Bijlage 1 RAZU Ontwerp Kadernota 2022

Ontwerp

Kadernota 2022

16 december 2020

Inhoud 3

Voorwoord

4

Algemeen Het RAZU Beleid en nieuwe taken Het e-depot Uitbreiding met Vijfheerenlanden

5

Uitgangspunten begroting 2022

6

Toelichting op de lasten Personeelslasten Bedrijfskosten Kosten archiefbewaarplaatsen Weerstandsvermogen en risico’s

7

Financiële doorkijk 2020 - 2025

11

Verantwoording

11

Besluit

Afbeelding voorzijde: Open Monumenten Dag 1988 (gestileerd) RAZU - Cat.# 47724 - Toegang 353, Topografisch Historische Atlas Houten, Schalkwijk en Tull en ‘t Waal

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

2

Voorwoord In deze Ontwerpkadernota van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) worden, voorafgaand aan de meerjarige programmabegroting 2022-2025, de belangrijkste ontwikkelingen en wijzigingen in het financiële beleid voor het jaar 2022 beschreven.

licht bezien overgangsproducten met beperkte aanpassingen. Deze ontwerpkadernota 2022 is dus het laatste financiële product dat samen met de gemeente Wijk bij Duurstede en een tijdelijke externe consulent wordt gemaakt. Het Provinciaal Toezichtkader voor Gemeenschappelijke Regelingen is nog niet gewijzigd. Dit heeft overigens betrekking op de begroting en de jaarrekening en niet op deze kadernota.

De Ontwerpkadernota 2022 geeft een iets gunstiger financieel beeld wat betreft de kostencomponenten A, B en C (€ 7.600 positief) ten opzichte van de begrotingsprognose 2022. Deze prognose is te vinden in de Programmabegroting 2021-2024 die in juni 2020 is vastgesteld. De verschillen zijn gering en een gevolg van iets lagere kosten voor personeel en de archiefbewaarplaats. Zoals gebruikelijk, worden de in 2022 te maken kosten voor eenmalige cultuurhistorische projecten in de ontwerpbegroting voor 2022 of in een begrotingswijziging voor 2022 opgenomen. Omdat deze uitgaven geheel worden gedekt uit de 2% winstopslagreserve zijn ze niet van invloed op de gemeentelijke bijdragen. De projecten zelf en de kosten komen in de kadernota verder niet aan bod. In de bestuursvergadering van december 2019 is, op verzoek van de gemeente Houten, besloten om voortaan een ander soort kadernota te maken. Niet langer een gedetailleerde pre-begroting, maar een kort stuk met alleen de financiële en beleidsmatige uitgangspunten voor het nieuwe begrotingsjaar en meer op prestaties en resultaten gericht.

Bovendien wordt bij de jaarrekening 2020 rekening gehouden met de zienswijze die de gemeente Utrechtse Heuvelrug op 2 juni 2020 indiende over de jaarrekening 2019 om voortaan transparanter te zijn over de samenstelling, omvang en mutaties in het weerstandsvermogen in relatie tot de jaaromzet en resultaatbestemming. De verwachte omvang van het eigen en vreemd vermogen aan het begin en einde van elk begrotingsjaar moet duidelijk worden vermeld. Er is overigens bij het RAZU uitsluitend sprake van eigen vermogen. Het RAZU heeft geen vreemd vermogen (zie hiervoor de balans bij de jaarrekeningen). Binnen de eind dit jaar aflopende dienstverleningsovereenkomst op financieel gebied met de gemeente Wijk bij Duurstede zijn ingrijpende wijzigingen niet te realiseren. Op 1 januari 2021 gaat het RAZU over naar een commerciële financiële dienstverlener. Vanaf dat moment kan worden gewerkt aan een nieuwe opzet van de jaarstukken. Hierover zal tijdig met de gemeenten worden overlegd. De kadernota’s voor 2021 en 2022 zijn in dit 3

Algemeen van de tweede informatieadviseur per 1 mei 2020 is gekoppeld aan de duur en het succes van de e-depotpilot en heeft daarom in beginsel een tijdelijk karakter gekregen, tot 1 mei 2022. Vooruitlopend op een positieve eindevaluatie van de pilot in 2021 en rekening houdende met het bestuursbesluit van december 2019 om de tweede informatieadviseur een tijdelijke aanstelling voor twee jaar met uitzicht op een vast dienstverband te geven, lopen in deze Ontwerpkadernota voor 2022 de salariskosten ook na 1 mei 2022 door. Het bestuur besluit hierover eind 2021.

