Bijlage 2 Overzicht van tekstwijzigingen Verordening gemeentelijke rekenkamer Rhenen 2023

Overzicht tekstwijzigingen Verordening gemeentelijke rekenkamer Rhenen 2023 ROOD = VERWIJDERDE TEKST BLAUW = TOEGEVOEGDE TEKST Artikel 2. Rekenkamer VERORDENING 2021 1. Er is een rekenkamer. 2. De rekenkamer bestaat uit 3 leden. VERORDENING 2023 1. Er is een zelfstandige, onafhankelijke rekenkamer. 2. De rekenkamer bestaat uit 3 leden, waaronder een voorzitter. 3. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid tijdelijk op als plaatsvervangend voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke zittingsperiode hebben, het oudste lid in jaren. 4. De rekenkamer stelt een rooster van aftreden vast, zo dat voorkomen wordt dat meerdere leden van de rekenkamer tegelijk moeten aftreden. TOELICHTING Lid 1 De Wet versterking decentrale rekenkamers regelt dat elke gemeente een onafhankelijke rekenkamer instelt. Voorheen kon dit ook een rekenkamerfunctie zijn waar ook raadsleden onderdeel van uit maakten. Met deze toevoeging wordt expliciet weergegeven dat het een onafhankelijke rekenkamer betreft. Lid 2 Wanneer een rekenkamer uit 2 of meer leden bestaat, benoemt de raad uit de leden de voorzitter (art. 81c GW). De rol van voorzitter is in de verordening 2023 expliciet opgenomen. Zijn taken zijn vastgesteld in het reglement van orde de rekenkamer Lid 3 Verplaatsing van artikel 4 lid 3 (verordening 2021) naar artikel 2 lid 3 (verordening 2023).

Omdat in artikel 2 (verordening 2023) expliciet de rol van voorzitter wordt genoemd, past dit in de verordening beter in artikel 2. Lid 4 Om kennis over lopende onderzoeken te waarborgen, is het niet wenselijk wanneer alle leden van de rekenkamer tegelijkertijd aftreden. Artikel 3. Commissie VERORDENING 2021 1. Er is een raadscommissie voor de rekenkamer. 2. De commissie heeft de volgende taken: a. het aanbevelen van de kandidaten voor het lidmaatschap en plaatsvervangend lidmaatschap in de rekenkamer; b. het adviseren van de raad over de rapporten als genoemd in artikel 9; c. het onderhouden van de contacten van de raad met de rekenkamer.

1

VERORDENING 2023 1. Er is een rekenkamerraadscommissie. 2. Deze commissie heeft de volgende taken: a. het adviseren van de raad over kandidaten voor het lidmaatschap van de rekenkamer; b. het adviseren van de raad over de onderzoeken als genoemd in artikel 9; c. het adviseren van de rekenkamer over het jaarplan en jaarverslag van de rekenkamer; d. het adviseren van de rekenkamer over het onderzoeksprotocol en reglement van orde; e. het adviseren van de rekenkamer over de wijze van behandeling van rekenkameronderzoeken in de commissie en de raad; f. het overleggen met de rekenkamer over praktische aangelegenheden die bijdragen aan het optimaal functioneren van de rekenkamer; g. het ondersteunen van de contacten tussen de rekenkamer en de raad. TOELICHTING Lid 2c,d,e De rekenkamerraadscommissie krijgt in de verordening 2023 meer taken en ruimte om advies te geven. Lid 2f Onderhouden suggereert dat het contact vanuit de raad met de rekenkamer, en omgekeerd, verloopt via de rekenkamerraadscommissie, dat is niet altijd het geval. Ondersteunen past beter bij de ambassadeursrol van de rekenkamerraadscommissie. Artikel 4. Benoeming leden van de rekenkamer VERORDENING 2021 1. De raad benoemt de leden en de voorzitter van de rekenkamer op aanbeveling van de Commissie voor een periode van 6 jaar (Gemeentewet artikel 81c, lid 1). 2.

De commissie doet de aanbeveling vergezeld gaan van een verklaring van elke kandidaat bevattende: a. mededeling dat hij een benoeming als lid zal aanvaarden, b. en een overzicht van de openbare betrekkingen die hij bekleedt. 3. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren. 4. Voorafgaand aan de benoeming van de voorzitter en de overige leden van de rekenkamer pleegt de commissie overleg met de rekenkamer. VERORDENING 2023 1. De raad benoemt de leden en de voorzitter van de rekenkamer op aanbeveling van de commissie voor een periode van 6 jaar (Gemeentewet artikel 81c, lid 1). 2. In geval van een vacature wordt een selectiecommissie ingesteld die bestaat uit minimaal één van de zittende leden van de rekenkamer, en een lid van de commissie, eventueel aangevuld met een medewerker vanuit de griffie. Tot de taken van deze selectiecommissie behoren: a. het opstellen van een functieprofiel voor het nieuwe lid; b. het voeren van gesprekken met de geselecteerde kandidaten. 3. De selectiecommissie legt de voorkeurskandidaat (met redenen omkleed) voor aan de commissie, die vervolgens een aanbeveling doet aan de raad. 4. Wanneer de leden voor de rekenkamer zijn benoemd, wordt de selectiecommissie opgeheven.

