Bijlage 3 Projectverantwoording O-gen

Cultuur Historische Waarden Kaart (CHWK) Deelnemende gemeenten Rhenen Renswoude, Utrechtse Heuvelrug en Woudenberg.

Stand van Zaken en Afhandeling project, inclusief verslag werkgroep vergadering 13 mei 2020. Renswoude, 19 mei 2020,

Financiële stand van zaken Inleiding Het project is in 2017/2018 vormgegeven in een projectstructuur bestaande uit project aansturing en organisatie door Gebiedscoöperatie O-gen en een inhoudelijke uitvoering door een gespecialiseerd bureau. De vier deelnemende gemeenten leverden ieder een afvaardiging in een werkgroep. De uitvoering kende diverse onderdelen, zoals het opstellen van de Cultuurhistorische waardenkaart, onderverdeeld in een inventarisatiefase, een toekenning van waarde aan de panden en landschappen en het opstellen van beleidshandvatten (‘beleidskaart’) voor de beleidsmatige toepassing van de inhoud en gegevens van de CHWK. Daarnaast was een projectonderdeel het opstellen van een publiekskaart en waren er project coördinatie en ondersteunings-activiteiten gepland. De selectie van het gespecialiseerde bureau is via een aanbestedingstraject verlopen met uiteindelijk twee inschrijvingen. De beoordeling heeft plaatsgevonden door vertegenwoordigers van de vier gemeenten, de provincie en O-gen. Uit de procedure is het Wageningse bureau SB4, met inhoudelijk technische ondersteuning door Nieuwland en ARCX, als winnaar tevoorschijn gekomen. Aan SB4 is door O-gen de opdracht verleend, uitgesplitst in twee deelopdrachten (dd 27-03-2018 en dd 14-06-2018). In totaal besloeg de opdracht de som van € 101.380,-.

Projectbegroting: De oorspronkelijk projectbegroting sloot op € 166.844,-. De dekking van deze kosten bestond uit subsidie van de provincie Utrecht (individueel toegekend aan de vier gemeenten) voor het begrote bedrag van € 77.243,- en de eigen bijdragen van de vier gemeenten ter grootte van in totaal € 89.601,-. Voor de onderlinge verdeling van de kosten zijn de gemeenten een verdeelsleutel overeengekomen (afgerond: Renswoude: 18.% ; Rhenen: 29 %; Utrechtse Heuvelrug: 28 %; Woudenberg: 26%). De oorspronkelijke begroting bestond uit de onderdelen : I. opstellen CHWK, met hoofdonderdelen inventarisatie, waardestelling en beleidsbepaling, onderdeel hiervan was ook het opstellen van aanvullende beschrijvingen na beschikbaar komen van de concept kaart. II. ontwikkelen publiekskaart III. projectcoördinatie, - organisatie en -administratie Tevens werd van de deelnemende gemeenten een bijdrage aan het O-gen ontwikkelingsfonds gevraagd.

Ontwikkelingen per mei 2020 en gevolgen voor de begroting en uitvoering In mei 2020, nadat het project diverse vertragingen had opgelopen, mede vanwege corona en de opheffing van de werkorganisatie van O-gen, heeft de projectgroep besloten enkele aanpassingen te maken aan het projectplan. Dit betrof: - het opstellen van de publiekskaart uit te stellen tot nader orde en geen onderdeel meer te laten uitmaken van deze projectfase. - de opdrachtverlening van het projectonderdeel ‘aanvullende beschrijvingen’ uit de begroting te halen en deze te laten plaatsvinden door de individuele gemeenten, Hierop is de projectbegroting aangepast door deze twee onderdelen uit de begroting te halen en een nieuw overzicht op te stellen (‘herziening mei 2020’): Begroting CHWK project onderdelen CHWK incl Beleidskaart

oorspronkelijk uitsplitsing Inhuur SB4 onderdelen

herziening mei 2020 bedrag

bedrag uitsplitsing werkzaamheden SB4: inventarisatie 44.020 waardestelling 8.320 beleidsvorming 15.820 algemeen 6.320 (web-)GIS 7.500 additionele beschrijving 19.400