Het RAZU Sinds 1 januari 2020 is het regionale samenwerkingsverband op het gebied van het historisch archief uitgebreid met de gemeente Vijfheerenlanden. Dat betekende een nieuwe naam, een gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling (GR), een grotere collectie, een omvangrijker verzorgingsgebied, maar gelukkig ook meer personeel en geld. Dankzij de recente investeringen staat het RAZU er organisatorisch en financieel goed voor. Door het nieuwe beleid op het gebied van de digitale informatie en de uitbreiding met Vijfheerenlanden steeg het jaarbudget vanaf 2020 flink. De schaalvergroting zorgde daarbij voor een gunstig effect op de onvermijdelijke stijging van de deelnemersbijdragen.

Het e-depot De voor het e-depot gevormde bestemmingsreserve bedraagt op 1 januari 2021 nog € 49.786. Hieraan moet € 13.620 worden onttrokken voor het tweede uitvoeringsjaar van de pilot in 2021, zodat begin 2022 nog € 36.166 resteert. Binnen de begroting van de e-depotpilot, zoals opgenomen in het projectinitiatiedocument, is rekening gehouden met een flexibele post voor ondersteuning en consultancy en een eventuele tegemoetkoming aan de gemeentelijke participanten van de pilot.

Beleid en nieuwe taken Het jaar 2022 is het laatste van de vierjarige beleidsperiode, waarvoor het bestuur in december 2018 het plan Vooruit met het verleden vaststelde. In dit plan wordt gewerkt met 17 actielijnen en met acties die concretiseren wat we moeten doen om onze missie als moderne archiefdienst waar te maken. Al in de tweede helft van 2021 zal begonnen moeten worden met de evaluatie van het algemene beleidsplan en de voorbereiding van een nieuw plan dat in 2023 in werking treedt.

Het bestuur heeft de wens uitgesproken om de pilot in 2021 eerst volledig te evalueren alvorens over een toekomstig pad voor het e-depot te besluiten. Gezien de financiële cyclus van het RAZU zal een definitieve oplossing voor het e-depot daarom pas worden opgenomen in de kadernota voor 2023, die in december 2021 ter vaststelling aan het bestuur wordt aangeboden.

Of het RAZU zich in 2022, conform de toekomstvisie, heeft ontwikkeld tot de “wendbare organisatie die goed weet in te spelen op de veranderende vragen en behoeften van partners en publiek”, moet dan duidelijk worden.

Op dat moment kan ook een besluit worden genomen over het overgebleven bedrag in de bestemmingsreserve voor het e-depot. Voorzichtigheidshalve wordt vanaf 2022 de PMpost voor het e-depot gehandhaafd.

Drie belangrijke actielijnen uit het beleidsplan zijn daarbij die voor het e-depot (actielijn 3, waarbij de uitvoering voorloopt op de planning) en die voor de dienstverlening op afstand en op locatie (actielijnen 5 en 6, waarbij met name de kwaliteit en juridische aspecten van de digitale bestanden en de publieke dienstverlening centraal staan). Vooralsnog is hiervoor in 2022 geen extra geld nodig.

Uitbreiding met Vijfheerenlanden Naast de reguliere jaarlijkse bijdrage als deelnemer aan de GR is met Vijfheerenlanden in augustus 2020 een prestatieovereenkomst gesloten voor het wegwerken van achterstanden in het bewerken van de archieven van de drie voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik. De overeenkomst heeft een maximale looptijd van tien jaar, met een aanvang op 1 maart 2020 en een formeel einde op 31 december 2030. Binnen die periode moet het RAZU voor een bedrag van maximaal € 632.000 exclusief BTW de in een bijlage bij de prestatieovereenkomst omschreven

