Bijlage 1 Projectopdracht ‘Verbetering instrumentarium P&C’

Projectopdracht: Verbeteren instrumentarium en proces planning en control • Rol

Wie

Akkoord

Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtnemer Projectgroep

Wethouder Bert Fintelman Gemeentesecretaris Pieter Bonthuis Dick Roodbeen Nader te bepalen

(datum) (datum) (datum) (datum)

A. Opdracht 1. Aanleiding

P&C instrumentarium We werken aan het verbeteren van onze planning en control-cyclus. Uit verschillende kanten, zoals de QuickScan (maart 2025), de brieven van de rekenkamer en opmerkingen vanuit de raad zelf, blijkt dat onze rapportages niet altijd goed aansluiten bij wat het college en de raad nodig hebben. We pakken het instrumentarium aan De informatie mist vaak de koppeling met (strategisch) beleid, is soms te gedetailleerd en biedt onvoldoende inzicht in de financiële gevolgen. Zowel het college als de raad ervaren dat er meer samenhang en duidelijkheid nodig is. We betrekken raad en organisatie bij de verbetering We gaan samen met de organisatie en in afstemming met de raad aan de slag met: ▪ betere aansluiting op de informatiebehoefte, ▪ duidelijke programma indeling (structuur), ▪ en minder details. De QuickScan was een eerste verkenning Nu volgt een verdiepende fase waarin we wensen ophalen, voorbeelden bespreken en scenario’s uitwerken. Zo zorgen we voor breed gedragen verbeteringen die bijdragen aan betere sturing en besluitvorming. Deze opdracht maakt geen onderdeel uit van de kerntakendiscussie Het is een zelfstandig traject dat zich richt op het verbeteren van het P&Cinstrumentarium. Wel loopt deze opdracht parallel aan andere trajecten, zoals de kerntakendiscussie, waarin we het gesprek over onze wettelijke en niet-wettelijke taken.

Door deze trajecten goed op elkaar af te stemmen, versterken we de samenwerking tussen raad en organisatie en vergroten we de grip op onze middelen. Om dit proces goed te begeleiden en de voortgang te bewaken, werken we met een projectleider die zowel de inhoud als het proces kan verbinden.

2. Beoogd doel (projectresultaat)

Hoofddoel: Kwaliteitsverbetering van de (stuur)informatie in de rapportages en het P&C proces wat het beleid en de kaderstellende en controlerende rol van de raad ten goede komt. Dit behalen we door: -

Het formuleren van concrete en meetbare doelen, resultaten en budget. In tussentijdse informatievoorziening (rapportages) voortgang meten op inhoud en financiën, waarbij de actualiteit van de informatie en de analyse op inhoud en financiën belangrijke onderdelen vormen.

-

3. Bestuurlijke rollen raad en college

Mogelijkheden voorleggen als bijsturing nodig is om doelen te halen. Inzicht bieden in maatschappelijke trends en ontwikkelingen en in de financiële trends.

De raad (fracties), het college en de organisatie worden betrokken bij de gesprekken. Betrokkenheid vindt ook plaats via een brede stuurgroep voor het project ‘Verbeteren P&C’. Over de voortgang van het project worden het college en de raad geïnformeerd via de reguliere P&C producten en via de leden uit de stuurgroep. De (nieuwe) inrichting van de rapportages zal uiteindelijk ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. De wethouder financiën, Bert Fintelman is de bestuurlijk opdrachtgever voor dit project.

4. Kaders

Het betreft een meerjarig P&C verbeterplan die we starten met de eerder genoemde interactieve gespreksrondes. We zien daarbij elk P&C product als een kans om een verbetering door te voeren. De volgende uitgangspunten zijn van belang: - De begroting en de jaarstukken voldoen aan wet- en regelgeving; - Tussentijdse verantwoordingen sluiten zoveel mogelijk aan op de indeling uit de begroting; - Vernieuwingen/Verbeteringen vooral zichtbaar in begroting 2027 (uiteraard worden er vanaf de jaarrekening 2024 al verbeteringen doorgevoerd). - Meer resultaatsturing door gebruik van indicatoren en/of KPI’s. - Verbeter de informatiewaarde van de P&C documenten (compacter, visueel, leesbaarder, actueler en minder herhalingen van teksten); - Versterk verbanden tussen beleid, activiteiten, risico’s en financiën; - Integreer strategisch en tactisch niveau in documenten waar dat kan; - Organiseer meer betrokkenheid van gebruikers (raad, college, organisatie); - Optimaliseren van gebruik systemen en digitaliseringsmogelijkheden - Raadsfracties betrekken bij het verbeterproject.

