budgetrecht van de gemeenteraad. 1.2 Intern is er binnen de formatie geen capaciteit beschikbaar Er is binnen de formatie geen (extra/over)capaciteit beschikbaar. Het betreft hier inhoudelijk specifieke capaciteit. Uit onderzoek door de managers is gebleken dat er geen beschikbare ruimte is binnen de huidige teamcapaciteit voor het uitvoeren van de werkzaamheden van deze projectleider.

Daarnaast is door het team P&O onderzocht of er elders in de organisatie capaciteit beschikbaar is die ingezet kan worden voor het uitvoeren van taken van deze projectleider. Dit is niet het geval. 1.3.

Het gebruik maken van een externe projectleider met (inhoudelijke) deskundigheid en ervaring draagt bij aan een efficiënter en effectiever proces. Voor de uitvoering van beide projecten is specifieke deskundigheid vereist die binnen de huidige formatie niet of zeer beperkt aanwezig is. Verder draagt de onafhankelijkheid van een externe projectleider bij aan een efficiënter en effectiever proces en mogelijk andere inzichten. 1.4

De werkzaamheden in fase 1 hebben betrekking op de voorbereiding ten behoeve van de coalitieonderhandelingen en/of opstellen bestuurs-/raadsakkoord Met deze werkzaamheden wordt de informatie voor de gemeenteraad gegenereerd die gebruikt kan worden voor de coalitieonderhandelingen en opstellen bestuurs-/raadsakkoord. Gelet op het startmoment en de verwachte doorlooptijd zal een keuze in de op te leveren informatie gemaakt moeten worden. In fase 2 zal de uitwerking en uitvoering daarvan ter hand genomen worden. De projectleider zal starten met het opstellen van een projectopdracht voor de KTD inclusief opstellen criteria ten behoeve van de benchmark. 2.1 Het voorbereiden van een KTD en het uitvoeren van een benchmark kost geld Ten behoeve van het verkrijgen van informatie die nodig is om inzicht te krijgen in (financiële) mogelijkheden zal een benchmark worden uitgevoerd. Het hiervoor benodigde budget is afhankelijk van vorm, inhoud en reikwijdte. Uitgaande van een gemiddeld wensenpakket bedraagt het budget ca € 28.000. De opdracht voor de benchmark zal in samenspraak met de BS P&C worden opgesteld. Voor overige zaken zoals bv adviesaanvragen, softwaretoepassingen, kosten bijeenkomsten e.d., wordt een budget van € 2.000 gevraagd. 3.1 Op grond van artikel 189 Gemeentewet heeft de raad het budgetrecht.

De gemeenteraad stelt op grond van het budgetrecht financiële middelen beschikbaar en dient in te stemmen met de voorgestelde dekking. Kanttekeningen 1.1 Deze inzet van de projectleider Voorbereiding KTD legt logischerwijs een financiële claim. De financiële consequenties van deze inzet personeel kunnen tot een lager exploitatiesaldo leiden. De geraamde kosten betreffen de voorbereidende werkzaamheden in fase 1. In fase 2 (nà de verkiezingen en coalitieonderhandelingen) zal de uitwerking daarvan plaatsvinden. Hiervoor zal, op basis van de gemaakte afspraken, opnieuw een voorstel aan u worden voorgelegd. 1.2

Zonder deze projectleider zal de voorbereiding van de KTD op korte termijn niet worden gerealiseerd.

Indien er geen extra capaciteit beschikbaar komt, kunnen de aanbevelingen uit de Quick Scan Verbetering Planning en Control en de wensen vanuit de gemeenteraad niet worden gerealiseerd. 1.3 De extra werkzaamheden kunnen niet binnen de bestaande formatie worden opgevangen. Naast de werkzaamheden van de projectleider zal er afhankelijk van de omvang van de opdracht veel capaciteit nodig zijn van het management, de financieel adviseurs, het team Regie en Strategie en de beleidsadviseurs (op taak-/productniveau zal immers bepaald moeten worden welke ruimte beschikbaar is om bestuurlijke keuzes te kunnen maken). Op basis van een globale berekening betreft de extra inzet 2.984 uur (management 144 uur, projectteam 1.800 uur en medewerkers 1.040 uur). Gelet op de werkdruk bij hen is de verwachting reëel dat extra capaciteit nodig is om hun reguliere werkzaamheden op te vangen om op die manier invulling aan deze opdracht te kunnen geven. 2.1 Een benchmark is nodig om een goed onderbouwde KTD te voeren. Zonder vergelijkbare cijfers van andere gemeenten kan geen beoordeling van de financiële en personele inzet van de gemeente Rhenen op de verschillende taken, onderwerpen, projecten, enz. plaatsvinden waaraan wij nu invulling geven. En dat betekent dat er geen goed onderbouwde informatie is om een KTD te voeren.

Aanvullende financiële notities De financiële consequenties van de inzet van de projectleider Voorbereiding KTD bedragen voor de periode 1/10 – 1/4 € 53.664 (26 wk x 16 uur x €129) Deze kosten worden gedekt ten laste van het begrotingsresultaat 2025. Via het voorstel budgetoverheveling bij de jaarstukken wordt het restantbudget 2025 overgeheveld naar 2026. En bij de Voorjaarsrapportage aan de begroting toegevoegd.

Vervolgprocedure De BS P&C en gemeenteraad worden gedurende het project nadrukkelijk betrokken en/of geconsulteerd. Bijlagen Bijlage 1

: Quick scan Verbetering Planning en Control