Voor het uitvoeren van de twee wettelijke taken die het RAZU er sinds 2019 bij heeft gekregen, het adviseren en ondersteunen van de gemeenten op het gebied van het lange termijnbeheer van digitale archieven en het digitaal beheren van de overgebrachte informatie, is de personeelsformatie gefaseerd met 2 fte (1,5 fte informatieadviseur en 0,5 fte informatiemanager) uitgebreid. De aanstelling 4

Uitgangspunten begroting 2022 Het uitgangspunt van het Regionaal Archief ZuidUtrecht is om behoudend maar ook realistisch te begroten en de lastenverzwaringen voor de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk te beperken.

inventarisatiewerkzaamheden verrichten en de archiefstukken goed verpakken en zo nodig laten restaureren. Voor het in oktober 2020 door Vijfheerenlanden aan het RAZU betaalde totaalbedrag van € 764.720 inclusief 21% BTW is een geoormerkte bestemmingsreserve gevormd ter grootte van € 632.000. Voorafgaand aan elk kalenderjaar worden een werkplanning en begroting gemaakt en na afloop een financieel en operationeel verslag. Omdat voor deze extra werkzaamheden een van de twee vaste archiefmedewerkers van het RAZU volledig wordt ingezet, zal tenminste een deel van de extra inkomsten worden gebruikt voor de tijdelijke inhuur van personeel.

Van invloed op de hoogte van de bijdragen voor 2022 zijn de volgende factoren:

Aangezien de werkelijke onttrekking van jaar tot jaar zal verschillen, worden bij de raming de drie componenten waaruit de bestemmingsreserve bestaat (€ 532.000 salariskosten, € 50.000 materiaalkosten en € 50.000 restauratiekosten) vanaf 2020 gelijkelijk verdeeld over de looptijd van tien jaar. In deze kadernota zijn vanaf 2021 jaarlijks drie begrotingsposten (tijdelijke personeelskosten, tijdelijke materiaalkosten en tijdelijke restauratiekosten) ter grootte van € 63.200 (= 10% van de bestemmingsreserve) opgenomen voor de specifieke werkzaamheden voor Vijfheerenlanden. Aangezien deze kosten worden gedekt uit de bestemmingsreserve hebben ze geen effect op de gemeentelijke bijdragen.

•

Op basis van de actuele CAO zijn de salariskosten vanaf 2022 jaarlijks geïndexeerd met 1,1%;

•

Voor prijsgevoelige uitgaven en de contractueel vastgelegde indexatie voor de huur-, dienstverlenings- en servicekosten (o.a. exploitatiekosten archiefbewaarplaatsen, servicekosten archief, inhuur diensten, kosten accountant) is rekening gehouden met een prijsstijging van 1% per jaar;

•

De overige posten worden niet geïndexeerd;

•

De herijking van de twee grondslagen (aantal inwoners en hoeveelheid archief per gemeente) voor de kostenverdeelsleutels vanaf 2021.

Per saldo daalt de totale bijdrage voor 2022 van de deelnemende gemeenten in deze kadernota ten opzichte van de prognose uit de op 30 juni 2020 vastgestelde begroting 2021-2024 licht met 0,8%.

Omdat de betreffende, zeer ervaren, archiefmedewerker in oktober 2022 met pensioen gaat, is het zaak om tijdig te investeren in een goede opvolger. Onze inschatting is dat voor het inventariseren van papieren archieven van de gemeenten en van particulieren nog tenminste tien jaar lang goed opgeleide en ervaren medewerkers bij het RAZU nodig zijn. De sinds 2019 bestaande vacatureruimte en de extra salarisinkomsten uit de achterstandswerkzaamheden voor Vijfheerenlanden, worden vanaf 2020/2021 deels ingezet voor het in dienst nemen van twee jonge medewerkers als archiefassistent en studiezaalmedewerker.

5

Toelichting op de lasten de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede.

Personeelslasten In de begroting vanaf 2022 wordt rekening gehouden met een prijsverhoging van 1,1%. Al vanaf 2015 wordt bovendien 3% van de salarislasten begroot voor overige personeelslasten, waaronder de kosten voor dienstreizen, opleidingen en het Individueel Keuze Budget (IKB), terwijl hieruit zo nodig ook een kleine stijging van werkgeverslasten kan worden betaald.

