Bijlage 2 Aanbiedingsbrief RAZU

Aan de gemeenteraad van Rhenen

Datum: 29 november 2024 Kenmerk: 20241129_Aanbiedingsbrief_oKadernota26 Bijlagen: (ontwerp-)Kadernota 2026

Betreft: (Ontwerp-)Kadernota 2026 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief stuur ik u de (ontwerp-)Kadernota 2026 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU) toe. Het bestuur nodigt u uit om uw zienswijze kenbaar te maken. De (ontwerp-)Kadernota 2026 is in de bestuursvergadering van 27 november 2024 vastgesteld. Bij deze vaststelling heeft het bestuur een drietal bezuinigingsmaatregelen doorgevoerd in de (ontwerp-)Kadernota. Door deze maatregelen zal de deelnemersbijdrage voor de deelnemende gemeenten 4,92% lager uitvallen dan op basis van het meerjarenperspectief uit de begroting 2025 voorspeld was. Toelichting op de bezuinigingsmaatregelen Gezien de onzekere financiële vooruitzichten van de deelnemende gemeenten heeft het bestuur in de april-vergadering de directeur-archivaris verzocht te onderzoeken of het RAZU kosten kan besparen. Uit dit onderzoek bleek dat de zeer sobere en doelmatige begroting van het RAZU nauwelijks ruimte biedt voor structurele bezuinigingen zonder dat daarmee de taakuitvoering geschaad wordt. Op basis van het onderzoek en een advies van de directeur-archivaris heeft het bestuur in de november-vergadering besloten om de volgende drie bezuinigingen door te voeren: ▪ ▪ ▪

Het afstoten van kantoorruimte Het begroten van personeelskosten op 95% Het verlagen van de overige personeelslasten naar 2,5% Met deze maatregelen heeft het bestuur expliciet gekozen om de taakuitvoering van het RAZU te ontzien. De maatregelen hebben echter wel effect op het RAZU en de aangesloten gemeenten. De verlaging van de begroting van de personeelslasten beperkt de ruimte om budget-neutraal tussentijdse CAO-wijzigingen, personele tegenvallers en -knelpunten binnen de eigen begroting op te lossen. Het RAZU loopt hiermee een bedrijfsrisico bij tegenslagen die niet kunnen worden voorzien en waarmee de uitvoering van wettelijke taken onder druk of stil komen te liggen. Daarnaast ontstaat er een risico voor de deelnemende gemeenten op meer tussentijdse begrotingswijzigingen. Bovendien ontstaat vanaf 2027 het risico dat de 95% begroting niet dekkend zal zijn doordat meerdere medewerkers dan in de richting van hun eindperiodiek zijn gegroeid. Dit kan leiden tot een negatief exploitatiesaldo dat conform de GR door de gemeenten gedekt zal dienen te worden.

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01

Het verlagen van de overige personeelslasten zal met name het opleidingsbudget van het RAZU beperken. In de huidige arbeidsmarkt maakt dat het RAZU minder aantrekkelijk als werkgever. Ook beperkt het de opleidingsmogelijkheden voor bestaande medewerkers, waarvoor vanwege de aankomende taakverzwaringen en -verschuivingen vanuit de nieuwe Archiefwet en de livegang van het e-depot in 2025 continue bijscholing noodzakelijk is. Het bestuur biedt met deze maatregelen een handreiking aan de gemeenten in de naderende onzekere tijden. Het bestuur gaat er vanuit dat andere gemeenschappelijke regelingen dit voorbeeld volgen. Gezien de risico’s zal het bestuur de bezuinigingen periodiek evalueren. Toekomstige ontwikkelingen De (ontwerp-)Kadernota 2026 toont door de maatregelen een neutraal beeld naar de toekomst. Het bestuur plaats bij dit beeld twee kanttekeningen. Enerzijds zal de livegang van het e-depot in de nabije toekomst veel vragen van het RAZU in omvang en aard van de taken. Anderzijds merkt het bestuur op dat met de recente en toekomstige overbrengingen van de laatste papieren archieven vanuit de gemeenten de omvang van bestaande taken versneld toeneemt. Met name de dienstverlening aan inwoners op de overgebrachte archieven begint te knellen. Het bestuur kan niet uitsluiten dat de geschetste ontwikkelingen formatieve consequenties zullen hebben.

Deze gevolgen staan tegenover de efficiencyvoordelen die de deelnemende gemeenten dankzij de participatie in de GR binnen de eigen organisatie blijven behalen. Zienswijze U kunt tot 1 maart 2025 uw zienswijze op de (ontwerp-)Kadernota 2026 kenbaar maken. De Kadernota 2026 zal in de april-vergadering van het bestuur na behandeling van de zienswijzen worden vastgesteld. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht,

Wietse Bakker Directeur-Archivaris

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01