Bijlage 1 - projectopdracht Ombuigingen - versie 0.5 februari 2025

Projectopdracht: Ombuigingen • Rol Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Projectleider Projectgroep Versienummer A. Opdracht 1. Aanleiding

Wie Wethouder Bert Fintelman Gemeentesecretaris Pieter Bonthuis Jaap Lange Elisa Derksen, Jelte Bloemzaad, Marjolein Foppen, Bianca Duits, Paul Koops, Xander Bardie 0.5

Akkoord (datum) (datum) (datum) (datum) (datum)

Bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2025 – 2028 van de gemeente Rhenen bleek dat deze structureel niet sluitend was. Er is toen gekozen om de begroting van 2025 op pragmatische wijze sluitend te maken waarna een kerntakendiscussie het fundament zou vormen voor het structureel sluitend krijgen van de meerjarenbegroting 2026 – 2029. Doordat het proces om de begroting van 2025 sluitend te krijgen meer intensief was dan verwacht en door (externe) andere omstandigheden is het proces om te komen tot een kerntakendiscussie niet gestart. Dit heeft ertoe geleid dat vooruitkijkend de marsroute en bijbehorende doelstellingen richting de meerjarenbegroting 2026 – 2029 zijn bijgesteld.

2. Beoogd doel (projectresultaat)

Dit project kent 3 doelen: 1. Sluitend maken van de begroting van 2026: - Leg hiertoe bij de perspectiefnota 2026 voldoende ombuigingen voor, - Het is mogelijk dat (het beïnvloedbare deel van) een of meerdere kerntaken onderdeel van de voorgestelde ombuigingen is, - Richt het proces behorende bij dit doel op enigszins vergelijkbare wijze in als voor de begroting 2025 is gebeurd. 2. Kom tot een solide financiële basis voor de komende 5 jaar, waarvan de eerste weerslag terug te vinden is in de meerjarenbegroting 2027 - 2031: - Voer een kerntakendiscussie (KTD) als basis voor het maken van bestuurlijke keuzes, - Leg bij het resultaat hiervan passende ombuigingen voor, nodig om tot de gewenste solide financiële basis te komen. 3. Het monitoren van de voortgang realisatie ombuigingen - Dit betreft alle bestaande ombuigingen en taakstellingen. - En het betreft de ombuigingen die nodig om de begroting 2026 sluitend te maken. - Hierover wordt gerapporteerd op 2 logische momenten in de P&C-cyclus: de jaarrekening (Juli) en de begroting (november). De overige P&C-producten worden in dezelfde raadsvergaderingen behandeld.

3. Bestuurlijke rollen raad en college

Zowel college als de raad hebben, ieder vanuit hun eigen rol, een besluitvormende bevoegdheid. Beide zullen op gezette momenten transparant geïnformeerd en betrokken worden. Enkele leden van de raad en college nemen deel aan de 2 stuurgroepen. De scope van beide stuurgroepen betreft 2 verschillende projecten: ‘Ombuigingen’ en ‘Quickscan van mogelijke verbetering P&C-cyclus en instrumenten’, hierna ‘Verbeteren P&C cyclus’. Van het project ‘Verbeteren P&C cyclus’ is wethouder Bert Fintelman opdrachtgever en Bouke Minks projectleider. Hier is een aparte opdracht voor gemaakt. In de bijlage bij deze projectopdracht treft u een stroomschema aan wat de relatie tussen beide projecten nader toelicht. In het vervolg van deze opdracht wordt alléén gegaan op het project ‘Ombuigingen’.

