Bijlage 3 Bestuurlijke reactie accountantsverslag 2024

Bestuurlijke reactie accountantsverslag controle 2024 Mijnoverheidsaccountants (voortaan: de accountant) heeft in haar concept accountantsverslag 2024 de resultaten van de controle van de jaarstukken 2024 van de gemeente Rhenen gepresenteerd. Het verslag van de accountant beschrijft in hoofdlijnen de controleaanpak, de belangrijkste bevindingen van de controle, de geconstateerde controleverschillen en hun oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken 2024. In deze bestuurlijke reactie gaan wij in op het oordeel van de accountant, de geconstateerde controleverschillen en de belangrijkste bevindingen.

De verwachting is dat de accountant een goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de jaarrekening 2024.

Hoe staat Rhenen er financieel voor Structurele vs. incidentele baten en lasten In 2024 wordt het negatief resultaat (€ 561.000N) gedempt door een incidenteel positief saldo. Het structureel resultaat over 2024 is circa € 2,1 miljoen negatief. We zien onderstaand wel een grillig patroon in de afgelopen jaren. Enerzijds laat de volgende grafiek een beeld zien dat gemeente Rhenen in 2024 aanzienlijke incidentele baten heeft kunnen realiseren (ruim € 9,6 miljoen). Echter betekent dit ook dat het continu een aandachtspunt blijft om te waarborgen dat structurele uitgaven niet door incidentele inkomsten moeten worden ondervangen. In de meerjarenbegroting 2025 – 2028 wordt dit risico al onderkend door de gemeente en wij vragen u dit actief te blijven monitoren. Reactie college: Wij onderkennen het aandachtspunt en blijven dit monitoren dit via de diverse rapportages uit de P&C Cyclus.

Solvabiliteit De solvabiliteit wordt berekend door het eigen vermogen te delen door het balanstotaal. Conclusie is dat de solvabiliteit op dit moment, mede door de daling in 2024, weliswaar binnen de signaalwaarden van de Provincie blijft maar wel uw aandacht vraagt. Reactie college: De laatste inzichten over de solvabiliteitsratio zijn verwerkt in de (meerjaren)begroting 2025 – 2028. De ratio lijkt zich te stabiliseren op circa 30% van het balanstotaal. Volgens de landelijk signaalwaarden bevindt de ratio zich daarmee in de categorie neutraal (in de laatste 33% van de bandbreedte). De verbetering van de solvabiliteit kun je voornamelijk realiseren door het eigen vermogen te verhogen of het vreemd vermogen te beperken. De percentages in de begroting 2025 zijn gebaseerd op de voorgenomen investeringen. Nieuwe/extra investeringen die apart ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd hebben een negatieve uitwerking op de solvabiliteit. Het is belangrijk om hiermee bewuster om te gaan bij de besluitvorming over deze investeringen. Interne beheersing inclusief automatisering en uw maatregelen ten aanzien van fraudebeheersing Bij de uitvoering van de interim-controle hebben wij enkele verbeterpunten geconstateerd ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing. In de boardletter hebben wij deze verbeterpunten toegelicht.

Reactie college: Over de jaren 2023 en 2024 is een auditrapport opgesteld in het kader van de Wet politiegegevens (Wpg) en de bijbehorende regelgeving (Bpg boa). Op verzoek van de auditor heeft de gemeente Rhenen uiteenlopende documentatie aangeleverd en zijn interviews afgenomen om vast te stellen of wij voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De audit richtte zich op drie onderdelen van de interne beheersing: 1. opzet: de auditor heeft vastgesteld of er adequate toezichtmaatregelen (TZM) zijn ingericht. Dit is gebeurd door interviews, documentstudie en waarnemingen. 2. bestaan: vervolgens is getoetst of de maatregelen ook daadwerkelijk bestaan en worden toegepast. Dit is onder meer gedaan via observaties en toetsing van naleving in de praktijk. 3. werking: tot slot is beoordeeld of de maatregelen effectief functioneren. Ook dit is getoetst via interviews en documentanalyse.

