Bijlage 1 Opzet tussentijdse rapportage

1

Opzet tussentijdse rapportage

Perspectiefnota 2021–2024

De raad stelt in juni 2020 de kaders voor de begroting 2021 vast

Begroting 2021–2024

De raad zal in november 2020 het beleid en de bijbehorende middelen voor het begrotingsjaar 2021 vaststellen.

Voorjaarsrapportage 2021

De raad zal in het 2e kwartaal 2021 geïnformeerd worden over de voortgang van het bestuurprogramma en zal de aangepaste budgetten uit de begroting 2021 vaststellen.

Najaarsrapportage 2021

De raad zal in het 4e kwartaal 2021 geïnformeerd worden over de voortgang van het bestuurprogramma en zal de aangepaste budgetten uit de begroting 2021 vaststellen.

Introductie nieuwe tussentijdse rapportage 2021

De raad zal vanaf 2021 tussentijds worden geïnformeerd over de belangrijkste zaken in de afgelopen periode en zal de aangepaste budgetten uit de begroting 2021 vaststellen.

Jaarstukken 2021

Het college legt in het 2e kwartaal van 2022 verantwoording af aan de raad over begrotingsjaar 2021.

September 2020

Opgesteld door: Advies

2

Aanleiding en doel Aanleiding: Vorig jaar heeft PwC in opdracht van de Rekenkamer een onderzoek naar de effectiviteit en efficiency van de documenten binnen de Planning en Control-cyclus uitgevoerd. Het rapport ‘Onderzoek Rekenkamer’ sluit af met een aantal conclusies en aanbevelingen. Doelstelling: Door bespreking van een nieuwe opzet van de tussentijdse rapportage, in combinatie met de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport, trachten we een 1e stap te realiseren om tot efficiënte en effectieve P&C documenten te komen. De basis van deze rapportage is het aanbrengen van focus en rapporteren op onderwerpen, die bestuurlijk relevant zijn. Waarom beginnen bij de tussentijdse rapportage? Uit het onderzoek bleek dat uw raad het minst tevreden was over voorjaars en najaarsnota. Elementen uit de nieuwe tussentijdse rapportage kunnen een opmaat zijn voor verdere verbeteringen in begroting en jaarrekening. De aanbevelingen aan de raad uit het onderzoek betroffen: 1. Maak de P&C-documenten compacter en overzichtelijker. 2. Expliciteer bij de meest relevante onderwerpen de rol van de gemeentelijke partners. 3. Gebruik thema-avonden in de P&C-cyclus. 4. Versterk de rol van indicatoren in de P&C-documenten. 5. Maak afspraken over de wijze van verwerking en timing van circulaires in de P&C-documenten en de P&C-cyclus. 6.

Onderzoek de behoefte aan en de ontwikkelingen van digitalisering (in brede zin), die de opstelling en behandeling van P&C-documenten kan vergemakkelijken en toegankelijker kan maken.* * zie motie perspectiefnota 2021 ‘Digitalisering P&C cyclus’

Opzet tussentijdse rapportage

De spelregels voor tussentijdse rapportage staan in de financiële verordening en bieden voldoende ruimte om tussentijdse rapportages aan te passen: 1. Het college informeert de raad door middel van tenminste één tussentijdse rapportages per jaar over de realisatie van de begroting van de gemeente. 2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de (deel)programma-indeling van de begroting. 3. In de tussenrapportage wordt het saldo van afwijkingen op de baten en lasten van de exploitatiebudgetten op (deel)programma niveau ten opzichte van de gewijzigde begroting en de afwijkingen van de investeringskredieten op individueel niveau toegelicht.

Nieuwe rapportage in relatie tot de aanbevelingen PwC De vertaalslag van de aanbevelingen in het onderzoeksrapport worden toegelicht aan de hand van de opzet van de nieuwe rapportage. 1. a.