Versie: februari 2025

Tegen de achtergrond van het project Ombuigingen is de scope van de stuurgroep: 1. Sluitend maken van de begroting van 2026. 2. Komen tot een solide financiële basis voor de komende 5 jaar. De smalle stuurgroep bestaat uit de volgende leden: Wie

Discipline

Bert Fintelman Pieter Bonthuis Bouke Minks Jaap Lange Xander Bardie

Wethouder Financiën Gemeentesecretaris Projectleider Analyse P&C-cyclus Projectleider Ombuigingen Projectsecretaris

Deze stuurgroep stuurt op de voortgang en kwaliteit van het proces en het product en adviseert aan het college en de raad. De brede stuurgroep bestaat uit de leden van de smalle stuurgroep aangevuld met: Wie

Discipline

Leo Schenk Gabrielle Geerts

Fractievoorzitter VVD Fractievoorzitter Progressief Rhenen/Groenlinks Fractievoorzitter SGP Raadslid Rhenens Belang

Bart van der Tang Willem Oorschot

Deze stuurgroep wordt vooral consulterend en adviserend op het proces betrokken en zij verzorgt de informatievoorziening richting de raad. 4. Kaders

-

De begroting van 2026 is sluitend.

Daarbij zijn de volgende condities van toepassing: -

-

5. Omvang

Vooralsnog is de omvang van de gezochte ombuigingen € 2,1 mio. Dit is het bedrag na vaststelling van de begroting en de eerste begrotingswijziging d.d. 11 december 2024. In de eerste fase van dit project wordt het bedrag herijkt1. Alle onderwerpen en mogelijke ombuigingen zijn bespreekbaar. Ook wanneer deze mogelijk niet of minder stroken met gemeentelijke uitgangspunten, beleid en visies. De perspectiefnota 2026 is een afgeslankte perspectiefnota2. De ombuigingen worden vastgesteld in de raad van juli. Dit geeft de ambtelijke organisatie meer ruimte om waar dat nodig is de realisatie van ombuigingen 2026 voor te bereiden. Tot slot zijn gangbare wet- en regelgeving zoals BBV en gemeentewet kader stellend.

De opdracht beperkt zich tot de 3 genoemde doelen.

B. Afweging om dit project wel of niet te doen Voordelen en Kansen Wanneer dit project met goed succes wordt afgerond, leidt dit tot 1

een financieel solide basis voor de toekomst. helderheid over wat voor soort gemeente Rhenen wil zijn. een zelfstandig Rhenen die duidelijk heeft waar zij wel en niet voor aan de lat staat. een duidelijke focus voor de toekomst voor het bestuur en de ambtelijke organisatie.

Herijkt houdt in: de optelsom van het tekort conform de begroting 2025 aangevuld met onvermijdbaar beleid en financiële effecten van andere kaders conform de perspectiefnota 2026 vormen het uiteindelijk te realiseren bedrag aan ombuigingen. 2 De perspectiefnota 2026 zal in een afgeslankte vorm worden opgesteld. Afgeslankt wil zeggen dat alles wat in deze nota opgenomen wordt, behoort tot: a) autonome ontwikkelingen (bv GR-en of loon- en prijsindex) of wettelijke taken (bv nieuw landelijke beleid of effecten van APPA). Deze zijn onvermijdelijk. Of b) bestaand Rhenens beleid dat reeds in gang is gezet en die exploitatie en balans raken, en die om duidelijk aanwijsbare redenen herijkt moet worden. Uitstel kan niet, waarmee deze in haar aard ook min of meer onvermijdelijk is. Er wordt géén nieuw Rhenens beleid opgenomen. Inzichtelijk is gemaakt welk beleid en uitvoering expliciet niet meegenomen is. Versie: februari 2025

Nadelen en Risico’s

een focus (richten) van waaruit de ambtelijke organisatie kan inrichten en verrichten een gemeente die in staat is de door haar gewenste dienstverlening aan inwoners en ondernemers te verzorgen.

Mogelijke risico’s om rekening mee te houden bij het uitvoering geven aan dit proces zijn vooralsnog de volgende: -

Onvoldoende ambtelijke capaciteit: de beschikbare capaciteit in de ambtelijke organisatie is onvoldoende om binnen geschetst tijdspad e.e.a. op te leveren. Dit is actueel voor de leden van de projectgroep. Als beheersingsmaatregel worden werkzaamheden die niet meer opgepakt worden, geïnventariseerd en bestuurlijk voorgelegd.

