Bijlage 3 - Handreiking-tenderkostenvergoeding-oktober2018

Handreiking Tenderkostenvergoeding Oktober 2018

Beter Aanbesteden – Regioteam Noord-West Team Handreiking tenderkostenvergoeding: Wouter Ganzinga (K_Dekker bouw & infra), Meriam de Koning (MKB-INFRA, CUMELA), Jordan van Wijk (AevesBenefit)

Inhoud 1. Inleiding

4

2. Achtergrond

5

3. Wettelijke grondslagen tenderkostenvergoeding

6

4. Andere kostenbeperkende maatregelen

8

5. Inbedding in het beleid en de aanbestedingspraktijk

9

6. Uitgangspunten bij toepassing van de tenderkostenvergoeding

10

7. Bepalen van hoogte vergoeding

13

8. Afsluiting

17

1. Inleiding De Handreiking Tenderkostenvergoeding, hierna te noemen ‘handreiking’ is ontstaan uit het traject “Beter Aanbesteden”. Beter Aanbesteden is een initiatief van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en heeft in februari 2018 geleid tot de actieagenda Beter Aanbesteden. Uit de praktijk is gebleken dat de inkoop van diensten, werken en leveringen professioneler (slimmer, beter en makkelijker) kan, zowel voor ondernemers als overheden. Binnen Beter Aanbesteden worden door vertegenwoordigers van bedrijfsleven en overheid verbeterpunten geïdentificeerd, voorbeelden verzameld en vernieuwende werkwijzen gedeeld. In de actieagenda Beter Aanbesteden is het opstellen van de handreiking tenderkostenvergoeding als actiepunt 14 onder thema 7 gedefinieerd. Het doel van deze handreiking is handvatten bieden voor toepassen van tenderkostenvergoeding. Het onderwerp verdient meer aandacht en een bewustere benadering. Met deze handreiking wordt beoogd het onderwerp tenderkostenvergoeding meer in te bedden in het aanbestedingsproces. Naast de al bestaande wettelijke regels over inschrijfkosten in de Gids Proportionaliteit (GP), is deze handreiking met name bedoeld om aanbestedende diensten te helpen met het daadwerkelijk opstellen van een tenderkostenregeling. Deze kan worden vastgelegd in het eigen aanbestedingsbeleid.

Er is in deze handreiking gekozen voor de term tenderkostenvergoeding, waarbij ‘tender’ staat voor ‘aanbesteding’. In volgende hoofdstuk wordt allereerst kort enige achtergrond bij de discussie rond tenderkosten geschetst, waarna ook de wettelijke uitgangspunten worden aangehaald. Vervolgens worden aanknopingspunten geboden bij het afwegingsproces rond proportionele toerekening en vergoeding van tenderkosten. Ook is een aantal praktijkvoorbeelden toegevoegd. Vooraf wordt gesteld dat de voorbeelden en citaten die zijn opgenomen in deze handreiking uit de dagelijkse aanbestedingspraktijk afkomstig zijn en die dienen als denkrichting.

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 4

2. Achtergrond Elke aanbesteding (zowel in de private als publieke sector) neemt voor partijen die willen meedingen naar een opdracht of overeenkomst een ondernemersrisico met zich mee. Daarbij worden kosten gemaakt voor het opstellen van een offerte. Er is altijd een afweging te maken door de ondernemer tussen de kans dat de aanbesteding wordt gewonnen en de benodigde investering in het aanbestedingsproces. Deze offertekosten behoeven in beginsel niet te worden vergoed door de aanbestedende dienst. Sommige aanbestedingen brengen relatief veel kosten en/of inspanning met zich mee. Hierbij valt te denken aan: • Aanbestedingen voor grote/complexe projecten zoals infrastructurele werken; • Architectendiensten; • Media campagnes (met bijvoorbeeld uitwerking casuïstiek en/of deelcampagne); • ICT projecten waarbij sprake is van uitwerking van ontwerpen of demo’s; • Het maken van samples, maquettes, proefopstellingen; • Uitgebreide casuïstiek, waaronder het opstellen van plannen, ook met het oog op het realiseren van allerlei maatschappelijke doeleinden. Naarmate de gevraagde inzet van de ondernemer groter is ten opzichte van de omvang van de opdracht en de kans deze te winnen, dient de vraag zich nadrukkelijker aan, of een tenderkostenvergoeding redelijk zou zijn en zo ja, wat de hoogte hiervan zou moeten zijn. Aanbestedende diensten gaan wisselend met dit onderwerp om.

