Bijlage 1 Ontwikkelplan jaarrekening 2023 offerte Exilo (1)

Aanbiedingsbrief Opbouw offerte Aanleiding Plan van aanpak Planning Bijlagen

Offerte ontwikkelplan jaarrekening 2023 Ondersteuning bij de projectmatige opvolging van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekening(controle) 2022

Exilo BV Boylestraat 40A2 6718 XM Ede www.exilo.nl info@exilo.nl

Aanbiedingsbrief Opbouw offerte

Gemeente Rhenen T.a.v. de heer A. de Berg, manager bedrijfsvoering Postbus 201 3910 AE Rhenen

Aanleiding

17 juli 2023

Plan van aanpak

Betreft: Offerte ontwikkelplan naar aanleiding van de jaarrekening(controle) 2022

Planning Bijlagen

Geachte heer De Berg, beste Arno, Naar aanleiding van het overleg op 10 juli 2023 met de heren Bonthuis en De Jong en de dames Apell en Derksen doen wij u hierbij onze offerte toekomen voor de ondersteuning bij het ontwikkelplan interne beheersing naar aanleiding van de jaarrekening(controle) 2022. Op basis van de uitgevoerde jaarrekeningcontrole 2022 zijn door uw accountant diverse bevindingen gerapporteerd welke onder andere hebben geleid tot een oordeel met beperking op het aspect rechtmatigheid. Daarnaast is door de Rekenkamer een brief aan de raad verzonden inzake de jaarstukken 2022. Het college heeft daarom bij monde van de portefeuillehouder financiën, tijdens de raadsbehandeling van de jaarrekening 2022, de toezegging gedaan een ontwikkelplan op te stellen voor het inventariseren van de reeds ingezette en in te zetten acties. U wilt de totstandkoming en implementatie van het ontwikkelplan projectmatig benaderen en hebt ons gevraagd hierbij te begeleiden. Wij zullen de regie voeren op het ontwikkelplan en als projectleider fungeren. Dat betekent dat onze inzet bij de totstandkoming van het ontwikkelplan bestaat uit het zelf inventariseren en structureren van de acties.

Bij de implementatie verschuift onze inzet naar kwartiermaker richting de organisatie: het waarborgen dat de acties uit het ontwikkelplan door de organisatie worden geïmplementeerd. De opdracht wordt vanuit Exilo uitgevoerd door Rogier Schumer en Ricardo Kok. Beiden hebben ruime ervaring als accountant en kennen Rhenen vanuit de uitvoering van de verbijzonderde interne controle (VIC). Vanuit die rol beogen we tevens enige synergie. Wij hebben onze beste inschatting gemaakt van de benodigde tijdsinspanning, waarvoor u de uitgangspunten in ons voorstel terugziet. Daarnaast zijn we er van overtuigd dat wij met deze offerte u een passend aanbod doen. Tot slot danken wij u voor het gestelde vertrouwen in Exilo en zien we uw reactie graag tegemoet! Met vriendelijke groet,

Rogier Schumer

Ricardo Kok 2

Aanbiedingsbrief

Opbouw van onze offerte

Opbouw offerte

Onze offerte bestaat uit de volgende onderdelen:

Aanleiding Plan van aanpak Planning Bijlagen

Inleiding

Plan van aanpak

Planning

Bijlagen

•

Aanleiding

•

Fase 1

•

•

•

Doelstelling

•

Fase 2

Concept planning

•

Projectstructuur

•

Concept rolverdeling

•

Communicatie

CV Rogier Schumer en Ricardo Kok

In de verschillende paragrafen zijn genoemde onderwerpen nader uitgewerkt en voorzien van duiding. Door op bovenstaande items te klikken komt u bij het betreffende onderdeel.

3

Aanbiedingsbrief

1. Aanleiding

Opbouw offerte Aanleiding Plan van aanpak

In deze paragraaf is de inleiding van onze offerte opgenomen, alsmede de doelstelling van de opdracht.

Planning Bijlagen

4

Aanbiedingsbrief

Inleiding

Opbouw offerte

1. Aanleiding

Aanleiding

Op 4 juli jl. heeft de gemeenteraad van Rhenen de jaarrekening 2022 vastgesteld. Vanuit haar controlerende rol heeft de raad ten behoeve van de vaststelling van de jaarrekening een drietal rapporten ontvangen:

Plan van aanpak

In de raadsvergadering waarin de jaarrekening 2022 door de raad is vastgesteld is door het college, bij monde van de portefeuillehouder financiën, de toezegging gedaan om een ontwikkelplan op te stellen inzake de opvolging van de adviezen uit genoemde documenten.