De auditor heeft alle relevante informatie beoordeeld op volledigheid en juistheid. Pas daarna is onderzocht of de beschreven processen en maatregelen ook daadwerkelijk worden gevolgd in de praktijk, onder andere door mee te kijken bij de uitvoering van werkzaamheden. Vooruitkijkend naar 2025 is er capaciteit gereserveerd voor de uitvoering van de Wpg-audit. De aanbevelingen uit de audits van 2023 en 2024 worden opgepakt en meegenomen in de voorbereiding op de audit van 2025. Rechtmatigheidsverantwoording 2024 Beleid binnen uw gemeente Een belangrijk element van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de spelregels die de gemeenteraad meegeeft aan het college die de basis vormen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben deze documenten beoordeeld en komen tot de volgende conclusies: o In de financiële verordening zijn duidelijke richtlijnen vastgelegd op welk niveau de gemeenteraad de begroting goedkeurt. o In de financiële verordening zijn geen bepalingen opgenomen wanneer sprake is van tijdig melden van begrotingsafwijkingen o In de financiële verordening zijn duidelijke richtlijnen vastgelegd onder welke voorwaarden overschrijdingen van lasten als acceptabel worden beoordeeld In de laatste wijzigingen in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV heeft de Commissie een nadrukkelijker invulling gegeven aan het begrip ‘tijdig’ melden.

Met name ten aanzien van onderschrijdingen van lasten en afwijkingen van baten. Wij adviseren u de financiële verordening hierop aan te passen. Reactie College: In 2025 zullen we zoals toegezegd aan de Raad de financiële verordening actualiseren. Naast de wensen die de Raad heeft uitgesproken in de Commissie Bestuur & Financiën in december 2024 zullen we de financiële verordening ook actualiseren op nieuwe regelgeving zoals aangegeven door de accountant. Overige bevindingen Opvolging bevindingen managementletter 2024 Wij hebben, als gevolg van onze late benoeming tot accountant van gemeente Rhenen, in december 2024 de interim controle voor het boekjaar 2024 uitgevoerd. De bevindingen die wij hebben geconstateerd en de aanbevelingen daarbij hebben door de late benoeming niet meer tot tussentijdse herstelmaatregelen kunnen leiden in 2024. Wij hebben onze bevindingen in een goed en constructief gesprek in januari 2025 met de portefeuillehouder en medewerkers van de ambtelijke organisatie besproken en daarin de bevindingen en aanbevelingen afgestemd. Wij constateren daarbij dat de bevindingen die wij hebben geen problemen hebben gegeven bij de uitvoering van onze jaarrekeningcontrole 2024 en verwachten dat de opvolging hiervan in 2025 op een juiste wijze wordt opgepakt.

Reactie College: De college is van plan om de aanbevelingen die zij hebben toegezegd in de managementletter 2024 (na de interim controle) te zullen oppakken. F. Speerpunten controle 2024 Rechtmatigheid besluitvorming inzake vermindering van € 250.000 op een grondexploitatie. In de vergadering van de commissie bestuur en financiën van 5 maart 2025 is gevraagd om aandacht te schenken aan de rechtmatigheid van de besluitvorming ten aanzien van een vermindering van € 250.000 op de grondexploitatie. Daarbij is de vraag of deze transactie formeel door de gemeenteraad had moeten worden goedgekeurd. Wij constateren dat zowel interne als externe wet- en regelgeving aanknopingspunten biedt in dit vraagstuk. Op basis van nader onderzoek geven wij u in ieder geval onderstaande overwegingen mee: - Op 2 juli 2024 heeft het college een anterieure exploitatieovereenkomst (inclusief planschadeovereenkomst) gesloten met de initiatiefnemer.

In het Raadsvoorstel van 12 november 2024 (zaaknummer 1180134) is de gemeenteraad geïnformeerd over de afwikkeling van de grondexploitatie Achterberg West fase 2 waarin ook de anterieure overeenkomst wordt benoemd en toegelicht - In volgtijdelijkheid is eerst de anterieure overeenkomst aangegaan op 2 juli 2024 en is in het raadsvoorstel van 12 november 2024 het besluit genomen tot het afsluiten van de actieve grondexploitatie - De rechtshandeling inzake het afsluiten van een anterieure overeenkomst met een ontwikkelaar classificeert als een privaatrechtelijke overeenkomst - In artikel 160 lid 1 sub e van de Gemeentewet is bepaald dat het college van een gemeente bevoegd is tot het aangaan van een privaatrechtelijke handeling - Een uitzondering daarop kan zijn wanneer bijvoorbeeld in een mandaatregeling, notitie grondbeleid, financiële verordening etc. een uitzondering hierop is gemaakt - In artikel 7 van de Financiële verordening gemeente Rhenen 2023 zijn uitsluitend een tweetal uitzonderingen benoemd waarin het college niet bevoegd is te besluiten. Dit betreft: • het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties en

