Bijlage 2 Accountantsverslag accountant jaarrekening 2022 (1)
Tekst van het document
Papendorpseweg 75-79 3528 BJ UTRECHT telefoon (088) 236 95 00 e-mail Audit@flynth.nl
VERTROUWELIJK Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Rhenen Postbus 201 3910 AE RHENEN
Kenmerk
Behandeld door
Datum
661077182/RB/2660
drs. R. Buiteman RA
4 juli 2023
Onderwerp
Accountantsverslag 2022
Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2022. Dit verslag bevat de belangrijkste uitkomsten van de door ons tot op heden uitgevoerde werkzaamheden, waarvan wij vinden dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2022, en voor het beoordelen van de financiële positie van uw gemeente. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2022 gecontroleerd. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2022 van de gemeente Rhenen. Wij hebben deze rapportage tijdens de bijeenkomst op 28 juni 2023 met uw commissie Bestuur en Financiën besproken en eventuele vragen die er waren, beantwoord. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden. Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2022. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.
Wij bedanken de medewerkers van de gemeente voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Hoogachtend, Flynth Audit B.V. Digitaal ondertekend door Roelant Buiteman
drs. R. Buiteman MSc RA
Flynth Audit B.V. is lid van BKR International. Bankrekeningnummer IBAN NL67 RABO 0106 6642 20 - BIC: RABONL2U. Handelsregister 09063021. www.flynth.nl. Dienstverlening vindt plaats onder algemene voorwaarden, op aanvraag verkrijgbaar en gedeponeerd bij de KvK in Arnhem.
Accountantsverslag 661077182/RB/2660
Gemeente Rhenen – Boekjaar 2022
1
1.
Inleiding
In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht voor de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente Rhenen brengen wij u hierbij verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze eindejaars controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd.
Het accountantsverslag is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1
Inleiding
Dit accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2022. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.
Hoofdstuk 2
Kernpunten van de controle
Hoofdstuk 3
Analyse vermogen en resultaat
Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van uw gemeente.
Hoofdstuk 4
Grondexploitaties
Hoofdstuk 5
Voorzieningen
Hoofdstuk 6
Sociaal domein
Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2022 van de gemeente Rhenen en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de controle van de jaarrekening.
Hoofdstuk 7
Interne beheersing en automatisering
Hoofdstuk 8
Rechtmatigheid
Hoofdstuk 9
Overige bevindingen (jaarrekeningcontrole 2022)
Wij hebben onze controlewerkzaamheden afgerond en verstrekken een goedkeurende controleverklaring ten aanzien van de getrouwheid en een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid bij de jaarrekening 2022. In hoofdstuk 2.1 lichten wij dit nader toe. Wij hebben deze rapportage besproken tijdens de bijeenkomst op 28 juni jl. met uw commissie Bestuur en Financiën.
661077182/RB/2660
Bijlagen: A.
Niet-gecorrigeerde controleverschillen
B.
SiSa - Fouten en onzekerheden 2022
C.
Onafhankelijkheidsbevestiging en overige dienstverlening
2
2. Kernpunten van de controle
661077182/RB/2660
3
2.
Kernpunten van de controle
2.1 Controle-verklaring
De jaarrekeningcontrole is uitgevoerd zoals overeengekomen in de opdrachtbevestiging. In november 2022 hebben wij de interim-controle verricht, die gericht is op de processen binnen de organisatie. De interim-controle hebben wij afgesloten met een managementletter. De controle in het voorjaar 2023 is gericht op het uitbrengen van een oordeel omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2022 van de gemeente Rhenen. Wij hebben op 4 juli 2023 een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2022 verstrekt voor de getrouwheid. Voor de rechtmatigheid een verklaring met beperking. Deze controleverklaring hebben wij u separaat toegezonden. Als gevolg van de herziening van Standaard 700 is onze controleverklaring met ingang van dit boekjaar uitgebreid met de onderdelen frauderisico’s en aangelegenheden met betrekking tot continuïteit. In onze controleverklaring rapporteren wij over de werkzaamheden en uitkomsten die wij met betrekking tot frauderisico’s en continuïteit hebben uitgevoerd. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar de paragrafen 9.7 en 9.8 van dit verslag.
2.2 Reikwijdte van de controle
Met de opdrachtbevestiging heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat hierin omschreven. Er is gedurende het verloop van de controle over 2022 op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
2.3 Grondslagen en verantwoording conform BBV
De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek naar de toepassing van de juistheid van de grondslagen in de jaarrekening. Naar onze mening zijn de door het college gekozen grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar, conform wet- en regelgeving en consistent toegepast. In het boekjaar 2022 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van de belangrijkste verslaggevingsgrondslagen in het BBV en relevante notities uitgebracht door de Commissie BBV.
2.4 Onafhankelijkheid
•
Flynth Audit B.V. (hierna: Flynth) is onafhankelijk van de gemeente Rhenen en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid.
•
Ons zijn geen relaties bekend tussen Flynth en de gemeente Rhenen, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
Bijlage C bevat een nadere uiteenzetting van onze onafhankelijkheid.
661077182/RB/2660
4
2.5 Schattingen
Schattingen op basis waarvan een aantal jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de schattingen en veronderstellingen aanvaardbaar zijn in het kader van de jaarrekening als geheel.
2.6 Goedkeuringsen rapporteringstolerantie
De materialiteit bij de planning en uitvoering van de jaarrekeningcontrole 2022 is € 553.000. Deze materialiteit vloeit voort uit de wettelijk voorgeschreven (minimum)vereisten, zoals opgenomen in de Bado en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol, hetgeen voldoet aan de wettelijke minimumvereisten. Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van de totale lasten
€ 553.000
Onzekerheden
3% van de totale lasten
€ 1.660.000
Rapporteringstoleranties Fouten
Controleprotocol
€
75.000
Onzekerheden
Controleprotocol
€
75.000
Realisatie fouten en onzekerheden Zie bijlage A van deze rapportage
Getrouwheid
Rechtmatigheid
Fouten
107.000
1.451.000
Onzekerheden
1.122.000
1.122.000
Rapporteringstoleranties Het controleprotocol 2019, welke d.d. 4 februari 2020 door de raad is vastgesteld, is voor de controle 2022 van toepassing. Hierin is als rapporteringstolerantie € 75.000 opgenomen. Op basis van de van de toepassing zijnde materialiteit rapporteren wij bevindingen vanaf € 27.500. Strekking controleverklaring goedkeurend De totale omvang van de fouten is voor de rechtmatigheid hoger dan de tolerantie van 1% van de totale lasten (€ 553.000) en heeft derhalve gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. Voor rechtmatigheid betekent dit een verklaring met beperking. Voor de getrouwheid zijn de fouten kleiner dan 1% van de tolerantie waardoor er een goedkeurende controleverklaring kan worden verstrekt. De totale omvang van de onzekerheden is lager dan de tolerantie van 3% van de totale lasten (€ 1.660.000) en heeft derhalve geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. Voor een nadere toelichting op fouten en onzekerheden verwijzen wij naar bijlage A.
