Bijlage 1 - Overal plan van aanpak Ombuigingen en PC (complete versie - 17-01-2025 toegevoegd)

Overall plan van aanpak Kerntakendiscussie/realisatie van voorstellen ombuigingen en structurele verbetering P&C – cyclus en – instrumentarium PvA nog aan te passen na inbreng aan te stellen interim projectleider Ombuigingen / Kerntakendiscussie

1. Doelstelling • Korte termijn (voor mei 2025): o Voorstellen ombuigingen met concrete resultaten voor de Perspectiefnota /begroting 2026 o Voorstellen via QuickScan van mogelijke verbeteringen P&C-cyclus en instrumenten • Lange termijn (mei 2025 en verder): o Strategische herijking van gemeentelijke kerntaken door voeren van een kerntakendiscussie t.b.v begroting 2027 e.v. o Invoering duurzame verbetering van het P&C-instrumentarium. 2. Aanpak en Structuur De aanpak bestaat uit twee sporen met duidelijke lijnen: •

•

Spoor 1: Korte termijn (februari-september 2025 – voor perspectiefnota 2026/ begroting 2026) o QuickScan P&C: Identificeren van procesknelpunten en verbeterkansen (oplevering februari 2025). o Voorstellen ombuigingen van minimaal 3,5 miljoen Euro op basis van (zo mogelijke en haalbaar t.b.v. begroting 2026 en op basis inzichten nieuw aan te stellen interim-projectleider): § her allocatie van bestaande budgetten(op basis begrotingsanalyse – Iflo, etc.) § Benchmarking: Vergelijking van kosten en prestaties met vergelijkbare gemeenten. Spoor 2: Lange termijn (mei 2025 e.v.) o Verbetering P&C-instrumentarium: optimalisatie van inhoud, processen en tools (start mei 2025). o Kerntakendiscussie: Strategische herdefiniëring van taken zo mogelijke via scenario-analyse en/of Zero-Based Budgeting (ZBB) (zomer 2025 - mei 2026, gereed voor Perspectiefnota 2027/begroting 2027).

3. Acties per spoor Spoor 1: Korte termijn – QuickScan P&C en Ombuigingen 1. QuickScan P&C (jan-feb 2025) (zie vastgesteld plan ‘Quick Scan planning & control organisatie en – instrumentarium gemeente Rhenen’ d.d. 2 december 2024): o Doel: analyseren van de huidige P&C-processen en -instrumenten. o Activiteiten: § interviewen van sleutelgebruikers en stakeholders. § analyse van rapportages, deadlines en besluitvorming. o Oplevering: februari 2025 met een verbeteradvies voor directe implementatie.

2. Ombuigingen – Benchmarking (jan-mei 2025) PLAN NOG VAST TE STELLEN – ZSM NA AANSTELLEN INTERIM PROJECTLEIDER): o Her allocatie van bestaande budgetten (feb-apr 2025): § Gedetailleerde budgetanalyse om besparingsmogelijkheden bloot te leggen (IFLO, etc). § Sessies met raad/college/organisatie om prioriteiten vast te stellen. o Benchmarking (feb-apr 2025): § Vergelijking met gemeenten op het gebied van kosten, e_iciëntie en e_ectiviteit. § Formuleren van verbeteropties op basis van best practices. o Rapportage: Samenvatting van resultaten en implementatievoorstellen in de Perspectiefnota 2026/begroting 2027.

Spoor 2: Lange termijn – Verbeteringen P&C en Kerntakendiscussie 1. Verbetering P&C-instrumentarium (mei 2025 en verder): o Doel: Langdurige verbetering van de P&C-cyclus en sturingsinformatie. o Activiteiten: § Ontwikkelen van robuuste meerjarenramingen en KPI-gestuurde dashboards. § Versterken van de integratie tussen planning, begroting en monitoring. o Planning: Start in mei 2025, implementatie doorlopend vanaf eind 2025. o Plan van aanpak vast te stellen uiterlijk mei 2025 2. Kerntakendiscussie (mei 2025 - mei 2026): o Doel: Strategische herijking van gemeentelijke kerntaken gericht op maatschappelijke en financiële trends. o Activiteiten: § Workshops met stakeholders (burgers? / raad/college/organisatie) over kerntaken en scenario-opties. § Opstellen van scenario’s met aandacht voor financiële duurzaamheid. o Resultaat: Input voor de Perspectiefnota 2027, gereed in mei 2026. o Plan van aanpak vast te stellen uiterlijk mei 2025

4. Tijdslijn Fase Tijd Activiteit Start Quickscan P&C 13 november 2024 Analyse van processen en instrumenten Quickscan P&C gereed Feb 2025 Advies en verbeterplan Uitvoering Feb – zomer 2025 Budgetanalyse en prioritering begrotingsanalyse Uitvoering Benchmarking Feb – zomer 2025 Vergelijking met andere gemeenten Resultaten voor Perspectiefnota 2026/ Rapportage Ombuigingen Zomer 2025 begroting 2027 Start P&C-verbeteringen Mei 2025 Ontwikkeling en implementatie Zomer 2025 - Mei Scenario-analyse en strategische Kerntakendiscussie 2026 planning

5. Governance en communicatie •

Brede stuurgroep P&C en ombuigingen: Eindverantwoordelijk voor voortgang en besluitvorming (4 raadsleden, wethouders, gemeentesecretaris, 2 externe projectleiders)

•

Smalle stuurgroep spoor 1: o Projectteam: Operationele uitvoering van de quickscan P&C; o Projectteam: Operationele uitvoering van de begrotingsanalyse en benchmarking. Smalle stuurgroep spoor 2: o Projectteam: Doorvoering structurele P&C-verbeteringen o Projectteam: scenario-analyse/ZBB

•

•

Externe experts: Ondersteuning bij Quick scan P&C, begrotingsanalyse, benchmarking en scenario-planning.

•

Communicatie: transparantie richting college en raad via rapportages en presentaties.

6. Resultaten • • •

Februari 2025: QuickScan P&C afgerond met concrete verbeteradviezen. Zomer 2025: Resultaten begrotingsanalyse/benchmarking verwerkt in de Perspectiefnota 2026/Begroting 2026. Zomer 2026: Strategisch kader voor kerntaken en verbeterde P&C-instrumenten, gereed voor de Perspectiefnota 2027/Begroting 2027.

Bijlagen Opdrachtformulering ‘QuickScan planning & control organisatie en – instrumentarium gemeente Rhenen’ Opdrachtformulering ‘Onderzoek uitvoering ZBB en benchmarking ten behoeve van realisatie ombuigingen gemeente Rhenen’ (op te stellen na aanname interimmer)

16 december 2024