Maak de P&C-documenten compacter en overzichtelijker. De nieuwe rapportage is kort en bondig, circa 25 pagina’s Dat dwingt om concreet te zijn en keuzes te maken waarover de Raad gerapporteerd wil worden, conform een overzichtelijk en flexibel in te vullen format. Verhoog eerder de frequentie, dan de hoeveelheid informatie.

b.

De nieuwe rapportage gaat in op de actuele hoofdzaken vanuit een integrale benadering. Het gaat in op de belangrijkste inhoudelijke ontwikkelingen, projecten en risico’s, belangrijkste documenten en besluiten raad, beleidsrapportage, indicatoren en financieel perspectief in 1 oogopslag (per programma)

September 2020

Opgesteld door: Advies

3

c.

d. -

e.

Daarnaast kunnen op basis van urgentie financiële (bijv. grondexploitatie, reserves, investeringen) en niet-financiële thema’s apart worden uitgelicht.

In de nieuwe rapportage kunnen thematische onderwerpen worden belicht, afhankelijk van relevantie en actualiteit. De keuzes van de thema’s kunnen in overleg met de raad worden bepaald.

De integrale verantwoording over het Bestuur programma vindt niet meer plaats in de tussentijdse rapportages, maar jaarlijks in de jaarstukken.

4. Versterk de rol van indicatoren in de P&C-documenten. De nieuwe rapportage rapporteert over een set van belangrijke gemeente brede (BBV) indicatoren en kengetallen met bij voorkeur een maximum van 3 tot 5 indicatoren per onderwerp. Vervolgens kunnen we een bepaalde verdiepingsslag maken o.b.v. ontwikkelingen, die we bij de indicatoren waarnemen.

De nieuwe rapportage heeft een hoofdindeling in een 3-tal vragen: Wat doen we ? Wat meten we ? Wat kost het ? Presentatie: De nieuwe rapportage maakt veel gebruik van actuele en te raadplegen links; Duidelijkere tabellen/grafisch/kleurstelling In de nieuwe rapportage worden detail, techniek en bijzaken zoveel mogelijk weggelaten/toegelicht in de bijlage. Een voorbeeld hiervan is dat technische/administratieve verschuivingen in de bijlage worden toegelicht. Onderscheid mutaties De nieuwe rapportage maakt bij financiën onderscheid tussen inhoudelijke relevante wijzigingen en administratieve wijzigingen. Doel hiervan is om meer focus aan te brengen.

2. Expliciteer bij de meest relevante onderwerpen de rol van de gemeentelijke partners. Rhenen heeft meerdere partners waaronder Gemeenschappelijke Regelingen. De belangrijkste actualiteiten en financiële punten van gemeentelijke partners worden in een aparte paragraaf behandeld.

5. Maak afspraken over de wijze van verwerking en timing van circulaires in de P&C-documenten en de P&C-cyclus. De nieuwe tussentijdse rapportage willen we qua timing zo optimaal mogelijk afstemmen met de publicatie van de circulaires. 6. Onderzoek de behoefte aan en de ontwikkelingen van digitalisering (in brede zin), die de opstelling en behandeling van P&C-documenten kan vergemakkelijken en toegankelijker kan maken. Digitalisering is een proces dat begint aan de voorkant: Op welke financiële en niet-financiële informatie willen we als bestuur en organisatie sturen? Vervolgens de vraag hoe en in welke vorm informatie actueel en betrouwbaar kunnen worden opgeleverd en ten slotte de techniek om informatie in een centraal platform onder te brengen. Deze nieuwe rapportage geeft richting aan de hoofdzaken binnen de gemeente Rhenen en daarmee ook richting aan een eerste stap voor de ontwikkeling van digitalisering van P&C documenten.