Weerstandsvermogen en risico’s Het RAZU heeft op de balans alleen financiële activa. Ten aanzien van materiële eigendommen is in dat opzicht geen risico aanwezig. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld.

Zoals hiervoor op pagina 4 toegelicht, wordt vooralsnog uitgegaan van een voortzetting van de aanstelling van de tweede informatieadviseur na april 2022. Het bestuur van het RAZU besluit daarover eind 2021. Een deel van de extra inkomsten voor de achterstandswerkzaamheden van Vijfheerenlanden zal worden ingezet voor de extra inzet van personeel. Dit is vanaf 2021 wel begroot maar dient nog te worden uitgewerkt.

De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten. Een laatste risico tenslotte is dat door de geringe omvang van de organisatie en de voor de meeste taken vereiste specifieke deskundigheid en ervaring, langdurige ziekte of vertrek van één van de twaalf medewerkers (met circa 9 fte formatie), zonder adequate vervanging in kwalitatieve en kwantitatieve zin, onvermijdelijk een bedrijfsrisico vormt. Ook in 2022 vindt door pensionering weer tenminste één mutatie plaats in het personeelsbestand.

Bedrijfskosten Vanaf 2021 heeft het RAZU een nieuwe dienstverlener voor de financiële administratie en consultancy, Non Profit Support. De details van de overeenkomst moeten nog worden uitgewerkt, maar de structurele kosten blijven in elk geval binnen de begroting. Vanaf 2022 moet de overeenkomst met de gemeente Houten uit 2016 over de ICTdienstverlening worden vernieuwd. We gaan vooralsnog uit van een structurele verhoging met € 2.000, van € 18.000 naar € 20.000. Daarnaast rekent het RAZU vanaf 2022 op een jaarlijkse eigen investering in hardware van € 3.600. Voor deze extra kosten biedt het totale geraamde overheadbudget van ca. € 71.000 voldoende ruimte.

Kosten archiefbewaarplaatsen De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploitatiekosten en servicekosten, wordt contractueel indexatie toegepast. Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen, worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in november van het jaar voorafgaand op het begrotingsjaar. De huidige stijging van 1,0% betreft dan ook een schatting. Vanaf 2021 huurt het RAZU voor een vanaf 2022 te indexeren bedrag van € 21.000 extra ruimte in 6

Financiële doorkijk 2020-2025 Lasten

Personele lasten Salarissen Overige personeelskosten Totaal personeelslasten

Begroting 2020

Begroting 2020 na wijziging

Begroting 2021 (vastgesteld 30jun20)

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

€ 630.796 € 18.924 € 649.720

€ 563.828 € 16.915 € 580.743

€ 625.099 € 18.753 € 643.852

€ 629.255 € 18.878 € 648.133

€ 636.177 € 19.085 € 655.262

€ 643.175 € 19.295 € 662.470

€ 650.250 € 19.507 € 669.757

€ 15.000

€ 15.000

€ 15.000

€ 15.000

€ 15.000

€ 15.000

€ 15.000

€ 42.000 € 57.000

€ 42.000 € 57.000

€ 42.000 € 57.000

€ 42.000 € 57.000

€ 42.000 € 57.000

€ 42.000 € 57.000

€ 42.000 € 57.000

-€ 3.000

-€ 900

-€ 900

-€ 900

-€ 900

-€ 900

€ 706.720

pm € 634.743

pm € 699.952

pm € 704.233

pm € 711.362

pm € 718.570

pm € 725.857

€ 51.218 € 25.000 € 13.402 € 21.237 € 110.857

€ 51.218 €0 € 13.402 € 21.237 € 85.857

€ 51.218 € 22.500 € 13.536 € 21.449 € 108.703

€ 51.218 € 21.000 € 13.672 € 21.663 € 107.553

€ 51.218 € 21.000 € 13.808 € 21.880 € 107.906

€ 51.218 € 21.000 € 13.946 € 22.099 € 108.263

€ 51.218 € 21.000 € 14.086 € 22.320 € 108.624

€ 110.857

€ 85.857

€ 108.703

€ 107.553

€ 107.906

€ 108.263

€ 108.624

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Incidentele kosten verbouwing en herinrichting kantoorruimte

