Bijlage 3 Bestuurlijke reactie accountantsverslag 2025

Bestuurlijke reactie accountantsverslag controle 2025 Mijnoverheidsaccountants (voortaan: de accountant) heeft in haar concept accountantsverslag de resultaten van de controle van de jaarstukken 2025 van de gemeente Rhenen gepresenteerd. Het verslag van de accountant beschrijft in hoofdlijnen de controleaanpak, de belangrijkste bevindingen van de controle, de geconstateerde controleverschillen en hun oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken 2025. In deze bestuurlijke reactie gaan wij in op het oordeel van de accountant, de geconstateerde controleverschillen en de belangrijkste bevindingen. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de jaarrekening 2025.

Hoe staat Rhenen er financieel voor? Structurele vs. incidentele baten en lasten Enerzijds laat de volgende grafiek zien dat de gemeente Rhenen in 2025 aanzienlijke incidentele baten heeft gerealiseerd (ruim € 7,2 miljoen). Echter betekent dit ook dat het continu een aandachtspunt blijft om te waarborgen dat structurele uitgaven niet door incidentele inkomsten worden gedekt. In de meerjarenbegroting 2026 – 2029 wordt dit risico al onderkend door de gemeente en wij vragen u dit actief te blijven monitoren. Reactie college: Wij zien, net als de accountant, hoe belangrijk het structureel resultaat is. Daarom volgen wij dit in alle planning- en controlrapportages. Rechtmatigheidsverantwoording 2025 Beleid binnen uw gemeente Een belangrijk element van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de spelregels die de gemeenteraad aan het college meegeeft en die de basis vormen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben deze documenten beoordeeld en komen tot de volgende conclusies: ▪ In de financiële verordening zijn duidelijke richtlijnen vastgelegd op welk niveau de gemeenteraad de begroting goedkeurt.

▪ In de financiële verordening zijn geen bepalingen opgenomen wanneer sprake is van tijdig melden van begrotingsafwijkingen ▪ In de financiële verordening zijn duidelijke richtlijnen vastgelegd onder welke voorwaarden overschrijdingen van lasten als acceptabel worden beoordeeld In de laatste wijzigingen in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV heeft de Commissie een nadrukkelijke mogelijkheid gegeven om de verantwoordingsgrens te verhogen naar 2%. Wij adviseren u te overwegen of het wenselijk is de financiële verordening hierop aan te passen. Reactie college: We nemen de verhoging van de verantwoordingsgrens naar 2% mee in de bespreking met de raad bij de eerstvolgende actualisatie van de financiële verordening. Daarbij willen we duidelijke afspraken maken over wat we onder tijdigheid verstaan. Overige relevante bevindingen Aanbestedingsonrechtmatigheden 1

Wij hebben geconstateerd dat in 2025, in tegenstelling tot eerdere inschattingen van de gemeente, zowel het aantal onrechtmatige aanbestedingen als het bedrag wat hiermee onrechtmatig wordt is toegenomen ten opzichte van voorgaand jaar. Tegelijkertijd constateren wij dat gedurende het jaar 2025 maatregelen zijn getroffen zoals het structureel beleggen van het tussentijds periodiek uitvoeren van een SPEND-analyse bij een inkoopadviseur. Deze maatregel heeft vooral een toekomstig effect en zijn niet of beperkt van invloed op reeds bestaande onrechtmatigheden, anders dan het signaleren hiervan. Wij vinden het wel belangrijk dat de gemeente een volgende stap zet om te beoordelen of bestaande onrechtmatigheden, rekening houdend met het effect van het reeds meenemen van toekomstige onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording 2025, verder kunnen worden afgebouwd en in ieder geval nieuwe onrechtmatigheden voorkomen worden. Reactie college: Dit beeld herkennen wij. Het is nog niet gelukt om het aantal onrechtmatigheden te verlagen. We zien dat dit meer (doorloop)tijd en inzet vraagt dan we vooraf dachten. Tegelijk is dit voor ons een duidelijke prioriteit. Om dit te verbeteren, moeten we de inkoopfunctie versterken.

Dat betekent: ▪ processen verbeteren; ▪ beter sturen op contracten en verplichtingen; ▪ contractmanagement versterken; ▪ Ook moeten we bestaande onrechtmatigheden aanpakken. Dat betekent in veel gevallen opnieuw aanbesteden. Dit kost extra capaciteit en tijd. We hebben dit probleem al onder de aandacht gebracht bij de gemeenteraad in de perspectiefnota. We hebben geprobeerd dit op te lossen met de huidige inzet, maar dat blijkt in de praktijk niet haalbaar. Niet bestede SISA gelden Wij constateren dat de gemeente Rhenen op balansdatum een vooruit ontvangen bedrag van € 3.908.000 (2024: € 2.982.000 aan nog te besteden Rijksbijdragen heeft opgenomen in de jaarrekening. Gezien het karakter van de toekenningen is dit een juiste verwerking waarbij voor een deel van de regelingen geldt dat deze nog meerdere jaren doorlopen. Echter geldt voor de gemeente Rhenen ook dat, wanneer voor een aantal regelingen de gemeente de doelstellingen niet of slechts gedeeltelijk kan realiseren, dit leidt tot een terugbetaling aan het Rijk van niet bestede SISA-gelden. Dit is ook te zien in de jaarrekening 2025, waar enkele subsidies zijn opgenomen als terugbetaling aan het Rijk. Wij adviseren u voor 2026 een strakke monitoring hierop in te stellen om te waarborgen dat zoveel mogelijk activiteiten waarvoor specifieke middelen ter beschikking zijn gesteld, ook daadwerkelijk worden gerealiseerd.