661077182/RB/2660
5
2.7 Analyse vermogen en resultaat
Het gerealiseerde resultaat (inclusief de mutaties in de reserves) bedraagt circa € 3,2 miljoen positief versus een begroot resultaat (na wijziging) van € 2,5 miljoen. Dit overschot ten opzichte van de begroting wordt grotendeels veroorzaakt door onderbesteding opvang Oekraïense vluchtelingen € 1,5 miljoen, uitkering gemeentefonds € 0,3 miljoen en extra dotatie pensioenvoorziening € 0,5 miljoen. Voor een nadere toelichting hierop verwijzen wij u naar het hoofdstuk 4.2 Exploitatie 2022 van de jaarrekening waar de afwijkingen zijn toegelicht per programma. In hoofdstuk 3 gaan wij nader in op het resultaat en de ontwikkeling van het (weerstands)vermogen.
2.8 Grondexploitaties
Door uw gemeente is de exploitatieberekening van de grondexploitaties ten behoeve van de jaarrekening 2022 geactualiseerd. Wij hebben vastgesteld of de uitgangspunten aanvaardbaar zijn. De waarde van de voorraden bouwgronden in exploitatie per eind 2022 in de balans bedraagt € 272.000. Het verloop van deze balanspost is als volgt weer te geven: Verloopoverzicht van de voorraad (grondexploitaties)
Bedrag * € 1.000
Stand per 1 januari 2022
72
Vermeerderingen
(+)
52
Verminderingen
(-/-)
57
Winstneming
(+)
Stand per 31 december 2022
205 272
Een nadere specificatie van de boekwaarde is opgenomen in paragraaf 4.3. Onze conclusie is dat wij kunnen instemmen met de schattingen die door het College zijn gemaakt bij de actualisatie van de complexen en daarmee ook met de uitkomsten van deze actualisatie. In hoofdstuk 4 gaan wij nader in op de controle alsmede de uitkomsten daarvan inzake de grondexploitaties. 2.9 Voorzieningen
Wij hebben gecontroleerd of de voorzieningen van uw gemeente toereikend zijn. Daarbij hebben we specifiek beoordeeld of de gevormde voorzieningen voldoen aan de eisen en voorwaarden van het BBV. Overigens geldt dat altijd voldoende onderbouwing aanwezig dient te zijn alvorens een voorziening gevormd mag worden. Voor een nadere toelichting verwijzing wij naar hoofdstuk 5 van dit verslag.
2.10 Sociaal Domein
Kosten Jeugdwet en Wmo Inzake de kosten Jeugdwet en de Wmo nieuwe taken heeft de gemeente zelf geen aanvullende werkzaamheden uitgevoerd om de onzekerheden ten aanzien van de prestatielevering weg te nemen. Door het ontbreken voor van gecontroleerde productieverantwoordingen bedraagt de onzekerheid voor WMO en Jeugd tezamen € 980.000.
661077182/RB/2660
6
PGB-budget De totale kosten inzake de PGB-budgetten zijn door uw gemeente gebaseerd op de schatting van de SVB. Evenals vorig jaar heeft geen sluitende controle op de levering van de zorg plaatsgevonden door de SVB. Hierdoor ontstaat initieel een onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering. Aangezien de gemeente geen aanvullende werkzaamheden heeft verrichtten aanzien van de prestatielevering zijn de bestedingen inzake PGB ad € 143.000 onzeker. Afrekening Jeugdwet en Wmo Wij hebben vastgesteld dat de afrekeningen op basis van de gecontroleerde prestatieverantwoordingen WMO € 26.000 hoger zijn. Deze hogere last is niet verwerkt in de jaarrekening. Bij de controle van de dossiers jeugd hebben wij vastgesteld dat voor één client € 53.000 ten laste van de gemeente Rhenen is gekomen terwijl deze lasten voor een andere gemeente zijn. De verrekening van deze lasten heeft niet in 2022 plaatsgevonden. 2.11 EUaanbestedingen
De gemeente dient te voldoen aan de EU-aanbestedingsregels zoals eveneens middels uw eigen normenkader is vastgesteld. Bij enkele leveranciers is vastgesteld dat de geleverde dienst ten onrechte niet Europees is aanbesteed. In hoofdstuk 8.2 lichten wij dit nader toe. In bijlage A hebben wij een onrechtmatigheid ten aanzien van de aanbestedingsregels opgenomen van € 1.208.000.
661077182/RB/2660
7
3. Analyse vermogen en resultaat 661077182/RB/2660
8
3.
Analyse vermogen en resultaat
3.1 Eigen vermogen
Het BBV kent een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling (het gerealiseerde saldo van baten en lasten) en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. De gemeente mag geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen muteren. Om het resultaat van de jaarrekening goed te kunnen begrijpen, is het van belang dat u inzicht heeft in wat het effect op de reserves van uw gemeente is geweest (x € 1.000). Resultaat 2022
(x € 1.000)
De totale baten van uw gemeente over 2022 bedragen:
€ 56.985
De totale lasten van uw gemeente over 2022 bedragen:
€ 53.475
Het resultaat bedraagt (saldo baten en lasten programma’s voor reservemutaties): Gedurende het jaar heeft u reeds voor diverse zaken besloten gelden te reserveren. Deze gelden zijn in de reserves gestort:
€
1.833
Tevens hebt u besloten tot het dekken van diverse uitgaven uit de reserves. Deze gelden zijn onttrokken uit de reserve:
€
1.594
Per saldo gedurende het jaar gelden gedoteerd (minder onttrokken aan de reserves dan toegevoegd):
-/- € 289
Gerealiseerd resultaat 2022 na reservemutaties
661077182/RB/2660
€ 3.510
€
3.221
9
3.2 Financiële positie
Het eigen vermogen van uw gemeente is in 2022 met € 3,5 miljoen toegenomen, naar een omvang van € 32,2 miljoen, conform het saldo van baten en lasten (exclusief mutaties in bestemmingsreserves) zoals dat is verantwoord in de programmarekening. Daarnaast heeft de gemeente in 2022 per saldo voor een bedrag van € 0,3 miljoen gedoteerd aan de reserves, waardoor het eigen vermogen toeneemt. Het resultaat na mutaties in de reserves bedraagt € 3,2 miljoen. In de balans is dit afzonderlijk onder het eigen vermogen gepresenteerd (“Gerealiseerd resultaat”). De totale vermogenspositie wordt onder andere tot uitdrukking gebracht door middel van het solvabiliteitspercentage. Dit percentage wordt bepaald door het eigen vermogen te delen door het balanstotaal. Ultimo 2022 bedraagt dit solvabiliteitspercentage 33% (2021: 35%) waarmee de norm van 20 - 50% (neutraal) wordt behaald. Uw gemeente valt in de categorie B (20 - 50%) en derhalve wordt de financiële positie op basis van de solvabiliteit als neutraal onderkend. De netto schuldquote bedraagt 59% (2021: 67%) en is daarmee verbetert t.o.v. vorig jaar. De ratio geeft aan in hoeverre de schulden meer bedragen dan de jaarlijkse inkomsten. Wij stellen vast dat ruim wordt voldaan aan de norm van < 90% welke als landelijke signaalwaarde wordt gehanteerd.