-

Taakstellingen niet gehaald: de in de (gewijzigde) begroting opgenomen taakstellingen worden niet gerealiseerd.

-

Nieuwe ambities en/of kosten: gedurende het proces kunnen onverwacht ambities of kosten zich voordoen die om redenen onvermijdelijk blijken. Dit kan directe gevolgen hebben voor de omvang van de benodigde ombuigingen en het te doorlopen proces.

-

Onvoldoende ombuigingen: De ombuigingen die geïdentificeerd en (bestuurlijk) akkoord zijn om nader uit te werken, leveren onder aan de streep, wanneer de perspectiefnota ter besluitvorming wordt voorgelegd, te weinig op om tot een sluitende begroting te komen.

-

Geen sluitende begroting: Mocht e.e.a. onverhoopt leiden tot een niet sluitende begroting, is Rhenen afhankelijk van het oordeel van de toezichthouder voor wat betreft het toezichtsregiem en voor wat betreft eventuele andere (bestuurlijke) consequenties.

C. Projectbeheer en factoren om op te monitoren 1. Budgetbeheer Reeds bekende en afgestemde kosten: Kostenpost

Dekking

1

Inzet externe projectleider, periode januari – juni, 36 per week

2

Inzet van de ambtelijke inzet in de projectgroep en aansluitend van te betrekken collega’s gedurende dit project. Zie voor verdere toelichting onderdeel 2 capaciteit, organisatie en mensen.

3

IV3 analyse: Hoe verhouden de uitgaven en inkomsten per taakveld en per inwoner zich tot die van referentiegroepen? Hoe verhouden begroting en jaarrekening van de gemeente Rhenen zich tot elkaar? Aanvullende opdracht IV3 analyse: Wat is de beleidsvrijheid en mate van beïnvloedbaarheid per taakveld, gebaseerd op onderzoek en advies Raad Openbaar Bestuur (ROB), en aansluitend op eigen rekeningschema.

4

Budget inhuur Bestaande formatie.

Budget projectleider 2024

Budget projectleider 2024

Een schatting van nog te verwachtte kosten op basis van opgevraagde eerste globale ramingen levert onderstaand inzicht: Kostenpost 5 6

7

Ondersteuning gesprek raad mbt werkelijke opdracht KTD. Kerntakendiscussie: De feitelijke aard en omvang vloeit voort uit 5). Benchmark geschat tussen € 18.000 en € 28.000 Kerntakendiscussie Inzet externe projectleider Ombuigingen Periode juli – december 2025 Periode januari – mei 2026

Bedrag PM € 28.000 € 55.000 € 60.000 PM Versie: februari 2025

Voor deze laatste bedragen is nog akkoord en dekking nodig. 2. Capaciteit, Organisatie en Mensen

Bestuurlijk: Er is een smalle en een brede stuurgroep. Zie ook A3 rollen raad en college. Ambtelijk: Projectgroep Er is een projectgroep bestaande uit de volgende leden: Wie

Discipline

Bianca Duits Elisa Derksen Jelte Bloemzaad Marjolein Foppen Paul Koops Xander Bardie

Communicatieadviseur Regisseur bestuurlijk proces Strateeg Fysiek Domein Strateeg Sociaal Domein Financieel Adviseur Projectsecretaris