5. Omvang

De opdracht betreft uitsluitend het P&C-proces en de documenten (perspectiefnota, begroting, voorjaars- en najaarsnota en de jaarstukken). Organisatorische sturingslijnen en bredere vragen over bedrijfsvoering vallen buiten scope.

B. Afweging om dit project wel of niet te doen Voordelen en Kansen Wanneer dit project met goed succes wordt afgerond, leidt dit tot: - Verbeterde kwaliteit van de informatievoorziening in de rapportages. - een eenvoudiger en meer gedigitaliseerd proces; - inzicht in verbanden tussen beleidsnota’s, beleidsvoorstellen, en de doelen in de begroting inclusief de financiële impact; - meer sturingsmogelijkheden voor raad, college en organisatie. Nadelen en Risico’s

Mogelijke risico’s om rekening mee te houden zijn de volgende: - Onvoldoende tijd en capaciteit van organisatie en bestuur; - Onrealistische verwachtingen over de planning en de benodigde middelen.

C. Projectbeheer en factoren om op te monitoren

Verwacht projectbudget (projectleider e.d) max € 80.496. De raad neemt hierover een besluit op 11 november a.s.. 2. Capaciteit, Bestuurlijk: Organisatie en Mensen Er is een brede stuurgroep die vooraf om advies wordt gevraagd. Ambtelijk: Projectgroep Er is een projectgroep bestaande uit de volgende leden: Wie Dick Roodbeen Extern Simone Koster Bianca Duits

Discipline Ambtelijk opdrachtnemer Adviseur Senior Financieel adviseur Regisseur bestuurlijk proces en communicatie Informatie analist (ad-hoc) Gebruikerspanel (ad-hoc)

Is nog niet bekend Gebruikerspanel

Het doel van deze projectgroep is: - Mede-vormgeven en regisseren van het project; - Acties uitvoeren en/of regisseren zodat anderen de uitvoering voor hun rekening nemen; - Betrokkenheid, voortgang en draagvlak bewaken. Gebruikerspanel vanuit de organisatie: - Ideeën toetsen op praktische haalbaarheid. - Vergroot de betrokkenheid en het draagvlak in de organisatie (ook in de rol van intermediair naar overige medewerkers in de organisatie). - Feedback vanuit gebruikerspanel draagt bij aan kwaliteit. 3. Kwaliteitsbeheer (op welke zaken ga je wanneer monitoren)

Voortgang wordt maandelijks besproken met de ambtelijk opdrachtgever en/of interne projectleider en met enige regelmaat met de bestuurlijk opdrachtgever. De projectgroep wordt periodiek op hoofdlijnen bijgepraat over de voortgang. In interactieve gespreksrondes wordt met het bestuur de richting bepaald. Met de projectgroep wordt aan de uitwerking concreet inhoud gegeven. Wie Projectgroep Brede stuurgroep IMT

College

Raadsfracties 4. Tijd: planning en go /no-go-momenten

Frequentie Periodiek (maandelijks) Advisering bij (nieuwe) ontwikkelingen. Bij de start van de projectopdracht. Per kwartaal wordt het IMT geïnformeerd over de voortgang en hun rol in de P&C. Informatief voor en na elke gespreksronde met de raadsfracties. De wethouder financiën wordt regelmatig geïnformeerd als bestuurlijk opdrachtgever. Bij gespreksrondes, en de raad bij het vaststellen van de uiteindelijke opzet voor de begroting 2027.

