Bijlage 2 Memo inhuur IMT

Voorblad agendering IMT Datum: 16 - 07 - 2024 Van: Jaap Sutmuller, Jos Roukema en Silke Zwart Onderwerp: Inhuurproces

○ Ik wil het IMT informeren over aandachtspunten en kwetsbaarheden ○ Ik wil weten welke onderwerpen volgens het IMT moeten worden opgenomen in een vervolgopdracht

● Ik vraag het IMT in te stemmen met 1.

Tijdelijk inhuurproces gemeente Rhenen 2024 (bijlage 1), specifiek: a. Dat er voor aanvang inhuur altijd consultatie plaatsvindt vanuit de manager met financiën, P&O en de inkoopadviseur; b. Er registratie plaatsvindt in het excelbestand registratie Inhuur; c. Alle documentatie behorende bij de aanbesteding van een inhuurkracht op te slaan in de teamsomgeving inhuur; d. Alle inhuur minimaal meervoudig onderhands aan te besteden per 17-7-2024 en hiervoor vanaf 02-09-2024 Mercell te gebruiken; e. Voor 01-12-2024 checken de contracteigenaren (de managers) of alle lopende inhuurcontracten nog rechtmatig zijn en welke actie ondernomen moet worden om rechtmatig te blijven; f. Zodra de standaardcontracten klaar zijn, deze door medewerkers van de gemeente worden gebruikt; g. Toewerken naar het gebruiken van eigen standaard documenten (ovo of detacheringsovereenkomst) i.p.v. inleenovereenkomsten; h. Iemand niet mag starten bij de gemeente zonder VOG, tenzij de werkdruk of maatschappelijke impact te hoog is om 6 weken (maximale aanvraagtermijn) te wachten. Er moet dan wel worden bewezen dat de aanvraag is ingediend.

Aanleiding: Al enige jaren loopt het inhuurproces niet helemaal soepel. Daarom is aan het flexteam gevraagd het inhuurproces in kaart te brengen. Hierbij hoort uiteraard ook het kaart in brengen van knelpunten. Vervolgens is er met betrokken medewerkers besproken welke aanpassingen in het proces wenselijk zijn. Ook in het ontwikkelplan voor de jaarrekening is genoemd dat we het inhuurproces gaan verbeteren, zodat alle inhuur rechtmatig gebeurt.

Doel: Instemming van het IMT met het tijdelijke werkproces voor inhuur. Het belangrijkste is dat we meer grip krijgen op het inhuurproces en inhuren in de hele organisatie op een eenduidige wijze plaatsvindt. Concreet houdt dit in dat P&O inzicht krijgt in wie er is qua bezetting in relatie tot de formatie. Dat stelt hen in staat om advies te geven over de vacatureruimte en hoeveel uur er beschikbaar is. P&O, inkoop en financiën moeten worden geconsulteerd voordat er nieuwe inhuur wordt aangenomen. Daarnaast biedt een helder proces duidelijkheid in wie welke rol en verantwoordelijkheid in het inhuurproces heeft. Ook is belangrijk dat het inhuurproces rechtmatiger verloopt. Concreet betekent dit: vastlegging van aanbestedingen, duidelijkheid wat onder inhuur wordt verstaan, wat onder diensten wordt verstaan en inzicht in beschikbare budgetten voor inhuur.

1

Toelichting: Denk ook aan argumenten en kanttekeningen. Een intern onderzoek gaf aan dat er behoefte is aan een volledig beschreven inhuurproces. Zo biedt de gemeente meer duidelijkheid aan verschillende spelers die te maken hebben met inhuur en partijen waaraan wij als gemeente ook verantwoording aan afleggen. Het doel is om een duidelijk, centraal overzicht van het aantal ingehuurde krachten, de budgetten, de periode dat mensen hier ingehuurd zijn, partijen die leveren etc. te hebben. Vooral voor P&O is dit belangrijk, aangezien zij op basis van de formatieruimte advies moeten geven over wel of niet inhuren. Het is daarom belangrijk om te weten of beschikbare vacatureruimte in het personeelssysteem daadwerkelijk beschikbaar is of dat deze ruimte wordt gebruikt voor inhuur. Ook de consultatie met financiën is in het kader van budgetten ontzettend belangrijk. We hopen de grootste knelpunten hiervoor op te vangen in het tijdelijke proces en met het uiteindelijke proces dit nog beter te kunnen doen.

Vervolg: •

Per 2 september 2024 wordt gestart met aanbesteden via Mercell. De benodigde documenten worden nog gecheckt door een arbeidsrechtadvocaat. Daarna kan het inhuurproces in Mercell worden ingericht en ontvangen betrokken medewerkers een uitleg.

•

Eind 2024, na 1 december, vindt er een evaluatie plaats van het tijdelijke proces en de excelsheet.

•

De projectgroep “Inkoop op Orde” stelt in overleg met de MA en de recruiter standaard documenten op voor de aanbesteding van inhuur.

•

De capaciteit bij P&O wordt op orde gebracht, zodat we van het tijdelijke proces naar het uiteindelijke proces toekunnen.

•

Het IMT komt met een vervolgopdracht met de onderwerpen zoals beschreven in hoofdstuk 3 van bijlage 1.

2