Het doel van deze projectgroep is: - Mede-vormgeven en regisseren traject. - Steppingstone naar beleids-/taakvelden. - Acties uitvoeren en/of regisseren zodat anderen de uitvoering voor hun rekening nemen. - Betrokkenheid en draagvlak bewaken. De inzet van de leden van de projectgroep wordt geschat op 2 dagen in de week gedurende het gehele traject. Deze inzet is een gemiddelde en zal per fase en per lid of per discipline kunnen verschillen. Concreet betekent dit voor de periode t/m juni 300 tot 400 uur per lid van de projectgroep. Andere ambtelijke inzet: In dit proces zullen andere (beleids)collega’s gevraagd worden een bijdrage te leveren. Deze inzet zal zich meer focussen rondom de fases in het proces waarin aan ombuigingen wordt gewerkt. De verwachting is dat hun inzet op die momenten fors is. Reken in die periode, met dezelfde kanttekening als hiervoor bij de leden van de projectgroep is gemaakt, op een gemiddelde inzet van minimaal 2 dagen per week. Concreet betekent dit voor de periode t/m juni 150 tot 200 uur per betrokken collega. N.B.: - Helder is dat de inzet van collega’s geen keuze noch vrijblijvend is. Daarom is de beschikbare capaciteit ook als belangrijk risico’s benoemd. - Het spreekt voor zich dat de genoemde capaciteitsbehoefte geen betrekking heeft op de inzet gedurende een eventuele KTD.

- De werkzaamheden die leden van de projectgroep niet meer (kunnen) doen, worden in kaart gebracht, met het college besproken en meegenomen in het raadsvoorstel. Organiseren samenhang processen: De begroting 2025 inclusief aangenomen amendementen (d.d. 5 november 2024) bevatten taakstellingen die een duidelijke relatie hebben met de doelen van het project Ombuigingen. Deze processen haken op elkaar in waarmee het wenselijk is om deze processen in samenhang met elkaar te laten lopen. 3. Kwaliteitsbeheer (op welke zaken ga je wanneer monitoren)

Op verschillende manieren wordt de voortgang en de kwaliteit van het proces gemonitord. Onderstaande overzicht geeft aan welke gremium in welke frequentie vanuit hun rol aansturen en/of worden geïnformeerd.

Versie: februari 2025

Wie

Frequentie

Projectgroep Smalle stuurgroep Brede stuurgroep IMT

Wekelijks 2 wekelijks Maandelijks Bij de start van de projectopdracht. En in ieder geval 2x gedurende het traject. Periodiek na stuurgroepen en wanneer daar aanleiding toe is. Bij de start van de projectopdracht. En in ieder geval 2x gedurende het traject.

College Raad

4. Tijd: planning en go /no-go-momenten

1. Sluitend maken van de begroting van 2026: Het doel is om bij de perspectiefnota of perspectiefbrief 2026 voldoende ombuigingsvoorstellen neer te leggen waarmee de begroting 2026 sluitend wordt. Het is mogelijk, zelfs waarschijnlijk, dat de jaren 2027, 2028 en 2029 niet sluitend zijn. Grofweg zijn de volgende fases te onderscheiden: 1) inrichten proces, 2) Inventarisatie ombuigingen, 3) nader uit te werken ombuigingen, 4) opstellen stukken en 5) besluit vorming. Iedere fase kent zijn eigen vragen, uitzoekwerk en dilemma’s. De mate waarin iedere fase vloeiend verloopt, heeft invloed op hoe die fase en daaropvolgende fases definitief vorm krijgen. Waar dat kan is de aanpak conform het gedachtegoed van waarderend werken door de aanwezige kennis in de organisatie te betrekken. Op hoofdlijn ziet de concept planning er op dit moment als volgt uit: Fase