Op hoofdlijnen ziet de concept planning er op dit moment als volgt uit om de begroting 2027 in de nieuwe opzet te presenteren: Fase 1: Gerichte gesprekken brede stuurgroep en

Maand 18 november 2025 (1e werkbijeenkomst):

raadsleden, college en ambtelijke ondersteuning.

2: Op basis van de gevoerde gesprekken werken we met een projectgroep voorbeelden uit hoe we de P&C kunnen herinrichten.

Een avond over de algemene uitgangspunten voor de P&C rapportages en inrichting van de programma’s. Bij algemene uitgangspunten denken we aan: aantal programma’s, indelen in hoofdtaakvelden compactheid rapportages, gebruik visualisaties, aantal indicatoren. 2e helft december 2025 (wens bespreken 18-11): Een avond over de paragrafen en de financiële begroting. Uitgangspunten ophalen voor informatie in paragrafen? Welk inhoudelijk en financieel detailniveau van informatie is wenselijk. Welke jaren inzichtelijk maken in de financiële tabellen voor het signaleren van trends? 13 januari 2026 (voorlopige reservering): Een avond over de eerste contouren van een (nieuw) programma en valideren uitgangspunten voor de paragrafen en financiële begroting. Ideeën ophalen voor de tussentijdse rapportages: handhaven, vervangen door periodieke presentaties of iets anders? Welke aanvullende informatiebehoefte heeft de raad verder nog en hoe past dat binnen de P&C? 2e helft januari/februari 2026 (wens bespreken 18-11): Bespreken eerste contouren van een nieuwe opzet van de begroting. Welke aanvullende informatiebehoefte heeft de raad verder nog en hoe past dat binnen de P&C? Deze kan mogelijk al gebruikt worden voor de nieuw te vormen coalitie.

3: In 2026 werkt de projectgroep de nieuwe opzet verder uit met als doel de begroting 2027 in een nieuwe opzet te presenteren.

Vervolg werkbijeenkomsten (in overleg bepalen na de gemeenteraadsverkiezingen). Bespreken concept opzet nieuwe begroting.

4: Tussentijdse rapportages

Vervolg werkbijeenkomsten (in overleg bepalen na de gemeenteraadsverkiezingen). Na de inrichting van de nieuwe begrotingsopzet werkt de projectgroep de eerste contouren uit van een nieuwe tussentijdse rapportage/ presentaties.

De benoemde gesprekken worden gevoerd met de raadsfracties. De5. Participatie

Er is geen sprake van inwonersparticipatie bij deze opdracht. Wel participeren raad, college en ambtelijke organisatie.

6. Communicatie intern Communicatie: en bestuurlijk proces Periodiek worden college, raad en organisatie geïnformeerd over het project en de voortgang. Dit vindt zoveel mogelijk plaats via de reguliere overlegstructuren. ‘Besluitvorming’ projectopdracht: - Concept projectopdracht is in de brede stuurgroep van 27 augustus en in de werkbijeenkomst van 1 oktober besproken; - Startbesluit en opdrachtverlening voor het proces college; - Akkoord op projectbudget (raad 11 november 2025); - Projectopdracht consulterend bespreken in commissie Bestuur en financiën van 8 december; - Vaststellen uitgangspunten en opzet nieuwe begrotingsopzet P&C door college en raad voor juli 2026. 7. Gevolgen van het project (beheer / personele gevolgen)

- De P&C-cyclus wordt vanaf 2027 verbeterd qua proces, vorm en inhoud. (uiteraard zijn vanaf de jaarrekening 2024 al verbeteringen doorgevoerd). Denk aan compactere documenten, meer visuele en toegankelijke informatie, tijdigheid en verbanden tussen beleid, beleidsdocumenten, beleidsambities, bestuurlijke voorstellen met de planning en control inrichting en opzet.

8. Genomen besluiten

De raad heeft kennis genomen van het onderzoek van de rekenkamer (brief B&W 7 augustus 2019). De raad is op 18 oktober 2024 geïnformeerd over het plan van aanpak voor verbetering van de P&C-cyclus en heeft in maart 2025 kennis genomen van de uitkomsten uit de QuickScan. De raad heeft actief aangedrongen op een transparanter en effectiever sturingsproces.