TOELICHTING Lid 3 verordening 2021 Artikel 4 lid 3 (verordening 2021) is verplaatst naar artikel 2 lid 3 (verordening 2023). De reden van deze verplaatsing is dat in artikel 2 (verordening 2023) expliciet de rol van voorzitter wordt benoemd. Daarom past dit in de verordening 2023 beter in artikel 2.

2

Lid 4 verordening 2021 Verwerkt in artikel 4 lid 3 van de verordening 2023. Lid 2 en 4 verordening 2023 De betrokkenheid van de rekenkamer bij de benoeming van nieuwe leden gaat verder dan beschreven in de verordening 2021. De tekst in de voorliggend verordening is in lijn met de ontwikkelde praktijk bij de werving en selectie van kandidaten voor de rekenkamer. Artikel 5. VERORDENING 2021 Artikel 5. Benoeming plaatsvervangende leden 1. De raad benoemt plaatsvervangende leden als zij dat noodzakelijk acht. Artikel 4 is van overeenkomstige toepassing. 2. Een plaatsvervangend lid kan door de voorzitter volgens een door de raad bepaalde volgorde worden opgeroepen een lid tijdelijk te vervangen, als dat lid door de raad op non-activiteit is gesteld dan wel bij voorziene afwezigheid anderszins. 3. De voorzitter kan de plaatsvervangende leden oproepen deel te nemen aan bepaalde werkzaamheden. Zij hebben dan dezelfde bevoegdheden als de gewone leden; zij maken dan tevens deel uit van de rekenkamer. 4. De bepalingen van deze verordening zijn op de plaatsvervangende leden van overeenkomstige toepassing. VERORDENING 2023 Artikel 5. Herbenoeming leden van de rekenkamer De leden van de rekenkamer, waaronder de voorzitter, kunnen maximaal één keer voor een periode van zes jaar worden herbenoemd.

TOELICHTING Artikel 5 verordening 2021 ‘Plaatsvervangende leden’ slaat op de raadsleden die vroeger de rekenkamerfunctie uitoefenden. Met een rekenkamer die volgens de nieuwe wet alleen uit externe leden mag bestaan, is dit artikel overbodig. Artikel 5 verordening 2023 De wet staat een eenmalige verlenging van de benoeming toe. Dat wordt ook zo in deze verordening geregeld. Artikel 7. Onderzoeksbudget VERORDENING 2021 1. De rekenkamer is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budgetuitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. De rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar vóór 1 april in het jaarverslag aan de raad, als bedoeld in artikel 185, derde lid. 3. De voorzitter doet jaarlijks vóór 1 juni een voorstel aan de raad voor de nodige middelen voor een goede uitoefening van de taken in het volgende begrotingsjaar. Als algemene richtlijn is er voor de Rekenkamer een bedrag van 1 Euro per inwoner als onderzoeksbudget beschikbaar. De gemeenteraad kan hier van afwijken. 4. Overheveling van een resterend budget jaar X naar het jaar X+1 kan op minimale voorwaarde dat het dan ook in dat jaar X+1 wordt opgemaakt en is opgenomen in de financiële onderbouwing van het jaarplan X+1 dat vóór 1 oktober wordt voorgelegd aan de rekenkamercommissie in jaar X.

Op die manier kan er gekozen worden om afwisselend per jaar een groter en een kleiner onderzoek op te nemen in de planning. De gemeenteraad beslist over het toe te kennen budget en aanvullende voorwaarden (zie 3).

3

VERORDENING 2023 1. De rekenkamer is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. De rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar vóór 1 april in het jaarverslag aan de raad, als bedoeld in artikel 185, derde lid. 3. De voorzitter doet jaarlijks vóór 1 juni een voorstel aan de raad over het onderzoeksbudget in het volgende begrotingsjaar. Als algemene richtlijn is er voor de Rekenkamer een bedrag van 1 Euro per inwoner als onderzoeksbudget beschikbaar. De gemeenteraad kan hier van afwijken. 4. Overheveling van een resterend budget jaar X naar het jaar X+1 kan op voorwaarde dat het dan ook in dat jaar X+1 op zijn minst gedeeltelijk wordt besteed en is opgenomen in de financiële onderbouwing van het jaarplan X+1 dat vóór 1 november ter advisering wordt voorgelegd aan de commissie in jaar X. Op die manier kan er gekozen worden om afwisselend per jaar een groter en een kleiner onderzoek op te nemen in de planning. TOELICHTING Lid 4 verordening 2021 Het moment waarop het jaarplan ter advisering wordt voorgelegd aan de commissie is verplaatst van 1 oktober naar 1 november. Dit om de rekenkamer meer ruimte te geven voor het opstellen het jaarplan. De laatste regel uit artikel 4 is verwijderd, omdat de raad budgetrecht heeft. Daardoor is deze zin overbodig.

