Bijlage 2 Projectopdracht Verbeteren PC-cyclus

Projectopdracht: Verbeteren instrumentarium en proces planning en control  Rol

Wie

Akkoord

Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtnemer Projectgroep

Wethouder Bert Fintelman Gemeentesecretaris Pieter Bonthuis Dick Roodbeen Nader te bepalen

(datum) (datum) (datum) (datum)

A. Opdracht 1. Aanleiding

Zowel het onderzoek naar de P&C-cyclus door de rekenkamer (augustus 2019), de tussentijdse brieven bij de planning en control rapportages van de rekenkamer als de QuickScan Planning & Control cyclus en instrumenten (maart 2025) laten zien dat de P&Ccyclus van Rhenen verbetering behoeft op het vlak van proces en op inhoud als het gaat om: a. structuur b. omvang, mate van detail en c. bruikbaarheid van de rapportages d. actualiteit van de informatievoorziening Zowel het college als raad ervaren dat de informatie in de rapportages niet aansluit bij de informatiebehoefte, onvoldoende samenhang tussen strategie en uitvoering, beperkte grip op financiën en tenslotte rolonduidelijkheid. De raad heeft daarnaast herhaaldelijk haar zorgen uitgesproken over de kwaliteit van bestuurlijke voorstellen met financiële impact. De Quickscan is een eerste verkenning. In de reactie van het college/IMT aan de raad is aangegeven dat de bevindingen uit de quickscan vragen om een nadere analyse en validatie. Ook de rekenkamer heeft laten weten dat verbeteringen de grootste kans van slagen hebben als deze breed gedragen worden.

2. Beoogd doel (projectresultaat)

Dit rechtvaardigt een brede aanpak met verdiepende gesprekken over de wensen, aangevuld met praktische voorbeelden en uitwerkingen met als doel om de gewenste kwaliteitsverbeteringen te realiseren. Hoofddoel: Kwaliteitsverbetering van het P&C proces en rapportages Subdoelen: - Verbanden aanbrengen tussen lange termijn doelen, beleid en de P&C; - Een relatie leggen tussen bestuurlijke voorstellen en de P&C inclusief te verwachten financieel resultaat; - Een raamwerk opzetten voor de P&C uitgewerkt in ambities, doelen en activiteiten met aandacht voor planning, budget en risico’s; - Uitwerken van een beperkte set sturingsvariabelen.

3. Bestuurlijke rollen raad en college

De raad (fracties), het college en de organisatie worden betrokken bij de gesprekken. Betrokkenheid vindt ook plaats via een brede stuurgroep voor het project ‘Verbeteren P&C’. Over de voortgang van het project worden het college en de raad geïnformeerd via de reguliere P&C producten en via de leden uit de stuurgroep. De (nieuwe) inrichting van de rapportages zal uiteindelijk ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. De wethouder financiën, Bert Fintelman is de bestuurlijk opdrachtgever voor dit project.

4. Kaders

Het betreft een meerjarig P&C verbeterplan die we starten met benoemde interactieve gespreksrondes. We zien daarbij elk P&C product als een kans om een verbetering door te voeren. De volgende uitgangspunten zijn van belang: - De begroting en de jaarstukken voldoen aan wet- en regelgeving; - Tussentijdse verantwoordingen sluiten zoveel mogelijk aan op de indeling uit de begroting; - Vernieuwingen/Verbeteringen zichtbaar in begroting 2027 (Uiteraard worden er vanaf de jaarrekening 2024 al verbeteringen doorgevoerd). - Focus op duidelijke rolverdeling tussen raad, college en organisatie mede in samenwerking met de griffie; - Verbeter de informatiewaarde van de P&C documenten (compacter, visueel, leesbaarder, actueler en minder herhalingen van teksten); - Versterk verbanden tussen beleid, activiteiten, risico’s en financiën; - Integreer strategisch en tactisch niveau in documenten waar dat kan; - Organiseer meer betrokkenheid van gebruikers (raad, college, organisatie); - Digitaliseer en vereenvoudig P&C processen; - Raadsfracties betrekken bij het verbeterproject. - Meer resultaatsturing door gebruik van indicatoren en/of KPI’s.

5. Omvang

De opdracht betreft uitsluitend het P&C-proces en de documenten (perspectiefnota, begroting, voorjaars- en najaarsnota en de jaarstukken). Organisatorische sturingslijnen en bredere vragen over bedrijfsvoering vallen buiten scope.

B. Afweging om dit project wel of niet te doen Voordelen en Kansen Wanneer dit project met goed succes wordt afgerond, leidt dit tot: - een gedegen verbetering van de P&C cyclus in kwaliteit en informatievoorziening; - een eenvoudiger en meer gedigitaliseerd proces; - een heldere rolverdeling tussen raad, college en organisatie; - inzicht in verbanden tussen beleidsnota’s, beleidsvoorstellen, en de doelen in de begroting inclusief de financiële impact; - inzicht in sturingsmogelijkheden voor raad, college en organisatie. Nadelen en Risico’s

Mogelijke risico’s om rekening mee te houden zijn de volgende: - Onvoldoende tijd en capaciteit van organisatie en bestuur; - Onrealistische verwachtingen over de planning en de benodigde middelen.