€ 34.153 € 69.690 € 3.400

€ 34.153 € 69.690 € 3.400 € 15.000

€ 34.494 € 70.386 € 3.434

€ 34.839 € 71.090 € 3.468

€ 35.188 € 71.801 € 3.503

€ 35.540 € 72.519 € 3.538

€ 35.895 € 73.244 € 3.573

Totaal kosten overhead en oudbouw

€ 107.243

€ 122.242

€ 108.315

€ 109.398

€ 110.492

€ 111.597

€ 112.713

TOTAAL COMPONENT C

€ 107.243

€ 122.242

€ 108.315

€ 109.398

€ 110.492

€ 111.597

€ 112.713

TOTAAL KOSTEN

€ 924.819

€ 845.842

€ 917.870

€ 922.084

€ 930.660

€ 939.330

€ 948.094

Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Restauratiekosten Incidentele digitaliseringskosten Tijdelijke personeelskosten tbv achterstanden Vijfheerenlanden 2020-2030 Tijdelijke materiaalkosten tbv achterstanden Vijfheerenlanden 2020-2030 Tijdelijke restauratiekosten tbv achterstanden Vijfheerenlanden 2020-2030 Toevoeging aan BR Digitalisering Totaal kosten

pm € 10.000 € 19.000

€ 18.000 € 31.316 € 10.000 €0

€ 13.620 € 10.000 € 27.000 pm pm pm

pm € 10.000 pm € 53.200 € 5.000 € 5.000

pm € 3.919 pm € 53.200 € 5.000 € 5.000

pm

pm

€ 953.819

€ 905.158

€ 968.490

€ 995.284

Storting algemene reserve (2% winstopslag) Totale kosten incl. winstopslag

€ 18.496 € 972.316

€ 16.857 € 922.015

€ 18.339 € 986.829

€ 18.424 € 1.013.707

Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Restauratiekosten Digitaliseringskosten Totaal materiaalkosten c.a. Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve e-depot Incidentele/structurele inkomsten (RID) Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve achterstanden Vijfheerenlanden 2020-2030 TOTAAL COMPONENT A Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Extra huur archiefruimte (excl jaarlijkse kostenindexering) Exploitatiekosten Servicekosten archief Totaal kosten archiefbewaarplaats Bestemmingsreserve huisvesting TOTAAL COMPONENT B

