Bijlage 3: Aanbiedingsbrief jaarstukken RAZU (pdf)

Aan de gemeenteraad van Rhenen

Datum: 7 april 2026 Kenmerk: 20260407_Aanbiedingsbrief-jaarstukken-2026-1 Bijlagen: Kadernota 2027, (Ontwerp)Begroting 2027, (Ontwerp)Eerste Begrotingswijziging 2026, (Ontwerp)Jaarrekening 2025, Zienswijzen op de Kadernota 2027

Betreft: Jaarstukken van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht Geachte raad, Met deze brief stuur ik u de jaarstukken van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU) toe. Deze stukken zijn door het bestuur op 2 april 2026 vastgesteld. Het bestuur nodigt u uit om uw zienswijze kenbaar te maken op de jaarrekening, begroting en begrotingswijziging. De Kadernota 2027 is samen met de ontvangen zienswijzen bijgevoegd ter kennisname. In deze brief worden de belangrijkste aandachtspunten uit de zienswijzen en de inhoud van de verschillende stukken voor u uitgelicht. Jaarrekening 2025 De (ontwerp)Jaarrekening 2025 toont een positief resultaat van € 204.003. Dit resultaat is voornamelijk veroorzaakt door een forse onderschrijding op de personeelslasten. Daarnaast is het door verschillende omstandigheden niet gelukt om geplande ontrekkingen uit de reserves in 2025 uit te voeren. Hierdoor is de stand van de gezamenlijke de bestemmingsreserves van het RAZU nog boven de grens van 10% van de jaaromzet. Het bestuur heeft daarom besloten om het volledige resultaat in te zetten voor een verlaging van de deelnemersbijdrage over 2025. De verlaging zal worden verrekend met de deelnemersbijdrage over 2026. Kadernota 2027 Alle deelnemers hebben tijdig een bericht ingestuurd. De (ontwerp-)Kadernota 2027 is instemmend ontvangen.

De gemeenteraden van Bunnik, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede hebben een inhoudelijke zienswijze ingediend. Het bestuur bedankt alle deelnemers voor het tijdig indienen van een reactie. De Kadernota 2027 is na behandeling van de zienswijzen ongewijzigd vastgesteld. Indexatie Het bestuur ontving van de gemeente Utrecht een brief, mede namens de deelnemers van het RAZU, waarin een gestandaardiseerde indexatiemethodiek wordt voorgesteld voor alle gemeenschappelijke regelingen. De gemeenten Wijk bij Duurstede en Rhenen verzoeken het bestuur mee te gaan in deze nieuwe indexatiemethodiek. Gezien het feit dat daarmee alle deelnemers zich, via de brief of via de zienswijze, achter de indexatiemethodiek hebben geschaard heeft het bestuur besloten de indexatiemethodiek over te nemen. De eerste

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01

toepassing is gedaan in de (ontwerp-)Begroting 2027, die daarmee op dat punt afwijkt van de vastgestelde Kadernota 2027. Het bestuur wijst de raden op het toegenomen risico op overschrijdingen door de toepassing van deze indexatiemethodiek en de nog geldende 5%bezuinigingsmaatregel op de personeelslasten. Het RAZU vaart met deze begrotingssystematiek zeer scherp aan de wind en beschikt over te weinig weerstandsvermogen om eventuele overschrijdingen op te vangen. Bij de komende herziening van de gemeenschappelijke regeling zal een risicoprofiel met bijbehorend gewenst weerstandsvermogen opgesteld worden. Formatie-uitbreiding e-depot Het bestuur heeft in de Kadernota 2027 gekozen voor een formatie-uitbreiding voor de wettelijke taak e-depot. De inhoudelijke zienswijzen benoemen deze keuze en stemmen hier mee in. Daarbij roept de gemeente Bunnik op om binnen de doorontwikkeling van het e-depot zoveel mogelijk aan te sluiten bij de (landelijke) gestandaardiseerde koppelvlakken, initiatieven en samenwerkingen. Het bestuur van het RAZU waardeert de onderkenning van het belang van deze wettelijke taak en de steun voor de wijze waarop het RAZU hieraan invulling geeft. Het bestuur onderschrijft het belang om binnen het e-depot project voortdurend te streven naar samenwerking met, en aansluiting bij landelijke (Common Ground) initiatieven.

De formatieuitbreiding is opgenomen in de Kadernota 2027 en (ontwerp)Begroting 2027. Lastige financiële situatie van de gemeenten De inhoudelijke zienswijzen benoemen tot slot de lastige financiële situatie van de gemeenten en roepen op om te blijven zoeken naar besparingen en beperkingen van oplopende kosten. De gemeente Utrechtse Heuvelrug maakt daarbij het behoud dat haar wensen en bedenkingen voor de uitgaven over 2027 pas bij de zienswijze op de (ontwerp-)Begroting 2027 geheel duidelijk zullen worden. Het bestuur erkent de nog altijd lastige positie van de gemeenten en zegt toe dit continu in ogenschouw te nemen bij de opstelling van de financiële (meerjaren-) begrotingen. Daarbij plaatst het bestuur de kanttekening dat de toenemende werkdruk op de studiezaal door de grote overbrengingen van papieren archieven in het recente verleden zijn grens heeft bereikt. Grenzen aan de werkdruk op de studiezaal Daarnaast signaleert het bestuur dat met de naderende grote overbrengingen van verschillende gemeenten het RAZU structureel te weinig formatie heeft om de wettelijke taken uit te voeren. Op korte termijn beperkt het RAZU de dienstverlening tot een minimum om de huidige werkdruk te beperken en zo overbelasting van de eigen medewerkers tegen te gaan. Dit zal nadelige gevolgen hebben voor inwoners én de ambtelijke organisaties van de deelnemers.

Daarnaast heeft het bestuur besloten om de financiële ruimte door meevallende indexatie voor de begrotingsjaren 2026 en 2027 in te zetten voor een incidentele formatie-uitbreiding. Het bestuur is van mening dat, zodra de financiële positie van de gemeenten dit toelaat, een structurele formatie-uitbreiding noodzakelijk zal zijn om de wettelijke dienstverlening op het minimumniveau te garanderen. De directeur-archivaris heeft de opdracht gekregen de formatiebehoefte in het volgende beleidsplan (2028-2032) en kadernota (2028) te verwerken. De tijdelijke formatie-uitbreiding is verwerkt in de (ontwerp)Eerste Begrotingswijziging 2026 en de (ontwerp)Begroting 2027.

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01

(Ontwerp)Eerste Begrotingswijziging 2026 Door de toepassing van de meeste actuele cao-bedragen dalen de personeelslasten in 2026 ten opzichte van de geïndexeerde inschatting in de Begroting 2026. Na verwerking van de incidentele formatie-uitbreiding dalen de deelnemersbijdragen over 2026 met €14.041. (Ontwerp)Begroting 2027 In de Kadernota 2027 is gerekend met een indexatie op personeelslasten van 6,3%. De nieuwe indexatiemethodiek verlaagt deze indexatie naar 2,5%. Hierdoor dalen de personeelslasten in de Begroting 2027. Na verwerking van de incidentele formatie-uitbreiding stijgen de totale deelnemersbijdragen over 2027 licht met € 342. Zienswijzen De ontwerpversies van de jaarrekening, eerste begrotingswijziging en begroting zijn bijgevoegd aan deze brief. U kunt tot 29 juni 2026 uw zienswijze kenbaar maken. De vaststelling van de definitieve documenten vindt plaats in de bestuursvergadering van 9 juli. Bij voorbaat dank voor uw reactie, Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht,

Wietse Bakker Directeur-archivaris

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01