Week

Inrichten proces Inventarisatie ombuigingen Uitgewerkte ombuigingen Opstellen stukken Besluitvorming B&W raad

t/m week 8 t/m week 12 t/m week 17 t/m week 19 t/m week 22 t/m week 29

In de bijlage bij deze projectopdracht treft u een stroomschema aan wat de relatie tussen de verschillende ombuigingen en de perspectiefnota 2026 nader toelicht. 2. Kom tot een solide financiële basis voor de komende 5 jaar, waarvan de eerste weerslag terug te vinden is in de meerjarenbegroting 2027 - 2031: De wens van de raad is om een kerntakendiscussie (KTD) te voeren met de ‘Visie op Rhenen’ als vertrekpunt. Het doel lijkt het komen tot een solide financiële basis. Recent wint het voeren van een KTD weer terrein, al is de betekenis en invulling van wat dit precies is divers. Iets wat ook tijdens de verschillende gesprekken, w.o. in de stuurgroep, bleek. Om die reden is het verstandig de volgende vragen te beantwoorden: 1. Wat verstaat de raad onder een KTD? 2. Waarom wil de raad deze voeren? Oftewel waar draagt dit toe bij? 3. Welke informatie is nodig om deze te voeren? 4. Wanneer wil de raad deze KTD gevoerd hebben? Gemiddeld genomen is de doorlooptijd van een KTD 1 jaar. Op basis van de antwoorden op de genoemde vragen zijn, kan voor een andere invulling van een KTD met een andere doorlooptijd gekozen worden. Ook afzien van een KTD ten faveure van iets anders is mogelijk. Oftewel als eerste moet de opdracht scherp worden gemaakt in een gesprek met de raad. Versie: februari 2025

Op hoofdlijn ziet de concept planning er als volgt uit: Fase

Maand

In gesprek met Raad opstellen opdracht KTD Start voorbereiding KTD Oplevering resultaat KTD en voortvloeiende ombuigingen.

Maart/april 2025 Mei 2025 Mei 2026

3. Het monitoren van de voortgang realisatie ombuigingen Het streven is op gestructureerde de realisatie van de ombuigingen te monitoren en om vervolgens op transparante wijze college en raad hierover te informeren. Voorgesteld wordt hiervoor 2 logische momenten in de P&C-cyclus aan te wijzen: de jaarrekening (Juli) en de begroting (november). De overige P&C-producten worden in dezelfde raadsvergaderingen behandeld. 5. Participatie

1. Sluitend maken van de begroting van 2026: Er is geen sprake van inwonersparticipatie bij dit deel van de opdracht. Wel participeren raad, college en ambtelijke organisatie. 2. Kom tot een solide financiële basis voor de komende 5 jaar, waarvan de eerste weerslag terug te vinden is in de meerjarenbegroting 2027 - 2031: Er is geen inwonersparticipatie bij de in deze opdracht voorgestelde stap om tot een goede en afgebakende opdracht voor een KTD te komen. Afhankelijk van de aard en omvang van de hieruit resulterende opdracht zal wel sprake zijn van inwonersparticipatie. In welke mate, langs welke filosofie en met welke partijen wordt pas dan duidelijk. 3. Het monitoren van de voortgang realisatie ombuigingen Hier is geen sprake van inwonersparticipatie.

6. Communicatie intern en bestuurlijk proces

Communicatie: Er zal voor de interne en bestuurlijke communicatie een communicatiestrategie worden gemaakt. Besluitvorming: Tegen de achtergrond van de gestelde doelen is het van belang de bestuurlijke besluitvorming over de projectopdracht zo kort mogelijk te houden. De volgende stappen worden voorgesteld: -

Presidium 10 februari, informeel akkoord proces College 11 februari, formeel akkoord projectopdracht en consultatieverzoek 5 maart consultatie commissie Bestuur & Financiën

7. Gevolgen van het project (beheer / personele gevolgen)

Dit is niet goed vooraf aan te geven. Het is afhankelijk van de feitelijke resultaten bij beide onderdelen. Die bepalen uiteindelijk of er sprake van enig effect en impact is, in welke mate en voor welke taken of organisatieonderdelen dat is.

8. Genomen besluiten

De begroting 2025 en daaropvolgende eerste begrotingswijziging (d.d. 11 december 2024) is het meest relevante eerder genomen besluit voor dit proces.

Versie: februari 2025