Dit kengetal valt derhalve positief uit voor de gemeente en wordt als een laag risico onderkend. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar het hoofdstuk financiële kengetallen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.
3.3 Weerstandsvermogen
Ten einde een oordeel te geven over de financiële positie van de gemeente dienen naast het eigen vermogen ook de risico’s, zoals opgenomen in de risicoparagraaf, te worden betrokken. In de jaarrekening zijn de risico’s weergegeven in de paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing. Evenals voorgaande jaren worden de risico’s periodiek geactualiseerd zodat een actueel inzicht bestaat in de risico’s. In de jaarrekening 2022 is de actuele stand van zaken ten aanzien van de risico’s opgenomen en laat zich als volgt samenvatten: Bedrag Benodigde weerstandscapaciteit op basis van risicosimulatie
€ 4.900.000
Weerstandscapaciteit (exclusief onbenutte belastingcapaciteit)
€ 22.558.000
Wij zijn van mening dat de integrale risicobenadering en de financiële vertaling van de verwachte risico’s in 2022 op een adequate wijze heeft plaatsgevonden. Op basis van een weerstandratio van 4,6 kan de weerstandcapaciteit van de gemeente als ‘uitstekend’ worden aangemerkt. Uw gemeente heeft voldoende ruimte om de risico’s met de algemene reserve en specifieke bestemmingsreserve te kunnen opvangen. 3.4 Conclusie financiële positie
661077182/RB/2660
De gemeente Rhenen beschikt over een voldoende gezonde financiële positie en is derhalve goed in staat om toekomstige tegenvallers, zoals nu onderkend op geld en op kans van het vóórkomen, op te vangen.
10
4. Grondexploitaties 661077182/RB/2660
11
4.
Grondexploitaties
4.1 Algemeen
Wij hebben de grondexploitaties 2022 gecontroleerd en onze bevindingen zijn in deze paragraaf opgenomen. Samenvattend concluderen wij:
4.2 Gehanteerde parameters
1.
De gemeente Rhenen heeft voor alle BIE (bouwgronden in exploitatie) een individueel en geactualiseerd exploitatieplan opgesteld.
2.
Er is door de Raad in 2022 géén nieuwe grondexploitaties geopend.
3.
In 2022 is de totale nettowaarde van de grondexploitatie toegenomen van € 72.000 naar € 271.000. Deze toename wordt voornamelijk veroorzaakt door de winstneming. De reguliere (kosten/ opbrengsten) mutaties in 2022 zijn vrijwel gelijk aan elkaar.
4.
De tussentijdse winst is genomen op basis van de ‘percentage of completion’ methode. De “percentage of completion” methode is op een juiste wijze berekend en verantwoord.
5.
De grondexploitatie voor Rhenen Noord/LVA is afgesloten met een voordelig resultaat van € 382.000. Dit resultaat is sterk verbeterd t.o.v. van de laatste inschatting bij de jaarrekening 2021 waarbij het verwachte resultaat € 247.000 was.
De gemeente Rhenen heeft evenals voorgaande jaren projectbegrotingen opgesteld die inzicht geven in de verwachte kosten en opbrengsten per project. De parameters zijn voor de looptijd van de grondexploitatie als volgt: 2023
2024
2025
Kostenindexatie
3%
3%
2%
Opbrengstenindexatie
0%
2%
2%
Rente
1,69%
1,69%
1,69%
Wij vragen de aandacht voor de gehanteerde parameter voor kostenstijging en grondopbrengsten. De kosten in de bouw zijn fors gestegen en de stijging van de opbrengsten zoals die afgelopen jaren gold is omgeslagen naar een daling. Gezien de resterende korte looptijd van de projecten in relatie tot de nog te realiseren kosten/opbrengsten leidt het doorrekenen van een daling van opbrengsten naar verwachting niet tot een materieel verschil. Op grond hiervan hebben wij ons kunnen verenigen met de gehanteerde uitgangspunten in de projectbegrotingen.
661077182/RB/2660
12
4.3 Tussentijdse winstneming
In de notitie grondexploitaties van de commissie BBV is het volgende opgenomen: “Het voorzichtigheidsbeginsel leidt ertoe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. Voor winstneming geldt de percentage of completion methode: voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd kan tussentijds naar rato van de voortgang van de grondexploitatie winst worden genomen. Hiervoor moet het resultaat op de grondexploitatie wel op betrouwbare wijze kunnen worden ingeschat. Dit is mogelijk wanneer het waarschijnlijk is dat de economische voordelen die aan het project zijn verbonden naar de gemeente zullen toevloeien. Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 1. Het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. De grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. De kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd). Op basis van bovenstaande voorwaarden is in 2022 een tussentijdse winst genomen van in totaal € 4.000 voor project Achterberg West 2. De grondexploitatie kent een positieve eindwaarde en het project is naar verwachting eind 2025 gereed.
Hiermee is de looptijd met 1 jaar verlengd ten opzichte van vorig jaar. De gemeente hanteert bij het berekenen van de winst een risico-opslag voor de verwachte kosten en risicoafslag voor de verwachte opbrengsten. In de basis is het toegestaan om rekening te houden met risico’s bij het bepalen van de tussentijdse winst. Wel geldt hierbij dat de risico’s specifiek dienen te zijn en in voldoende mate te zijn onderbouwd. Wij concluderen dat dit niet is gebeurd. Wij hebben op basis van de beschikbare informatie het resultaat berekend zonder risico’s. Het te verantwoorden tussentijdse resultaat zou dan € 20.000 hoger moet zijn. Dit verschil kwalificeren wals een fout in onze controle.
Winst afgesloten project
661077182/RB/2660
In 2022 is het project Rhenen Noord afgesloten. Wij hebben vastgesteld dat bij het afsluiten van de grondexploitatie nog een aanvullend resultaat van € 115.000 is verantwoord. Deze significante verbetering van het resultaat is gekomen doordat een aantal stelposten niet zijn uitgevoerd. Ten aanzien van stelposten geldt deze specifiek gekoppeld moeten zijn. Daarnaast is het normaliter zo dat gedurende de looptijd van de exploitatie het resultaat met een toenemende nauwkeurigheid kan worden bepaal. Dat is hier niet gebleken. Wij adviseren de gemeente terughoudend te zijn met stelposten en jaarlijks vast te stellen of deze nog nodig zijn en voldoen aan de voorwaarden van het BBV.