= verrekening reserves

7

€0

pm € 53.200 € 5.000 € 5.000

€0 pm € 53.200 € 5.000 € 5.000

€ 997.779

€ 1.002.530

€ 1.011.294

€ 18.595 € 1.016.375

€ 18.769 € 1.021.299

€ 18.944 € 1.030.237

Baten

Vs 16-20 _*_Vs 21-25

Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL A

7,06% 23,37% 9,23% 23,15% 26,07% 11,12% 100,00%

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10% 100,00%

€ 49.897 € 165.189 € 65.215 € 163.586 € 184.222 € 78.612 € 706.721

€ 44.815 € 148.365 € 58.573 € 146.925 € 165.460 € 70.605 € 634.743

€ 49.668 € 163.176 € 65.400 € 161.881 € 182.141 € 77.686 € 699.952

€ 49.972 € 164.174 € 65.800 € 162.871 € 183.255 € 78.161 € 704.233

€ 50.477 € 165.836 € 66.466 € 164.520 € 185.110 € 78.952 € 711.362

€ 50.989 € 167.516 € 67.139 € 166.187 € 186.986 € 79.752 € 718.570

€ 51.506 € 169.215 € 67.820 € 167.872 € 188.882 € 80.561 € 725.857

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL B

9,73% 14,07% 10,72% 24,13% 27,52% 13,83% 100,00%

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06% 100,00%

€ 10.792 € 15.595 € 11.884 € 26.744 € 30.511 € 15.331 € 110.857

€ 8.358 € 12.078 € 9.204 € 20.713 € 23.630 € 11.873 € 85.857

€ 10.884 € 18.019 € 12.710 € 25.343 € 27.556 € 14.191 € 108.703

€ 10.768 € 17.828 € 12.575 € 25.075 € 27.265 € 14.041 € 107.553

€ 10.804 € 17.887 € 12.617 € 25.157 € 27.354 € 14.087 € 107.906

€ 10.839 € 17.946 € 12.658 € 25.240 € 27.445 € 14.134 € 108.263

€ 10.876 € 18.006 € 12.701 € 25.324 € 27.536 € 14.181 € 108.624

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL C

7,48% 21,90% 9,46% 23,30% 26,30% 11,55% 100,00%

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%

€ 8.026 € 23.488 € 10.149 € 24.990 € 28.202 € 12.388 € 107.243

€ 9.148 € 26.773 € 11.569 € 28.485 € 32.147 € 14.121 € 122.242

€ 8.112 € 24.266 € 10.464 € 25.078 € 28.087 € 12.308 € 108.315

€ 8.194 € 24.508 € 10.569 € 25.329 € 28.368 € 12.431 € 109.398

€ 8.275 € 24.753 € 10.674 € 25.582 € 28.652 € 12.555 € 110.492

€ 8.358 € 25.001 € 10.781 € 25.838 € 28.938 € 12.681 € 111.597

€ 8.442 € 25.251 € 10.889 € 26.096 € 29.228 € 12.807 € 112.713

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen

€ 68.714 € 204.271 € 87.248 € 215.319 € 242.935 € 106.331 € 924.819

€ 62.321 € 187.216 € 79.346 € 196.123 € 221.237 € 96.600 € 842.842

€ 68.664 € 205.461 € 88.574 € 212.302 € 237.785 € 104.185 € 916.970

€ 68.933 € 206.511 € 88.944 € 213.274 € 238.888 € 104.633 € 921.184

€ 69.557 € 208.476 € 89.757 € 215.259 € 241.117 € 105.595 € 929.760

€ 70.187 € 210.463 € 90.579 € 217.265 € 243.369 € 106.567 € 938.430

€ 70.823 € 212.472 € 91.410 € 219.293 € 245.646 € 107.550 € 947.194

Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL 2% winstopslag

€ 1.374 € 4.085 € 1.745 € 4.306 € 4.859 € 2.127 € 18.496

€ 1.246 € 3.744 € 1.587 € 3.922 € 4.425 € 1.932 € 16.857

€ 1.373 € 4.109 € 1.771 € 4.246 € 4.756 € 2.084 € 18.339

€ 1.379 € 4.130 € 1.779 € 4.265 € 4.778 € 2.093 € 18.424

€ 1.391 € 4.170 € 1.795 € 4.305 € 4.822 € 2.112 € 18.595

€ 1.404 € 4.209 € 1.812 € 4.345 € 4.867 € 2.131 € 18.769

€ 1.416 € 4.249 € 1.828 € 4.386 € 4.913 € 2.151 € 18.944

€ 2.100 € 900 € 3.000

€ 900 € 900

€ 900 € 900

€ 900 € 900

€ 900 € 900

€ 900 € 900

€ 13.620 € 10.000 € 27.000 pm pm pm

pm € 10.000

pm € 3.919

pm

pm

€ 53.200 € 5.000 € 5.000

€ 53.200 € 5.000 € 5.000

€ 53.200 € 5.000 € 5.000

€ 53.200 € 5.000 € 5.000

Begroting 2020

Begroting 2020 na wijziging

Overige inkomsten Stichting vrienden RHC Rente Huur inkomsten Woerden (incidenteel) Overige inkomsten (incidenteel: Wijk bij Duurstede) Overige inkomsten (incidenteel: RID nulmeting) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Totaal overige inkomsten

Begroting 2021 (vastgesteld 30jun20)

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Mutaties reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve achterstanden Vijfheerenlanden 2020-2030 (personeel) Bestemmingsreserve achterstanden Vijfheerenlanden 2020-2030 (materiaal) Bestemmingsreserve achterstanden Vijfheerenlanden 2020-2030 (restauratie)