Doelstelling Met het ontwikkelplan wordt op korte en (middel)lange termijn invulling gegeven aan de bestuurlijke toezegging van het college en wordt beoogd om de adviezen van de accountant en rekenkamer op gestructureerde wijze te inventariseren en waar opportuun op te volgen.

Planning Bijlagen

Het accountantsverslag d.d.4 juli 2023 van Flynth accountants

De controleverklaring d.d. 4 juli 2023 van Flynth accountants

De Rekenkamerbrief bij jaarverslag en jaarrekening 2022 d.d. 23 juni 2023

Uit de documenten van uw accountant blijkt een aantal bevindingen en aanbevelingen die hebben geleid tot een oordeel met beperking op het aspect rechtmatigheid. Voor getrouwheid is een goedkeurend oordeel ontvangen. De belangrijkste bevindingen zien toe op: •

Europese aanbestedingen

•

Wmo/Jeugd

•

Onderhoudsvoorzieningen

•

Begrotingsrechtmatigheid

Dit betekent niet dat per definitie alle adviezen zullen worden opgevolgd, maar dat per advies een afweging wordt gemaakt van het effect van opvolging in relatie tot de inzet van middelen

Daarnaast heeft de Rekenkamer geadviseerd over: •

Het gebruik van indicatoren.

•

De monitoring van realisatie versus begroting.

•

De berekening en toelichting van de risico’s en de weerstandscapaciteit. 5

Aanbiedingsbrief

Plan van aanpak

Opbouw offerte Aanleiding Plan van aanpak

In deze paragraaf is ons plan van aanpak opgenomen voor het opstellen en implementeren van het ontwikkelplan

Planning Bijlagen

6

Aanbiedingsbrief

Ons plan van aanpak (1/3)

Opbouw offerte

Voor de uitvoering van dit project onderkennen wij 2 fasen:

Fase 1 sep – nov 2023

Aanleiding Plan van aanpak Planning

• •

• •

Bijlagen

• •

Inventariseren adviezen Nagaan feitelijkheid en oorzaken bevindingen Verkennen oplossingsrichtingen Formuleren maatregelen ter opvolging Eerste start implementatie Waar nodig en mogelijk: herstel van bevindingen

Fase 2 nov 2023 – apr 2024 •

• •

Indien nodig: consulterende bijeenkomst gemeenteraad Verdere implementatie structurele maatregelen pre-audit controle: beoordeling follow-up voorafgaand aan jaarrekeningcontrole

Fase 1: Aanpak korte termijn (september – november 2023) In deze fase ligt de nadruk op het inventariseren en structuren van de adviezen uit de verschillende rapportages. Wij stellen voor hiervoor de volgende documenten als basis te gebruiken: • Managementletters 2021 en 2022 van uw accountant • Accountantsverslagen 2021 en 2022 van uw accountant • Bestuurlijke reacties op de managementletters en accountantsverslagen • Rekenkamerbrieven bij de jaarstukken 2021 en 2022 van de Rekenkamer Rhenen Vanuit de documenten inventariseren we de aanbevelingen en structureren we deze langs de lijnen van inhoud en prioriteit. Daarnaast beoordelen we voor de bevindingen van de accountant ten aanzien van de jaarrekening 2022 ook de achtergrond van deze bevinding en de actuele status van de opvolging. Op die manier krijgen we inzicht in de achtergronden en oorzaken van de bevindingen. Dit helpt om daarna een gerichtere follow-up te kunnen geven. In de figuur hiernaast hebben we deze aanpak schematisch weergegeven.

1. Inventariseren bevindingen en adviezen

Sep 23

2. Structureren naar inhoud

3. Prioriteren op basis van impact

4. Beoordelen achtergrond en oorzaak

Okt 23

Nadere toelichting Bij het beoordelen van de achtergrond en oorzaak bepalen we hoe de bevinding heeft kunnen ontstaan. Een voorbeeld is de bevinding inzake jeugdzorg waarbij Rhenen een factuur heeft betaald die op basis van het woonplaatsbeginsel niet door Rhenen betaald had hoeven worden. Hierbij beantwoorden we vragen als: • Wat is de achtergrond van deze bevinding? • Is sprake van een hele specifieke, complexe casus of zou dit vaker kunnen voorkomen? Op die manier krijgen we ook zicht op mogelijke oplossingsrichtingen als input voor het ontwikkelplan. Bijvoorbeeld doordat we zo kunnen bepalen of het structurele of incidentele bevindingen zijn 7

Aanbiedingsbrief

Ons plan van aanpak (2/3)

Opbouw offerte

Daarnaast bespreken de bevindingen met uw accountant. Op die manier krijgen we meer achtergrond van de bevindingen en ook direct inzicht in de aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2023. Deze informatie gebruiken we bij het opstellen van het ontwikkelplan.