13
4.4 Ontwikkeling grondexploitaties
De bouwgronden in exploitatie (grondexploitaties) van de gemeente hebben zich in 2022 als volgt ontwikkeld: Grondexploitatie (bedragen x € 1.000)
Bruto boekwaarde per 1.1.2022
Netto boekwaarde per 1.1.2022
Saldo van gerealiseerde uitgaven (+) en verkopen (-/-) 2022
Winst / Verlies 2022
Mutatie voorziening 2022
Netto boekwaarde per 31.12.2022
Achterberg West 2
257
257
(-/-) 6
0
0
251
Rhenen – Noord
-378
-378
(-/-) 4
382
0
0
Winstnemingscomplex
193
193
0
(-/-) 173
0
20
Totaal
72
72
(-/-) 10
209
271
In 2022 is het project Rhenen – Noord afgerond en afgesloten waardoor het resultaat dat op het winstnemingscomplex was verantwoord is overgeboekt. 4.5 Onderbouwingen grondexploitaties
Een grondexploitatie berekening bestaat uit een grote hoeveelheid kosten en opbrengsten die op voorhand niet exact vast staan maar wel betrouwbaar zijn te schatten. Bij de controle hebben wij nu hoofdzakelijk beschreven gekregen hoe de gemeente de verschillende kosten/ opbrengsten heeft ingeschat. Dit geeft een goed inzicht in de werkwijze van de gemeente maar is niet de controle informatie waar wij naar op zoek zijn. Wij hebben nu middels aanvullende analyses alsmede op basis van beschikbare normgetallen vastgesteld dat de gedane inschattingen redelijk zijn. Voor komend jaar is het van belang dat de gemeente zelf deze controles uitvoert en de gehanteerde uitgangspunten onderbouwt met objectieve controle informatie. Objectieve controle informatie zijn bijvoorbeeld onderzoeksrapporten van derden, taxaties en vergelijkingen van realisatie versus calculatie.
4.6 Faciliterende grondexploitaties
De gemeente heeft een aantal faciliterende grondexploitaties. Dit zijn grondexploitaties waarbij de gemeente zelf geen gronden bezit. Wel voert de gemeente werkzaamheden uit, bijvoorbeeld wijzigen bestemmingsplan, zodat de grondexploitatieplannen van de derden kunnen worden gerealiseerd. In de notitie grondbeleid van de commissie BBV is opgenomen op welke wijze deze projecten in de jaarrekening verwerkt dienen te worden. Bij de controle van de jaarrekening hebben wij voldoende zekerheid verkregen dat de gemeente in overeenstemming met de notitie grondbeleid van de commissie BBV heeft gehandeld. Waar de gemeente nog een stap kan maken is het beter zichtbaar maken van welke kosten voor welk project zijn gemaakt zijn gemaakt zodat eenvoudiger kan worden vastgesteld dat opbrengsten maximaal gelijk zijn aan de kosten.
661077182/RB/2660
14
Wij adviseren de gemeente een registratie op te stellen, zodat de opbrengsten zichtbaarder naar rato van voortgang van de werkzaamheden worden verantwoord. Dit kan door de gerealiseerde kosten af te zetten tegen de verwachte totale kosten of op basis van bijvoorbeeld voortgang in de werkstappen de status van de werkzaamheden vast te stellen en op basis daarvan de opbrengsten te verantwoorden.
661077182/RB/2660
15
5. Voorzieningen 661077182/RB/2660
16
5.
Voorzieningen
5.1 Voorzieningen algemeen
Wij hebben gecontroleerd of de voorzieningen van de gemeente Rhenen toereikend zijn. Daarbij hebben we specifiek beoordeeld of de gevormde voorzieningen voldoen aan de eisen en voorwaarden van het BBV. In artikel 44 van het BBV is opgenomen dat voorzieningen (alleen) gevormd moeten worden voor: 1.
Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten.
2.
Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.
3.
Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
4.
Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.
Overigens geldt dat altijd voldoende onderbouwing aanwezig dient te zijn alvorens een voorziening gevormd mag worden. Voor de opgenomen voorzieningen in de jaarrekening hebben wij deze ontvangen. Hieronder hebben wij de uitkomsten inzake de controle van de voorzieningen opgenomen. 5.2 Voorzieningen voor verplichtingen en risico’s
De gemeente heeft een aantal voorzieningen gevormd die vallen onder de categorie voorzieningen voor verplichtingen/ risico’s. Vanuit de controle hebben wij de volgende uitkomsten: 1.
Wachtgeld oud wethouders; wij hebben vastgesteld dat de gemeente terecht geen voorziening voor wachtgeld heeft gevormd. De oud wethouders hebben om verschillende redenen geen recht op wachtgeld.
2.
Verlofsparen; deze voorziening is nieuw en is ontstaan door de wijziging in de CAO. De gemeente heeft deze voorziening op een juiste wijze bepaald. Bij het bepalen van de voorziening zijn die medewerkers meegenomen die hebben aangeven deel te willen nemen aan deze regeling. De gemeente heeft vanuit het verlofoverzicht de voorziening bepaald.
3.
De gemeente heeft de voorziening pensioen wethouders gevormd. De reden dat deze voorziening nu is gevormd komt doordat de verzekeraar waar de pensioenen waren ondergebracht deze hebben opgezegd. Hierdoor is het noodzakelijk dat de gemeente de voorziening zelf vormt. Voor het bepalen van de voorziening heeft de gemeente een externe deskundige ingezet om de actuariële berekeningen op te stellen. Wij hebben vastgesteld dat de voorziening aansluit met deze berekeningen.
4.
De gemeente heeft in het verleden de voormalige brandweerkazerne gegund. Begin 2023 is er een uitspraak van de rechter geweest waarbij is geoordeeld dat de gunning in relatie tot het Didam arrest niet op een juiste wijze is gebeurd. De gemeente gaat het pand nu waarschijnlijk opnieuw het gunningsproces laten doorlopen. In het kader van de jaarrekeningcontrole is de inschatting van de gemeente dat indien het pand aan een andere partij wordt gegund die niet tot een materiele schade voor de gemeente leidt. In dit kader heeft de gemeente geen voorziening getroffen. Wij adviseren de gemeente de ontwikkeling te monitoren en de inschatting periodiek te actualiseren.
661077182/RB/2660
17
5.3 Onderhoudsvoorzieningen/ egalisatievoorzieningen
De gemeente heeft een aantal voorzieningen gevormd voor het egaliseren van groot onderhoud. In de notitie materiele vaste activa zijn de voorwaarden opgenomen waaraan voldoen moet worden om een voorziening voor groot onderhoud te mogen vormen. De belangrijkste zijn: a)
De raad dient ingestemd te hebben met de vorming van de voorziening.
b)
De raad moet zich uitspreken over de gewenste kwaliteit en het onderhoudsniveau van de openbare ruimte.
c)
De voorziening wordt gevoed op basis van een recent beheerplan:
- in principe niet ouder dan 5 jaar; - wordt binnen die 5 jaar bijgesteld indien belangrijke afwijkingen ontstaan. d)
Klein onderhoud mag niet ten laste van de voorziening worden gebracht en dient derhalve ook niet te worden meegenomen bij het bepalen van de voorziening.
e)
De gemeente dient zichtbaar een relatie te kunnen leggen tussen het saldo volgens het onderhoudsplan en het saldo van de voorziening in de jaarrekening.