3. Gebruik thema-avonden in de P&C-cyclus.

Opzet tussentijdse rapportage

September 2020

Opgesteld door: Advies

4

Oud versus nieuw Een gemeente is een complexe organisatie met vele verschillende taken. De huidige voorjaars- najaarsrapportage zijn integraal opgezet volgens begroting en jaarrekeningstructuur. Voordelen: - Herkenbare structuur voor alle stakeholders: begroting- voorjaars en najaarsrapportage-jaarrekening; - Integrale verantwoording beleidsbegroting conform onderwerp (met name bestuursprogramma); - Voldoen aan externe regelgeving

Uiteindelijk leggen we middels dit document een eerste concept opzet van een tussentijdse rapportage voor. De opzet is een zorgvuldige afweging van een scala uit mogelijkheden en houdt rekening met de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport. De opzet nieuwe tussentijdse rapportage is echter niet in beton gegoten. Bovendien is concrete invulling van hoofstukken in grote(re) mate afhankelijk van de actualiteit, prioriteit, nog ‘niet uitgekristalliseerde’ keuzes (welke indicatoren/ beleidsverantwoording) In dit document wordt globaal ingegaan op de indeling van de tussentijdse rapportage. Daarnaast wordt kort ingegaan op de onderwerpen die per hoofdstuk naar voren komen.

Nadelen: Indeling tussentijdse rapportage - Overzicht lastig door integrale benadering van het bestuursprogramma; - Prioritering en hoofdlijnen; Voorwoord - Arbeidsintensief proces; Inleiding - Actualiteit 1. Wat doen we ? 1.1 Belangrijkste ontwikkelingen, projecten, risico's In de nieuwe tussentijdse rapportage worden de nadelen juist de 1.2 Belangrijkste documenten en besluiten raad/college middels links voordelen. Dit sluit ook goed aan met het principe ‘ werken vanuit de 1.3 Belangrijkste punten beleidsbegroting/ bestuursprogramma Bedoeling’. Bovendien is externe regelgeving, integraliteit per onderwerp 1.4 Belangrijkste punten gemeentelijke partners en een structuur conform de begroting en jaarrekening niet verplicht. 2. Wat meten we ? 2.1 Belangrijkste kengetallen en indicatoren Nieuwe tussentijdse rapportage 2.2 Opvallende ontwikkelingen kengetallen en indicatoren 3. Wat kost het ? Het ontwikkelen en sturen op een nieuwe tussentijdse rapportage betreft 3.1 Financieel perspectief in 1 oogopslag een proces, waarbij verbeteringen in de loop der tijd stapsgewijs worden 3.2 Toelichting financieel beleid doorgevoerd. Dit geldt ten aanzien van: 3.3 Uitgelicht/circulaires - De mogelijke vorm, inhoud, planning van de tussentijdse rapportage; 4.

Verdiepend thema - Interne planning en werkzaamheden; - De mate waarin de tussentijdse rapportage de basis vormt voor verdere verbeterslagen in begroting en jaarrekening, digitalisering en besluitvorming.

Opzet tussentijdse rapportage

September 2020

Opgesteld door: Advies

5

1. Wat doen we ? In dit hoofdstuk komen de actuele hoofdzaken vanuit een integrale benadering naar voren. 1.1 Belangrijkste ontwikkelingen, projecten, risico's - Belangrijkste actuele onderwerpen beknopt in circa 3 pagina's; - Relateer de belangrijkste onderwerpen ook aan de onderwerpen, die in de begroting uitgelicht zijn; - Achtergronden/gerelateerde documenten middels links in tekst opnemen.

1.3 Belangrijkste punten beleidsbegroting - In deze paragraaf wordt gerapporteerd over de relevante afwijkingen/ actualiteiten 'wat gaan we doen punten' uit de begroting. - Keuze omtrent separate en integrale beleids- en indicatorenrapportage - Eenzelfde presentatie als we gewend zijn, met deelprogramma en minnen, plussen en - 0 - en vervangen door stoplicht. Voorbeeld:

Voorbeeld onderwerpen: accommodatie- en vastgoedbeleid, corona, ombuigingen, toekomstvisie en omgevingsvisie Rhenen, onderzoek Beerenschot, wettelijke verplichte werkzaamheden Omgevingswet 1.2 Belangrijkste documenten en besluiten raad/college middels links

- In 1 oogopslag: Links van de raadsvergaderingen, moties en amendementen, algemene informatie (VNG, waar staat je gemeente), belangrijkste documenten (jaarrekening, begroting, perspectiefnota etc.), algemene informatie gemeente Rhenen (website, kalender)

Opzet tussentijdse rapportage

September 2020

Opgesteld door: Advies

6

1.4 Belangrijkste punten gemeentelijke partners - In deze paragraaf worden links en belangrijke ontwikkelingen van verbonden partijen en gemeentelijke partners toegelicht; - Wellicht de financiële bijdragen aan partners samenvatten.

