Bijlage 2: Aanbiedingsbrief RAZU

Aan de gemeenteraad

Datum: 1 december 2025 Kenmerk: 20251201_Aanbiedingsbrief_jaarstukken Bijlagen: (ontwerp-) Kadernota 2027

Betreft: (Ontwerp-) Kadernota 2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht Geachte raad, Met deze brief stuur ik u de (ontwerp-) Kadernota 2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU) toe. Deze stukken zijn door het bestuur op 24 november 2025 vastgesteld. Het bestuur nodigt u uit om uw zienswijze kenbaar te maken op het ontwerpstuk. Toelichting op de (ontwerp-) Kadernota 2027 2026 vormt het eerste jaar waarin de bezuinigingsopgave op het RAZU wordt uitgevoerd. Gezien de sobere begroting van het RAZU en de impact van de maatregelen op de taakuitvoering evalueert het bestuur de bezuinigingen periodiek. Het bestuur heeft met de vaststelling van de (ontwerp-) Kadernota 2027 besloten de bezuinigingsmaatregelen vooralsnog in stand te houden. Toch toont de (ontwerp-) Kadernota 2027 een stijging van de deelnemerslasten. Naast Caoontwikkelingen en indexeringen is deze ontwikkeling vooral te danken aan een toevoeging van 1 fte voor de uitvoering van de wettelijke taak voor het beheren van de digitale archieven van de aangesloten gemeenten. Hiermee ondervangt het bestuur één van de twee gesignaleerde knelpunten bij het RAZU.

Knelpunten bij het RAZU Met de aanbieding van de (ontwerp-) Kadernota 2026 op 1 december 2024 informeerde het bestuur u over het aanstaande onderzoek naar twee knelpunten: de gesignaleerde werkdruk bij dienstverlening en de benodigde doorontwikkeling van het e-depot. Deze zijn op verzoek van het bestuur nader uitgewerkt en besproken in de bestuursvergadering van 26 juni 2025. Op basis van de nadere uitwerking concludeert het bestuur dat het RAZU op deze twee wettelijke taken een tekort aan formatie heeft. Gezien de financiële positie van de gemeenten kan het bestuur echter enkel streven tot een minimaal niveau van werkzaamheden (een ‘6je’). Daarom heeft het bestuur de directeur-archivaris verzocht om het knelpunt in de dienstverlening te beperken door het dienstverleningsniveau verder af te schalen en de deelnemende gemeenten te verzoeken in te zetten op de digitalisering van hun bouwarchieven. Het bestuur houdt, gezien de naderende grote overbrengingen vanuit de deelnemers, de ontwikkelingen in de werkdruk in de gaten en sluit niet uit dat er in de toekomst alsnog een formatie-uitbreiding noodzakelijk kan zijn. Voor het e-depot ziet het bestuur op dit moment structureel té weinig formatie bij het RAZU om deze wettelijke taak op een minimaal niveau uit te voeren. De kennisborging binnen de Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01

organisatie is met slechts één inhoudelijke medewerker erg kwetsbaar ingericht. Daarnaast is de verwerkingscapaciteit voor overbrengingen van digitaal archief met de bestaande bezetting zo beperkt dat dit deelnemers kan belemmeren in de uitvoering van de wettelijke kaders rondom overbrenging van archief. Tot slot wordt in de huidige bezetting gebruik gemaakt van formatie van een andere wettelijke taak, welke daarmee tevens in de knel komt. Het bestuur acht het daarom noodzakelijk voor de uitvoering van deze wettelijke taak de formatie met 1 fte te verhogen om zo de taak structureel te borgen zonder afhankelijkheden van andere formatieposten. Een nadere toelichting op deze wijziging is opgenomen onder de beleidsmatige uitgangspunten, pagina 5 van de (ontwerp-) Kadernota 2027. Herrubricering van de reserve 2%-winstopslag Bij de bouw van het nieuwe depot hebben de gemeenten, in overleg met de Belastingdienst, afgesproken 2% winstopslag te betalen bovenop de deelnemersbijdrage aan het RAZU. Deze maatregel zorgt voor een belastingvoordeel voor alle deelnemers. De Belastingdienst stelde een aantal verplichtende kaders aan deze regeling. Daarom zijn deze gelden niet vrij te besteden en worden ze ingezet voor de niet-wettelijke taak Cultuurhistorie, waarmee de collectie van het RAZU voor inwoners zichtbaar wordt.

De 2% winstopslag werd tot op heden gestort in de Algemene reserve (2%-winstopslag). Gezien de gestelde kaders van de Belastingdienst heeft het bestuur geconcludeerd dat dit een bestemmingsreserve hoort te zijn. Daarom heeft het bestuur, na afstemming met het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Utrecht, besloten om de reserve te herrubriceren. Dit heeft geen gevolgen voor de deelnemersbijdrage en ook de bestemming van de gelden wijzigt niet. Wel heeft dit tot gevolg dat de gemeenschappelijke regeling op termijn gewijzigd moet worden, omdat in de huidige regeling nog wordt verwezen naar de algemene reserve. Het bestuur heeft besloten dit proces binnen 5 jaar uit te voeren. Zienswijze De (ontwerp-) Kadernota 2027 is bijgevoegd aan deze brief. U kunt tot 1 maart 2026 uw zienswijze kenbaar maken. De (ontwerp-) Kadernota 2027 zal in de april-vergadering van het bestuur na behandeling van de zienswijzen worden vastgesteld. De (ontwerp-) Kadernota 2027 vormt samen met de ingediende zienswijzen ook de basis van de Begroting 2027. Bij voorbaat dank voor uw reactie, Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht,

Wietse Bakker Directeur-archivaris

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede

Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede

Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699 KvK 50907905 BTW NL822.989.712.B01