Bij de controle hebben wij vastgesteld dat de beheersing en de naleving van bovenstaande voorwaarden vanuit het BBV dienen te worden aangescherpt. Wij willen de gemeente hier het jaar 2023 de tijd voor geven. Mocht de gemeente ultimo 2023 niet aan de gestelde voorwaarden kunnen voldoen adviseren wij de gemeente de voorzieningen tijdig om te zetten naar een bestemmingsreserve. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij de volgende bevindingen:
661077182/RB/2660
1.
De relatie tussen het door de raad vastgestelde onderhoudsniveau en de onderhoudsplannen zijn niet eenvoudig te leggen. Wij adviseren de gemeente dit punt op te lossen door de onderhoudsplannen, waarin het onderhoudsniveau terugkomt, door de raad te laten vaststellen. Indien de gemeente kiest voor een andere aanpak is het zaak dat de gemeente zichtbaar maakt hoe de verschillende plannen op elkaar aansluiten.
2.
Algemeen aandachtspunt is dat er in de huidige onderhoudsplannen beperkt tot niet rekening wordt gehouden met inflatie. Dit betekent dat naar verwachting de werkelijke kosten voor het uit te voeren onderhoud hoger zullen zijn dan het bedrag dat in de onderhoudsvoorziening is opgenomen.
3.
Gemeente had voor € 235.000 onttrokken aan de voorzieningen wegen voor gedane investeringen. Het BBV maakt onderscheid tussen investeringen, groot en klein onderhoud. De wijze waarop de kosten verwerkt worden is voor elk van deze soort kosten anders. Wij adviseren de gemeente intern duidelijke richtlijnen op te stellen op welke wijze de verschillende kosten worden verwerkt en welke kosten waar onder vallen. Het BBV staat niet toe dat de voorziening voor groot onderhoud wordt ingezet ter dekking van investeringen. De gemeente heeft deze fout in de definitieve jaarrekening gecorrigeerd. In 2023 dient de gemeente de systematiek rondom de voorziening onderhoud wegen te actualiseren omdat hier structureel rekening wordt gehouden met een onttrekking ten behoeve van investeringen die worden gedaan.
18
4.
Gedurende de controle is voor een tweetal gebouwen de onderbouwing/ berekening van de voorziening geactualiseerd. Dit betekent dat voor 1 gebouw de voorziening te hoog is. Voor het andere gebouw is de voorziening te laag. De gemeente zal dit middels hogere/ lagere dotaties aan de voorziening rechttrekken.
5.
Het onderhoudsplan wegen wat wij hebben ontvangen wijkt significant, circa € 700.000 (mede door de correctie onder punt 3), af van het onderhoudsplan. Het is noodzakelijk dat naar de toekomst toe de gemeente de afwijking onderzoekt en onderbouwt. Tevens is actualisatie van het huidige onderhoudsplan nodig omdat de voorziening in het onderhoudsplan negatief wordt, is niet toegestaan, alsmede de tijdshorizon van 5 jaar beperkt is. Deze actualisatie zal voor de jaarrekening 2023 gereed dienen te zijn.
Wij adviseren de gemeente bij het actualiseren van de onderhoudsplannen rekening te houden met de bepalingen zoals opgenomen in de notitie materiele vaste activa (onderscheid groot/ klein onderheid en wel/ niet activeren) alsmede de hier genoemde aandachtspunten. Ten aanzien van de volgende punten dienen wij nog aanvullende informatie van de gemeente te ontvangen. Nadat wij deze informatie hebben ontvangen kunnen wij vaststellen wat de eventuele fouten/ onzekerheden zijn: 5.4 Voorziening pensioen wethouders
Voorziening pensioen wethouders Deze voorziening heeft per ultimo 2022 een stand van € 2,2 miljoen. Aan de pensioenvoorziening wethouders liggen actuariële berekeningen ten grondslag. Deze zijn gemaakt door VISMA. Bij het opstellen van de berekeningen gebruikt VISMA de volgende parameters: Berekeningsdatum:
31 december 2022
Rekenrente:
2,472
Sterftetabel:
GBM/GBV 2015/2020
Leeftijdsterugstelling:
Man: -5/-1 jaar, Vrouw: -3/-3 jaar
De berekeningsdatum en gebruikte rekenrente zijn in lijn met de van toepassing zijnde verslaggevingsrichtlijnen. Ten aanzien van de gebruikte sterftetabel is de meest recente tabel gehanteerd. 5.5 Voorziening riolering en afvalstoffenheffing
Voorziening riolering De gemeente Rhenen classificeert de voorziening uitgestelde investeringen riolering als een voorziening artikel 44 lid 2 van het BBV (van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden). De mutatie op deze voorziening betreft het resultaat op het product riolering. Het resultaat op dit product bestaat enerzijds uit de ontvangen heffingen en anderzijds uit de kapitaallasten van de geïnvesteerde bedragen in riolering en de kosten voor klein en groot onderhoud aan de rioleringen. Deze verwerkingswijze is conform het BBV. In 2022 is het tarief van de rioolheffing kostendekkend gebleken, waardoor het overschot op het product riolering is toegevoegd aan de voorziening. Het overschot is ontstaan doordat de kapitaallasten lager zijn geweest dan begroot. Wij adviseren u om jaarlijks te monitoren op basis van het GRP of de omvang van de voorziening riolering toereikend is c.q. blijft om de resultaten uit het product Riolering te kunnen dekken.
661077182/RB/2660
19
5.6 Egalisatie lijkbezorging
De gemeente heeft de systematiek waarbij de ontvangen afkoopsommen voor onderhoud graven tijdsevenredig aan de exploitatie wordt toegerekend. Wij hebben vastgesteld dat de systematiek juist en consistent wordt toegepast. Wel vragen wij de aandacht om na te gaan hoe de post zich ontwikkelt in de zin dat de dotatie de afgelopen 2 jaar hoger is dan de onttrekking. In algemene zin zien wij juist een ander beeld namelijk dat gemeenten tekort komen om de kosten van de lijkbezorging te dekken.
5.7 Schattingen
Schattingen Het college is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij deze schattingen:
Belangrijke schattingen
Mate van subjectiviteit
Onze beoordeling
Toelichting
2022
Waardering van grond en gebouwen inclusief afschrijvingen
Laag
De afschrijvingstermijnen zijn vergelijkbaar met die wij bij andere gemeenten zien. Er zijn geen indicaties dat de afschrijvingstermijnen niet zijn afgestemd op de economische levensduur van de activa.
Waardering van de in exploitatie genomen gronden
Gemiddeld
De omvang van de grondexploitaties alsmede de resterende looptijd is beperkt. Hier door is de schattingsonzekerheid in principe beperkt. Op basis van het resultaat dat is gerealiseerd bij het afsluiten van de grondexploitatie in relatie tot de afslagen die in een eerdere fase voorzichtigheidshalve door de gemeente zijn gehanteerd bij het berekenen van de POC onderkennen wij een controleverschil.