€ 10.000 € 19.000

Totaal mutaties reserves

€ 29.000

€ 59.316

€ 50.620

€ 73.200

€ 67.119

€ 63.200

€ 63.200

€ 972.315

€ 922.015

€ 986.829

€ 1.013.707

€ 1.016.375

€ 1.021.299

€ 1.030.237

€ 18.000 € 31.316 € 10.000 €0 pm

Bestemming resultaat Totaal Baten

= verrekening reserves

* = In december 2019 stelde het bestuur de kostenverdeling vanaf 2021 vast. De twee grondslagen daarvoor (inwoneraantal en hoeveelheid archief) worden elke vijf jaar herijkt. De percentages in de eerste kolom betreffen de periode 2016-2020, de percentages in de tweede kolom de periode 2021-2025

8

Begroting 2020

Begroting 2020 na wijziging

Begroting 2021 (vastgesteld 30jun20)

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

BIJDRAGE PER GEMEENTE Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag TOTALE BIJDRAGE

€ 49.897 € 10.792 € 8.026 € 1.374 € 70.089

€ 44.815 € 8.358 € 9.148 € 1.246 € 63.568

€ 49.668 € 10.884 € 8.112 € 1.373 € 70.037

€ 49.972 € 10.768 € 8.194 € 1.379 € 70.312

€ 50.477 € 10.804 € 8.275 € 1.391 € 70.948

€ 50.989 € 10.839 € 8.358 € 1.404 € 71.590

€ 51.506 € 10.876 € 8.442 € 1.416 € 72.240

Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag TOTALE BIJDRAGE

€ 165.189 € 15.595 € 23.488 € 4.085 € 208.357

€ 148.365 € 12.078 € 26.773 € 3.744 € 190.960

€ 163.176 € 18.019 € 24.266 € 4.109 € 209.570

€ 164.174 € 17.828 € 24.508 € 4.130 € 210.641

€ 165.836 € 17.887 € 24.753 € 4.170 € 212.646

€ 167.516 € 17.946 € 25.001 € 4.209 € 214.672

€ 169.215 € 18.006 € 25.251 € 4.249 € 216.721

Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag TOTALE BIJDRAGE

€ 65.215 € 11.884 € 10.149 € 1.745 € 88.993

€ 58.573 € 9.204 € 11.569 € 1.587 € 80.933

€ 65.400 € 12.710 € 10.464 € 1.771 € 90.345

€ 65.800 € 12.575 € 10.569 € 1.779 € 90.723

€ 66.466 € 12.617 € 10.674 € 1.795 € 91.552

€ 67.139 € 12.658 € 10.781 € 1.812 € 92.390

€ 67.820 € 12.701 € 10.889 € 1.828 € 93.238

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag TOTALE BIJDRAGE

€ 163.586 € 26.744 € 24.990 € 4.306 € 219.626

€ 146.925 € 20.713 € 28.485 € 3.922 € 200.045

€ 161.881 € 25.343 € 25.078 € 4.246 € 216.548

€ 162.871 € 25.075 € 25.329 € 4.265 € 217.540

€ 164.520 € 25.157 € 25.582 € 4.305 € 219.564

€ 166.187 € 25.240 € 25.838 € 4.345 € 221.610

€ 167.872 € 25.324 € 26.096 € 4.386 € 223.679

Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag TOTALE BIJDRAGE

€ 184.222 € 30.511 € 28.202 € 4.859 € 247.794

€ 165.460 € 23.630 € 32.147 € 4.425 € 225.661

€ 182.141 € 27.556 € 28.087 € 4.756 € 242.541

€ 183.255 € 27.265 € 28.368 € 4.778 € 243.666

€ 185.110 € 27.354 € 28.652 € 4.822 € 245.939

€ 186.986 € 27.445 € 28.938 € 4.867 € 248.237

€ 188.882 € 27.536 € 29.228 € 4.913 € 250.559

Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag TOTALE BIJDRAGE

€ 78.612 € 15.331 € 12.388 € 2.127 € 108.457

€ 70.605 € 11.873 € 14.121 € 1.932 € 98.532

€ 77.686 € 14.191 € 12.308 € 2.084 € 106.269