44.020 8.320 15.820 6.320 7.500 direct door gemeente

sub-totaal Proces Consultatie beleidskaart

101.380 15.000 4.000

Publiekskaart

Verkenning Vervaardiging

3.000 vervalt in deze projectfase 15.000 vervalt in deze projectfase

Coördinatie

Overall projectleiding Out of pocket kosten

9.806 6.300

9.806 6.300

Ontwikkelfonds O-gen

12.358

12.358

excl BTW

166.844

129.444

TOTAAL

81.980 15.000 4.000

In deze nieuwe opstelling sluit de begroting op het bedrag van € 129.444,-. De dekking van de kosten is voorzien als volgt: INKOMSTEN provincie Utrecht (4 beschikkingen) gemeente Renswoude Rhenen Utrechtse Heuvelrug Woudenberg totaal

oorspronkelijk 77.243 16.146 25.749 24.664 23.043 166.844

mei-20 58.549 12.776 20.377 19.519 18.236 129.457

De uitsplitsing van de provincie Utrecht subsidiebijdrage over de vier gemeenten in de mei 2020 begroting is als volgt : Provincie utrecht beschikking uitgesplitst over de vier gemeenten:( situatie mei 2020) Renswoude € Rhenen € Utrechtse Heuvelrug € Woudenberg € €

10.549 16.825 16.117 15.057 58.549

€

58.549

Voor alle duidelijkheid: de bijdrage van de gemeente aan dit project bestaat uit een gedeelte waarvoor de gemeente subsidie heeft ontvangen van de provincie en een gedeelte ‘eigen bijdrage’, In de nieuwe opzet voor mei 2020 wordt dit per gemeente dan: Renswoude Rhenen Utrechtse Heuvelrug Woudenberg

: € 10.549,- (subsidiedeel) + € 12.776,- = € 23.325,: € 16.825,- (subsidiedeel) + € 20.377,- = € 37.202,: € 16.117,- (subsidiedeel) + € 19.519,- = € 35.636,: € 15.057,- (subsidiedeel) + € 18.236,- = € 33.293,-

Daarbovenop komt de uitvoering en financiering van de “aanvullende beschrijvingen” (zie hieronder): Aanvullende beschrijvingen. De opdrachtverlening hiervoor geschiedt door iedere gemeente afzonderlijk aan SB4. De volgende opstelling is overeengekomen (financieel): Aanvulende beschrijvingen

subsidie prov. Utrecht (totaal) Renswoude Renswoude aanvulling Rhenen Rhenen aanvulling Utrechtse Heuvelrug Utrechtse Heuvelrug aanvulling Woudenberg Woudenberg aanvulling Totaal

€ €

9.700 1.746

€

2.784

€

2.678

€

2.493

€

€ 19.400 €

€

178 6.022

€

296 2.465 8.961 € 28.361 totale opdrachtsom

Totaal overzicht aanvullende beschrijvingen (inhoudelijk en financieel): Renswoude beschikbaar/ budget wens € 3.492 2

prijs Bebouwing 1. eenvoudige beschrijving 2. eenvoudige redengevende beschrijving 3. redengevende beschrijving 4. uitgebreide redengevende beschrijving Landschap A. eenvoudige beschrijving B. redengevende beschrijving Eenmalige projectkosten (per gemeente)