Artikel 8. Vergoeding voor de werkzaamheden en reiskosten van de leden van de rekenkamer VERORDENING 2021 De leden van de rekenkamer ontvangen een door de raad vast te stellen maandelijkse vergoeding voor hun reguliere werkzaamheden, gerelateerd aan de maandelijkse vergoeding van een raadslid. Onder de reguliere werkzaamheden wordt onder meer verstaan het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen van de rekenkamer, het opstellen van jaarplannen en jaarverslagen, het opstellen van startdocumenten voor onderzoeken, het begeleiden van onderzoeken, het vaststellen van conclusies en aanbevelingen en zo nodig toelichten van onderzoek in de raad. De voorzitter ontvangt 30% van de vergoeding voor een raadslid in de gemeente Rhenen en de overige leden ontvangen 25% van de vergoeding van een raadslid in de gemeente Rhenen. De leden van de rekenkamer kunnen ook zelf onderzoek verrichten. De vergoeding voor onderzoekuren zal in de periode 2021-2025 € 60,- per uur, exclusief BTW, bedragen. In 2025 zal bezien worden of aanpassing van dit tarief geboden is. Het eigen onderzoek zal inclusief een inschatting van het aantal benodigde uren worden opgenomen in het jaarplan, worden besproken met de rekenkamercommissie en via het jaarplan ter informatie worden aangeboden aan de gemeenteraad. De kosten worden, via de griffier, geboekt op het beschikbare onderzoeksbudget van de rekenkamer.

Reiskosten zullen worden vergoed als dienstreizen, gebaseerd op dezelfde regeling die geldt voor de ambtelijke organisatie. Declaraties kunnen worden ingediend bij de griffier, die ze zal beoordelen op redelijkheid en proportionaliteit. In het jaarverslag van de Rekenkamer voor de raad zal in een bijlage een overzicht van de dienstreizen worden opgenomen.

4

VERORDENING 2023 1. Vergoeding reguliere werkzaamheden a. De leden van de rekenkamer ontvangen een door de raad vast te stellen maandelijkse vergoeding voor hun reguliere werkzaamheden, gerelateerd aan de maandelijkse vergoeding van een raadslid. b. Onder de reguliere werkzaamheden wordt onder meer verstaan: het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen van de rekenkamer, het opstellen van jaarplannen en jaarverslagen, het overleggen met de rekenkamerraadscommissie, het waar relevant bijwonen van raads- en commissievergaderingen, een jaarlijkse sessie met de gemeenteraad voor input voor de onderzoeksagenda, het vaststellen van conclusies en aanbevelingen en het geven van een toelichting op rekenkameronderzoeken in de raadscommissie. c. De voorzitter ontvangt 40% van de vergoeding voor een raadslid in de gemeente Rhenen en de overige leden ontvangen 25% van de vergoeding van een raadslid in de gemeente Rhenen. 2. Vergoeding onderzoeksactiviteiten a. De leden van de rekenkamer kunnen ook zelf onderzoek verrichten. De vergoeding voor onderzoekuren zal in de periode 2023-2025 € 60,- per uur, exclusief BTW, bedragen. b. In 2025 zal bezien worden of aanpassing van dit tarief geboden is. c.

Het eigen onderzoek zal inclusief een inschatting van het aantal benodigde uren worden opgenomen in het jaarplan, worden besproken met de commissie en via het jaarplan ter informatie worden aangeboden aan de gemeenteraad. De kosten worden, via de griffier, geboekt op het beschikbare onderzoeksbudget van de rekenkamer. d. Tot eigen onderzoeksactiviteiten worden ook gerekend: het opstellen van rekenkamerbrieven, het opstellen van startdocumenten voor onderzoeken en het begeleiden van externe onderzoeken. 3. Reiskosten Reiskosten zullen worden vergoed als dienstreizen, gebaseerd op dezelfde regeling die geldt voor de ambtelijke organisatie. TOELICHTING het opstellen van startdocumenten voor onderzoeken en het begeleiden van onderzoeken vallen in de verordening 2021 onder de vergoeding voor regulieren werkzaamheden (25% van de vergoeding van een raadslid voor een rekenkamerlid en 30% van de vergoeding van een raadslid voor de voorzitter). In de verordening 2023 vallen het opstellen van startdocumenten voor onderzoeken, de uitvoering van rekenkameronderzoek en het begeleiden van externe onderzoeken onder de vergoeding voor onderzoeksactiviteiten (€60,- per uur exclusief BTW). Met deze aanpassingen wordt er een scherper onderscheid gemaakt tussen het reguliere werk en het onderzoekswerk van de rekenkamer.