€ 78.161 € 14.041 € 12.431 € 2.093 € 106.726

€ 78.952 € 14.087 € 12.555 € 2.112 € 107.707

€ 79.752 € 14.134 € 12.681 € 2.131 € 108.698

€ 80.561 € 14.181 € 12.807 € 2.151 € 109.701

TOTAAL GEMEENTELIJKE BIJDRAGEN

€ 943.315

€ 859.699

€ 935.309

€ 939.607

€ 948.356

€ 957.199

€ 966.137

9

De ontwikkeling van de reserves gedurende de jaren 2020 tot en met 2025 geeft het volgende beeld. Let wel: de algemene reserve bestaat uit de 2% winstopslag. Omschrijving

Saldo 1jan20

Algemene reserve

€

Stortingen 2020

61.641 €

Onttrekkingen 2020

Saldo 31dec20

16.857 €

18.000 €

60.498

Bestemmingsreserves: 1. E‐depot

€

81.102

€

31.316 €

49.786

2. Digitalisering

€

34.969

€

‐ €

34.969

3. Restauratie

€

33.919

€

10.000 €

23.919

€

632.000

59.316 €

801.172

4. Achterstanden Vijfheerenlanden 2020‐2030

€

Totaal reserves

€

211.631 €

Omschrijving

Saldo 1jan21

Algemene reserve

€

632.000 648.857 €

Stortingen 2021

60.498 €

Onttrekkingen 2021

18.339

Saldo 31dec21 €

78.837

36.166

Bestemmingsreserves: 1. E‐depot

€

49.786

€

13.620 €

2. Digitalisering

€

34.969

€

27.000 €

7.969

3. Restauratie

€

23.919

€

10.000 €

13.919

4. Achterstanden Vijfheerenlanden 2020‐2030

€

632.000

€

632.000

Totaal reserves

€

801.172 €

50.620 €

768.891

Omschrijving

Saldo 1jan22

Algemene reserve

€

78.837 €

1. E‐depot

€

2. Digitalisering

€

3. Restauratie

€

13.919

4. Achterstanden Vijfheerenlanden 2020‐2030

€

632.000

Totaal reserves

€

768.891 €

Omschrijving

Saldo 1jan23

Algemene reserve

€

97.261 €

1. E‐depot

€

2. Digitalisering

€

3. Restauratie

€

3.919

€

3.919 €

‐

4. Achterstanden Vijfheerenlanden 2020‐2030

€

568.800

€

63.200 €

505.600

Totaal reserves

€

714.115 €

18.595 €

67.119 €

665.591

Omschrijving

Saldo 1jan24

Algemene reserve

€

115.856 €

1. E‐depot

€

2. Digitalisering

€

3. Restauratie

18.339 €

Stortingen 2022

Onttrekkingen 2022

18.424

Saldo 31dec22 €

97.261

36.166

€

36.166

7.969

€

7.969

€

10.000 €

3.919

€

63.200 €

568.800

18.424 €

73.200 €

714.115

Bestemmingsreserves:

Stortingen 2023

Onttrekkingen 2023

18.595

Saldo 31dec23 €

115.856

36.166

€

36.166

7.969

€

7.969

Bestemmingsreserves:

Stortingen 2024

Onttrekkingen 2024

18.769

Saldo 31dec24 €

134.625

36.166

€

36.166

7.969

€

7.969

€

‐

€

‐

4. Achterstanden Vijfheerenlanden 2020‐2030

€

505.600

€

63.200 €

442.400

Totaal reserves

€

665.591 €

18.769 €

63.200 €

621.160

Omschrijving

Saldo 1jan25

Algemene reserve

€

134.625 €

1. E‐depot

€

2. Digitalisering

€

3. Restauratie

Bestemmingsreserves:

Stortingen 2025

Onttrekkingen 2025

18.944

Saldo 31dec25 €

153.569

36.166

€

36.166

7.969

€

7.969

€

‐

€

‐

4. Achterstanden Vijfheerenlanden 2020‐2030

€

442.400

€

63.200 €

379.200

Totaal reserves

€

621.160 €

18.944 €

63.200 €

576.904

Bestemmingsreserves:

10