C. Projectbeheer en factoren om op te monitoren Verwacht projectbudget (projectleider e.d) max € 80.496. Hiervoor wordt op 30 september a.s. een voorstel aan de raad voorgelegd. 2. Capaciteit, Bestuurlijk: Organisatie en Mensen Er is een brede stuurgroep die vooraf om advies wordt gevraagd. Ambtelijk: Projectgroep Er is een projectgroep bestaande uit de volgende leden: Wie Dick Roodbeen

Discipline Ambtelijk opdractnemer

Simone Koster Elisa Derksen (vervanging B. Duits) Chiel Kienhuis Margaret Schreuder / Glenn Kappers

Senior Financieel adviseur Regisseur bestuurlijk proces en communicatie Data-analist (ad-hoc) ‘Kritisch’ denkvermogen (ad-hoc)

Het doel van deze projectgroep is: - Mede-vormgeven en regisseren van het project; - Acties uitvoeren en/of regisseren zodat anderen de uitvoering voor hun rekening nemen; - Betrokkenheid, voortgang en draagvlak bewaken. 3. Kwaliteitsbeheer (op welke zaken ga je wanneer monitoren)

Voortgang wordt maandelijks besproken met de ambtelijk opdrachtgever en/of interne projectleider en met enige regelmaat met de bestuurlijk opdrachtgever. De projectgroep wordt maandelijks op hoofdlijnen bijgepraat over de voortgang. In interactieve gespreksrondes wordt met het bestuur de richting bepaald. Met de projectgroep wordt aan de uitwerking concreet inhoud gegeven.

Wie Projectgroep Brede stuurgroep IMT

College

Raadsfracties 4. Tijd: planning en go /no-go-momenten

Frequentie Maandelijks (veelal digitaal) Advisering bij (nieuwe) ontwikkelingen. Bij de start van de projectopdracht. Per kwartaal wordt het IMT geïnformeerd over de voortgang en hun rol in de P&C. Informatief voor en na elke gespreksronde met de raadsfracties. De wethouder financiën wordt regelmatig geïnformeerd als bestuurlijk opdrachtgever. Bij gespreksrondes, en de raad bij het vaststellen van de uiteindelijke opzet voor de begroting 2027.

Op hoofdlijnen ziet de concept planning er op dit moment als volgt uit: Fase 1: Gerichte gesprekken brede stuurgroep en raadsleden, college en ambtelijke ondersteuning.

Maand September/oktober 2025: Een avond over de algemene uitgangspunten voor de P&C rapportages en inrichting van de programma’s. Bij algemene uitgangspunten denken we aan: aantal programma’s, compactheid rapportages, gebruik visualisaties, aantal indicatoren. Wel of geen tussentijdse rapportages of overgaan naar periodieke presentaties? 2e helft November 2025: Een avond over de financiële begroting. Welk detailniveau is wenselijk. Welke jaren inzichtelijk maken in de financiële tabellen voor het signaleren van trends? Wat is wettelijk verplicht? Wel of niet indeling taakvelden volgen? Wel of geen tussentijds begrotingswijzigingen vaststellen en wat zijn de consequenties hiervan? November/december 2025:

2: Op basis van de gevoerde gesprekken werken we met een projectgroep voorbeelden uit hoe we de P&C kunnen herinrichten.

Een avond over de eerste contouren van een (nieuw) programma. Brainstromen over de informatiebehoefte in de paragrafen en overige onderdelen van de begroting en de jaarstukken. Welke aanvullende informatiebehoefte heeft de raad verder nog en hoe past dat binnen de P&C? Januari/februari 2026: Bespreken contouren van een nieuwe opzet van de P&C. Deze kan mogelijk al gebruikt worden voor de nieuw te vormen coalitie.

3: In 2026 werkt de projectgroep de nieuwe opzet verder uit met als doel de begroting 2027 in een nieuwe opzet te presenteren.

Februari 2026/juni 2026: Per kwartaal wordt de brede stuurgroep geïnformeerd over de voortgang.

4: Tussentijdse rapportages

September /oktober 2026: Na de inrichting van de nieuwe begrotingsopzet werkt de projectgroep de eerste contouren uit van een nieuwe tussentijdse rapportage/ presentaties.

De benoemde gesprekken worden gevoerd met de raadsfracties. Beslismomenten: 1. Startbesluit en opdrachtverlening voor het proces college en brede stuurgroep? 2. Akkoord op projectbudget (raad 3e kw. 2025) 3. Vaststellen uitgangspunten en opzet nieuwe P&C (college/raad) 5. Participatie

Er is geen sprake van inwonersparticipatie bij deze opdracht. Wel participeren raad, college en ambtelijke organisatie.

6. Communicatie intern Communicatie: en bestuurlijk proces Periodiek worden college, raad en organisatie geïnformeerd over het project en de voortgang. Dit vindt zoveel mogelijk plaats via de reguliere overlegstructuren. Besluitvorming projectopdracht: - Brede stuurgroep 27 augustus, akkoord - September, college en raad, formeel akkoord projectopdracht en dekking 7. Gevolgen van het project (beheer / personele gevolgen)

-

De P&C-cyclus wordt vanaf 2027 verbeterd qua proces, vorm en inhoud. (Uiteraard worden er vanaf de jaarrekening 2024 al verbeteringen doorgevoerd).

Denk aan compactere documenten, meer visuele en toegankelijke informatie, tijdigheid en verbanden tussen beleid, beleidsdocumenten, beleidsambities, bestuurlijke voorstellen met de planning en control inrichting en opzet. 8. Genomen besluiten

De raad heeft kennis genomen van het onderzoek van de rekenkamer (brief b&w 7 augustus 2019).

De raad is op 18 oktober 2024 geïnformeerd over het plan van aanpak voor verbetering van de P&C-cyclus en heeft in maart 2025 kennis genomen van de uitkomsten uit de QuickScan. De raad heeft actief aangedrongen op een transparanter en effectiever sturingsproces.