• het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen - In artikel 9 van de Nota Grondbeleid van de gemeente Rhenen is opgenomen dat de raad de algemene kaders stelt en het college de feitelijke invulling en uitvoering verzorgt. De bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ligt sinds 2002 bij het college. De gemeentewet regelt dat de raad een kaderstellende en controlerende taak heeft. Wij adviseren u, wanneer u hierover een finale uitspraak wilt, dit door een jurist te laten toetsen. Reactie college: De in het accountantsverslag aangehaalde mandaatregeling is niet van toepassing. De mandaatregeling gemeente Rhenen 2024 regelt de bevoegdheden van het college welke gemandateerd zijn aan personen werkzaam bij de gemeenten (ambtenaren, managers etc). De artikelen 34 en 36 bepalen dat deze privaatrechtelijke handelingen niet kunnen worden gemandateerd maar bevoegdheden van het college zijn. De mandaatregeling regelt niet de bevoegdheden tussen raad en college. Het sluiten van een anterieure overeenkomst is een bevoegdheid van het college. In de financiële verordening is in artikel 7 geregeld voor welke besluiten het college vanuit de informatieplicht de raad moet informeren over het voornemen tot het besluit om de raad in gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Dit betreft volgens artikel 7 besluiten tot het verstrekken van leningen, waarborgen en garantie en het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen. Het verkopen van grond en het sluiten van anterieure overeenkomsten vallen niet onder artikel 7 van de financiële verordening. Niet bestede SISA gelden Wij constateren dat de gemeente Rhenen op balansdatum een vooruit ontvangen bedrag van € 2.982.000 (2023: € 2.562.000) aan nog te besteden Rijksbijdragen heeft opgenomen in de jaarrekening. Dit is, gezien het karakter van de toekenningen, een juiste verwerking in de jaarrekening waarbij voor een deel van de regelingen geldt dat d eze nog meerdere jaren doorlopen. Echter geldt voor de gemeente Rhenen ook dat, wanneer voor een aantal regelingen de gemeente de doelstellingen niet of gedeeltelijk kan realiseren, dit leidt tot een terugbetaling aan het Rijk van niet bestede SISA gelden. Wij adviseren u in 2025 een strakke monitoring hierop in te voeren om te waarborgen dat zoveel mogelijk activiteiten waarvoor specifieke middelen ter beschikking zijn gesteld te realiseren. Reactie College: Als college zien we gezien de financieel moeilijke tijden, het risico dat we ontvangen gelden terug moeten storten aan het Rijk. Wij gaan hierop strak monitoren zodat we zoveel mogelijk SISA gelden kunnen benutten en zullen hier binnenkort een planning voor opmaken.

Waarderingsgrondslag gemeentelijke belastingen Ouwehands dierenpark 2024 Gemeente Rhenen heeft het proces van opleggen van gemeentelijke belastingen uitbesteed aan de gemeente Ede. Wij hebben dit proces gecontroleerd en daarbij geconstateerd dat de onderbouwing (de taxatiewaarde) van de opgelegde aanslag gemeentelijke belastingen over 2024 voor Ouwehands dierenpark onvoldoende kan worden onderbouwd. Door het ontbreken van een gefundeerde onderbouwing voor de belastingaanslag 2024 classificeren wij de belastingopbrengst als een onzekerheid (impact € 62.300). Wij adviseren daarnaast afspraken te maken met de gemeente Ede om de taxatiewaarde van het dierenpark goed te onderbouwen vanaf 2025. Reactie College: We gaan het meegeven als aandachtspunt bij de uitvoering van de DVO voor de vaststelling van de taxatiewaarde. We hopen dat dit voor 2025 nog kan maar uiterlijk 2026, aangezien dit maar 1 keer per jaar gebeurt.