Aanleiding Plan van aanpak Planning Bijlagen

Nadat we de bevindingen geïnventariseerd hebben beoordelen we voor elke bevinding, in overleg met het projectteam* en de ambtelijk opdrachtgever, welke oplossingsrichtingen voor welke bevindingen het meest passend zijn. De uitkomsten van onze werkzaamheden vatten we samen in het ontwikkelplan. Het ontwikkelplan bevat daarmee: •

Een op inhoud gestructureerd overzicht van bevindingen en aanbevelingen uit de documenten van de Rekenkamer Rhenen en van uw accountant.

•

Een prioritering van de bevindingen.

•

De actuele status van de bevinding/aanbeveling.

•

De voorgestelde follow-up van de bevinding, onderscheiden naar: •

Korte termijn: het herstellen van bevindingen indien en voor zover mogelijk.

•

(Middel)lange termijn: structurele verbetermaatregelen.

Doelstelling is om het ontwikkelplan in november gereed te hebben voor de bespreking in college en ter terugkoppeling aan de raad (in november of december) Fase 2: Aanpak (middel)lange termijn (november 2023 – april 2024) In deze fase ligt de nadruk op de implementatie van de verbetermaatregelen. Niet alleen ambtelijk, maar ook bestuurlijk. Zo kan het nodig zijn dan er nog college- en/of raadbesluiten genomen dienen te worden ter opvolging van *Op pagina 9 lichten wij toe hoe het projectteam eruit ziet

sommige bevindingen. Vanuit het projectteam bereiden we deze besluitvorming uiteraard voor. Daarnaast monitoren we de implementatie van het ontwikkelplan. Dit heeft primair tot doel om te waarborgen dat er in aanloop naar de jaarrekeningcontrole 2023 geen onverwachte zaken boven komen die voorzien hadden kunnen worden op basis van bevindingen uit voorgaande jaren. En mocht om wat voor reden dan ook geen sprake zijn van opvolging, dan biedt dit de mogelijkheid om tijdig ambtelijk en/of bestuurlijk te escaleren (via de ambtelijk opdrachtgever).

Op een aantal inhoudelijke thema’s stellen we voor om voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een ‘pre-audit’ uit te voeren. Met andere woorden: wij beoordelen vanuit onze kennis en expertise of de opvolging en oplevering voor de jaarrekening naar onze mening van voldoende niveau is. Met het projectteam en de ambtelijk opdrachtgever bepalen we gezamenlijk op welke onderdelen dit mogelijk en van meerwaarde is. Synergievoordelen met de verbijzonderde interne controle (VIC) Exilo voert ook de verbijzonderde interne controle voor u uit. In dit kader zien we ook synergievoordelen in de uitvoering. Zo zijn bepaalde onderwerpen ook onderdeel van de VIC die wij uitvoeren, waaronder bijvoorbeeld aanbestedingen. Het is de verwachting dat op onderdelen daarom efficiencyvoordelen behaald kunnen worden door beide opdrachten gelijktijdig uit te voeren. Zo zullen we in het kader van de VIC bijvoorbeeld al aanbestedingen beoordelen en bespreken en is het weinig extra werk om dan een aantal extra zaken gelijk mee te nemen in het kader van de opvolging van de aanbevelingen van de accountant op dit punt. Omdat wij de werkzaamheden uit deze offerte factureren op basis van werkelijk bestede uren komt het efficiencyvoordeel daarmee direct aan u ten goede.