€ € € €

360 450 630 810

€ € €

360 810 250

Rhenen beschikbaar/ budget wens € 5.568 35

keuze

keuze

Woudenberg beschikbaar/ budget wens € 4.985 16

totaal keuze

15 16 2 5

TOTAAL

keuze

Utrechtse Heuvelrug beschikbaar/ budget wens € 5.354 42

13 1

0

0

5

€

€ 250

1 € 250

€ 250

€ 250

3.670

€ 11.590

€ 5.650

€ 7.450

€ 28.360

Verduidelijking subsidie provincie Utrecht: Ter controle kan gemeld worden dat de oorspronkelijk beoogde subsidie van € 77.243,- in de nieuwe opstelling is opgedeeld in projectuitvoering: € 58.549,-, daarboven op ‘aanvullende beschrijvingen’: € 9.700,-, en het (niet uitgevoerde) onderdeel publiekskaart (50% van begrote 18.000): € 9.000,-, hetgeen opgeteld uitkomt op het oorspronkelijke bedrag van € 77.249,- (€ 6,- verschil door afronding). De feitelijke toekenning van de subsidie aan de vier gemeenten is gedaan zonder toekenning van het onderdeel publiekskaart. Hiervoor dient op een later stadium een aparte subsidie aanvraag te worden ingediend door de gemeenten.

Financiële voortgang en afhandeling met O-gen Werkelijke kosten in vergelijking met begroting (van mei 2020) uitgaven 2017 t/m mei 2020 : CHWK herziening mei 2020

project onderdelen CHWK incl. Beleidskaart

uitsplitsing

bedrag

Inhuur SB4 (inventarisatie) (waardestelling) (beleidsvorming) (algemeen) web -GIS Aanvullende beschrijvingen

44.020 8.320 15.820 6.320 7.500 Vervalt in deze opstelling ; direct door gemeente

Totaal werkzaamheden SB4 : Proces Consultatie beleidskaart Publiekskaart

Verkenning Vervaardiging

Coördinatie

Overall projectleiding Out of pocket kosten Ontwikkelfonds O-gen

TOTAAL

werkelijke uitgaven / verplichtingen t/m 15 mei 2020

excl BTW

-

-

81.980 15.000 4.000

81.980 15.000 4.000

vervalt in deze projectfase vervalt in deze projectfase

9.806

9.806

6.300

6.300

12.358

12.358*

129.444

129.444

* De uitgaven ten laste van het reguliere budget zijn volledig opgebruikt. Het budget voor O-gen ontwikkelfonds is/ zal worden ingezet voor de extra uren van O-gen en de nazorg te verrichten door SB4 (bij het wegvallen van O-gen). Hiermee is het volledige budget voor de begrote uitvoeringsactiviteiten opgebruikt.

Financiering en bevoorschotting door gemeenten (kasritme) Er is twee maal een bevoorschottingsverzoek uitgegaan van O-gen aan de gemeenten. Overzicht kosten in relatie tot bevoorschotting: Renswoude Totale projectkosten Ten laste van gemeente Bevoorschotting 1 Bevoorschotting 2 Totaal bevoorschotting Resteert bij afrekening met O-gen

Rhenen

Utrechtse Heuvelrug € 129.444,-

Woudenberg

Totaal 129.444,-

23.326,-

37.202,-

35.636,-

33.293,-

129.444,-

15.033 9.229 24.262,-

23.975 14.716 38.691,-

22.960 8.000 30.960,-

21.456 13.170 34.626,-

83.424 45.115 128.539,-

- 936,- (te ontvangen)

- 1.489,- (te ontvangen)

+ 4.676,- (te betalen)

- 1.333,- (te ontvangen

+ 918,-

De totale projectuitgaven bedraagt € 129.444,-. Dit is overeenkomstig de begroting van mei 2020. Totaal is door O-gen ontvangen aan voorschotbetalingen het bedrag van € 128.539,-. Dit betekent dat bij afrekening resteert een nog door O-gen te ontvangen bedrag van € 918,-. Omdat bevoorschotting niet door alle gemeente op dezelfde wijze heeft plaatsgevonden, is de afrekening met te verschillende gemeenten verschillend. De gemeenten Renswoude , Rhenen en Woudenberg ontvangen een bedrag terug van O-gen (respectievelijk € 936,-; € 1.489,-, en € 1.333,-), terwijl de gemeente Utrechtse Heuvelrug nog een bedrag dient te betalen van € 4.676,-. Netto betekent de verrekening met de gemeenten dat O-gen nog € 918,- ontvangt. Het projectonderdeel ‘aanvullende beschrijvingen’ staat hierbuiten. Dit dient nog apart te worden uitgevoerd in opdracht van, en bekostigd door, de gemeenten.