-

2. Wat meten we ?

Gemeentelijke ranglijsten

Momenteel hebben we meer dan 100 indicatoren, waarvan er ten tijde van de voorjaarsnota slechts 20 % waren ingevuld. Bovendien ontbreekt vaak de link met actie en doelstelling. In dit hoofdstuk willen we in eerste instantie een set van (belangrijke) indicatoren centraal stellen. Dit kan in de toekomst richting geven aan de keuzes op welke indicatoren we willen gaan sturen. 2.1 Belangrijkste kengetallen en indicatoren Keuze: omtrent welke indicatoren, presentatie, links in de tussentijdse rapportage.

- Er is een voorselectie gemaakt per onderwerp o.b.v.: verplichte BBV indicatoren, huidige eigen indicatoren, mogelijk andere interessante BBV indicatoren en indicatoren van andere gemeenten. Hierbij is onderscheid tussen de klassieke gemeentetaken en sociaal domein (aantallen/verdeling, instroom en uitstroom)

- Koppeling van links (met plaatjes): BBV-links per thema, Links naar landelijke rapporten over bepaalde onderwerpen, Links naar landelijke onderzoeken, Links naar eigen onderzoeken en documenten, indien deze actueel zijn. Dit betreft extra achtergrondinformatie voor u als bestuur.

Opzet tussentijdse rapportage

September 2020

Opgesteld door: Advies

7

V.b. relevante indicatoren exclusief Sociaal Domein Algemeen

Rapportcijfer voor Rhenen om in te wonen en te leven

Werk /arbeidsparticipatie

Verkeersongevallen per 1.000 inwoners

Score directe/ digitale dienstverlening aan inwoners/ ondernemers

Totaal misdrijven per 10.000 inwoners

Gemeentelijke woonlasten % burgerzaken eenpersoonshu producten dat ishouden/ digitaal wordt meerpersoonsh aangevraagd uishouden t.o.v.

Volksgezondheid en milieu

Nieuw gebouwde woningen per soort t.o.v. plan, verleden en toekomst erbij

Bedrijfs voering/ Financiën gemeente

Volkshuisves ting en wonen

Werkloosheid %/ Formatie/person netto Vaccinatiegraad ele lasten (per arbeidsparticipatie 1.000 inwoners)

Sport en cultuur

Banen [aantal per 1.000 inwoners van 15-74 jaar]

Omvang huishoudelijk restafval [kg per inwoner]

Niet-sporters [%] / Personen aangesloten bij sportvereniging

Veiligheid

Volume afvalscheiding of % bronscheiding

Geweldsmisdrijven / Vernielingen en beschadigingen/ Diefstallen uit woning/ Winkeldiefstallen/ [per 1.000 inwoners]

Dienstverlening

Apparaats kosten per inwoner

V.b. relevante Indicatoren Sociaal Domein

Kosten inhuur externen als % Aantal hotel van totale overnachtingen loonsom + (x 1.000) totale kosten inhuur externen

% ziekteverzuim excl. Zwangerschap

Opzet tussentijdse rapportage

Aantal evenementen

September 2020

Opgesteld door: Advies

8

2.2 Opvallende ontwikkelingen kengetallen en indicatoren In paragraaf 2.2 wordt nadere toelichting gegeven omtrent opvallende ontwikkelingen bij de indicatoren, waaraan een eventuele actie gekoppeld is.