Waar de één binnen een aanbestedingsprocedure wel een vergoeding verstrekt aan afgevallen partijen, doet een andere aanbestedende dienst dat in mindere mate of niet. De vraag is of dit altijd een bewuste keuze is. Als er al beleid is op dit gebied is dit veelal globaal. Uit het traject Beter Aanbesteden is gebleken dat er vanuit de ondernemerskant ontevredenheid is over de wijze waarop aanbestedende diensten met het vergoedingenvraagstuk omgaan. Dit kan ertoe leiden, dat ondernemers steeds minder geneigd zijn op tenders in te schrijven, waarbij hoge kosten gemaakt moeten worden. Daarmee krijgen aanbestedende diensten minder, suboptimale of helemaal geen aanbiedingen. Zonder alles geheel te willen dichttimmeren, wordt in dit document voor zowel ondernemers als aanbestedende diensten een kader aangereikt om op een meer gefundeerde, eenduidige en inzichtelijke wijze om te gaan met tenderkostenvergoedingen bij (deelname aan) aanbestedingen. Deze handreiking heeft tot doel meer duidelijkheid te bieden over de gevallen waarin een vergoeding aan de orde zou kunnen zijn, maar soms ook gewoon conform de regelgeving behoort te zijn, en wat in voorkomend geval de hoogte van de vergoeding dan zou moeten zijn. Daarmee wordt automatisch ook meer duidelijkheid gegeven over gevallen waarin een vergoeding minder noodzakelijk is.

Dit laat onverlet dat feitelijke toekenning van een vergoeding maatwerk blijft.

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 5

3. Wettelijke grondslagen tenderkostenvergoeding Voor het hanteren van een tenderkostenvergoeding bestaan wettelijke grondslagen, te weten; 1) De Aanbestedingswet (artikel 1.10); 2) De Gids Proportionaliteit (par. 3.5.5 en par. 3.8- voorschrift 3.8). Ad 1) In artikel 1.10 van de Aanbestedingswet wordt aangegeven, dat een aanbesteder bij de voorbereiding van zijn overheidsopdracht in elk geval acht moet slaan op een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving:

Artikel 1.10 AW: 1 Een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf stelt bij de voorbereiding van en het tot stand brengen van een overheidsopdracht, een speciale-sectoropdracht of een concessieopdracht of het uitschrijven van een prijsvraag uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers en de inschrijvingen die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. 2 Bij de toepassing van het eerste lid slaat de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf, voor zover van toepassing, in ieder geval acht op: a. het al of niet samenvoegen van opdrachten; b. de uitsluitingsgronden; c. de inhoud van de geschiktheidseisen; d. het aantal te stellen geschiktheidseisen; e. de te stellen termijnen; f. de gunningscriteria; g. een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving; h. de voorwaarden van de overeenkomst.

Ad 2) In de Gids Proportionaliteit wordt een vergoeding benoemd in paragraaf 3.5.5 en Voorschrift 3.8 (onder paragraaf 3.8): Gids Proportionaliteit: a) paragraaf 3.5.5 (m.b.t. het onderwerp gunningscriteria) waar in dit verband staat: “Afstemming op de opdracht is dan ook logisch. Zo dient bijvoorbeeld objectief en tegen voorafgaande heldere criteria de gewenste mate van uitwerking van een plan van aanpak te worden gevraagd. Hierbij dient de inspanning die dit vraagt van elke inschrijver in acht te worden genomen; bij extreme eisen in het kader van een inschrijving kan een tenderkostenvergoeding beschikbaar worden gesteld.”; b) als ook in Voorschrift 3.8 (m.b.t. het onderwerp inschrijfkosten), dat luidt: “De aanbesteden de dienst biedt een vergoeding aan wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen. Zoals een aanbestedende dienst

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 6

kosten moet maken voor het in de markt zetten van een opdracht, moeten de inschrijvers/ gegadigden kosten maken voor de daadwerkelijke inschrijving. Het is van belang deze kosten niet onnodig te laten oplopen en ook niet door heel veel inschrijvers tegelijk te laten maken. Wanneer het onvermijdelijk is dat er verhoudingsgewijs aanzienlijke kosten (denk aan visiepresentaties, maquettes en modellen, schetsen of (constructie-)doorberekening) per inschrijving gemaakt moeten worden, is het proportioneel een inschrijver daarvoor een vergoeding te geven.”