8

Aanbiedingsbrief

Ons plan van aanpak (3/3)

Opbouw offerte

Projectstructuur en communicatie

Aanleiding

Voor een effectieve en efficiënte projectuitvoering is een heldere projectstructuur noodzakelijk. Onderstaand hebben wij het voorstel hiervoor, zoals met u besproken, weergegeven:

Plan van aanpak College van B&W Bestuurlijk opdrachtgever

Planning Bijlagen

In deze structuur nemen wij de projectleiding voor onze rekening. Daarmee voeren we de regie over het project en waarborgen we de voortgang op proces en inhoud. De inhoudelijke keuzes leggen we voor aan de ambtelijk opdrachtgever (of waar nodig aan college en/of raad). Zoals door u aangegeven bestaat het projectteam uit: •

2 senior financieel administrateurs – gericht op de inhoud

•

2 spelverdelers – gericht op de bestuurlijke afstemming

Daarnaast is de manager bedrijfsvoering de ambtelijk opdrachtgever voor het projectteam. Wij stellen daarbij de volgende overlegstructuren voor:

Gemeentesecretaris Ambtelijk verantwoordelijk Manager bedrijfsvoering Ambtelijk opdrachtgever

projectteam

•

Eens per twee weken (of vaker indien nodig): overleg met het projectteam

•

Eens per maand (of vaker indien nodig): overleg met de ambtelijk opdrachtgever

Uiteraard hanteren we naast deze contactmomenten korte lijnen en zal ook veel onderliggende afstemming naast deze contactmomenten plaatsvinden, zowel binnen als buiten het projectteam.

Exilo Projectleider

1 Senior administrateur financiën

1 Strategisch adviseur

1 Senior medewerker financieel beleid

1 Spelverdeler

Mocht het nodig zijn dan ondersteunen wij de ambtelijk opdrachtgever bij toelichting in het college of de portefeuillehouder bij toelichting in (een afvaardiging van) de raad.

Wij escaleren als de planning of het resultaat in gevaar komt Mocht om wat voor reden dan ook de voortgang op inhoud of tijd niet passen binnen het voorgestelde tijdspad dan zullen wij tijdig escaleren. Daarbij hanteren we de projectstructuur: eerst naar de ambtelijk opdrachtgever en indien nodig naar de gemeentesecretaris. 9

Aanbiedingsbrief

Planning

Opbouw offerte Aanleiding

In deze paragraaf is de planning voor onze inzet opgenomen

Plan van aanpak Planning Bijlagen

10

Aanbiedingsbrief

Planning

Opbouw offerte

Een essentieel onderdeel voor een effectief project is een heldere planning. Wij hebben hieronder een voorstel voor de planning opgenomen.

Aanleiding Plan van aanpak Planning Bijlagen

Graag concretiseren we deze planning in de eerste bijeenkomst van het projectteam om deze zo goed mogelijk af te stemmen op Rhenen. De planning kent een aantal acties (roze balken) en een aantal mijlpalen (blauwe ruiten). Op die manier werken we steeds naar een concreet einddoel toe. Zodra we deze planning in onderling overleg definitief gemaakt hebben kunnen we ook via de spelverdelers het bestuurlijke traject in gang zetten en inplannen.

September 2023

Oktober 2023

November 2023

December 2023

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

Januari 2024 1

2

3

Fase 1

4

Februari 2024 5

6

7

8

9

Maart 2023

April 2024

10 11 12 13 14 15 16 17

Fase 2

Inventariseren adviezen Opstellen ontwikkelplan Implementatie ontwikkeladviezen Monitoring implementatie Pre-audit check

Toelichten aanpak in (een afvaardiging van) de raad

Bespreken ontwikkelplan in college

Toelichting rapportage actuele status in (een afvaardiging van) de raad

Bespreken ontwikkelplan in (een afvaardiging van) de raad

11

Aanbiedingsbrief

Onze rol

Opbouw offerte

Naast de planning is het belangrijk goede werkafspraken te maken over wie welke rol heeft in deze planning. Dit geeft duidelijkheid voor alle betrokkenen en geeft u tevens direct een beeld van onze inzet. Onderstaand hebben we de voorgestelde rolverdeling opgenomen. Ook deze bespreken we graag met u.