Inhoudelijke voortgang project (mede n.a.v. uitkomsten werkgroepvergadering 13 mei 2020). Voor het inhoudelijk gedeelte wordt verwezen naar het document opgesteld door SB4. Dit kan ook dienst doen als verantwoording voor de inhoudelijke uitvoering. Voortgang / afronding projectonderdelen (verwezen wordt naar de stukken voor de werkgroepvergadering van 13 mei 2020). 1. Oplevering GIS kaart, gebruik en hosting. Rhenen en Utrechtse Heuvelrug hebben nog vragen over de presentatie van de GIS kaart op hun eigen systemen. Omdat ook de provincie dit systeem gebruikt, biedt Rianne aan hierin te coördineren. Ook kan SB4 / Nieuwland tot op zekere hoogte de gemeente van advies dienen. Met uitzondering van Renswoude, gaan de gemeenten de kaart in een eigen web omgeving presenteren. Renswoude laat de kaart vooralsnog voor dit jaar bij Nieuwland staan. (NB. Renswoude dient contact op te nemen met Nieuwland voor de afwikkeling).

2. Beleidskaart. De in maart 2020, door SB4 aan de gemeenten toegezonden documentatie en handvaten zijn voldoende. Dit projectonderdeel kan als afgerond worden beschouwd. Enkele gemeenten zullen de kaart ter kennisgeving toesturen aan de Raad. Beleidsimplementatie vindt plaats in het Omgevingswet spoor.

3. De waardenkaart. Met name uit Rhenen zijn hierover vragen n.a.v. opmerkingen van de gemeentelijke monumentencie. Het betreft hierbij ook nieuw ter beschikking gekomen kennis. Op grond van de uitgangspunten van het project is bij het opstellen van de CHWK uitgegaan van publiek beschikbare kennis in de geëigende bronnen. Het is in een vervolg project mogelijk om hierop verder in detail in te gaan. SB4 kan assisteren bij de reactie op de ingekomen vragen.

4. Publiekskaart De publiekskaart wordt uit deze projectfase geschrapt.

5. Doorlooptijd. Voorgesteld wordt de doorlooptijd te stellen op 31 december 2021. Dit mede vanwege de onduidelijkheid m.b.t. de coronamaatregelen en de effecten hiervan op de uitoefening van het onderdeel aanvullende beschrijvingen. Deze aanvraag moeten de gemeenten bij de provincie indienen. Het is aanbevelenswaardig om hiervoor contact met Rianne te zoeken voor de juiste procesgang.

6. Aanvullende beschrijvingen.

Vanwege het wegvallen van O-gen wordt besloten de opdracht voor het uitvoeren van de aanvullende beschrijvingen bij de individuele gemeenten te leggen. In de opdracht van O-gen aan SB4 is wel reeds opgenomen de uitvoering voor dit onderdeel. Dit dient nu uit de opdracht gehaald te worden. De gemeenten hebben opgave van de gewenste ‘aanvullende beschrijvingen’ gedaan, inclusief de beschrijvingen welke hier nog bovenop komen (bij Rhenen en Woudenberg). De opdracht voor uitvoering dient te worden geformaliseerd tussen gemeenten en SB4. SB4 neemt hiertoe het voortouw. O-gen zal dit onderdeel, in overleg met SB4, uit de oorspronkelijke opdracht aan SB4 halen. De projectleider O-gen zal de financiële omgeving in beeld brengen en presenteren aan de gemeenten. 7. Afsluitingsmoment. In verband met corona is het moeilijk om hier iets zinnigs over te zeggen op dit moment. Projectleider meldt dat ook hij O-gen per 1 juni verlaat. En dat de eindafrekening voor wat betreft de O-gen betrokkenheid zal worden opgemaakt.