661077182/RB/2660
20
Voorzieningen
Gemiddeld
Wij onderkennen ten aanzien van de waardering van de voorzieningen een risico dat deze niet toereikend zijn voor het MFC Rhenen. Daarnaast dient de gemeente de systematiek en de beheersing rondom de egalisatievoorzieningen door te ontwikkelen. Bij de actualisatie van deze voorzieningen mede in relatie tot de kostenstijgingen loopt de gemeente het risico dat de voorzieningen ontoereikend zijn.
Waardering van deelnemingen en uitzettingen (Financiële Vaste Activa)
Laag
Er zijn geen indicaties dat een afwaardering van de boekwaarde van een deelneming of uitzetting noodzakelijk is.
Waardering debiteuren
Laag
Minimaal jaarlijks wordt de voorziening voor dubieuze debiteuren geactualiseerd. Wij kunnen ons vinden in de wijze waarop de voorziening voor de diverse soorten vorderingen bepaald is.
Controleverschil
Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen
661077182/RB/2660
21
6. Sociaal domein 661077182/RB/2660
22
6.
Sociaal domein
6.1 Sociaal domein - Algemeen
Het college van de gemeente Rhenen is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. Voor het sociaal domein is de gemeente echter afhankelijk van diverse partijen, zoals de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en tal van zorgaanbieders. Om verantwoording af te kunnen leggen over de lasten die samenhangen met het sociaal domein is de gemeente daarom afhankelijk van het verkrijgen van betrouwbare verantwoordingsinformatie van deze partijen. Dit uit zich in de bevindingen in de volgende paragrafen.
6.2 Persoonsgebonden budgetten WMO en jeugdzorg
Overeenkomstig voorgaand jaar blijkt uit de controleverklaring die door de accountant van de SVB is afgegeven, dat er geen zekerheid kan worden verkregen omtrent de geleverde zorg in de vorm van PGB’s. De totale besteding aan PGB’s bedraagt voor 2022 voor de gemeente Rhenen: 2022
2021
Jeugdzorg
30.000
40.000
WMO
112.000
212.000
Totaal
142.000
252.000
Als gevolg hiervan heeft uw gemeente zelfstandig werkzaamheden verricht omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten. De werkzaamheden bestonden uit het aansluiten van declaraties en zorgovereenkomsten en het toetsen van herindicatie verslagen en zorgplannen. Uit deze controle blijken geen bijzonderheden en hiermee is uw gemeente in staat geweest om voldoende zekerheid te verkrijgen dat de voorzieningen rechtmatig zijn toegekend. De gemeente heeft geen aanvullende werkzaamheden uitgevoerd om de prestatielevering vast te stellen. Op grond hiervan zijn de bestedingen onzeker. Wij geven de gemeente in overweging mee om aanvullende werkzaamheden te verrichten om voldoende zekerheid te verkrijgen over de geleverde prestaties. 6.3 Sociaal domein – Kosten WMO en Jeugdzorg
Uw gemeente heeft voor de financiële verantwoording van de Jeugdzorg en WMO een aansluiting gemaakt tussen de financiële administratie en zorgadministratie op basis van het berichtenverkeer. Tot slot is er aansluiting gezocht met de ontvangen productieverantwoordingen van de zorgleveranciers. Het verschil tussen administratie van de gemeente en productieverantwoordingen bedraagt € 26.000 voor de WMO. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente voor dit bedrag geen verplichting heeft opgenomen. Derhalve hebben wij dit als fout aangemerkt in onze controle. Deze productieverantwoordingen worden voorzien van een controleverklaring. Op het moment dat de controleverklaring een goedkeurend oordeel heeft hebben wij voldoende zekerheid over de getrouwheid en rechtmatigheid van deze kosten WMO en Jeugdzorg inclusief prestatieverklaring.
661077182/RB/2660
23
Totale uitgaven WMO oud prestatie niet afhankelijk van controleverklaring Productieverantwoording inclusief een goedkeurende controleverklaring Ontbreken van c.q. geen goedkeurende controleverklaring bij de productieverantwoording (onzekerheid in de controle)
Jeugdzorg 4.097.323 Nvt 3.592.558
WMO 2.986.616 -/- 254.823 2.256.841
504.765
474.952
De gemeente heeft zelf geen aanvullende werkzaamheden verricht om zekerheid te verkrijgen over de prestatielevering. Hierdoor zijn de bestedingen waaraan geen goedkeurende controleverklaring ten grondslag liggen onzeker. 6.4 Toerekening jeugd
661077182/RB/2660
Wij hebben een steekproef uitgevoerd op de dossiers jeugd ten einde vast te stellen dat de voorzieningen rechtmatig zijn verstrekt. Hierbij hebben wij vastgesteld dat voor 1 dossier door Rhenen wel lasten zijn verantwoord maar dat deze lasten, op basis van het woonplaatsbeginsel, niet voor gemeente Rhenen zijn. De verrekening met de gemeente waarvoor de kosten zijn heeft niet plaatsgevonden in 2022. Hierdoor zijn de lasten in 2022 € 53.000 te hoog verantwoord.
24
7. Interne beheersing en automatisering
661077182/RB/2660
25
7.
Interne beheersing en automatisering
7.1 Samenvatting bevindingen managementletter 2022
Als onderdeel van de jaarrekeningcontroles 2022 hebben wij in het najaar van 2022 de tussentijdse (interim) controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de bedrijfsvoering binnen de gemeente met name de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim controle, zijn vastgelegd in onze managementletter aan het college van 15 december 2022. Uit onze interim-controle blijkt dat de organisatie haar administratieve organisatie en interne beheersing (de controles binnen de processen), voor zover wij dat beoordelen in het licht van de jaarrekeningcontrole van voldoende niveau zijn om de controle uit te voeren. Ons beeld is dat de administratieve organisatie van dat niveau is dat achteraf kan worden aangetoond dat de transactie juist en terecht is verwerkt. Aandachtspunt hierbij is wel dat transacties in voldoende mate worden onderbouwd. Bij de uitvoering van de interim-controle zijn nog wel verbeterpunten geconstateerd ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing. Dit betekent dat wij in belangrijke mate een gegevensgerichte controle hebben uitgevoerd.
Wij constateren dat het college aandacht heeft voor onze aanbevelingen en al werkt aan de opvolging daarvan.
7.2 Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving
661077182/RB/2660
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen, die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen.
26
Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de controle van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen. Aandachtspunt is dat gemeente Rhenen een deel van de werkzaamheden/ beheersing heeft uitbesteed aan Rijk van Nijmegen. Het is van belang dat gemeente Rhenen zelf vaststelt of vanuit de uitvoeringsorganisatie voldoende zekerheid verkrijgt over de kwaliteit van de werkzaamheden die op afstand worden uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij geen ISAE 3402 mogen ontvangen. Wij adviseren de gemeente afstemming te hebben met en toezicht te houden op een tijdige uitvoering.
661077182/RB/2660
27
8. Rechtmatigheid 661077182/RB/2660
28
8. Rechtmatigheid 8.1 Begrotingsrechtmatigheid
De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet. Deze normen dient de gemeenteraad zelf nader in te vullen en te concretiseren. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat de gemeenteraad hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het college inbreuk maakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft door de accountant niet in alle gevallen te worden meegewogen in zijn oordeel. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat de accountant deze kostenoverschrijdingen betrekt bij de beslissing of hij al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan afgeven. Essentieel is dat de raad nadere regels kan stellen wanneer: 1.