Aanleiding

Spelverdeler

Exilo

⚫

⚫

⚫

(⚫)

⚫

⚫

⚫

⚫

(⚫)

⚫

⚫

⚫

⚫

⚫

Algemeen

Inplannen overleggen projectteam (elke 2 weken)

⚫

Inplannen maandelijkse overleggen manager bedrijfsvoering

⚫

⚫

⚫

Bestuurlijke planning opzetten en inplannen Analyse accountantsverslagen, managementletters en brieven Rekenkamer Rhenen

⚫ ⚫

⚫

⚫

Opstellen reactie en verbeteractie per bevinding

⚫

⚫

⚫

Opstellen ontwikkelplan

⚫

⚫

⚫

Structureren op inhoud en prioriteren op impact van bevindingen

⚫ ⚫ ⚫

Opdrachtverlening Exilo

College van B&W

Strategisch adviseur

Bijlagen

Gemeentesecretaris

Senior medewerker financieel beleid

⚫

Voorbereiden consulterende raadsbijeenkomst

Planning

Manager bedrijfsvoering

Senior financieel administrateur

Opstellen collegevoorstel t.b.v. collegebehandeling 15-8

Plan van aanpak

⚫

Fase 1

⚫

Onderzoek achtergrond bevindingen (bijv. via hercontrole of interviews)

⚫

⚫ ⚫ (⚫)

⚫

⚫

⚫

Bespreken ontwikkelplan in (een afvaardiging van) de raad

(⚫)

⚫

⚫

⚫

Bewaken implementatie acties uit ontwikkelplan

⚫

Vanuit kennis en ervaring ondersteunen bij implementatie

⚫

(⚫)

⚫

⚫

⚫

(⚫)

⚫

⚫

⚫

Bespreken ontwikkelplan in college

⚫

Fase 2

⚫

Pre-audit check op relevante bevindingen Opstellen rapportage actuele status per maart 2024 Bespreken rapportage actuele status in college Bespreken rapportage actuele status in (een afvaardiging van) de raad

(⚫) indien wenselijk of noodzakelijk

⚫

⚫

⚫ ⚫

⚫ ⚫

12

Aanbiedingsbrief

Bijlagen

Opbouw offerte Aanleiding

Beknopt CV Rogier Schumer en Ricardo Kok

Plan van aanpak Planning Bijlagen

13

Aanbiedingsbrief

Bijlage: Beknopt CV

Opbouw offerte Rogier Schumer RA

Ricardo Kok MSc EMITA RA

rogier@exilo.nl

ricardo@exilo.nl

Plan van aanpak

06 – 51 52 14 40

06 – 10 77 42 78

Planning

23 jaar ervaring met controle en advisering gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen

15 jaar ervaring met controle en advisering gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen

Aanleiding

Bijlagen

Relevante werkervaring •

Oprichter en mede-eigenaar Exilo B.V. (2020 – heden)

Relevante werkervaring •

Met Exilo ondersteunen wij opdrachtgevers in de publieke sector op het gebied van finance, control en bedrijfsvoering. In de afgelopen jaren heb ik daarbij interim-functies vervult als concernregisseur jaarrekening, (concern)controller bij gemeenschappelijke regelingen en vervul ik veelvuldig adviesopdrachten op het gebied van finance en control (waaronder jaarrekeningtrajecten, inrichting financiële functie, enz.). Rogier en Ricardo werken al 10 jaar samen en zijn daardoor uitstekend op elkaar ingespeeld.

•

Senior manager accountantspraktijk PricewaterhouseCoopers (2005 – 2019) Als senior-manager bij PwC betrokken en operationeel verantwoordelijk voor de controle en advisering van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast lid van het landelijk managementteam sector lokale overheden van PwC.

•

Senior assistent accountantspraktijk Deloitte (2000 – 2005)

Oprichter en mede-eigenaar Exilo B.V. (2020 – heden) Met Exilo ondersteunen wij opdrachtgevers in de publieke sector op het gebied van finance, control en bedrijfsvoering. In de afgelopen jaren heb ik daarbij interim-functies vervult als P&C coördinator bij een concern van GGD’s, (concern)controller bij een gemeente en vervul ik veelvuldig adviesopdrachten op het gebied van finance en control, waaronder doorontwikkeling jaarrekeningproces bij een gemeente. Ricardo en Rogier werken al 10 jaar samen en zijn daardoor uitstekend op elkaar ingespeeld.

•

Manager accountantspraktijk PricewaterhouseCoopers (2008 – 2019) Als Manager bij PwC betrokken en operationeel verantwoordelijk voor de controle en advisering van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen.

Aanbiedingsbrief

Onze offerte kent een geldigheid van 30 dagen gerekend vanaf de dagtekening van de offerte. Op deze offerte zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Rhenen van toepassing.

Opbouw offerte Aanleiding Plan van aanpak Planning Bijlagen

Boylestraat 40 A2 6718 XM Ede www.exilo.nl info@exilo.nl KVK: 78714745 BTW: NL861504793B01