Bijlage 2 Wegwijzer participatie

Wegwijzer participatie Het betrekken van de omgeving bij uw ruimtelijke plannen U heeft een plan of initiatief dat leidt tot zichtbare veranderingen in de ruimte van de gemeente Rhenen. Dat kan van alles zijn. Bijvoorbeeld de verbouwing aan uw huis. Of een idee om met de buurt zonnepanelen op een ongebruikt stuk grond te zetten. Voor de uitvoering van verschillende ruimtelijke plannen heeft u een omgevingsvergunning nodig. Het is dan aan te raden en soms verplicht om de omgeving erbij te betrekken. Met de omgeving bedoelen we buurtbewoners, maar soms ook organisaties of bedrijven. Het is van belang om de omgeving al vroeg in het proces te betrekken. Het betrekken van de omgeving kost natuurlijk tijd. Maar het levert ook wat op. Door met mensen in gesprek te gaan, komt u vaak tot een beter plan. En het zorgt ook dat mensen begrijpen waarom het plan belangrijk is voor u of de omgeving. Het betrekken van de omgeving heet participatie. Deze wegwijzer legt de regels uit van participatie bij ruimtelijke plannen. Wanneer betrek ik de omgeving? Het is verstandig om bij ieder plan of initiatief voor de ruimte in gesprek te gaan met de mensen daaromheen. Soms is participatie verplicht. Er zijn drie situaties.

1

2

3

Situatie

Participatie

Voorbeeld

Ik hoef alleen te melden dat ik iets ga doen óf hoef geen omgevingsvergunning aan te vragen. Ik ga een omgevingsvergunning aanvragen voor een initiatief dat past binnen het Omgevingsplan 1.

Participatie is niet noodzakelijk, maar wel handig! Een goede relatie met de buren is fijn.

Erfafscheiding tot een hoogte van 1 meter.

Participatie is verstandig, in deze wegwijzer staan tips.

Schuur bouwen die past binnen de regels van het Omgevingsplan.

Ik ga een omgevingsvergunning aanvragen voor een initiatief dat afwijkt van het Omgevingsplan.

Participatie is belangrijk en in bepaalde gevallen verplicht. Bekijk lijst met verplichte participatie voor BOPA's2 of dat voor uw initiatief participatie verplicht geldt.

Meer dan 10 woningen bouwen op een locatie waar het nu niet mag.

Hoe betrek ik de omgeving? Hoe uitgebreid u de omgeving betrekt ligt aan de ruimtelijke en maatschappelijke gevolgen van uw plan. Gaat er veel veranderen in de ruimte? En voor wie is dat te merken? Wanneer er weinig gevolgen zijn voor de omgeving, is een omgevingsvergunning soms niet nodig (situatie 1). Het is dan fijn om in ieder geval de buren te laten weten wat u gaat doen. U kunt bijvoorbeeld even langslopen. Of een briefje in de brievenbus doen. Doet u een aanvraag van een omgevingsvergunning die valt binnen situatie 2? Dan is het betrekken van de omgeving verstandig. Doet u een aanvraag die past binnen situatie 3? Dan is participatie belangrijk en in bepaalde gevallen verplicht.

In het Omgevingsplan staan per 1 januari 2024 de gemeentelijke regels die gaan over activiteiten die gevolgen hebben voor de omgeving. 1

2

Buitenplanse omgevingsplanactiviteiten

1

Lees verder hoe u te werk gaat. Een Participatieplan maken Het is handig om uw plan voor het betrekken van de omgeving op te schrijven. Dit hoeft niet heel uitgebreid te zijn. Het plan helpt u om te zorgen dat u geen onderdelen vergeet. Bij een aanvraag van een omgevingsvergunning voor een initiatief dat afwijkt van het Omgevingsplan (situatie 3), verwachten we een meer uitgebreid Participatieplan. Hoe maakt u een Participatieplan? Het plan bestaat uit een antwoord op de volgende vijf vragen: 1. Wat wilt u gaan doen en waarom? Leg uit wat uw idee is en waarom dat voor u belangrijk is. 2. Wat zijn de zichtbare gevolgen voor de omgeving? Bedenk wat er te zien is als uw plan is gerealiseerd. En wat de gevolgen daarvan zijn voor de plek. Denk bijvoorbeeld ook aan gevolgen zoals schaduw, geluid, geur. 3. Wie merken die gevolgen? Wie zijn de belanghebbenden? Er zijn mensen die de verandering direct of indirect zullen merken. Dit zijn de mensen met wie u graag in gesprek wilt. 4. Hoe gaat u met hen in gesprek? Er zijn verschillende manieren om in gesprek te gaan. Een persoonlijk gesprek werkt vaak goed. U kunt langslopen, of mensen uitnodigen om samen te komen. Een goede uitnodiging helpt. U kunt de antwoorden op deze vijf vragen gebruiken bij het schrijven van het participatieplan.