Beginnend met laatstgenoemd voorschrift (GP) is een tenderkostenvergoeding daarmee in elk geval dus al - verplicht - aan de orde, wanneer een deel van de te plaatsen opdracht in de aanbestedingsfase al moet worden uitgevoerd. Een tenderkostenvergoeding wordt volgens de Gids Proportionaliteit proportioneel gevonden wanneer een zodanig forse inspanning per inschrijving wordt verlangd, dat deze feitelijk niet meer in verhouding staat tot de omvang van de onderhavige opdracht. Hoofdregel volgens het wettelijke proportionaliteitsbeginsel blijft, dat een aanbesteder bij elke overheidsopdracht alert moet zijn op de kosten die potentiële gegadigden in relatie tot een inschrijving moeten maken. In dat verband zou bijvoorbeeld ook rekenschap gegeven moeten worden van het feit dat inschrijvers soms aanzienlijke (schets)ontwerpen of berekeningen moeten maken of zelf onderzoeken moeten doen, zonder dat deze op de keper beschouwd deel uit zullen gaan maken van de uiteindelijke inschrijving of opdracht, maar eenvoudigweg noodzakelijk zijn om tot een verantwoorde prijsaanbieding te kunnen komen. Uit gedeelde ervaringen in het traject Beter Aanbesteden blijkt dat zowel bij de markt als de aanbestedende diensten, onbekendheid is met de regelgeving op dit gebied én behoefte is aan concrete, uniforme handvatten voor de uitvoering van de regels.

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 7

4. Andere kostenbeperkende maatregelen Naast de tenderkostenvergoeding zijn er diverse maatregelen die de administratieve lasten en kosten voor zowel de inschrijvende partij, als ook de aanbestedende dienst zelf kunnen beperken. Sterker nog, in eerste instantie dienen deze maatregelen om de behoefte aan de inzet van een tenderkostenvergoeding zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. De Gids Proportionaliteit geeft hiervoor ook al de nodige aanknopingspunten. Enkele, op zichzelf staande voorbeelden van kostenbeperkende maatregelen zijn: 1) De procedure: met de gekozen procedure (openbaar, niet-openbaar, anders) heeft de aanbestedende dienst invloed op het aantal gegadigden en de looptijd van de aanbesteding; 2) De contractvorm/-voorwaarden: de contractvoorwaarden zijn bepalend voor de verdeling van verantwoordelijkheden (en daarmee samenhangende aansprakelijkheid). Dit kan van invloed zijn op de te verrichten inspanning door de inschrijvers in de aanbestedingsfase.

Denk bijvoorbeeld aan geïntegreerde contractvormen; 3) (meer) Standaardisatie van uitvragen, contracten, inschrijfbescheiden: wanneer een uitvraag met bijbehorende documenten iedere keer weer anders is, kost het doorgronden hiervan extra tijd en dus geld; 4) De (sub)gunningscriteria: hierbij valt enerzijds te denken aan het durven kiezen voor laagste prijs (LP) daar waar weinig te onderscheiden valt op kwaliteitsaspecten. Anderzijds kan bij beste prijs kwaliteitverhouding (BPKV) worden gedacht aan een zorgvuldige afweging van de gewenste mate van inspanning van potentiële inschrijvers. Gelet op de aard van het project moet niet meer gevraagd worden dan noodzakelijk is. En, van een iets andere orde, 5) Nadenken over en/of voorzien in de aanwezigheid van een zogenoemde wachtkamerbepaling voor het geval (1 van de) gegunde partij(en) alsnog wegvalt. Daarmee kunnen kosten voor een nieuwe aanbestedingsprocedure met bijbehorende offertes zowel aan de kant van aanbestedende diensten als aan de kant van ondernemers bespaard worden. In deze situatie kan, afhankelijk van de belasting van de inschrijver(s) die in deze wachtkamer zitten (bijvoorbeeld het reserveren of gereed houden van mensen of middelen), nog overwogen worden om een wachtvergoeding toe te kennen, hetgeen iets anders is dan de tenderkostenvergoeding.