3. Wat kost het ? In dit hoofdstuk worden de financiële hoofdzaken van de tussentijdse rapportage toegelicht. Besloten wordt over het aangepaste budget. 3.1 Financieel perspectief in 1 oogopslag Bij de presentatie van het financieel overzicht baten en lasten is gekozen voor een aggregatieniveau per programma (deelprogramma naar de bijlage), onderscheid aangebracht in mutaties, aparte presentatie reserves, kleurstelling, 1000-tallen en saldi. Begrotingswijzigingen tussentijdse rapportage

Primitief 2020

(bedragen x €1.000)

Nr. Programma

Baten

1 Bedrijfsvoering

198 V

2 Dienstverlening

259 V

Lasten

Tussentijdse rapportage

Saldo

7.599 N 7.401 N 750 N

Inhoud wijz. 200 N

Adm. Wijz.

Saldo

240 N

7.841 N

491 N

0N

7V

484 N

3 Fysiek

6.316 V

9.283 N 2.967 N

0N

513 N

3.480 N

4 Sociaal-Maatschappelijk

5.144 V 22.163 N 17.019 N

573 N

96 N

17.688 N

5 Economie

237 V

1.246 N 1.010 N

0N

20 N

1.030 N

6 Veiligheid

63 V

2.140 N 2.078 N

0N

62 N

2.139 N

33.576 V

2.834 N 30.742 V

0N

285 V

31.027 V

773 N

638 N

1.634 N

7 Algemene Dekkingsmiddelen Saldo baten en lasten (excl. reserve)

Reserves

45.792 V 46.014 N

Onttrekking Storting

Mutaties in reserves

777 V

223 N

Saldo

Inhoud wijz.

Adm. Wijz.

Saldo na wijziging

381 N

397 V

87 V

9V

493 V

46.569 V 46.395 N

174 V

686 N

629 N

1.141 N

3.2 Toelichting financieel beleid In dit onderdeel kan worden ingegaan op impact van de tussentijdse rapportage op het financieel beleid van de gemeente, zoals ombuigingen, structureel en reëel sluitende begroting, gezond weerstandsvermogen, acceptabele schuldenpositie, aandachtspunten accountant. 3.3 Uitgelicht/circulaires Afhankelijk van actualiteit, relevantie, tijdsdrukte, wensen kunnen bepaalde financiële onderwerpen op een bepaald moment kort en bondig worden uitgelicht. Voorbeelden: Grondexploitatie, gezond weerstandsvermogen, acceptabele schuldpositie, reserves en weerstandsvermogen, Woonlasten, investeringen, specifieke reserves of voorzieningen, Opbrengsten van leges, afvalstoffenheffing t.o.v. omliggende gemeenten, personele lasten/huisvesting, bijdragen aan GR, subsidie overzicht, Financiële techniek. Daarnaast krijgen de circulaires in deze paragraaf een centrale plaats.

4. Verdiepend thema In de nieuwe rapportage kunnen thematische onderwerpen worden belicht, afhankelijk van relevantie en actualiteit. De keuzes van de thema’s kunnen in overleg met de raad worden bepaald. Onderdelen die hierin terug kunnen komen: Actuele maatschappelijke ontwikkelingen, koppeling Bestuursprogramma, extra verdieping o.b.v. indicatoren, financieel, toekomstige ontwikkelingen/acties

Meerjarenperspectief wordt gepresenteerd en toegelicht indien mutaties meerjarig zijn en de begroting voor het volgende jaar is opgesteld.

Mogelijke onderwerpen: Jeugd, Bedrijfsvoering, Volkshuisvesting, Ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing, participatie, financiële punten uit 3.3 etc.

Ten slotte worden de financiële inhoudelijk relevante afwijkingen toegelicht en de afwijkingen van de investeringskredieten op individueel niveau.

Het thema uit de tussentijdse rapportage kan gecombineerd worden met een thema-avond.

Resultaat programma's

Opzet tussentijdse rapportage

September 2020

Opgesteld door: Advies