Lastenoverschrijdingen zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten 2. Lastenoverschrijdingen passen binnen het beleid of 3. Lastenoverschrijdingen bij open einde regelingen. Daarnaast moet de accountant deze lastenoverschrijdingen – waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de raad deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid kijkt de accountant naar de lastenoverschrijdingen per programma die de rapportagetolerantie overschrijden. Wij hebben vastgesteld dat er op het programma bedrijfsvoering een forse overschrijding van de lasten is ten opzichte van de gewijzigde begroting. Deze overschrijding komt hoofdzakelijk doordat de gemeente een voorziening heeft moeten treffen voor pensioenen wethouders waarbij dit eerder was ondergebracht bij een externe verzekeraar. Tegenover de hogere last staat ten dele dus ook een opbrengst, de uitkering van de verzekeraar.
Wij adviseren de gemeente, ook als nog niet alle informatie/ impact bekend is de raad wel te informeren over deze ontwikkeling en de mogelijke financiële impact die dit kan hebben. Gemeente heeft nu aangegeven dat de informatie gefragmenteerd beschikbaar is gekomen. Hiervoor geldt dat de gemeente ook zelf een belangrijke rol heeft om tijdig over de juiste informatie te beschikken zoals bijvoorbeeld de actuariële berekeningen. Op grond van het feit dat lasten voor een belangrijk deel door baten worden gecompenseerd alsmede doordat de bestedingen binnen het beleid past is er geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Wij hebben vastgesteld dat er verschillende kredietoverschrijdingen zijn. Deze overschrijdingen hebben betrekking op investeringen waarvan de kosten uiteindelijk hoger zijn dan het krediet dat door de Raad ter beschikking is gesteld. De grootste overschrijding bedraagt € 107.000 inzake de voorbereiding Nieuwe Veenendaalseweg.
661077182/RB/2660
29
Het ter beschikking gestelde voorbereidingskrediet bedraagt € 45.000. Ultimo 2021 was de overschrijding van het ter beschikking gestelde krediet van € 33.000. In de financiële verordening, artikel 5.5, is opgenomen dat ook voor voorbereidingskredieten op voorhand budget bij de raad moet worden verkregen. Op grond hiervan is de overschrijding die in 2022 is gerealiseerd onrechtmatig. Een bedrag van € 29.000 betrekken wij als fout in het rechtmatigheidsoordeel. De andere overschrijding heeft betrekking op de aanleg van ondergrondse containers. Deze was niet zichtbaar bij de analyse van de budgetten in oktober omdat de kosten als last waren geboekt in plaats van als investering. Wij vinden een administratieve fout van de gemeente onvoldoende reden om de kredietonrechtmatigheid weg te nemen. Op grond hiervan betrekken wij € 55.000 als fout in het rechtmatigheidsoordeel. 8.2 Europese aanbestedingen
Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole, zoals vastgesteld door de raad, bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw organisatie uitgevoerde crediteurenanalyse gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is nageleefd. Naast inzicht in de rechtmatigheid van individuele dossiers geeft deze analyse ook inzicht in de beheersing van het inkoopproces, die (ook) het naleven van de aanbestedingswetgeving moet waarborgen. Daarbij zijn ons de volgende zaken opgevallen:
661077182/RB/2660
1.
De kwaliteit en de onderbouwingen van de uitgevoerde spendanalyse en daarmee de controleerbaarheid voor ons als accountant kan worden doorontwikkeld. Wij adviseren de gemeente om het werkprogramma zoals op de website van Pianoo is gepubliceerd te hanteren.
2.
Het is noodzakelijk dat gehanteerde uitgangspunten/ standpunten van de gemeente zijn onderbouwd met objectieve informatie. Dit is nu onvoldoende gebeurd. Met aanvullende werkzaamheden en analyses hebben wij deze controle kunnen afronden.
3.
Het is van belang dat indien de gemeente meerdere opdrachten bij 1 leverancier heeft de lasten van de verschillende opdrachten juist zijn geboekt alsmede heeft onderbouwd waarom er sprake is van verschillende losse opdrachten.
4.
De gemeente maakt veelvuldig gebruik van externe inhuur. Het is hierbij noodzakelijk dat gemeente documenteert waarom er sprake is van een losse inhuuropdracht en waarom er dus geen sprake is van een grotere inhuuropdracht. Anders gezegd gemeente dient expliciet vast te leggen waarom opdrachten niet geknipt zijn.
5.
Complexe dossiers vragen nadere onderbouwing en analyse van de gemeente. Dossiers waarbij hier sprake van kan zijn is rondom software, inhuur personeel of exploitatie constructies.
6.
Gemeente heeft voor meerdere dossiers aangegeven dat er maar 1 partij is die hetgeen kan leveren waar de gemeente behoefte aan heeft. De beste manier om dit, er is maar 1 partij, vast te stellen is door daadwerkelijk een aanbesteding uit te schrijven. Mocht er geen partij komen dan kan de gemeente in lijn met de uitgezette aanbesteding (er mogen geen wezenlijke wijzigingen worden gedaan) zelf gaan onderhandelen.
30
Naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden komen wij tot de volgende rechtmatigheidsfouten: 1.
Gemeente heeft de opdracht meervoudig onderhands aanbesteed. Gemeente geeft aan dat de einddatum van het contract op voorhand niet bekend was. Het betreft de inhuur van een manager waarvan het oorspronkelijke contract is verlengd. Door de velenging zijn de bestedingen tot en met eind 2022 boven de EU grens gekomen. Totale bestedingen voor de inhuurperiode bedragen € 287.000 (excl. BTW). Hierdoor zijn de bestedingen 2022 ad € 149.000 fout.
2.
Gemeente heeft de opdracht meervoudig onderhands aanbesteed. Gemeente geeft aan dat de einddatum van het contract op voorhand niet bekend was. Het betreft de inhuur van een manager waarvan het oorspronkelijke contract is verlengd. Door de velenging zijn de bestedingen tot en met eind 2022 boven de EU grens gekomen. Totale bestedingen voor de inhuurperiode bedragen € 293.000 (excl. BTW). Hierdoor zijn de bestedingen 2022 ad € 181.000 fout.
3.
Gemeente heeft de inhuur van personeel niet tijdig aanbesteed waardoor de grens voor Europese aanbestedingen is overschreden. De totale bestedingen de afgelopen jaren bedragen € 861.000. Activiteiten kwalificeren als specifieke sociale dienst geldt er een grens van € 750.000 voor Europese aanbestedingen. De bestedingen over 2022 ad € 269.000 zijn fout.