Daarbij speelt de vraag of niet onevenredig veel van de wachtkamerpartij(en) wordt verwacht.

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 8

5. Inbedding in het beleid en de aanbestedingspraktijk Uit het traject Beter Aanbesteden is naar voren gekomen dat in elk geval van belang is dat er bewustwording en meer acceptatie komt voor hantering van (gedeeltelijke) vergoeding van de tenderkosten bij ondernemers door de aanbestedende dienst. 1) Een sterke aanbeveling is om in het inkoopbeleid en/of het inkoopactieplan aandacht te besteden aan tenderkostenvergoeding. Hierin zou minimaal een proces of afwegingskader moeten zijn opgesteld voor toepassing ervan. Ter ondersteuning van dit afwegingsproces kan deze handreiking een rol spelen; 2) Een opvolgende aanbeveling is dat bij elke aanbesteding het onderwerp ‘tenderkosten vergoeding’ als aandachtspunt/actiepunt op de agenda moet staan zodat hier bewust en tijdig een keuze in wordt gemaakt; 3) Bij toepassing van tenderkostenvergoedingen dienen deze ook te worden gebudgetteerd. Het verdient aanbeveling dat het toepassen van tenderkostenvergoeding binnen de aanbestedingspraktijk zelf, (lees ‘van binnenuit’), op juiste wijze wordt opgepakt.

Voorbeeld Notitie tenderkostenvergoeding De vakgroep contractmanagement van een aanbestedende dienst is gekomen tot de ‘Notitie Tenderkostenvergoeding’. Dit kan –met inachtneming van de wettelijke verplichtingen rond tenderkosten- als voorbeeld dienen voor een proces- en beleidsmatige aanpak van dit onderwerp. De kern van de betreffende notitie is als volgt geciteerd: “Inkoop over proces vaststellen van vergoeding van tenderkosten: 1) Vergoeding van tenderkosten is maatwerk 2) Overleg het mogelijk geven van een vergoeding altijd met de inkoopadviseur. 3) De inkoopadviseur overlegt de vergoeding met een collega-adviseur(s) in een collegiale toetsing Afspraken: • Het projectteam bepaalt welke inspanning van inschrijvers wordt gevraagd voor het maken van een aanbieding. • Een kostendeskundige bepaalt vóór aanbesteding wat de geraamde opdrachtsom en de geraamde tenderkosten zijn. • De contractmanager bespreekt met de inkoopadviseur of een vergoeding van tenderkosten nodig is en welk bedrag. • Inkoop houdt centraal bij wat de opdrachtsom en de toegekende vergoeding is.”

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 9

6. Uitgangspunten bij toepassing van de tenderkostenvergoeding Toekenning van een tenderkostenvergoeding is een proportionaliteitsvraagstuk. Naast de wettelijke grondslagen (als genoemd in hoofdstuk 3) spelen de volgende aspecten in elk geval een rol bij de praktische afwegingen en toekenning van tenderkostenvergoeding: 1) Geen vergoeding bij laagste prijs: voor laagste prijs aanbestedingen geldt dat er geen sprake zal zijn van een tenderkostenvergoeding; 2) Geen vergoeding bij reguliere aanbesteding: wanneer geen sprake is van een extreme inspanning in het kader van de EMVI (BPKV), maar van een normale inspanning (bijvoorbeeld op basis van een standaard uitvraag/bestek) en ook geen sprake is van uitvoering van een gedeelte van de geplaatste opdracht om de inschrijving te kunnen indienen, zal er geen sprake zijn van een tenderkostenvergoeding; 3) Alleen vergoeding voor geldige inschrijvingen: er wordt alleen een tenderkostenvergoeding toegekend aan geldige inschrijvers, met uitzondering van de winnaar. De winnaar wordt geacht de tenderkosten in zijn inschrijving te hebben opgenomen; 4) Nadenken over beperking in aantal vergoedingen: bij het volgen van openbare aanbestedingen kan een restrictie worden aangebracht op het aantal inschrijvers dat een tenderkostenvergoe ding krijgt.