De vergoeding van de voorzitter wordt op verzoek van de overige rekenkamerleden verhoogd. De overige rekenkamerleden (zij krijgen 25% van de vergoeding van een raadslid) geven aan dat een verschil van 5% niet in verhouding staat tot de extra werkzaamheden die de voorzitter verricht ten opzichte van de overige leden (van 30% van de vergoeding van een raadslid naar 40% van de vergoeding van een raadslid). De rekenkamerraadscommissie acht een verhoging van 10 procentpunt (van 30% van de vergoeding van een raadslid naar 40% van de vergoeding van een raadslid), wat neerkomt op ongeveer €100,- bruto per maand, als reëel. Artikel 10. VERORDENING 2021 Artikel 10 Rapportage en terugkoppeling 1. De rekenkamer stelt de eventueel betrokken ambtelijke organisatie schriftelijk op de hoogte van het (nog niet gepubliceerde) concept Nota van Bevindingen. Indien de reactie op de bevindingen daartoe aanleiding geven kan de rekenkamer de Nota van Bevindingen aanpassen en vaststellen. 5

2. De rekenkamer stelt het college waar relevant in de gelegenheid om binnen drie weken schriftelijk te reageren op het conceptonderzoeksrapport, waarin naast de Nota van Bevindingen ook de onderzoeksverantwoording, conclusies en, indien van toepassing, de conceptaanbevelingen (Bestuurlijke Nota) zijn opgenomen. Indien meer tijd nodig is zal de rekenkamer door de betrokken partij hierover worden geïnformeerd. 3. Na ontvangst van de reactie(s) sluit de rekenkamer haar onderzoek af en stelt een definitief rapport op waarin de bevindingen, conclusies en, indien van toepassing, aanbevelingen, alsmede de reacties hierop zijn opgenomen. VERORDENING 2023 Artikel 10 Ondersteuning rekenkamer 1. Er is een ambtelijk secretaris die belast is met de ondersteuning van de rekenkamer. 2. De secretaris is organisatorisch ondergebracht bij de griffie. 3. De voorzitter stuurt de ambtelijk secretaris aan bij de inhoudelijke werkzaamheden. 4. De ambtelijk secretaris zorgt voor inhoudelijke ondersteuning van de commissie en verzorgt in overleg met de voorzitter de agendaplanning, de verslaglegging en de dossiervorming. TOELICHTING Lid 10 verordening 2021 Voor de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers was de procedure in het kader van hoor en wederhoor niet goed geregeld in de Gemeentewet. In artikel 185 lid 2 GW wordt dit nu wel geregeld.

Daarom acht de rekenkamer het niet noodzakelijk om dit in de verordening op te nemen. Artikel 185 lid 2 GW is echter niet heel duidelijk hoe dit precies invulling moet krijgen. Daarom is hier in hoofdstuk 6, 7 en 8 het van onderzoeksprotocol nader invulling gegeven (zie hieronder). Lid 10 verordening 2023 In de nieuwe Wet is toegestaan dat de rekenkamer wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. Deze ambtelijk secretaris zorgt voor inhoudelijke ondersteuning van de rekenkamer en verzorgt in overleg met de voorzitter de agendaplanning, de verslaglegging en de dossiervorming. De secretaris is voor zijn werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer (art. 81j lid 4 GW). In Rhenen is de secretaris van de rekenkamercommissie onderdeel van een combinatiefunctie binnen de griffie. De ondersteuning voor de rekenkamer bedraagt 2 uur per week. In de verordening 2021 is de ondersteuning van de rekenkamer vanuit de griffie niet vastgelegd. Artikel 11. Monitoring aanbevelingen VERORDENING 2023

1. Om te volgen wat er met een rekenkameronderzoek wordt gedaan en hoe en in welke mate gevolg wordt gegeven aan aanbevelingen en eventuele toezeggingen, worden de aan de raad gedane aanbevelingen, welke door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, besproken in het presidium. 2. Jaarlijks verstrekt de griffie de raad voor 1 april een overzicht met daarin alle aan de raad gedane aanbevelingen welke door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de aanbevelingen vervolg is gegeven. Dit overzicht wordt besproken in het presidium. TOELICHTING Volgens artikel 185a van de Gemeentewet moet het college jaarlijks aan de raad een overzicht sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Er zijn ook aanbevelingen die de raad zelf moet uitvoeren. Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten, kan de raad ervoor kiezen om de griffie(r) jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan de raad helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan. 6