Aanbestedingsonrechtmatigheden Wij constateren dat in totaal 17 contracten met leveranciers als onrechtmatig worden aangemerkt in het kader van de analyse op de rechtmatigheidsverantwoording. Van dit aantal onrechtmatige contracten zijn er 13 die doorlopen vanuit voorgaand jaar. Dit geeft een rechtmatigheidsfout van € 1.921.000 en is daarmee, ondanks dat leveranciers afwijkend zijn, exact gelijk aan voorgaand jaar. Vanuit de SPEND analyse wordt kritisch gekeken en een juiste afweging gemaakt ten aanzien van de naleving van aanbestedingsregels. De volgende stap is dat de organisatie gericht aan de slag gaat (en al bezig is) om onrechtmatigheden waar mogelijk op te lossen of een gefundeerd besluit te nemen vanuit het noodzakelijk perspectief van continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening om tijdelijk deze onrechtmatigheden te accepteren. Reactie college: Toelichting op de inhoud In 2024 zijn bij 17 crediteuren de aanbestedingsrichtlijnen niet gevolgd. Het ging om een totaalbedrag van € 1,9 miljoen aan onrechtmatige uitgaven. In 2023 betrof het 19 crediteuren voor hetzelfde bedrag.

De 17 crediteuren zijn in 2 groepen te verdelen: 1. De onrechtmatigheid is in 2023 ook geconstateerd (13 crediteuren) 2. De onrechtmatigheid is in 2024 voor de eerste keer geconstateerd (4 crediteuren) 1. De onrechtmatigheid is in 2023 ook geconstateerd Er zijn 13 crediteuren die in 2024 als onrechtmatig zijn beoordeeld op het gebied van de Europese aanbestedingsregels voor in totaal € 1,4 miljoen. Deze zijn ook in 2023 al onrechtmatig beoordeeld. In veel gevallen komt dit doordat bestaande contracten doorliepen of doordat aanbestedingstrajecten nog niet konden worden afgerond. Redenen hiervoor zijn onder andere beperkte capaciteit, samenloop met andere inkooptrajecten, complexe afhankelijkheden van specifieke leveranciers of marktomstandigheden. In meerdere gevallen is inmiddels een nieuwe aanbesteding gestart of afgerond, waardoor in 2025 de rechtmatigheid deels hersteld zal zijn.

2. De onrechtmatigheid is in 2024 voor de eerste keer geconstateerd Er zijn 4 crediteuren waar in 2024 voor het eerst onrechtmatigheden zijn geconstateerd. Dit betreft onder andere een aanbesteding voor een nieuw HR-systeem, waarbij de juiste procedure is gevolgd maar later gestart is dan gepland. Ook zijn er enkele inhuurcontracten waarbij het totaalbedrag doorloopt naar 2025 en daardoor de aanbestedingsdrempel overschrijdt. Voor deze gevallen zijn de opdrachten beëindigd en zijn nieuwe aanbestedingen uitgevoerd via de juiste procedure.

Toekomst Dat er in 2024 bij 17 crediteuren onrechtmatigheden zijn geconstateerd, is uiteraard niet wenselijk. Tegelijkertijd zien we ten opzichte van 2023 wel een positieve ontwikkeling, doordat we op meerdere dossiers voortgang hebben geboekt. Een deel van de onrechtmatigheden in 2024 is terug te voeren op contracten uit eerdere jaren. Doordat de spend-analyse pas aan het einde van het jaar beschikbaar was, konden signalen daarover niet altijd tijdig worden opgepakt. Vanaf 2025 voeren we daarom meerdere keren per jaar een spend-analyse uit. Hiermee kunnen we eerder zien wanneer contractwaarden de aanbestedingsdrempel dreigen te overschrijden, zodat we tijdig kunnen bijsturen. Naast het voorkomen van nieuwe onrechtmatigheden, blijven we werken aan het rechtzetten van bestaande situaties. Voor de 17 crediteuren uit 2024 betekent dit bijvoorbeeld het opstarten van aanbestedingsprocedures of het beëindigen van bestaande contracten. Daarbij houden we rekening met bestaande verplichtingen en de noodzaak om de continuïteit van cruciale processen (zoals binnen ICT) te waarborgen. Dit kost tijd, maar heeft onze blijvende aandacht en inzet. In 2025 gaan we deze meenemen in de werkprocessen van de VIC (Verbijzonderde Interne Controle)

G. Actualiteiten 1. 2. 3. 4.

Wet Toekomst Pensioenen Wijzigingen Rechtmatigheidsverantwoording in het Bado en het BBV Aanpassen verordeningen als gevolg van wijzigingen Bado en het BBV Europese NIS2-richtlijn

Reactie College: Wij zijn op de hoogte van de veranderingen op de hoogte en houden hier rekening mee. Wilt u meer weten? Als u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met Margaret Schreuder op telefoonnummer 06-14403659. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders, Bert Fintelman Portefeuillehouder Financiën 3 juni 2025