Op basis van bijvoorbeeld het behalen van een drempelscore bij EMVI (BPKV aan bestedingen (bijvoorbeeld een 6 of 7 bij een schaal van 0 - 10) of een beperkt aantal spelers op basis van rangorde (de nummers 2 tot en met 4); 5) Geen volledige vergoeding van gemaakte kosten: de term tenderkostenvergoeding wekt wellicht (en dan ten onrechte) de indruk dat álle kosten van de inschrijvende partij vergoed zouden worden. De vergoeding is vooral bedoeld om tegemoet te komen in de gemaakte kosten voor het uitwerken van de kwaliteitscriteria en dekt daarmee niet alle kosten die ondernemers maken; 6) Ook vergoeding bij intrekking aanbesteding/ mislukte aanbesteding: indien sprake is van intrekking van een aanbesteding met een afgesproken tenderkostenvergoeding, is de sterke aanbeveling om evengoed de betreffende tenderkostenvergoeding te verstrekken als er is ingeschreven. De inspanning is immers wel gedaan door de inschrijvende partijen. Dit geldt eveneens bij intrekking van een aanbesteding, waarbij de inschrijvingen nog niet gedaan zijn, maar op basis van o.a. de timing verwacht kan worden dat er al een grote inspanning is verricht door inschrijvers. Hieronder dient begrepen te worden: onverwacht niet gunnen i.v.m. alsnog blijkend ontoereikend budget of andere niet aan inschrijvers verwijtbare oorzaken.

De daad werkelijke hoogte van de vergoeding in geval van mislukking van de aanbesteding, zonder dat intrekking aan ondernemers te wijten is, vormt apart punt van aandacht. Alle kosten worden in dat geval namelijk ten onrechte door bovendien iedere ondernemer gemaakt. Heroverweging is ook gewenst in de situatie dat bij een aanbesteding helemaal geen tender kostenvergoeding van te voren was afgesproken. Wanneer - om niet aan inschrijvers verwijtbare oorzaken - zo’n aanbesteding alsnog wordt ingetrokken, is het alsnog naar redelijkheid en billijkheid vergoeden van kosten punt van aandacht.

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 10

Ad 4) Noot beperking in aantal vergoedingen Het stellen van een beperking is in die zin arbitrair nu partijen die buiten de boot vallen door deze methode niet perse minder inspanning hebben verricht, hetgeen op gespannen voet met het gelijkheidsbeginsel kan komen te staan. Daartegenover houdt het de kosten voor de aanbesteder beheersbaar. Overigens wordt de beheersbaarheid van kosten op voorhand al bepaald door de proportionele keuze van de procedure. Ook een vast budget ten behoeve van de vergoeding zorgt voor beheersbaarheid, maar kan weer botsen met het proportionaliteitsbeginsel, nu bij een groot aantal inschrijvers een beperkte vergoeding zich niet kan verhouden tot de daadwerkelijk gemaakte kosten. Transparantie vooraf is hoe dan ook wenselijk.

Schematisch kan het volgende algemene afwegingskader worden gehanteerd om te bepalen of er sprake dient te zijn van toekenning van een tenderkostenvergoeding. Eerst wordt gekeken of er sprake is van een situatie zoals aangegeven in de eerste kolom (“Verplicht”), daarna in de tweede kolom (“Sterk geadviseerd”) en pas daarna naar de derde kolom (“Doorgaans niet benodigd”). Dat betekent dat als er sprake is van een laagste prijs aanbesteding, maar om een offerte te kunnen indienen een zeer grote inspanning benodigd is, er nog steeds sprake kan zijn van toepassing van een tenderkostenvergoeding. Verplicht

Sterk geadviseerd

Doorgaans niet benodigd

Er is sprake van extreme inspanning in het kader van de EMVI (BPKV)

Er is sprake van een aanbesteding met aanzienlijke inspanning in het kader van de EMVI (BPKV)

Er is sprake van een reguliere aanbesteding met een normale inspanning (bijvoorbeeld op basis van een standaard uitvraag of bestek)

Er is sprake van uitvoering van een gedeelte van de geplaatste opdracht om de inschrijving te kunnen indienen

Er is sprake van een aanbesteding waarbij het maken van een (schets) ontwerp of berekening weliswaar geen expliciet onderdeel is van de geplaatste opdracht*, maar wel nodig voor een verantwoorde calculatie bij inschrijving