Aandachtspunt bij het aangaan van contracten is de raming van de opdrachtwaarde voor aanvang van het aanbestedingstraject. De raming dient als basis voor op welke wijze de aanbesteding dient te gebeuren. Wij hebben vastgesteld dat de opdrachtwaarde veelal niet door de gemeente wordt geraamd. Hierdoor wordt de opdrachtwaarde berekend op basis van het gesloten contract. Bij deze berekening dienen alle verlengingsopties te worden meegenomen tot uiteindelijk een contractperiode van 4 jaar. Als uit deze berekening blijkt dat de contractwaarde boven de EU aanbestedingsgrens uitkomt had de overeenkomst, ook als de bestedingen onder de EU aanbestedingsgrens blijven, EU worden aanbesteed. Wij adviseren de gemeente in dit kader de gesloten overeenkomsten na te gaan en daar waar verleningsopties zijn opgenomen de contracten aan te passen zodat de opdrachtwaarde onder de EU aanbestedingsgrens blijft. 4.
De gemeente heeft in 2022 voor € 609.000 aan ondergrondse containers gekocht. Er is sprake van een levering. De grens voor EU aanbestedingen van leveringen is € 214.000. Deze grens wordt dus overschreden waardoor de bestedingen ad € 609.000 onrechtmatig zijn.
Op basis van de werkzaamheden komen wij tot een fout ten aanzien van de aanbestedingen van € 1.208.000. In de fout zijn alleen de bestedingen 2022 meegenomen. Indien de contracten en bestedingen in 2023 ongewijzigd doorlopen zijn desbetreffende bestedingen voor de controle 2023 fout. Derhalve is het zaak dat de gemeente snel maatregelen neemt voor de contracten die onrechtmatig zijn en in 2023 nog tot bestedingen leiden. 8.3 Rechtmatigheidsverklaring vanaf 2023
661077182/RB/2660
De formele wetswijziging, waarmee de inwerkingtreding van rechtmatigheidsverantwoording is geregeld, is in 2022 vastgesteld en het BBV zal hierop in de komende periode worden aangepast. Dit betekent dat het college van de gemeente Rhenen verplicht is om met ingang van de jaarrekening over het boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. De accountant zal met ingang van het boekjaar 2023 zijn/haar oordeel geven over de getrouwheid van de jaarrekening waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt. Het college is verantwoordelijk voor de controle van de rechtmatigheid. De accountant verstrekt geen afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel meer.
31
Binnen de gemeente wordt gewerkt aan de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de gemeente 2022 niet heeft gebruikt als oefenjaar. Aandachtspunt is dat de gemeente zelfstandig en met voldoende diepgang alsmede omvang de interne controlewerkzaamheden uitvoert. Concreet aandachtspunt hierbij is bijvoorbeeld de controle van de prestatielevering bij inkopen. Deze controle is nu onvoldoende geborgd in het proces. Dit betekent dat achteraf moet worden aangetoond dat de prestaties zoals op de factuur staan conform de gemaakte afspraken zijn geleverd. Vanuit het BADO is er een notitie opgesteld, vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties, d.d. 24 juli 2020, die kaders geeft welke onderbouwing er nodig is. Voor de controle 2023 is het van belang deze notitie als uitgangspunt te hanteren bij de (verbijzonderde) interne controle. Hiervoor is het zaak om het normenkader te vertalen in een toetsingskader en met de gegevensgerichte werkzaamheden zichtbaar aan te tonen dat de toetspunten zijn gecontroleerd. Tevens dienen de gegevensgerichte werkzaamheden navolgbaar te worden gedocumenteerd zodat wij als accountant de werkzaamheden achteraf eenvoudig kunnen controleren.
Wij adviseren de gemeente een intern controleplan op te stellen waarbij op basis van de verwachte euro’s in relatie tot het normenkader en de onderkende risico’s de omvang en diepgang van de werkzaamheden worden bepaald. Met de invoering van de rechtmatigheidsverklaring zullen in 2023 nog de benodigde verordeningen (controleverordening en financiële verordening) en het controleprotocol geactualiseerd moeten worden, waarin door de gemeenteraad keuzes en besluiten inzake de rechtmatigheidsverantwoording worden geformaliseerd. De organisatie heeft deze documenten in voorbereiding.
661077182/RB/2660
32
9. Overige bevindingen jaarrekeningcontrole 2022
661077182/RB/2660
33
9.
Overige bevindingen jaarrekeningcontrole 2022
9.1 Wijziging in verslaggevingsvoorschriften en overige wet- en regelgeving
In de jaarrekening 2022 zijn geen stelsel- of schattingswijzigingen verwerkt. Hier was ook geen aanleiding toe. De gemeente heeft de jaarrekening opgesteld conform de vereisten in het BBV.
9.2 Bevestiging van het college
Wij hebben van het college een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.
9.3 Beperking in reikwijdte van de controle
Er zijn geen meningsverschillen met het management noch het college geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers en het college van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
9.4 Wet Normering Topinkomens (WNT)
De Wet Normering Topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd, beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van € 216.000 niet te boven gaan. Daarnaast dient u het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000.
Aandachtspunt is dat de gemeente op alle punten van het BBV op voorhand zelf vaststelt dat de jaarrekening voldoet aan het BBV. Gedurende de controle zijn er aanpassingen doorgevoerd in de jaarrekening ten einde er voor te zorgen dat deze voldoet aan het BBV. Aandachtspunt hierbij is het op een juiste wijze onderscheid maken tussen vorderingen (uitzettingen < 1 jaar) en de overlopende activa alsmede er voor te zorgen dat de verloopoverzichten van de verschillende posten de juiste informatie bevat.
Uit de werkzaamheden blijkt dat in 2022 voor de topfunctionarissen (gemeentesecretaris en griffier) en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen en dat de WNT juist is verantwoord in de jaarstukken. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. In onze controleverklaring hebben wij bovenstaande expliciet opgenomen.
661077182/RB/2660
34
Complexiteit WNT-regelgeving Wij hebben naar aanleiding van de controle op de WNT-verantwoording verschillende correcties moeten laten doorvoeren. Ondanks dat de WNT-regelgeving complex is vragen wij van u waarborgen te treffen die er voor zorgen dat WNT verantwoording juist wordt opgenomen in de jaarrekening. 9.5 Single Information Single Audit (SiSa-bijlage)
De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien documenten aan het CBS te leveren. De SiSa-bijlage die opgenomen is in de jaarrekening, is opgesteld door de gemeente Rhenen. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2022. Hierbij hebben wij de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de SiSa -bijlage bij de jaarrekening 2022 van de gemeente vastgesteld. Ten opzichte van voorgaand jaar is het aantal SiSa- regelingen in de jaarrekening significant toegenomen. Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze terecht is ingevuld. Medewerkers van uw gemeente hebben dit aan ons bevestigd. In het kader van de totstandkoming van de SiSa-bijlage merken wij nog het volgende op. Bij de meest recente review van de Audit Dienst Rijk (ADR) van de accountantscontrole van de SiSa-bijlagen (de zogenaamde single review) hebben wij gemerkt dat deze dienst (zeer)kritisch is op de kwaliteit van de aangeleverde SiSabijlagen door de gemeenten en de hierop uitgevoerde accountantscontroles.