Tip! Wees helder over wat u wil en wat kan: Wat wil u? Waarom? Met welke regels heeft u te maken? Waar is nog ruimte? 5. Wat is de planning? Maak een planning voor de momenten waarop u in gesprek wilt en de stappen daarna. Tip! Ga vanaf het begin in gesprek: al snel na het ontstaan van uw plan, dus voor de vergunningaanvraag. Participatie uitvoeren U kunt aan de slag. Voor een goede relatie en samenwerking met de mensen met wie u in gesprek gaat, helpen de volgende uitgangspunten. De Rhenense manier: vier uitgangspunten voor participatie: 1. Ga vanaf het begin in gesprek: al snel na het ontstaan van uw plan, dus voor de vergunningaanvraag. 2. Waardeer andere meningen: ga naast elkaar staan en niet tegenover elkaar. Heb oprechte interesse in de mening en inzichten van de ander. 3. Wees helder over wat u wil en wat kan: Wat wilt u? Waarom? Met welke regels heeft u te maken? Waar is nog ruimte? Wat kan er beter aan uw plan? 4. Houd het overzichtelijk: het hoeft niet altijd groots. Bekijk wat er in uw geval nodig is.

2

Organiseren van een bijeenkomst Vaak is het een goed idee om de mensen die wat gaan merken van uw plan uit te nodigen voor een gesprek. U nodigt bijvoorbeeld uw directe buren uit. Bij grotere aanpassingen is de groep vaak groter. Het is handig om samen te komen op de plek van uw plan. Dan kunt u direct laten zien waar het over gaat. De volgende tips helpen wanneer u in gesprek gaat: -

Waardeer dat mensen de moeite hebben genomen er te zijn. Vertel wat uw plan is en waarom dat belangrijk voor u is. “Ik wil graag..., zodat...“ Geef aan wat de regels zijn waar u rekening mee moet houden. Waar is nog wel ruimte voor aanpassing? Stel vragen: Wat vindt u goed aan het plan. Wat kan nog beter? Hoe kan ik zorgen dat ..? Vertel bij het afronden wat u heeft gehoord en wat u daarmee gaat doen.

Na afloop schrijft u op wat u heeft gehoord en wat u daarmee doet. Dit verslag deelt u met de mensen die er waren. Geef aan hoe ze hun opmerkingen door kunnen geven en tot wanneer. Beoordeling van de participatie Nadat u de participatie heeft gedaan, kunt u de aanvraag voor de omgevingsvergunning indienen. Bij het indienen van de aanvraag vraagt de gemeente of u aan participatie heeft gedaan. Gaat het om een aanvraag waarbij participatie verplicht is (situatie 3)? Dan vraagt de gemeente om te laten zien hóe u aan participatie heeft gedaan. Maak een overzicht van wat u heeft gedaan en wat de uitkomsten zijn. Denk aan: • Hoe bent u in gesprek gegaan met de mensen die wat van het plan merken? • Hoe heeft u daarbij rekening gehouden met de vier Rhenense uitgangspunten voor participatie? • Hoe verliep het gesprek? • Wat was de uitkomst van het gesprek (het verslag) en wat heeft u daarmee gedaan? Bij de aanvraag van de omgevingsvergunning stuurt u de verantwoording mee. Dit zijn de volgende zaken: 1. Het Participatieplan dat u vooraf maakte. 2. Het overzicht van wat u heeft gedaan en wat de uitkomsten waren. De gemeente kijkt naar de onderbouwing van bovenstaande punten en bepaalt op basis daarvan of de initiatiefnemer (voldoende) aan participatie heeft gedaan.

Afronding van de participatie Wanneer u weet of uw aanvraag voor een omgevingsvergunning is verleend, is het goed om dit te laten weten aan de mensen die u eerder heeft gesproken. Ook wanneer u met de werkzaamheden start, is het fijn om de buren te vertellen wat er gaat gebeuren en wanneer.

3