Er is sprake van toepassing van laagste prijs

Er is sprake van een aanbesteding met toepassing van geïntegreerde contractvorm voor de uitvoering van de opdracht

Er is sprake van een aanbesteding met toepassing traditionele contractvorm voor de uitvoering van de opdracht

Er is sprake van een inspanning in een minder gangbare en langlopende en/of complexe aanbestedingsprocedure**

Er is sprake van de volgende specifieke situatie: - Een ongeldige inschrijving; - Vallend buiten de score of rangorde die in aanmerking komt bij openbare aanbesteding; - De winnaar

Er is sprake van een ingetrokken of mislukte aanbesteding *) voor prijsvorming noodzakelijk te maken ontwerp/berekening wordt hierbij niet bij inschrijving ingediend. **) denk bij procedures aan: concurrentiegerichte dialoog, mededingingsprocedure, innovatiepartnerschap.

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 11

Mogelijke effecten van het onterecht niet of onjuist toepassen tenderkostenvergoeding Het niet of niet op juiste wijze toepassen van een tenderkostenvergoeding binnen de aanbestedingspraktijk kan op middellange en langere termijn leiden tot voor aanbestedende diensten onwenselijke effecten. Het gaat met name om de situatie waarbij er geen tenderkostenvergoeding wordt toegekend, waar dit feitelijk wel benodigd of gerechtvaardigd was geweest. De exacte effecten zijn uiteraard branche, product/ dienst specifiek. De voornaamste mogelijk te verwachten effecten zijn (niet limitatief): 1) Het animo om in te schrijven bij de markt slinkt of verdwijnt zelfs helemaal (zeker in een hoogconjunctuur) waardoor aanbestedingen mislukken en uit te voeren projecten vertraging oplopen. Bij een laagconjunctuur kan door onder andere het verstrekken van vergoedingen en toepassen van andere kostenbesparende maatregelen voorkomen worden dat partijen in de moeilijkheden komen; 2) Het creëren van een ongelijk speelveld waardoor niet het maximale uit de aanbesteding wordt gehaald: alleen grotere partijen (met grotere budgetten) kunnen nog meedingen; 3) Het afnemen van de kwaliteit van inschrijvingen als partijen minder tijd (kunnen) besteden aan aanbestedingen zonder vergoeding.

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 12

7. Bepalen van hoogte vergoeding In geval van toekenning van een tenderkostenvergoeding rijst vervolgens de vraag hoe hoog de vergoeding moet zijn. Het concrete antwoord hierop is situatie en branche specifiek. Daarom valt op deze vraag geen algemeen passend antwoord te geven. Wel zijn er pijlers die algemeen van belang zijn voor de bepaling van de hoogte van de tenderkostenvergoeding. De belangrijkste pijlers die meespelen bij het bepalen van de hoogte van de tenderkostenvergoeding zijn: 1) De mate waarin een (bovengemiddelde) inspanning wordt gevraagd aan inschrijvers tijdens het aanbestedingsproces, waaronder bijvoorbeeld voorbereidende activiteiten (zoals ontwerp en andere genoemde activiteiten uit 3.8 van de GP) die verlegd worden naar de inschrijvers tijdens het aanbestedingsproces; 2) De waarde van de opdracht en de ingeschatte waarde ervan het ten opzichte van de voor inschrijving benodigde inspanning (bijvoorbeeld het maken van het ontwerp). Hoe groter de opdracht des te meer inspanning mag er (absoluut gezien) verwacht worden van de markt, omdat de “return on investment” doorgaans groter is. De gevraagde inspanning dient in verhouding te staan tot de te behalen omzet.

De meest eenvoudige wijze om te bepalen wat de tenderkostenvergoeding concreet zou moeten zijn (indien er sprake is van een tenderkostenvergoeding) is een percentage van de geraamde opdrachtwaarde op te nemen in het beleid of procesdocumentatie. Echter dit gaat voorbij aan de mate van de gevraagde inspanning en de relatieve omvang van de betreffende opdracht.