Reactie college: Voor veel van deze specifieke uitkeringen (SiSa-regelingen) is een bestedingsplan vastgesteld. Daardoor hoeven we aan het einde van de looptijd meestal niets of maar een klein deel terug te betalen. Tegelijk zien we dat we deze middelen niet altijd tijdig en volledig besteden. We hadden hier meer aandacht aan willen geven, maar daarvoor ontbrak het ons aan voldoende capaciteit en tijd. We hebben keuzes moeten maken in waar we onze inzet op richten. We willen komend jaar vanuit een totaaloverzicht de risico’s op terugbetaling aan het Rijk in kaart brengen. Op basis van dit inzicht kunnen we bijsturen waar dat kan en nodig is. Tegelijk weten we nu nog niet of we dit met de beschikbare capaciteit volledig kunnen realiseren.

Onderbouwing prestatielevering sociaal domein

2

Gemeente Rhenen steunt in belangrijke mate op de controleverklaringen van de accountants van de zorgaanbieders voor zowel Wmo als Jeugd. Voor enkele zorgaanbieders geldt dat geen controleverklaring wordt ontvangen omdat zij als ‘kleine’ organisatie worden aangemerkt en op basis van het accountantsprotocol voor de zorgaanbieders niet controleplichtig zijn. In beginsel ontstaat hiermee een onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering van de geleverde zorgeenheden. Dit wordt ondervangen met een steekproef bij de jaarrekening, waarbij op basis van brondocumenten achteraf prestatielevering wordt aangetoond. Tegelijkertijd hebben wij geconstateerd dat in de zorgapplicatie een standaard veld is ingebouwd om aan te kunnen vinken dat de zorg is aangeleverd. Deze wordt niet altijd actief ingevuld en tegelijkertijd is dit vanuit controle aspect nog niet voldoende waarborg. Wij adviseren u met de leverancier van de zorgapplicatie in gesprek te gaan of de mogelijkheid bestaat om dit uit te breiden met een invulveld. In dat geval kan met een korte en duidelijke notitie worden vastgelegd op welke wijze is aangetoond dat de zorg is geleverd en kunnen mogelijk ook rapportages uit de zorgapplicatie worden gedraaid. Efficiënt voor de accountantscontrole, maar vooral ook relevante sturingsinformatie voor de gemeente. Reactie college: Binnen de Wmo is gekozen voor een praktische oplossing.

Met deze werkwijze borgen we dat er een controle plaatsvindt op de levering van zorg, zonder dat aanpassing van de zorgapplicatie direct nodig is. In het herindicatieformulier wordt aan de cliënt gevraagd of de zorg is geleverd volgens het aantal uren in het besluit van de gemeente. Als dit het geval is, kan dit worden vastgelegd met een vink. Op basis van een overzicht van cliënten met een vink voeren we vervolgens steekproeven uit. Daarbij controleren we de herindicatieformulieren om vast te stellen dat de zorg daadwerkelijk is geleverd. Lijstwerk Sociaal Domein Een belangrijk onderdeel van de gemeentelijke lasten zijn de lasten in het kader van het sociaal domein, met name Wmo begeleiding en Jeugd. Deze lasten worden voor een groot deel verantwoord middels externe productieverantwoordingen, waarbij op basis van het controleprotocol voor Wmo en Jeugd deze in veel gevallen wordt voorzien van een controleverklaring van een extern accountant. Daarnaast zijn er diverse overige uitgaven, zoals rechtstreekse subsidie- of inkooprelaties. Een groot deel van de lasten wordt via de primaire registratie bijgehouden, echter hierin zijn ook andere lasten (zoals leerlingenvervoer) opgenomen.

Het aansluiten van de primaire registratie in de zorgapplicatie op externe verantwoordingen en financiële administratie vraagt om een nauwkeurig proces waarbij de diverse bronnen samen worden gebracht tot één totaaloverzicht. De organisatie heeft veel moeite moeten doen om uiteindelijk een sluitend totaaloverzicht aan te kunnen leveren Wij adviseren u om na afronding van dit jaarrekeningtraject in kaart te brengen waar verbeteringen in het proces en de dataverzameling moeten worden doorgevoerd en volgend boekjaar tijdig te starten met dit totaaloverzicht. Daarbij kan dan gebruik worden gemaakt van de analyses van het controlejaar 2025, en adviseren wij een korte en duidelijke werkinstructie op te stellen waarmee dit gestructureerd wordt vastgelegd. Reactie college: Het college deelt het beeld dat het opstellen van een sluitend totaaloverzicht binnen het sociaal domein verbetering vraagt. In het afgelopen jaarrekeningtraject bleek dat hiervoor extra inspanning nodig was. Daarom brengen wij na afronding van het jaarrekeningtraject in kaart waar proces en dataverzameling beter kunnen. Op basis daarvan stellen wij dit jaar een heldere werkinstructie op. Deze werkinstructie passen wij toe met ingang van boekjaar 2027, zodat het proces voortaan tijdig en gestructureerd verloopt.

3

Wilt u meer weten of heeft u vragen? Neem dan contact op met Margaret Schreuder via margaret.schreuder@rhenen.nl. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders,

Bert Fintelman Portefeuillehouder Financiën 3 juni 2026

4