Globaal model Onderstaand is een globaal model weergegeven als suggestie om op structurele wijze de hoogte van vergoedingen per inschrijver te bepalen en in het beleid of inkoopactieplan op te nemen. Dit aan de hand van een percentage van de geraamde opdrachtwaarde. Dit model kan toegepast worden over alle inkoop pakketten. Inspanning Hoog

cat. 10

cat. 9

cat. 8

Medium

cat. 7

cat.6

cat. 4/5

Laag

cat. 3

cat. 2

cat. 1

Klein

Medium

Groot

Omvang

Figuur 1: Bepalen hoogte tenderkostenvergoeding, inspanning versus omvang In dit model worden de vergoeding categorieën (1 t/m 10) geplot. Het volgende model geeft een suggestie voor de betreffende vergoedingscategorieën per inkooppakket (c.q. branche). De ingevulde percentages zijn slechts als voorbeeld ingevoegd!

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 13

Vergoedingscategorie

% Inkooppakket 1

% Inkooppakket 2

% Inkooppakket x

Categorie 1

0,00%

0,00%

...%

Categorie 2

0,40%

6,00%

...%

Categorie 6 Categorie 7

0,80% 1,00% 1,20% 1,40%

6,50% 7,00% 7,50% 8,00% 8,50%

Van laag naar hoog

Categorie 5

0,60%

Van laag naar hoog

Categorie 4

Van laag naar hoog

Categorie 3

...% ...% ...% ...% ...%

Categorie 8

1,60%

9,00%

...%

Categorie 9

1,80%

9,50%

...%

Categorie 10

2,00%

10,00%

...%

Figuur 2: Legenda bij vergoedingscategorieën per inkooppakket Uiteraard dient per inkooppakket de mate van inspanning verder verfijnd en uitgewerkt worden. Ook de orde van grootte (omvang) kan verschillen per inkooppakket, ook dit dient per inkooppakket te worden bepaald. Branche specifieke kaders Zoals aangegeven, zal de feitelijke hoogte van een vergoeding niet alleen branche, maar ook opdracht specifiek zijn. Met het oog op het opstellen van deze handreiking zijn twee goede voorbeelden gevonden. Een is afkomstig van de infrabranche, de andere komt uit de architectenbranche. MKB-INFRA heeft voor de infrabranche een concreet voorstel gedaan voor de bepaling van de hoogte van de tenderkostenvergoeding (zie kader op de volgende pagina). CUMELA Nederland heeft zich voor de activiteiten “grondverzet & cultuurtechniek” ook geconformeerd aan de door MKB-INFRA opgestelde vergoedingstabel.

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 14

Voorbeeld Vergoedingstabel MKB INFRA “Contract op maat” MKB-INFRA heeft in haar uitgave “Contract op maat” aan de hand van een verzameling van praktijkervaringen voor de infrastructurele werken een vergoedingstabel gemaakt. Deze tabel zou als voorbeeld voor invulling van de tenderkostenvergoedingen bij overheidsopdrachten in deze sector kunnen dienen, maar (eventueel) ook daarbuiten. Het schema uit het boekje “Contract op maat” opgesteld door MKB-Infra ziet er als volgt uit: Grootte-klasse (in euro’s)

Tabel A in %

Tabel B in %

Tabel C in %

van 0 tot 200.000

1,5

2

nvt

van 200.00 tot 500.000

1

1,6

nvt

van 500.000 tot 1.000.000

0,6

1,2

nvt

van 1.000.000 tot 2.000.000

0,4

0,8

1,5

van 2.000.000 tot 5.000.000

0,3

0,6

1,2

boven 5.000.000

0,3

0,6

0,9

Geen vergoeding voor aanbestedingen conform de Standaard RAW op basis van de laagste prijs. Tabel A = EMVI aanbestedingen Tabel B = UAV-GC en DC aanbestedingen Tabel C = BVP aanbestedingen (boven 1.000.000) In de uitgave worden ook enkele voorwaarden en handreikingen met betrekking tot de toepassing van dit model gegeven

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 15

BNA heeft voor de architectenbranche de Richtlijn Gezonde Architectenselecties opgesteld. Een aantal passages hieruit ziet op toekenning van vergoedingen (zie figuur). Aan de hand van een graduale kleurcodering wordt inzichtelijk gemaakt wanneer een vergoeding redelijk is (groen= vergoeding niet nodig, rood= vergoeding is redelijk).

Bureaupresentatie

Visiepresentatie

Structuurontwerp

Voorontwerp

Kader voor het overwegen van de redelijkheid van een inschrijfvergoeding Inspanning Volledige archtiectenopdracht

Opdracht tot definitief ontwerp & esthetisch toezicht

Bureaupresentatie

0%

0%

Visiepresentatie

4%

8%

Structuurontwerp

6%

12%

Voorontwerp

15%

30%

Tenderinspanning als percentage van de opdracht (aan de hand van uurbesteding).

Inspanning Volledige archtiectenopdracht

Opdracht tot definitief ontwerp & esthetisch toezicht

Beknopt

Beknopt

Gemiddeld Uitgebreid

Gemiddeld Uitgebreid

Bureaupresentatie

0%

0%

0%

0%

0%

0%

Visiepresentatie

0%

30%

40%

30%

50%

60%

Structuurontwerp

40%

50%

60%

60%

70%

80%

Voorontwerp

60%

70%

80% Disproportionele uitvraag

Definitief ontwerp Disproportionele uitvraag Disproportionele uitvraag Handreiking voor het overwegen van een minimale redelijke inschrijfvergoeding (als percentage van de geraamde tenderkosten deelnemers).

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 16

8. Afsluiting Naast de branche specifieke kaders is ook gezocht naar concrete voorbeelden van toepassing van tenderkostenvergoeding in de huidige aanbestedingspraktijk. Daarbij is gebleken dat toekenning van een tenderkostenvergoeding zeker nog geen gemeengoed is. Het aantal beschikbare voorbeelden is beperkt. Wel is geconstateerd, dat daar in de ene branche al meer over wordt nagedacht dan in de andere branche, maar ook door de ene (categorie van) opdrachtgever(s) meer dan de andere. Uiteraard speelt bij toekenning ook de benodigde wijze en mate van inspanning van de ondernemers in de betreffende sector een rol. Omdat de voorbeelden een ook een opdracht specifieke achtergrond hebben, is er niet voor gekozen deze in de handreiking zelf op te nemen. Interessante constatering is overigens dat de in deze handreiking opgenomen uitgangspunten ook in de voorbeelden naar voren komen, zoals beperking van kosten in z’n algemeenheid, bijvoorbeeld door een zorgvuldige inrichting van de selectieprocedure, geen vergoeding aan de winnaar, beperking in aantal vergoedingen, vergoeding gekoppeld aan geldigheid inschrijving, dan wel behaalde minimale kwalitatieve score, vergoeding in geval van veel dialoog/contactmomenten en eventueel uitwerking van verlangde varianten/ optimalisaties.

In deze handreiking zijn enkele aanknopingspunten en voorbeelden verstrekt over wanneer en op welke wijze er gekomen kan worden tot een tenderkostenvergoeding. Hoe er daadwerkelijk invulling gegeven wordt aan de wet, de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit en bijbehorende uitgangspunten bij toepassing van de tenderkostenvergoeding genoemd in deze handreiking, is ook opdrachtafhankelijk en branche-specifiek. Het verdient aanbeveling op brancheniveau te streven naar een kader voor vergoedingen dat aansluit bij de activiteiten binnen die branche. Het verdient tenslotte aanbeveling het toepassen van tenderkostenvergoeding nu eerst binnen de aanbestedingspraktijk zelf, op juiste wijze op te pakken en deze toepassing vervolgens te evalueren. Naar aanleiding van de daarmee opgedane ervaring kan vervolgens bezien worden of verdere uitbreiding/uitwerking (zoals in regelgeving en met behulp van concrete nieuwe voorbeelden of modellen) op het punt van tenderkostenvergoeding noodzakelijk is, waarbij dan relevante partijen betrokken zullen worden.

Bronverwijzing - Actieagenda Beter Aanbesteden: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/ rapporten/2018/02/16/actieagenda-beter-aanbesteden - Gids Proportionaliteit: https://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/documents/gids proportionaliteit-1e-herziening-april-2016.pdf - Herziene aanbestedingswet (AW) 2012: http://wetten.overheid.nl/BWBR0032203/2016-07-01 - MKB INFRA “Contract op maat”: https://www.mkb-infra.nl/statuten-mei-2014/240 manifest-tendervergoeding-een-must-oktober-2015/file - BNA “Richtlijn Gezonde Architectenselecties”: https://www.bna.nl/wp-content/uploads/2017/02/ Richtlijn-Gezonde-Architectenselecties.pdf

Handreiking Tenderkostenvergoeding

| 17